Conformidad en Francia
- Last updated: noviembre 14, 2023
Product Marketing Manager, Yokoy
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Mejore la eficiencia de la gestión de gastos en Francia comprendiendo e integrando perfectamente los matices de cumplimiento en sus operaciones financieras.
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Comprobante de recibo
Regulaciones vigentes
El gobierno francés permite a las empresas almacenar recibos de gastos en formato digital siempre que se pueda garantizar la integridad, autenticidad, exactitud e integridad de los recibos.
Según el código tributario francés, si la empresa tiene la intención de almacenar recibos en formato electrónico, debe asegurarse de que los documentos se almacenen en formato PDF junto con:
- Un sello de servidor basado en una certificación que cumple con el marco de referencia de seguridad general (RGS) de una estrella o una huella digital, o
- Una firma electrónica basada en una certificación que cumpla al menos con el nivel de una estrella RGS o cualquier certificado de servicio seguro equivalente emitido por una autoridad de certificación incluida en la lista de estatus del Servicio de Confianza francés.
La solución de Yokoy
Yokoy permite a los empleados tomar una fotografía del recibo o cargar el recibo de gastos digital y enviarlo a través de la aplicación web o móvil de Yokoy.
Una vez cargado, Yokoy procesa y extrae toda la información requerida del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en segundos. Ante posibles fraudes o infracciones de políticas, Yokoy activa inmediatamente una advertencia para resaltar el evento específico.
Dependiendo del flujo de trabajo específico y de la política de la empresa, varias partes pueden verificar el informe de gastos antes de aprobarlo y registrarlo en el ERP o la herramienta financiera, lo que garantiza la exactitud, la calidad y la integridad del recibo.
Yokoy cumple con las regulaciones GDPR y almacena los recibos de forma segura durante el período de retención legal en sus servidores alojados en la UE. Sin embargo, para cumplir con las regulaciones locales, Yokoy recomienda a las empresas almacenar los recibos físicos.
Per Diem
Regulaciones vigentes
En Francia, el reembolso de los gastos a los empleados difiere según el sector. Las empresas del sector público o el gobierno francés reembolsan a sus empleados dietas o dietas por viaje de negocios. Mientras que las empresas del sector privado reembolsan las dietas de viaje de negocios de sus empleados por el costo real ocurrido. Esto tiene el beneficio de maximizar las reclamaciones de IVA para la empresa.
Los viáticos son una cantidad fija que se paga a los empleados por los gastos incurridos durante un viaje de negocios, como comidas, alojamiento y gastos incidentales, sin necesidad de tener un recibo de gastos como comprobante del gasto.
El empleado solo puede recibir viáticos si no puede regresar a su lugar de residencia todos los días debido a las condiciones laborales. Para recibir viáticos se deben cumplir dos condiciones:
- La distancia de ida entre el lugar de residencia y su lugar de trabajo es mayor o igual a 50 KM.
- El transporte público de ida no se podía recorrer en menos de 1h30m
Además, si se cumplen estas dos condiciones y el empleado ha regresado a su lugar de residencia, el empleado tiene derecho a reclamar viáticos.
VIAJE DE NEGOCIOS EN FRANCIA CONTINENTAL
Los empleados pueden recibir viáticos para viajes de negocios dentro de Francia continental. Los empleados tienen derecho a recibir un viático máximo de:
- 20,20 € de gastos de alimentación por cada comida (almuerzo y cena)
- 72,50 € Alojamiento y desayuno en París y los departamentos de Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis y Val-de-Marne
- 53,80 € Alojamiento y desayuno en otros departamentos metropolitanos franceses
REDUCCIONES PARA VIAJES DE NEGOCIOS EN FRANCIA CONTINENTAL
- Según la normativa francesa, los empleados tienen derecho a recibir viáticos completos durante los primeros 3 meses de sus viajes de negocios.
- Para viajes de negocios de más de 3 meses y menos de 24 meses, a partir del cuarto mes, las dietas deben reducirse en un 15%.
- Si el viaje de negocios dura más de 24 meses y menos de 4 años, a partir del mes 25 las dietas deben reducirse en un 30%.
VIAJES DE NEGOCIOS EN LOS DEPARTAMENTOS FRANCESES DE ULTRAMAR
Los empleados tienen derecho a percibir dietas por viajes de negocios a departamentos franceses de ultramar. Según el gobierno francés, los empleados tienen derecho a recibir un máximo de dietas por:
- Alojamiento
- 120 € (70 € si el viaje de negocios es antes del 22 de septiembre de 2023) en los departamentos de Martinica, Guadalupe, Guyana, Reunión, Mayotte, San Pedro y Miquelón
- 120 € o 14320 F. CFP (90 € o 10740 si el viaje de negocios es antes del 22 de septiembre de 2023) en Nueva Caledonia, Wallis y Futuna, Departamentos de la Polinesia Francesa
- Gasto de comida por comida
- 20 € (17,5 € si el viaje de negocios es antes del 22 de septiembre de 2023) en los departamentos de Martinica, Guadalupe, Guyana, Reunión, Mayotte, San Pedro y Miquelón.
- 24 € o 2864 F. CFP (21 € o 2506 si el viaje de negocios es antes del 22 de septiembre de 2023) en Nueva Caledonia, Wallis y Futuna, Departamentos de la Polinesia Francesa
REDUCCIONES PARA VIAJES DE NEGOCIOS EN LOS DEPARTAMENTOS DE ULTRAMAR DE FRANCIA
- Según la normativa francesa, los empleados tienen derecho a recibir viáticos completos durante los primeros 3 meses de sus viajes de negocios.
- Para viajes de negocios de más de 3 meses y menos de 24 meses, a partir del cuarto mes, las dietas deben reducirse en un 15%.
- Si el viaje de negocios dura más de 24 meses y menos de 4 años, a partir del mes 25 las dietas deben reducirse en un 30%.
VIAJES DE NEGOCIOS AL EXTRANJERO
El gobierno francés anuncia cada año las tarifas per diem para diferentes países para los gastos de comida y alojamiento de los empleados incurridos durante un viaje de negocios al extranjero. Las dietas para viajes de negocios al extranjero dependen en gran medida del país al que viaja el empleado.
Consulta la lista de tarifas viáticos para cada país definidas por el gobierno francés aquí.
REDUCCIONES EN VIAJES DE NEGOCIOS AL EXTRANJERO
Según el gobierno francés, si el empleador ya había pagado ciertos gastos, las dietas deberían reducirse en:
- 65% si el alojamiento ya lo paga el empleador
- 17,5% si una de las comidas ya hubiera sido pagada por el empleador
- 35% si el empleador ya había pagado dos comidas
Además de estas condiciones, similares a los viajes de negocios en Francia continental, los empleados tienen derecho a recibir viáticos completos durante los primeros 3 meses de sus viajes de negocios.
- Para viajes de negocios de más de 3 meses y menos de 24 meses, a partir del cuarto mes, las dietas deben reducirse en un 15%.
- Si el viaje de negocios dura más de 24 meses y menos de 4 años, a partir del mes 25 las dietas deben reducirse en un 30%.
La solución de Yokoy
Como puede imaginar, estas reglas pueden ser bastante complejas y siempre debe verificar el historial de viajes del usuario para calcular las dietas y verificar el monto que se incluye en el impuesto sobre la renta.
Yokoy puede calcular automáticamente las tarifas viáticos en función del viaje de negocios y las reglas de cálculo sin requerir ningún trabajo manual por parte de los empleados. Si el usuario recibe una asignación superior a la tasa gubernamental, la diferencia se puede registrar y exportar de manera diferente en la herramienta Finanzas.
Para las empresas del sector privado, con Yokoy los empleados pueden tomar una fotografía del recibo o cargar un recibo de gastos digital y enviarlo a través de la aplicación web o móvil de Yokoy. Una vez cargado, Yokoy procesa y extrae toda la información requerida del recibo y prepara automáticamente el informe de gastos en segundos. Esto le permite reembolsar fácilmente los gastos reales de sus empleados en sus viajes de negocios.
Además, Yokoy también extrae las tasas de IVA relevantes del recibo y las contabiliza en la herramienta ERP/Finanzas, ayudándolo a reclamar el IVA al ofrecer integración estándar con proveedores de reclamación de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente las tasas de IVA extraídas para países específicos, así como la imagen relevante del recibo de gastos a la herramienta de reclamación de IVA.
Asignación de kilometraje
Regulaciones vigentes
Las asignaciones de kilometraje tienen como objetivo cubrir los gastos de desplazamiento del empleado en viajes de negocios cuando utiliza un vehículo privado. Las asignaciones de millaje son independientes de las asignaciones diarias o viáticos pagados por el empleador.
El gobierno francés reconoce las asignaciones de kilometraje mencionadas a continuación para tipos de vehículos específicos; si los empleados reciben más de lo recomendado por el gobierno, la cantidad adicional está sujeta al impuesto sobre la renta.
Según el gobierno francés, las tarifas de franquicia de millas son:
- Para coche con tamaño de motor
- <3CV
- Hasta 5.000 KM: 0,529 €/KM
- 5.001 KM a 20.000 KM: 0,316€/KM + 1065
- 20.001+ KM: 0,370€/KM
- 4CV
- Hasta 5.000 KM: 0,606€/KM
- 5.001 KM a 20.000 KM: 0,340€/KM + 1330
- 20.001+KM: 0,407€/KM
- 5 CV
- Hasta 5.000 KM: 0,636 €/KM
- 5.001 KM a 20.000 KM: 0,357€/KM + 1395
- 20.001+KM: 0,427€/KM
- 6CV
- Hasta 5.000 KM: 0,665 €/KM
- 5.001 KM a 20.000 KM: 0,374 €/KM + 1457
- 20.001+KM: 0,447€/KM
- 7CV y más:
- Hasta 5.000 KM: 0,697€/KM
- 5.001 KM a 20.000 KM: 0,394€/KM + 1515
- 20.001+ KM: 0,470€/KM
- <3CV
- Para motocicletas con tamaño de motor.
- 1 o 2 CV
- Hasta 3.000 KM: 0,395 €/KM
- 3.001 KM a 6.000 KM: 0,099 €/KM + 891
- 6.001+ KM: 0,248€/KM
- 3,4 o 5 CV
- Hasta 3.000 KM: 0,468€/KM
- 3.001 KM a 6.000 KM: 0,082 €/KM + 1158
- 6.001+ KM: 0,275€/KM
- Más de 5CV
- Hasta 3.000 KM: 0,606€/KM
- 3.001 KM a 6.000 KM: 0,079€/KM + 1583
- 6.001+ KM: 0,343€/KM
- 1 o 2 CV
- Para ciclomotor
- Hasta 3.000 KM: 0,315 €/KM
- 3.001 KM a 6.000 KM: 0,079 €/KM + 711
- 6.001+ KM: 0,198€/KM
La solución de Yokoy
Yokoy reconoce todas las tarifas oficiales definidas por el gobierno y, por lo tanto, puede calcular automáticamente los gastos de kilometraje en función de la distancia recorrida.
Como puede imaginar, calcular manualmente el kilometraje permitido según la normativa francesa puede ser un proceso bastante tedioso y que requiere mucho tiempo.
Con Yokoy, los clientes pueden configurar tarifas de kilometraje escalonadas y calcular automáticamente el kilometraje permitido en función del kilómetro que han acumulado anteriormente y la distancia que han viajado actualmente. Si el empleado excede un cierto límite de intervalo, Yokoy puede calcular automáticamente la tarifa de kilometraje para el siguiente intervalo.
Tasa de IVA
Regulaciones vigentes
El gobierno francés aplica tipos de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Hay cinco tipos de IVA diferentes relevantes para la gestión de gastos:
- IVA estándar: el 20% se aplica a la mayoría de los bienes y servicios y a todos los productos o servicios para los cuales no se proporciona expresamente otra tasa.
- IVA reducido: se aplica el 10% a productos agrícolas no transformados, leña, mejoras de viviendas (aquellos que no se benefician del tipo reducido de IVA del 5,5%), determinados servicios de alojamiento y camping, restauración, entretenimiento como ferias y exposiciones, juegos y atracciones de feria, entradas tasas a museos, zoológicos, monumentos, transporte de pasajeros y procesamiento de residuos.
- IVA reducido: se aplica el 5,5% a la mayoría de los productos alimenticios, productos de protección de la higiene femenina, equipos y servicios para discapacitados, libros, abonos a gas y electricidad, suministro de calefacción, comidas en comedores escolares, entradas para espectáculos en vivo, importación y exportación de determinados obras de arte, reparaciones para mejorar la calidad energética de viviendas, viviendas sociales o de emergencia.
- IVA especial – 2,1% se aplica a medicamentos reembolsables por la seguridad social, ventas de animales vivos para carnicería y charcutería a personas no sujetas al impuesto, derechos de licencia de televisión, ciertos programas, publicaciones de prensa registradas en la Comisión Mixta de Publicaciones y Agencias de Prensa.
- IVA Cero – Aplica 0% para vacunas contra Covid-19 y pruebas de detección.
La solución de Yokoy
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos y las empresas también pueden agregar tipos de IVA adicionales para la extracción. Yokoy extrae todos los tipos de IVA relevantes del recibo de gastos y los contabiliza en el ERP o sistema financiero.
Además, Yokoy ayuda a los clientes a reclamar el IVA al ofrecer integración estándar con proveedores de reclamación de IVA. Esta integración permite a Yokoy exportar automáticamente las tasas de IVA extraídas para países específicos, así como la imagen relevante del recibo de gastos a la herramienta de reclamación de IVA.
Deducciones de salario
Regulaciones vigentes
Según la normativa francesa, los empleados pueden optar por una deducción a tanto alzado o por una deducción del coste real de su salario por los gastos profesionales realizados, incluidos los gastos de viaje desde casa al trabajo, la ropa específica del trabajo, los gastos de catering y mucho más.
Para dichos gastos profesionales, si el empleado elige una deducción global del 10%, se calcula y deduce automáticamente del salario. El importe de la deducción debe tener un valor mínimo de 472 € y máximo de 13.522 €.
Los empleados también tienen otra opción para deducir el costo real del gasto.
La deducción de los gastos reales se aplica a todos los ingresos salariales. Si el empleado elige una deducción fija del 10%, no podrá recibir una deducción del costo real incurrido del gasto profesional.
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