Transformieren Sie Ihr Reise- und Spesenmanagement mit KI
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Manchmal reichen Zoom-Meetings nicht aus und Sie müssen selbst vor Ort sein, um die Dinge professionell in die Hand zu nehmen. Danach hat Ihr Finanzteam einen ganzen Stapel von Quittungen, Rechnungen und Belegen vor sich, den es zu kategorisieren und zur Erstattung freizugeben gilt. Dies kann jedoch ein zeitaufwändiger und anstrengender Prozess sein.
Der Einsatz moderner Technologien wie künstlicher Intelligenz kann nicht nur Ihre Arbeitsabläufe im Spesenmanagement erleichtern, sondern auch dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, Betrugsversuche zu erkennen und die generelle Performance Ihrer Finanzabteilung zu verbessern. Werfen wir also einmal einen Blick auf das Thema und schauen uns an, wie der Einsatz von KI das Reisekostenmanagement mit wenigen Klicks verändern kann.
5 Gründe für KI im Dienstreisen- und Spesenmanagement
Zunächst möchten wir einige typische Challenges sowie essenzielle Strategien und KI-Tools hervorheben, die Ihnen zeigen, warum Unternehmen dank KI-basierter Prozesse besser arbeiten können.
Zu viele sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben:
Das herkömmliche Travel-and-Expense-Management (T&E) umfasst oft manuelle Aufgaben wie die Nachverfolgung und Kategorisierung von Ausgaben sowie die Bearbeitung von Erstattungsanträgen. Diese Tasks wiederholen sich und erfordern viel Zeit und Mühe in der Kreditorenbuchhaltung, wodurch sie sich nicht auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren können. Durch die Automatisierung dieser Prozesse reduziert KI den Verwaltungsaufwand erheblich, vereinfacht die Abläufe und schafft Zeit für strategischere Aufgaben.Langwierige Erstattungen durch komplizierte Arbeitsabläufe:
In vielen Firmen sind die Arbeitsabläufe im T&E oft kompliziert und umfassen mehrere Genehmigungsstufen, die eine Erstattung an Mitarbeiter verzögern können. Dies kann sich auf die Moral und Zufriedenheit auswirken. Lösungen für das Spesenmanagement mit KI-Tools können dazu beitragen, diese Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie die Genehmigungsabläufe verschlanken, Anomalien zur Überprüfung kennzeichnen und sicherstellen, dass die Ausgaben schnell durch das System laufen, wodurch Wartezeiten reduziert werden und sich die Gesamteffizienz verbessert.Zu viele unterschiedliche Vorschriften in verschiedenen Ländern weltweit:
Globalisierung kann aufgrund unterschiedlicher Vorschriften, Steuergesetze und Compliance-Anforderungen eine Challenge sein und die manuelle Einhaltung von Spesenrichtlinien erhöht das Risiko von Fehlern und Terminüberschreitungen. Zeitgemäße Lösungen mit KI-Algorithmen können automatisch die richtigen Regeln basierend auf dem geografischen Standort anwenden, wodurch die Einhaltung internationaler Vorschriften sichergestellt und das globale Spesenmanagement vereinfacht wird.Übermäßige Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingabe:
Menschliche Fehler sind unvermeidlich, wenn man sich auf manuelle Dateneingabe verlässt. Fehlklassifizierungen, doppelte Einträge oder Rechenfehler können zu ungenauen Berichten führen, was wiederum die Entscheidungsfindung erschwert. KI-gesteuerte T&E-Lösungen können Ausgaben automatisch kategorisieren, Beträge überprüfen und Unstimmigkeiten melden, wodurch das Risiko kostspieliger Fehler verringert und die Datengenauigkeit für Entscheidungsträger verbessert wird.Hohes Risiko von Spesenbetrug:
Spesenbetrug ist eine häufige Herausforderung im Ausgabenmanagement, sei es durch überhöhte Ansprüche, doppelte Ausgaben oder gefälschte Belege. Veraltete Prozesse verfügen oft nicht über ausgefeilte Tools, um solche Aktivitäten frühzeitig zu erkennen. Moderne KI-Tools können Muster in Echtzeit analysieren, verdächtige Verhaltensweisen erkennen und potenzielle Betrugsfälle sofort melden. So können Unternehmen Risiken mindern und ihre Unternehmensfinanzen effektiver schützen.
Wie KI das Reise- und Spesenmanagement verändert
Dank KI-gestützter Lösungen können Unternehmen Routineaufgaben automatisieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und Fehler reduzieren. So können kleine oder große Unternehmen ihr Reise- und Spesenmanagement vereinfachen und gleichzeitig Risiken minimieren. Aber sehen wir uns an, wie das funktioniert!
Zeitersparnis: Automatisierung von Prozessen zur Einreichung und Genehmigung von Spesen
Wie schon erwähnt, lassen sich mithilfe von KI-Technologie Routineaufgaben wie die Einreichung von Spesen, die Nachverfolgung von Reisekosten und Genehmigungsabläufe leicht automatisieren. Anstatt Daten manuell in Tabellen einzugeben, können Mitarbeiter Belege scannen – z. B. durch eine mobile App oder eine Webschnittstelle – und Spesen automatisch kategorisieren und einreichen lassen. Dadurch werden Genehmigungsworkflows beschleunigt, indem nur Ausreißer oder Unstimmigkeiten zur Überprüfung markiert werden, was eine schnellere Bearbeitung und weniger Verzögerungen bei Auslagenerstattungen gewährleistet. Diese Automatisierung spart Zeit und ermöglicht es CFOs und Finanzteams, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, anstatt sich in Papierkram zu verzetteln.
Erhöhte Sicherheit: Compliance und Betrugserkennung
KI hilft bei der Einhaltung globaler Vorschriften, indem sie die zugehörigen Regeln für Steuern, Zulagen und Reiserichtlinien automatisch auf der Grundlage des Standorts anwendet. Dadurch können viele menschliche Fehler und Verstöße verhindert werden und Unternehmen können Geldbußen und kostspielige Strafen vermeiden. Darüber hinaus verbessert KI die Betrugserkennung, indem sie Verhaltensmuster analysiert und verdächtige Auslagen wie überhöhte Ausgaben oder doppelte Einreichungen meldet. Durch die Identifizierung potenzieller Betrugsfälle in Echtzeit bietet KI einen zusätzlichen Schutz für die finanzielle Stabilität des Unternehmens und reduziert Risiken erheblich.
Verbesserte Entscheidungsfindung: Echtzeit-Analysen und -Berichte
KI versorgt Entscheidungsträger im Finanzbereich mithilfe fortschrittlicher Analyse- und Berichterstellungstools mit Echtzeitdaten. Sie kann Ausgabentrends analysieren, Bereiche für Kosteneinsparungen identifizieren und prädiktive Analysen verwenden. So erhalten Finanzteams die nötigen Einblicke, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Budgets zu optimieren und den Cashflow besser im Blick zu behalten. Da KI sofort umsetzbare Erkenntnisse liefert, können Unternehmen ihre Kostenkontrolle verbessern und proaktive finanzielle Entscheidungen treffen, um das Wachstum des Unternehmens zu supporten.
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Effizientes Reisekostenmanagement: Empfehlungen für den gesamten Prozess rund um Dienstreisen
Wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um einen ineffizienten T&E-Managementprozess zu beheben und eine höhere Effizienz und Kontrolle über die Reisekosten zu erreichen.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Vorteile von KI für AP-Manager und Entscheidungsträger im Finanzbereich
KI kann AP-Manager und Finanzabteilungen zuverlässig unterstützen, indem sie die Effizienz verbessert, Kosten senkt, die Kontrolle und Transparenz erhöht, Betrug eindämmt und skalierbare, anpassungsfähige Prozesse unterstützt, die mit dem Unternehmen wachsen können.
Verbesserte Effizienz und geringere manuelle Arbeitsbelastung: KI automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie die Quittungsextraktion, die Kategorisierung von Ausgaben und Genehmigungen, wodurch der Bedarf an manuellen Eingriffen reduziert wird. Dies vereinfacht den gesamten T&E-Workflow und ermöglicht es AP-Managern, sich auf strategischere Prioritäten zu konzentrieren. Durch die Reduzierung von Verwaltungsaufgaben können Finanzteams effizienter arbeiten und Prozesse schneller und mit weniger Fehlern abschließen.
Kosteneinsparungen: Mit KI können Unternehmen ihre Ausgaben optimieren, indem sie unnötige Kosten und Ineffizienzen identifizieren. KI-gestützte Erkenntnisse helfen, übermäßige Ausgaben zu reduzieren, doppelte Forderungen zu vermeiden und Genehmigungsabläufe zu verschlanken, was zu schnelleren Erstattungen führt. Durch die Verbesserung des gesamten Spesenmanagements können Unternehmen langfristig erhebliche Kosteneinsparungen erzielen und so ihre Rentabilität steigern.
Mehr Kontrolle und Transparenz: KI bietet AP-Managern und Entscheidungsträgern im Finanzbereich durch Echtzeit-Datenverfolgung und -Berichterstattung einen vollständigen Überblick über den Spesenprozess. Analysen bieten detaillierte Einblicke in das Ausgabeverhalten und erleichtern die Kontrolle der Budgets und die Prognose zukünftiger Kosten. Diese erhöhte Transparenz ermöglicht eine bessere Finanzplanung und fundiertere Entscheidungen.
Betrugserkennung und Compliance: KI verbessert die Erkennung betrügerischer Aktivitäten, indem sie Daten in Echtzeit analysiert und verdächtige Spesenabrechnungen oder unregelmäßige Muster meldet. Dadurch wird das Risiko von Spesenbetrug, wie z. B. durch überhöhte oder doppelte Abrechnungen, reduziert. Darüber hinaus trägt KI dazu bei, die Einhaltung internationaler und nationaler Vorschriften automatisch sicherzustellen. So können Unternehmen Bußgelder und Strafen vermeiden und gleichzeitig die Revisionssicherheit gewährleisten.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Wenn Unternehmen wachsen und sich ihre Anforderungen an das Spesenmanagement weiterentwickeln, können KI-Systeme schnell skaliert werden, um höhere Transaktionsvolumina zu bewältigen, ohne den manuellen Aufwand zu erhöhen. KI-gestützte Lösungen können an unterschiedliche Unternehmensgrößen, internationale Vorschriften und sich ändernde Geschäftsanforderungen angepasst werden, was sie ideal für wachsende Unternehmen macht.
5 Schritte zur Einführung von KI im Reise- und Spesenmanagement
Nachdem wir nun die Herausforderungen von T&E kennen und uns mit der Bedeutung des Einsatzes von KI befasst haben, finden Sie hier fünf wichtige Schritte für die Einführung von KI-Lösungen in Ihrem Spesenmanagement:
Evaluierung der aktuellen Prozesse:
Vor der Implementierung von KI sollte Ihr Unternehmen die bestehenden T&E-Prozesse bewerten. Die Identifizierung von Ineffizienzen, wie z. B. Engpässe bei Genehmigungen, manuelle Dateneingabefehler oder Compliance-Herausforderungen, ist für den Fortschritt mit neuer Technologie von entscheidender Bedeutung. Diese Bewertung hilft dabei, Bereiche zu ermitteln, in denen KI den größten Einfluss haben kann, und stellt sicher, dass die Automatisierung auf die richtigen Aufgaben abzielt und messbare Vorteile bringt.Die richtige KI-Lösung finden:
Sobald die Anforderungen klar sind, sollten Sie die beste KI-gesteuerte Lösung für das Reise- und Spesenmanagement recherchieren. Sie sollte den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Berücksichtigen Sie Funktionen wie die automatische Belegverfolgung, Echtzeit-Betrugserkennung, Compliance-Überwachung und vorausschauende Analysen. Die Wahl einer Plattform, die sich nahtlos in bestehende Finanzsysteme integrieren lässt und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann, ist besonders vorteilhaft.Implementierung:
Auch ist die Integration von KI-Lösungen in bestehende Software-Lösungen, wie z. B. ERP- oder Spesenmanagement-Plattformen, ein entscheidender Bestandteil eines reibungslosen Wechsels. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte KI-Lösung auf die Arbeitsabläufe und Systeme Ihres Unternehmens abgestimmt ist. In dieser Phase können Datenfeeds eingerichtet, Genehmigungsprozesse konfiguriert und das System getestet werden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, bevor es in Betrieb genommen wird.Schulung und Änderungsmanagement:
Moderne KI-Lösungen sind nicht mehr als einfache Chatbots. Der Umstieg auf solch komplexe Lösungen kann auch eine Veränderung der Team-Arbeitsweise mit sich bringen. Umfassende Schulungen für Mitarbeiter und Finanzteams sind der Schlüssel zum Erfolg mit KI, um sicherzustellen, dass sie verstehen, wie sie die neuen Tools effektiv nutzen können. Denken Sie darüber nach, eine Change-Management-Strategie zu fördern, die alle Vorteile von KI kommuniziert, Bedenken anspricht und einen reibungslosen Übergang zum neuen System ermöglicht.Kontinuierliche Optimierung:
Nach der Implementierung werden die neuen KI-Lösungen kontinuierlich überwacht und ihre Leistung bewertet. Sammeln Sie Feedback von den Benutzern, um verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Wie Sie vielleicht wissen, beinhaltet KI maschinelles Lernen, um im Laufe der Zeit dazuzulernen und sich anzupassen. Daher sollten Ihre Unternehmen die Lösung regelmäßig aktualisieren und optimieren, um sicherzustellen, dass sie mit den sich ändernden Anforderungen, Vorschriften und Unternehmenszielen Schritt hält.
Yokoy Expense
Müheloses Spesenmanagement
Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
Spesenmanagement mit Yokoy: Zeitaufwändige Aufgaben mit KI automatisieren
All-in-one-Lösungen im Spend Management bieten einen umfassenden Ansatz zur Automatisierung zeitaufwändiger T&E-Aufgaben. Mit Tools wie Yokoy können Sie die Effizienz steigern und den manuellen Arbeitsaufwand für Finanzteams reduzieren. Sehen wir uns Yokoys Hauptfunktionen an, die Ihre Prozesse verbessern können.
End-to-End-Reiseintegration mit TravelPerk
Im Gegensatz zu anderen Lösungen (z. B. SAP Concur) hat Yokoy TravelPerk integriert, um das gesamte Reisemanagement (inklusive Reisebuchungen, Verwaltung und Rückerstattung) zu vereinfachen. Mitarbeiter können Reisen direkt über den Reisemanager gemäß den geltenden Ausgabenrichtlinien buchen und alle relevanten Daten – wie Reisedaten, Reiseziele und Kosten – werden nahtlos mit der Yokoy-Plattform synchronisiert. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe von Reisedetails, der Spesenabgleich wird automatisiert und es wird sichergestellt, dass die Reiserichtlinien eingehalten werden, während die unternehmensweiten Reisekosten vollständig transparent bleiben.
Smart Lodge Cards von Yokoy
Yokoy’s Smart Lodge Cards automatisieren das Spesenmanagement weiter, indem sie die Zahlungen für Geschäftsreisen direkt mit der Yokoy-Plattform verbinden. Mit diesen virtuellen Firmenkarten können Reisekosten wie Flüge oder Unterkünfte bezahlt werden, wobei die Transaktion automatisch mit der richtigen Reisekostenabrechnung verknüpft wird. Dies reduziert den manuellen Abgleich, stellt die Einhaltung der Reiserichtlinien sicher und vereinfacht die Nachverfolgung von Geschäftsreisekosten in großem Umfang.
Automatisierte Kilometererfassung
Kilometerabrechnungen sind oft mühsam und fehleranfällig. Die KI-gesteuerte Kilometererfassung von Yokoy automatisiert diesen Prozess, indem sie es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Reisedistanzen einzugeben oder GPS-Daten für präzise Kilometerberechnungen zu integrieren. Die Plattform wendet automatisch die korrekten Erstattungssätze an, die auf Unternehmensrichtlinien oder länderspezifischen Vorschriften basieren, wodurch manuelle Berechnungen reduziert und die Genauigkeit gewährleistet wird. Gleichzeitig beschleunigt sich dadurch die Einreichung und Genehmigung von Anträgen.
Automatisierte Berechnung von Tagespauschalen
Die Höhe von Tagespauschalen kann je nach Land, Funktion des Mitarbeiters und Dauer der Reise variieren, was eine manuelle Berechnung erschwert. Yokoy automatisiert die Berechnung anhand der geltenden Gesetzeslage und internen Unternehmensrichtlinien. Mitarbeiter geben einfach ihre Reisedaten ein und das System berechnet automatisch die korrekte Tagespauschale. Dadurch entfällt die manuelle Arbeit sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Buchhaltungsteams, während gleichzeitig die Einhaltung unterschiedlicher Vorschriften sichergestellt wird.
Vollständig automatisierte Erstattungen
Die Plattform von Yokoy automatisiert den gesamten Erstattungsprozess von der Einreichung über die Genehmigung bis hin zur Zahlung. KI gleicht Belege mit Ausgaben ab, überprüft die Einhaltung von Richtlinien und kennzeichnet Unregelmäßigkeiten zur Überprüfung. Nach der Genehmigung verarbeitet das System die Erstattungen automatisch und stellt so sicher, dass die Mitarbeiter schnell und ohne mehrere Genehmigungsstufen eine Erstattung erhalten. Diese durchgängige Automatisierung verkürzt die Bearbeitungszeiten, erhöht die Genauigkeit und verbessert die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit.
Nächste Schritte
Die Zukunft des T&E-Managements wird sich auf eine noch stärkere Automatisierung mithilfe von KI konzentrieren: Die Bewältigung komplexerer Aufgaben wie vorausschauende Budgetierung, dynamische Richtlinienanpassungen und fortschrittliche Betrugserkennung kann Ihr Reise- und Spesenmanagement weiter verbessern. Sind Sie gespannt darauf, eine der führenden KI-gestützten Lösungen für das Spesenmanagement auszuprobieren?
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