Dienstreisen: Alles, was Sie dazu wissen sollten
- Last updated: April 25, 2024
- Travel and expense management
Der jüngste GBTA Business Travel Index Outlook Report macht es deutlich: Dienstreisen befinden sich wieder auf dem Vormarsch. Die mit Firmenreisen verbundenen Ausgaben werden nach Einschätzung der Experten im Jahr 2024 das Niveau vor der Pandemie von 1,23 Billionen Euro übertreffen und Prognosen zufolge bis 2027 über 1,6 Billionen Euro erreichen.
Dieser Wiederaufschwung wird durch das robuste Wachstum im Jahr 2022 unterstrichen: Die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen stiegen um 47 Prozent auf fast 930 Milliarden Euro. Zu den wichtigsten Faktoren für diesen Aufschwung zählen die Stabilisierung der Weltwirtschaft und die bedeutenden Fortschritte bei der Überwindung der COVID-19-Pandemie. Die Rückkehr zu persönlichen Treffen und Veranstaltungen sowie die Erholung der Kapazitäten für internationale Geschäftsreisen haben ebenfalls großen Einfluss auf diese Entwicklung.
Gleichzeitig ist ein zweiter Trend zu beobachten: Dienst- und Privatreisen werden immer häufiger miteinander verbunden. 62 Prozent der Geschäftsreisenden unternehmen sogenannte Bleisure-Reisen, und 42 Prozent runden ihren Dienstreisen durch Annehmlichkeiten wie freie Tage ab. All dies zeigt: Während sich die Branche den neuen Trends anpasst, sollten Unternehmen bei ihrem Ansatz für Reisemanagement und Kostenoptimierung flexibel und proaktiv handeln.
Geschäftsreisen: Definition und Hintergründe
Bei Dienstreisen geht es darum, dass Mitarbeiter Reisen zu arbeitsbezogenen Zwecken unternehmen. So weit, so gut und naheliegend. Allerdings: Jede Geschäftsreise erfordert eine sorgfältige Verwaltung und Überwachung der damit verbundenen Ausgaben. Dabei geht es um die Zuweisung von Budgets für Beförderung, Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten.
Denn ein effektives Ausgabenmanagement bei Geschäftsreisen ist nicht möglich, ohne dass klare Richtlinien, Verfahren und technologische Lösungen implementiert wurden. Dies zielt darauf ab, die Budgets zu optimieren, die Transparenz zu erhöhen und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Rahmenbedingungen zu gewährleisten.
Bleisure Travel: Gleichzeitig geschäftlich und privat reisen
Der Trend zu Bleisure-Reisen stellt eine bemerkenswerte Veränderung dar. Dabei geht es nicht mehr allein um Meetings und Konferenzen – sondern darum, die Gelegenheit zu nutzen, um Arbeit mit Freizeit und persönlichen Erlebnissen zu verbinden. Wir von Yokoy und unser Partner TravelPerk ebnen den Weg für diese neue Art des Arbeitens, indem wir Ihnen die Abgrenzung zwischen Geschäft und Freizeit erleichtern. Hier lesen Sie, was dabei zu beachten ist:
Zweck der Reise: Bei Geschäftsreisen handelt es sich in der Regel um Reisen, die zu beruflichen Zwecken unternommen werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Geschäftstreffen und Konferenzen
- Kundenbesuche
- Recherchen
- Schulungsveranstaltungen
Privatreisen hingegen sind Reisen aus persönlichen Gründen, wie Urlaub, Familienbesuche oder Freizeitaktivitäten.
Dokumentation und Buchung: Geschäftsreisen werden häufig vom Arbeitgeber, den Reisebüros oder Reiseberatern des Unternehmens geplant und dokumentiert. Ziele und Reiserouten stehen im Voraus meist fest. Bei Privatreisen kann es sich um persönliche Arrangements und Buchungen handeln, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Arbeitgeber oder der Organisation stehen.
Unser Tipp: Mit Plattformen wie TravelPerk, die in Yokoy integriert sind, ist die Planung einer Bleisure-Reise so einfach wie nie zuvor. Sie können nahtlos Flüge und Unterkünfte buchen und gleichzeitig den Überblick über Ihren geschäftlichen Reiseplan behalten.
Erstattung von Ausgaben: Ausgaben, die bei Geschäftsreisen entstehen, werden in der Regel vom Arbeitgeber oder der Organisation erstattet. In der Regel bestehen dazu spezielle Richtlinien und Verfahren für die Einreichung von Spesenabrechnungen. Private Reisekosten werden im Allgemeinen nicht vom Arbeitgeber erstattet – es sei denn, dies ist ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in den Richtlinien festgelegt.
Dauer und Aktivitäten: Geschäftsreisen haben in der Regel eine bestimmte Dauer und umfassen Aktivitäten wie Meetings oder einen Messebesuch, die während der Reise geplant sind. Privatreisen können in Bezug auf Dauer und Aktivitäten flexibler sein und erlauben es, in aller Ruhe zu erkunden oder zu entspannen.
Steuerliche Aspekte: Geschäftsreisekosten können abhängig von den jeweiligen Steuergesetzen und -vorschriften für den Arbeitgeber und manchmal auch für den Arbeitnehmer steuerlich absetzbar sein. Private Reisekosten sind im Allgemeinen nicht steuerlich absetzbar – es sei denn, sie erfüllen bestimmte, von den Steuerbehörden festgelegte Kriterien.
Kann man eine Geschäftsreise mit privaten Urlaubstagen verlängern?
Wenn Sie eine Geschäftsreise verlängern, um einige zusätzliche Urlaubstage an Ihrem Reiseziel zu genießen, ist es wichtig, den Übergang von geschäftlichen und privaten Aktivitäten sorgfältig abzugrenzen. Wir empfehlen, zwischen den Ausgaben, die während des geschäftlichen Teils der Reise anfallen, und den Ausgaben für private Urlaubstage klar zu unterscheiden. Sie und Ihre Mitarbeiter sollten detaillierte Aufzeichnungen und Belege aufbewahren, um eine genaue Kostenabrechnung und -erstattung zu ermöglichen.
Ausgaben, die in direktem Zusammenhang mit geschäftlichen Aktivitäten stehen, wie Mietwagen, Flugtickets oder Übernachtungen bei arbeitsbezogenen Veranstaltungen, sind in der Regel erstattungsfähig. Persönliche Ausgaben, wie zusätzliche Hotelübernachtungen oder Freizeitaktivitäten während des Urlaubs, sind hingegen zumeist nicht erstattungsfähig.
Tipp: Achten Sie auf die steuerlichen Auswirkungen der Kombination von Geschäfts- und Privatreisen. Ausgaben, die direkt auf geschäftliche Aktivitäten zurückzuführen sind, können steuerlich absetzbar sein, Ausgaben für private Urlaubstage hingegen nicht. Daher sollte das Unternehmen über die Reisepläne des Mitarbeiters vorab gut informiert sein. Auf diese Weise werden zusätzliche freie Tage mit den Erstattungsrichtlinien des Unternehmens in Einklang gebracht und beeinträchtigen nicht die Arbeitsverpflichtungen.
Es sollte selbstverständlich sein, aber dennoch sollte diese Information nicht fehlen: Der Reiseplan des Teammitglieds sollte natürlich sowohl geschäftliche als auch private Aktivitäten einbeziehen. Wenn geschäftsbezogene Sitzungen oder Veranstaltungen in den ersten Teil der Reise gelegt werden, bleibt danach genügend Zeit für Entspannung oder Freizeitaktivitäten.
Bevor Sie gehen …
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So verändern sich Firmenreisen
Sie erleben es wahrscheinlich selbst: Das Geschäftsreisemanagement befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Es wird für Unternehmen immer wichtiger, bei ihren Reisepraktiken die Priorität auf Nachhaltigkeit zu legen, Umweltbelange zu berücksichtigen und ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern – bei gleichzeitiger Verbesserung der Rentabilität.
Die wachsende Mobilität der Mitarbeitenden und Homeoffice verändern die traditionellen Vorstellungen, die mit dem eigenen Arbeitsplatz verbunden werden. Digitalisierung und der Einsatz fortschrittlicher Reisekostenmanagement-Tools und -Anbieter sind entscheidend für die Steigerung der Kosteneffizienz, die Vereinfachung der Kostenerfassung und die Optimierung der Prozesse rund um das Ausgabenmanagement.
Von überall aus arbeiten
Das Aufkommen von mobilem Arbeiten und flexiblen Arbeitsvereinbarungen hat das Konzept des konventionellen Büros grundlegend verändert. Dank der Fortschritte bei Technologie und Kommunikation können Mitarbeitende von praktisch jedem Ort der Welt aus effektiv zusammenarbeiten, egal ob in Flughafen-Lounges, auf Business-Class-Flügen mit WiFi oder in Hotels. Dieser Wandel ermöglicht eine größere Flexibilität bei der Reiseplanung, da die Mitarbeiter von verschiedenen Orten aus arbeiten oder reisen können, während sie mit ihren Teams und Kunden in Verbindung bleiben.
Tipp: Informieren Sie sich über die jeweiligen Arbeitsbestimmungen, Genehmigungen und Visa des Landes und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig.
Unternehmensverantwortung und Nachhaltigkeit
Heutzutage stehen Unternehmen zunehmend unter dem Druck, nachhaltige Geschäftspraktiken einzuführen. Das gilt auch dafür, wie sie Dienstreisen für ihre Mitarbeitenden organisieren. Dazu gehören beispielsweise die Minimierung der Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen durch die Förderung von Alternativen wie virtuelle Meetings, die Nutzung umweltfreundlicher Transportmöglichkeiten und der Ausgleich von CO2-Emissionen.
Durch die Berücksichtigung des Faktors Nachhaltigkeit in die Reisestrategien kann Ihr Unternehmen sein Engagement und sein ökologische Verantwortungsbewusstsein demonstrieren sowie gleichzeitig die mit der Reise verbundenen Kosten senken.
Reisekostenmanagement verbessern
Geschäftsreisen stellen für Unternehmen einen erheblichen Kostenfaktor dar. Dazu zählen Ausgaben unter anderem für Transport, Unterkunft, Verpflegung und Unterhaltung. Angesichts der wirtschaftlichen Unsicherheiten und Budgetbeschränkungen konzentrieren sich Unternehmen zunehmend auf die Optimierung ihrer Reiseausgaben. Dazu gehören die Umsetzung von Maßnahmen zur Reduzierung unnötiger Reisen, das Verhandeln günstiger Tarife mit Reiseanbietern sowie die Nutzung von Technologielösungen für das Ausgabenmanagement und die Berichterstattung.
Digitale Lösungen für Geschäftsreisen
Die Verbreitung digitaler Technologien hat die Art und Weise, wie Geschäftsreisen geplant, gebucht und verwaltet werden, nachhaltig verändert. Von Online-Buchungsplattformen und mobilen Anwendungen bis hin zu Software für das Spesenmanagement und Tools für die virtuelle Zusammenarbeit – die Digitalisierung hat verschiedene Aspekte des Reiseprozesses rationalisiert und automatisiert.
Unternehmen können nun nahtlos Flüge buchen, Unterkünfte reservieren, Ausgaben nachverfolgen und mit Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden in Echtzeit kommunizieren. Das steigert Produktivität und Effizienz – und verringert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand.
Spesenverwaltung automatisieren
Die Automatisierung spielt eine enorme Rolle bei der Rationalisierung und Optimierung von Geschäftsreisekosten. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Spesenabrechnung, Erstattung und zur Genehmigung können Unternehmen manuelle Aufgaben eliminieren, Fehler reduzieren und die Erstattung beschleunigen.
Lösungen wie KI-gestützte Reisekostenmanagement-Plattformen können Ausgaben automatisch kategorisieren, auf Richtlinienverstöße hinweisen und aufschlussreiche Analysen erstellen. Diese Auswertungen helfen Unternehmen dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen und ihre Reiseausgaben zu optimieren.
White paper
Die Zukunft des Reisekostenmanagements
Nach massiven Einbrüchen durch die Pandemie erholen sich Geschäftsreisen endlich wieder. Makroökonomische Herausforderungen verlangsamen jedoch den Aufholeffekt und zwingen Finanz- und Travel Manager, Kosten zu senken, indem sie Geschäftsreisen einschränken.
Wie also ziehen einige Unternehmen mehr Wert aus Geschäftsreisen als andere?
Abrechnung von Geschäftsreisen optimieren
Durch eine proaktive Überwachung der Ausgaben während der gesamten Reise können Sie überhöhte Ausgaben verhindern und zielgerichtete Erstattungsprozesse sicherstellen. Eine effiziente Methode stellt die Verwendung digitaler Hilfsmittel zur Erfassung von Quittungen dar, wie das Fotografieren mit einem Smartphone oder die Verwendung von Apps zur Ausgabenverwaltung. Indem Sie Ausgaben sofort nach ihrer Entstehung erfassen, können Sie die Prüfung erleichtern sowie die Rückerstattung nach Ihrer Rückkehr beschleunigen.
Darüber hinaus ermöglicht die Überwachung der Ausgaben in Echtzeit eine bessere Entscheidungsfindung und Budgetverwaltung während der Reise. Durch die Überwachung von Ausgabenmustern können Sie erkennen, wo Anpassungen erforderlich sind, um das vorhandene Budget besser einzuhalten.
Übliche Arten von Reisekosten
Bei Geschäftsreisen sollten Sie mit den verschiedenen Kostenpositionen rechnen. Die folgenden Kategorien sollte Ihr Team daher bei der Rechnungsstellung berücksichtigen:
- Transportkosten
- Bewirtung
- Fahrzeugkilometer
- Hotels
- Versicherung
- Parkgebühren
- Geschäftliche Telefonate
Vorbereitung auf die Geschäftsreise
Bevor Sie eine Geschäftsreise antreten, sollten Sie stets grundsätzlich die Notwendigkeit der Reise prüfen. Es lohnt sich häufig zu hinterfragen, ob ein persönliches Treffen wirklich unverzichtbar ist oder ob ein virtuelles (Video-)Gespräch als Alternative ausreichen könnte. Außerdem gibt es möglicherweise Teammitglieder, die nicht unbedingt teilnehmen müssen. Wenn Sie die Zahl der Teilnehmenden auf die wichtigsten Personen beschränken, können Sie die Kosten minimieren und die Effektivität der Reise optimieren.
Vergleichen Sie bei der Planung Ihrer Reiselogistik verschiedene Optionen, um das kostengünstigste und effizienteste Transportmittel zu ermitteln. Ob Mietwagen, Flugzeug oder Bahnreise – die Wahl des richtigen Verkehrsmittels kann sich erheblich auf das Gesamtbudget und den Erfolg der Reise auswirken.
Ihr Kundenbetreuer sollte festlegen, wie reisebezogene Kosten bezahlt werden, insbesondere ob Firmenkarten verwendet werden. Dies gewährleistet die Konsistenz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien, rationalisiert den Erstattungsprozess und minimiert den Verwaltungsaufwand.
Um die finanzielle Disziplin aufrechtzuerhalten, ist es außerdem ratsam, klare Ausgabenobergrenzen für verschiedene Kategorien festzulegen. Durch die Festlegung vordefinierter Schwellenwerte können Sie Mehrausgaben verhindern und die Einhaltung der Budgetvorgaben sicherstellen.
Schließlich sollten Sie Ihre reisenden Mitarbeitenden dazu schulen, wie sie Reisekosten korrekt erfassen und abrechnen. Wenn Sie sicherstellen, dass alle mit den Prozessen der Spesenverwaltung vertraut sind, werden Fehler minimiert und die Erstattung vereinfacht.
Wie Sie Ihre Geschäftsreisekosten mit Yokoy automatisieren können
Geschäftsreisen können an sich schon stressig sein – und die Beschäftigung mit detaillierten Spesenabrechnungen im Nachhinein lässt den Stress nur noch größer werden. Diese Zeit könnten Sie besser für die Nachbereitung der Reise und die nächsten Schritte nutzen, statt sich mit lästigen Verwaltungsaufgaben zu befassen. Yokoy bietet deshalb eine Lösung, die Prozesse des Spesenmanagements für Sie und Ihr Team automatisiert und somit die administrative Belastung nachhaltig verringert.
Mit Yokoy können Mitarbeitende mühelos auf zeitraubende Spesenabrechnungen verzichten. Durch die Implementierung der intuitiven Plattform von Yokoy in den Verwaltungsprozess können Geschäftsausgaben unterwegs erfasst und aufgezeichnet werden. Dadurch entfällt die mühevolle, manuelle Eingabe von erstattungsfähigen Belegen. Ob mit virtuellen Karten, physischen Karten oder persönlichen Karten, Yokoy vereinfacht die Zahlungsprozesse und minimiert den Verwaltungsaufwand.
Daedalean verwaltet Reisekosten mit Yokoy & Travelperk
„Yokoy und Travelperk haben uns die End-to-End- Automatisierung des Reisekostenmanagements ermöglicht. Heute buchen unsere Mitarbeiter ganz einfach Reisen in TravelPerk, und alle Daten werden in Echtzeit an Yokoy gesendet, wo alle Compliance-Prüfungen und die Mehrwertsteuer-Validierung automatisch durchgeführt werden.“
Yvonne Gross, VP of Finance & Operations, Daedalean
Yokoy unterstützt Sie bei der Einhaltung von Regularien
Yokoy verbessert nicht nur Ihre Kostenerfassung, sondern bietet auch fortschrittliche Funktionen, die die Effizienz und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien weiter verbessern. Features wie die automatische Rückforderung der Mehrwertsteuer reduzieren manuelle Arbeit und führen zu erheblichen Kosteneinsparungen, insbesondere für Unternehmen, die keine Mehrwertsteuer auf Reisebelege zurückfordern. Darüber hinaus bietet Yokoy eine automatische Berechnung der Tagessätze. Dies stellt sicher, dass die Erstattungssätze auf der Grundlage der lokalen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien stets korrekt sind.
Darüber hinaus unterstützt Yokoy komplexe Szenarien, wie das Hinzufügen von Ausgaben, die als Firmenleistung angefallen sind, zur Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters. Wichtig ist diese Funktion insbesondere in Ländern wie Deutschland und Österreich, wo persönliche und soziale Steuern anfallen. Dies vereinfacht die Lohn- und Gehaltsabrechnung und gewährleistet eine genaue Abrechnung der Leistungen für die Mitarbeiter.
Yokoy’s Lösungen im Detail
Yokoy bietet ein umfassendes Portfolio an Funktionen, die das Management von Geschäftsreisekosten vereinheitlichen und optimieren:
Reisekostenmanagement: Von der Erfassung der Belege über die Kategorisierung der Ausgaben bis zur Erstellung umfassender Berichte gewährleistet Yokoy Genauigkeit und Effizienz bei jedem Schritt. Dank intuitiver Benutzeroberflächen und nahtloser Integration können Mitarbeitende ihre Ausgaben mühelos nachverfolgen und abgleichen, während die Finanzabteilung in Echtzeit Einblick und Kontrolle über die Reiseausgaben erhält.
Intelligente Firmenkarten und Lodge-Karten: Yokoy gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ausgaben mit individuell anpassbaren Kartenlösungen zu kontrollieren, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Karten bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen, wie Ausgabenlimits und Händlerbeschränkungen, die das Einhalten von Vorschriften gewährleisten und Risiken mindern. Darüber hinaus werden die Transaktionsdaten dieser Karten automatisch mit der Ausgabenmanagement-Plattform von Yokoy synchronisiert, was den Abgleich und die Verfolgung von Ausgaben vereinfacht.
Vollständig automatisierte Rückerstattungen:
Yokoy automatisiert mühsame manuelle Aufgaben durch die Implementierung fortschrittlicher KI-Algorithmen und maschinelles Lernen. Auf diese Weise können Sie erstattungsfähige Ausgaben automatisch analysieren und genehmigen – das spart interne Ressourcen und minimiert Fehler. Ein weiterer Vorteil: Die Mitarbeitenden müssen nicht mehr wochenlang auf die Erstattung warten, da Yokoy den gesamten Prozess beschleunigt und eine pünktliche und genaue Zahlung gewährleistet.
Die nächsten Schritte
In der Vergangenheit war die Verwaltung von Geschäftsreisekosten ein mühsamer Prozess, bei dem physische Belege gesammelt, manuell sortiert und nach der Rückkehr von der Reise zur Erstattung eingereicht werden mussten. Dieser manuelle Ansatz verursachte häufig einen erheblichen Verwaltungsaufwand und führte zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Erstattungen.
Mit den intelligenten Reisekostenmanagement-Lösungen von Yokoy können Reisende direkt Belege erfassen und Ausgaben in Echtzeit aufzeichnen. Somit müssen sie nicht mehr Stapel an Papierbelegen sammeln oder wertvolle Zeit damit verbringen, die Belege nach der Rückkehr zu sortieren.
Möchten Sie erfahren, wie Yokoy Ihren Verwaltungsaufwand minimieren kann? Kontaktieren Sie uns noch heute und buchen Sie eine Demo!
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