So behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben
- Last updated: März 18, 2024
- Spend management, Travel and expense management
Das Geheimnis für die finanzielle Gesundheit und das Wachstum eines Unternehmens liegt in der Überwachung und Verwaltung von Ausgaben. Ganz gleich, ob Sie als CFO das finanzielle Ruder eines großen Unternehmens in der Hand halten, als Finanzfachmann mit Zahlen hantieren oder als Buchhalter eines Kleinunternehmens Transaktionen prüfen: Die folgenden Tipps werden Ihre Herangehensweise an das Ausgabenmanagement verändern.
Sie werden effektive Methoden lernen, mit denen Sie Geschäftsaufgaben überwachen und erfassen können, um Ihr Ausgabenmanagement dynamischer gestalten zu können – und gesundes Wachstum zu ermöglichen.
Was sind häufige Geschäftsausgaben?
Geschäftsausgaben umfassen alle Kosten des täglichen Bedarfs, wie Miete, Bürobedarf oder Versorgungsleistungen, genauso wie übergreifende Kosten wie Mitarbeitergehälter oder größere Investitionen in Dienstleistungen, Maschinen oder Immobilien. Eine solche Mischung aus Betriebs-, Verwaltungs- und Investitionsausgaben hat einen entscheidenden Einfluss auf die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Indem Sie die Art der Geschäftsausgaben und den damit verbundenen Aufwand erkennen und verstehen, können Sie Ihre finanzielle Lage effektiver steuern und so die Effizienz und das Wachstum Ihres Unternehmens fördern.
Häufige Geschäftsausgaben sind z. B.:
- Mitarbeitergehälter und Mitarbeitervorteile
- Freiberufler-Honorare
- Miet- oder Leasingzahlungen
- Versorgungsleistungen wie Strom, Wasser oder Internet
- Versicherungsleistungen
- Marketing und Werbung
- Bürobedarf
- Reisen und Unterkunft
- Darlehenszinsen und -rückzahlungen
- Abschreibungen
Bevor Sie gehen …
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5 häufige Herausforderungen beim Umgang mit Geschäftsausgaben
Die typischen Probleme und Herausforderungen beim Umgang mit Geschäftsausgaben zu kennen, ist die beste Voraussetzung, um eine sichere und rechtskonforme Finanzstruktur in Ihrem Unternehmen aufzubauen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf Sie achten müssen und wie die Implementierung von entsprechender Software dabei helfen kann, Ihr Ausgabenmanagement zu vereinfachen.
1. Ineffiziente manuelle Prozesse
Die traditionellen Prozesse im Ausgabenmanagement erfordern viele manuelle Schritte, einschließlich einer gründlichen Prüfung von Papierbelegen. Das kostet Ihrem Team viel Zeit und ist gleichzeitig sehr fehleranfällig.
Die Lösung: Die Umstellung auf eine automatisierte Lösung wie Yokoy vereinfacht Ihr Ausgabenmanagement – und erhöht die Effizienz Ihrer Prozesse, verringert den manuellen Arbeitsaufwand und setzt neue Ressourcen in Ihrem Unternehmen frei.
2. Aufwendige Verwaltung und Dokumentation von Belegen
Die manuelle Verwaltung und Dokumentation von Belegen kann mühsam sein. Fast noch tragischer: Es passieren mehr Fehler, wenn Sie die Belegverwaltung und -dokumentation manuell erledigen.
Die Lösung: Mit Hilfe unserer smarten Scan-Technologie laden Sie Ihre Quittungen hoch, die Daten werden automatisiert erfasst und in der Software abgespeichert. Das erhöht die Genauigkeit, vereinfacht die Buchhaltung und erleichtert den Dokumentationsprozess.
3. Komplexe Freigabeprozesse
Die üblichen Freigabeprozesse können durchaus komplex und zeitraubend sein: Vor allem die Unterscheidung von persönlichen Ausgaben und Geschäftsausgaben nimmt entsprechend Zeit in Anspruch.
Die Lösung: Ausgabenmanagement-Software wie die von Yokoy automatisiert solche Freigabeprozesse: Ausgaben von Mitarbeitern, Kreditkartentransaktionen oder andere Geschäftsausgaben werden automatisch mit zusätzlichen Daten, Belegen und Angeboten abgeglichen. Das vereinfacht Arbeitsabläufe, verringert Verzögerungen und ermöglicht einen transparenten Freigabeprozess.
4. Schwierigkeiten in Kategorisierung und Auswertung
Geschäftsausgaben manuell auszuwerten und zu kategorisieren kann eine große Herausforderung sein, die zu Fehlern und Unstimmigkeiten führen kann.
Die Lösung: Gute Apps und Software zur Ausgabenerfassung verwenden fortschrittliche Algorithmen zur Kategorisierung und Analysetools, die präzise Echtzeiteinblicke in wiederkehrende Ausgabenmuster bieten.
5. Spesenbetrug und Nichteinhaltung von Vorschriften
Manuellen Prozessen fehlt es oft an robusten Mechanismen, um Spesenbetrug zu verhindern und die Einhaltung von Finanz- und Sicherheitsrichtlinien zu gewährleisten.
Die Lösung: Ausgabenmanagement-Lösungen wie Yokoy sind mit integrierten Compliance-Funktionen, Algorithmen zur Betrugserkennung und Prüfprotokollen ausgestattet, die Unternehmen gegen betrügerische Aktivitäten absichern und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.
Und: Eine weitere Stütze guten Ausgabenmanagements ist die Erstellung sorgfältiger Spesenabrechnungen. Sie liefern eine Übersicht aller Transaktionen und Ausgaben, helfen bei der Einhaltung von Finanzvorschriften und schaffen Transparenz. Aber es gibt noch mehr Potenzial, das darauf wartet, erschlossen zu werden, wenn Sie bereit sind, über Excel hinauszugehen: Solche Ausgabenberichte bieten wertvolle strategische Einblicke in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen und Fehler, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, minimieren.
On verarbeitet fast 90 % seiner Ausgaben automatisch
„Yokoy hat eine entscheidende Rolle bei der Revolutionierung unseres Spesenmanagements gespielt, da wir ein schnelles globales Wachstum verzeichnen. Der Automatisierungsgrad von fast 90 % ist beeindruckend und ermöglicht es uns, eine große Anzahl von Spesen problemlos zu verwalten.“
Christoph Kühne, Group Finance, On
Warum proaktive Kostenerfassung wichtig ist
Proaktive Kostenerfassung spart wertvolle Zeit und Unternehmensgelder. Durch die Automatisierung kann auf die manuelle Dateneingabe verzichtet und so viele Stunden eingespart werden, die Sie sonst mit lästigem Papierkram verbringen müssten. Gleichzeitig reduzieren Sie die Gefahr kostspieliger Fehler und können durch zusätzliche Steuerabzüge ggf. sogar weitere Vorteile genießen. Die Automatisierung ihrer Kostenerfassung ist so oder so eine lohnende Idee!
Dank Echtzeiterfassung und -berichten müssen Sie nicht auf die monatlichen Finanzberichte warten. Stattdessen erhält Ihr Unternehmen minutengenaue Einblicke in die Entwicklung Ihrer Finanzen. So können Entscheidungsträger Strategien jederzeit kurzfristig anpassen und wirtschaftlichen Entwicklungen immer einen Schritt voraus sein.
Ein proaktiver Ansatz kann Unternehmen helfen, eine Struktur aufzubauen, die auf natürliche Weise die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt. Das betrifft große Unternehmen genauso wie frischgebackene Selbständige, die sich mit der Verwaltung von Ausgaben vertraut machen und einen Rahmen für sie schaffen müssen.
Intuitive und vertrauenswürdige Lösungen erleichtern den Umgang mit Finanzrichtlinien, Branchenstandards und gesetzlichen Vorschriften. Sie sind ein strategischer Wegbereiter, der das Potenzial hat, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu optimieren, indem sie …
- Zeit und Geld sparen,
- einen Echtzeit-Einblick in Ihre finanzielle Situation gewähren,
- gesetzeskonforme Strukturen schaffen
- und den Cashflow optimieren.
Strategien für die effektive Erfassung von Geschäftsausgaben
Wir haben uns nun ausführlich die häufigsten Herausforderungen und die Bedeutung der Kostenerfassung angesehen. Aber was können Sie tun, um die Effizienz Ihrer Prozesse im Ausgabenmanagement insgesamt zu erhöhen? Wir haben Ihnen die wichtigsten Strategien zusammengestellt – die für Kleinunternehmer genauso wie für große Unternehmen gelten.
Papierkram digitalisieren
Nach der Eröffnung eines Geschäftskontos ist es empfehlenswert, mit Hilfe von Verwaltungstools und Buchhaltungssoftware mit automatischer Datenerkennung den Prozess der Spesenverfolgung zu vereinfachen. Die Umstellung von Papierbelegen auf digitale Lösungen erweist sich hier als entscheidender Schritt. Durch die Umwandlung von Quittungen, Rechnungen und anderen Finanzdokumenten in digitale Formate können Unternehmen die Nachverfolgung erheblich vereinfachen. Sie reduziert die Fehleranfälligkeit bei der Auswertung und Weiterverarbeitung der Daten, beschleunigt die Datenabfrage und ermöglicht eine präzisere Ausgabenerfassung.
Intelligente Firmenkarten verwenden
Die Einführung von smarten Firmenkarten, sprich Kreditkarten für Ihr Unternehmen, verspricht eine optimierte Kostenerfassung. Solche Debit- oder Kreditkarten für Mitarbeiter ermöglichen es Unternehmen, Reisekosten und Transaktionsdetails sofort zu erfassen. Die Abhängigkeit von manuellen Dateneingaben und aufwendigen Spesenabrechnungen wird reduziert und eine genaue und zeitnahe Aufzeichnung von Ausgaben wird ermöglicht.
Klare Ausgabenrichtlinien festlegen
Definieren Sie Limits für Ausgaben in Ihrem Unternehmen, welche Ausgaben zulässig sind und wie Freigabeprozesse auszusehen haben. So gewährleisten Sie einen strukturierten und konsistenten Cashflow. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter außerdem dazu, die Kilometererfassung zu nutzen, um die Erstattung von Kosten im Zusammenhang mit ihrer Arbeit zu vereinfachen.
Automatisierung nutzen
Durch die Integration automatisierter Lösungen für die Dateneingabe, Freigabeprozesse und den Datenabgleich werden manuelle Aufwände minimiert, was einerseits Zeit spart und andererseits die Fehleranfälligkeit reduziert. Solche intelligenten Funktionen beschleunigen den Prozess der Kostenerfassung und setzen wertvolle personelle Ressourcen frei, die stattdessen in wichtige strategische Entscheidungen involviert werden können.
An Ihre Bedürfnisse anpassen
Um als Unternehmen branchenspezifischen Standards, Berichterstattungspflichten und Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig, das Ausgabenmanagement auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Moderne Softwarelösungen wie Yokoy ermöglichen genau das. So optimieren Sie Ihre Finanzprozesse und erhöhen Ihre Effizienz.
Nächste Schritte
Es ist Fakt: Eine automatisierte Ausgabenerfassung kann Ihr Geschäft voranbringen! Moderne, intelligente Lösungen wie Yokoy können dabei helfen. Die Optimierung der Erfassung hat dabei mehr Vorteile als nur eine Steigerung der Effizienz: Es ist vielmehr ein strategischer Schritt, der die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens grundlegend verändern kann.
Die innovativen und anpassungsfähigen Lösungen von Yokoy versprechen nicht nur eine Vereinfachung, sondern ebenso eine Verbesserung des gesamten Prozesses des Ausgabenmanagements.
So behalten Sie den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben
Eine zentrale Strategie zur Sicherung der finanziellen Stabilität und zur Förderung des Wachstums Ihres Unternehmens liegt in der Einführung einer robusten Ausgabenmanagement-Lösung. Die KI-Lösung von Yokoy erfüllt nachweis alle Funktionen, die Ihr Unternehmen dafür benötigt – da sie darauf ausgelegt ist, den gesamten Prozess der Kostenerfassung zu vereinfachen und zu automatisieren.
Ineffiziente manuelle Prozesse, die Belegverwaltung und komplexe Genehmigungsprozesse werden durch den Einsatz modernster Technologien von Yokoy beseitigt. Die KI-gestützte Datenverarbeitung sorgt für eine nahtlose Erfahrung, die Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben bietet und Ihnen hilft, Kosten zu kategorisieren und auszuwerten – und einen papierlosen und effizienten Workflow von der Einreichung von Spesen bis zur Erstattung aufzubauen. Und: Über eine mobile App, ganz gleich ob iOS oder Android, haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Daten und sogar auf Ihre Spesenabrechnungen.
Durch die integrierten Compliance-Funktionen ist es Ihnen außerdem möglich, Spesenbetrug aufzudecken und künftig zu verhindern.
Denken Sie Ihr Ausgabenmanagement neu: mit der Suite von Yokoy
Jedes Unternehmen sollte nach Effizienz, Genauigkeit und strategischer Kontrolle über die Finanzen streben. Yokoy hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, indem es Ihnen eine transformative Lösung bietet:
Reduzieren Sie manuelle Aufgaben: Die Lösung von Yokoy eliminiert die zeitraubenden manuellen Aufgaben der Ausgabenerfassung. Mit Hilfe modernster Technologie automatisiert das System mühsame Prozesse wie die Dateneingabe durch optische Texterkennung (englisch optical character recognition, Abkürzung OCR). So kann Ihr Unternehmen wertvolle Ressourcen für strategischere Aufgaben einsetzen.
Vereinfachen Sie Ihren Prozess: Die KI-gesteuerte Lösung von Yokoy stellt das Ausgabenmanagement auf Autopilot, indem sie Unternehmen einen konsolidierten und effizienten Ansatz zur Verwaltung von Ausgaben bietet. Der vereinfachte Prozess optimiert die Effizienz im Unternehmen und ermöglicht einen reibungslosen Monatsabschluss, wodurch Zeit für wichtige, strategische Finanzaufgaben frei wird.
Mitarbeiterausgaben schneller zurückerstatten: Yokoys Funktionen zur Spesenabrechnung beschleunigen den Erstattungsprozess von Mitarbeiterausgaben. Durch automatisierte Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse sorgt die Software für rechtzeitige Rückerstattungen und trägt so zur Mitarbeiterzufriedenheit und allgemeinen betrieblichen Effizienz bei.
Durch die Eliminierung manueller Aufgaben, die Vereinfachung von Prozessen und die Beschleunigung von Rückerstattungen ermöglicht Yokoy Unternehmen Präzision, Effizienz und strategische Finanzkontrolle.
So setzt Yokoy einen neuen Standard im Ausgabenmanagement.
Überlassen Sie die Arbeit unserer KI
Erhalten Sie mit KI-gestützter Automatisierung umfassende Transparenz und Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben.
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