Reisekosten abrechnen: Was Sie dazu wissen sollten
- Last updated: Mai 3, 2024
- Business payments, Travel and expense management
Die Arbeitswelt entwickelt sich rasant weiter: Immer mehr Arbeitnehmende entscheiden sich für Homeoffice, mobiles Arbeiten und flexible Regelungen, statt täglich zum Büro zu pendeln. Deloitte hat festgestellt: In Unternehmen, die flexible Arbeitsmöglichkeiten anbieten, nutzen 82 Prozent der Mitarbeitenden diese Option. Dieser Trend hat gleichzeitig zu einem deutlichen Anstieg von Geschäftsreisen geführt, die nicht an einen bestimmten Arbeitsort gebunden sind. Dadurch werden auch die Reisekosten und -nebenkosten immer vielfältiger: Es geht nicht mehr nur um Flüge und Hotels, sondern auch um andere arbeitsplatzbezogene Ausgaben wie die Miete für temporäre Arbeitsplätze, zum Beispiel für Co-Working-Spaces, oder um persönliche Büroeinrichtungen.
Gleichzeitig haben Umweltauswirkungen eine wachsende Bedeutung: Viele Arbeitgeber bekennen sich heute zu ihrer unternehmerischen Verantwortung, gerade wenn es um Geschäftsreisen geht. Deshalb rücken umweltfreundliche Verkehrsmittel stärker in den Fokus, ebenso wie die Wahl von Hotels mit Umweltzertifizierung und die Kompensation der Kohlenstoffemissionen von Flügen. Google Trends zeigen, dass die Suchanfragen nach „nachhaltigen Reisen“ von 2020 bis 2023 um 191 Prozent gestiegen sind. Besonders bemerkenswert: Von 2023 bis 2027 wird der Markt für nachhaltige Reisen im Bereich des Geschäftstourismus voraussichtlich um 316 Milliarden Euro wachsen. Dieser Trend zu nachhaltigen Reisen verändert die Art und Weise, wie Unternehmen über ihre Reisekosten denken.
Wirtschaftliche Effizienz bildet auch in Zukunft eine Priorität für Unternehmen. Angesichts der steigenden Reisekosten sind Möglichkeiten gefragt, um Reisekosten zu optimieren, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität der Geschäftsreisen einzugehen. Dazu gehören das Aushandeln von Firmenrabatten mit Reiseanbietern, die Nutzung von Technologien für eine effiziente Buchung und die Umsetzung von kostensparenden Maßnahmen wie virtuellen Meetings und Remote-Zusammenarbeit.
Glücklicherweise vereinfacht die digitale Transformation die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Reisekosten verwalten. Von Online-Buchungsplattformen bis hin zu automatisierten Kostenverfolgungssystemen macht es die Technologie einfacher, das Reisekostenmanagement zu optimieren. Automatisierung verbessert die Effizienz, reduziert Fehler, gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und liefert wertvolle Einblicke in Daten, die eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung ermöglichen.
Automatisierung des Reisekostenmanagements – wie man sich auf den Wechsel vorbereitet
Aus unserer Sicht ist es entscheidend, eine Softwarelösung mit robusten Funktionen zu finden, die Ihnen Möglichkeiten zur Spesenverfolgung, zur automatischen Genehmigung, zur Echtzeit-Berichterstattung und zum Compliance-Management bietet.
Bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden, empfehlen wir Ihnen, die genauen Anforderungen Ihres Unternehmens zu definieren. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Reisevolumen, die Anzahl der Mitarbeiter und die Komplexität der Spesenrichtlinien. Auf diese Weise können Sie die spezifischen Funktionen ermitteln, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, beispielsweise Integrationsmöglichkeiten, Anpassungsoptionen und Sicherheitsfunktionen.
Bei der Bewertung von Softwarelösungen empfehlen wir, auf die folgenden besonderen Merkmale zu achten, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften und Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen:
Compliance-Management: Die Software sollte in der Lage sein, Unternehmensregeln und HMRC-Compliance automatisch durchzusetzen, um das Risiko von Steuerproblemen und überhöhten Ausgaben zu verringern.
Integrationsmöglichkeiten: Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Reisebuchungsplattformen, virtuellen Kartenanbieter und Buchhaltungssysteme integrieren lässt.
Berichterstattung in Echtzeit: Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit Echtzeit-Berichtsfunktionen, um Einblicke in Ausgabenmuster, ausstehende Transaktionen und Budgetzuweisungen zu erhalten.
Mobile Erreichbarkeit: Wählen Sie eine Lösung, die eine bequeme Einreichung und Genehmigung von Ausgaben von unterwegs ermöglicht.
Warum Sie Ihr Reisekostenmanagement automatisieren sollten
Die Nachverfolgung von Reisekosten hilft Unternehmen, anhand von Echtzeitdaten bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen, da sie:
- Zeit spart,
- Fehler reduziert,
- und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.
Aus der Sicht des CFO ist die Automatisierung der Reisekostenmanagements ein strategischer Schritt zur Steigerung der betrieblichen Effizienz. Die manuelle Erfassung von Reisekosten erfordert einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand. Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Sie diese Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten einsetzen, die sich direkt positiv auf den Gewinn des Unternehmens auswirken. Ein automatisiertes Spesenmanagement beschleunigt den gesamten Zyklus der Spesenberichterstattung und -rückerstattung, so dass die Finanzteams die Berichte effizienter bearbeiten und das Cashflow-Management verbessern können.
Die manuelle Spesenerfassung ist sehr anfällig für menschliche Fehler, was zu Ungenauigkeiten in der Finanzberichterstattung und potenziellen Prüfungsproblemen führen kann. Automatisierte Systeme setzen die Einhaltung von Richtlinien durch, validieren Ausgabendaten in Echtzeit und ermöglichen einen klaren Finanz-Audit, wodurch finanzielle Risiken verringert und die Integrität der Finanzdaten verbessert werden. Darüber hinaus ermöglicht ein datengesteuerter Ansatz die Ermittlung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung, die Aushandlung besserer Konditionen mit Reiseanbietern und die Optimierung der Budgetzuweisung.
Außerdem müssen die Mitarbeiter keine Zeit mehr für lästige Verwaltungsaufgaben aufwenden und können sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Dieses verbesserte Benutzererlebnis steigert nachweislich die Arbeitsmoral und die Arbeitszufriedenheit, was zu einer höheren Produktivität und Mitarbeiterbindung führt.
Wie moderne Unternehmen mit ihren Reisekosten umgehen
Durch die Konsolidierung aller Ausgaben in einer digitalen Zentrale erhält Ihr Unternehmen einen klaren Überblick und eine bessere Kontrolle über die Reisekosten. Dieses einheitliche System vereinfacht die Verwaltung der Ausgaben und bietet einen zusammenhängenden Überblick für eine einfachere Nachverfolgung, Berichterstattung und Analyse.
Die Vereinfachung der Finanzvorgänge durch Automatisierung minimiert den Bedarf an manueller Arbeit. Die heutigen Spesenmanagement-Tools erledigen alles von der Nachverfolgung über die Validierung bis hin zur Rückerstattung – das spart wertvolle Zeit sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzteams.
Die Automatisierung der Spesenverwaltung beschleunigt nicht nur die Abläufe, sondern stärkt auch die Compliance. Diese Tools gewährleisten die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -vorschriften, indem sie Spesendaten in Echtzeit überprüfen und Genehmigungsprozesse automatisieren, wodurch die Effizienz gesteigert und Fehler reduziert werden.
Ein weiterer Vorteil automatisierter Systeme ist die schnellere Erstattung. Sie beschleunigen die Genehmigungs- und Erstattungsphasen und sorgen dafür, dass die Mitarbeitenden ihr Geld umgehend zurückerhalten. Dies kann für viele Teammitglieder eine große Erleichterung sein, da sie vielleicht mit einem begrenzten Budget arbeiten oder ihr eigenes Fahrzeug anstelle eines Firmenwagens benutzen.
Die Digitalisierung des Spesenmanagements bedeutet, dass papierbasierte Systeme von Anfang bis Ende abgeschafft werden. Mit digitalen Quittungen, elektronischen Freigaben und Online-Erstattungen sparen Sie Papier und steigern die Effizienz, was die Prozesse reibungsloser und nachhaltiger macht.
Bevor Sie gehen …
Verpassen Sie es nicht
Werden Sie Teil einer Community von über 12.000 Finanzfachleuten und erhalten Sie die aktuellsten Erkenntnisse zum Ausgabenmanagement und zur Transformation des Finanzwesens direkt in Ihren Posteingang.
Virtuelle Karten sind ein Gamechanger
Virtuelle Karten entwickeln sich zu einer beliebten Alternative zu herkömmlichen Firmenkarten für die Verwaltung von Reisekosten. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, die sie zu einer attraktiven Option für moderne Unternehmen machen.
- Virtuelle Karten können sofort ausgestellt werden, so dass die Wartezeit bis zur Zustellung einer physischen Karte entfällt.
- Die Karten können nach Ausgabenwert, Händlertyp oder Ereignis eingeschränkt werden, was den Reisenden mehr Kontrolle und Unterstützung bietet.
- Sie können dazu beitragen, die Effizienz zu verbessern.
- Virtuelle Karten stellen die Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien sicher.
- Sie helfen dabei, Risiken zu reduzieren.
- Die Karten unterstützen Mitarbeitende bei ihrer Reiseplanung.
Der Hauptvorteil: Virtuelle Karten können die Sicherheit und den Komfort erhöhen, indem sie das Risiko von Verlust oder Diebstahl verringern. Sie bieten einen unmittelbaren Einblick in die Ausgaben, ermöglichen die Festlegung von Ausgabenlimits und gewährleisten die Einhaltung der Unternehmensvorschriften. Außerdem vereinfachen sie den Rechnungsabgleich, da die Ausgaben digitalisiert werden und keine manuellen Eingaben erforderlich sind. Das hilft wiederum den Finanzteams dabei, die Ausgaben reibungsloser zu verwalten.
Der Verlust einer Brieftasche oder einer physischen Karte während einer Reise kann für Mitarbeitende zu einem großen Problem werden. Das Warten auf eine Ersatzkarte bedeutet oft, dass man an einem fremden Ort tagelang ohne Zugang zu Geldmitteln festsitzt. Virtuelle Karten lösen dieses Problem, da sie sich mühelos mit den heutigen digitalen Tools kombinieren lassen.
Sie passen direkt in die digitale Brieftasche des Nutzenden und ermöglichen es, problemlos mit Apple Pay oder Google Pay zu bezahlen. Diese Kombination erhöht die Benutzerfreundlichkeit und bietet Zahlungsflexibilität, insbesondere bei der Online-Zahlung von Reisekosten wie Übernachtungen, Flugtickets, Mautgebühren, Parkgebühren oder anderen Transportkosten.
Wenn Mitarbeitende die virtuelle Karte „verlegen“ oder glauben, dass sie in Gefahr sein könnte, kann die Karte sofort gesperrt oder ersetzt werden. Außerdem können die Ausgabenlimits sofort geändert werden, um die Sicherheit zu gewährleisten und den Mitarbeitenden auf Reisen mehr Vertrauen und Sicherheit zu geben.
Tipp: Die Yokoy Smart Lodge Card ist mehr als eine virtuelle Karte, denn sie bietet einen klaren Überblick über alle Ausgaben. Sie müssen nicht auf die Monatsabrechnungen warten, um einen Überblick über die Ausgaben zu erhalten. Sowohl die Finanzteams als auch die Mitarbeitenden können sich über ein zentrales Dashboard einen Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Transaktionen in Echtzeit verschaffen. Dies vereinfacht nicht nur den Überblick über die Ausgaben, sondern trägt auch zu einer effektiveren Budgetierung und Finanzverwaltung bei. Indem Sie die Yokoy Smart Lodge Card in Ihr Spesenabrechnungssystem integrieren, verbessern Sie die Kontrolle, Klarheit und Effizienz bei der Abwicklung von Reisekosten – und das alles ohne Transaktions-, Devisen- oder Kartengebühren.
Blog article
Wie virtuelle Firmenkarten die Ausgabenkontrolle verbessern und diskretionäre Ausgaben begrenzen
Welche Herausforderungen lösen virtuelle Firmenkarten, welche Vorteile bieten sie und warum sind virtuelle Karten die perfekte Lösung, um diskretionäre Ausgaben zu begrenzen?
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Wie Sie Yokoy bei der Automatisierung von Reisekosten unterstützt
Wir bei Yokoy wissen, wie wichtig eine reibungslose Reiseplanung für Geschäftsreisen ist. Unsere Yokoy Smart Lodge Card stellt eine Verbindung zu Ihrem Reisemanagement-Anbieter her, so dass es ein Kinderspiel ist, Flüge, Hotels und Transportmittel an einem Ort zu buchen. Diese Einrichtung vereinfacht die Buchung, hält die Reiseausgaben im Einklang mit den Unternehmensregeln und bietet einen klaren Überblick über alle Reisekosten. Mit der Yokoy Smart Lodge Card können Mitarbeitende alle Reisebuchungen mit nur einer Karte abwickeln, was den Zahlungsaufwand verringert und die Kostenverfolgung für alle Beteiligten vereinfacht.
Reisekosten für Unternehmer besser managen
Sie wissen: Die manuelle Abwicklung von Geschäftsreisen kann viele Ressourcen verschlingen. Deshalb bietet Yokoy automatisierte Reisekostenabrechnungen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Unser System ermittelt die Reisekostenabrechnungen automatisch und berücksichtigt dabei Faktoren wie den Ort der Reise, die Reisedauer und den Grund der Reise. Maßgeschneiderte Freigabeprozesse stellen sicher, dass die Erstattungen von den richtigen Personen genehmigt werden, wodurch das Risiko von Fehlern und der Umgehung der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens verringert wird.
Die Erstattung der tatsächlichen Kosten bei Geschäftsreisen ist der Schlüssel zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Das Spesensystem von Yokoy enthält auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Spesenformulare, die es leicht machen, genaue Spesenabrechnungen einzureichen. Unser automatisiertes Rückerstattungssystem beschleunigt den Prozess und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden ihr Geld schnell zurückbekommen. Regelmäßige Aktualisierungen halten alle über den Status der Abrechnungen auf dem Laufenden, was die Transparenz erhöht.
Die Kontrolle der Reisekostenabrechnungen der Mitarbeitenden ist für eine gute Finanzlage und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich. Das Spesensystem von Yokoy bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über alle Reisekosten des Unternehmens, einschließlich anpassbarer Ausgabenlimits, Beschränkungen für die Verwendung der Karte und sofortiger Warnhinweise. Darüber hinaus bietet die Yokoy Smart Lodge Card zusätzliche Sicherheitsebenen wie den sofortigen Austausch der Karte, die Sperrung und die Änderung des Ausgabenlimits, was den Schutz vor Betrug und unerwünschten Kosten erhöht. Auch selbständige Teammitglieder können eine Lodge Card erhalten und nutzen.
Das Spesensystem von Yokoy umfasst zahlreiche Compliance-Tools, die Sie dabei unterstützen, sich an die Vorgaben zu halten, Steuern korrekt abzuführen und dank steuerlich absetzbarer oder steuerfreier Ausgaben Steuererleichterungen zu erhalten. Automatisierte Kontrollen und Live-Ausgabenprüfungen machen die Einhaltung der Regeln einfacher und effizienter.
Die nächsten Schritte
Die Plattform von Yokoy bietet Ihnen eine Lösung für die Verwaltung Ihrer Ausgaben aus einer Hand, von der Beschaffung bis zur Abrechnung. Dieser ganzheitliche Ansatz konsolidiert alle Ausgaben, einschließlich der Reisekosten, für einen besseren Überblick und eine bessere Finanzplanung. Yokoy ist so konzipiert, dass es nahtlos mit Ihren aktuellen ERP-, Buchhaltungs- und HR-Tools zusammenarbeitet, Ihre Daten konsistent macht und mögliche Fehler vermeidet. Mit hoher Flexibilität ist es anpassbar an unterschiedlichste Anforderungen im Unternehmen, vom Start-up bis zum Konzern.
Mit den Berichts- und Analysefunktionen von Yokoy erhalten Sie tiefe Einblicke in das Ausgabeverhalten, die Ihnen bei der Budgetierung und der Planung der allgemeinen finanziellen Lage helfen. Die Tools von Yokoy decken alles ab, von einfachen Reisebuchungen mit der Yokoy Smart Lodge Card bis hin zu automatischen Reisekostenabrechnungen und schnellen Rückerstattungen. Darüber hinaus erhalten Sie Ausgabenaktualisierungen in Echtzeit – zusätzlich zu Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die sicherstellen, dass Sie alle Regeln einhalten.
Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Yokoy Ihre Reisekosten vereinfachen und Ihr Unternehmenswachstum unterstützen kann.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
Ähnliche Beiträge
Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, könnten die folgenden Ressourcen für Sie hilfreich sein.
