Geschäftsreisemanagement im Jahr 2023: Was bleibt und was geht

Lars Mangelsdorf
Lars Mangelsdorf

Co-founder & CCO, Yokoy

Die weltweite Geschäftsreiseindustrie ist nach der Zwangspause durch Covid-19 wieder auf dem Weg der vollständigen Erholung. Es wird erwartet, dass die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen bis Ende 2023 auf 1,39 Billionen USD ansteigen werden. Langfristig soll das Volumen bis 2026 weiter wachsen und das Niveau vor der Pandemie übertreffen.

Die Zunahme der Geschäftsreisen wirkt sich nicht nur auf die betrieblichen, sondern auch auf die finanziellen Abläufe aus – mit entsprechenden Folgen sowohl für die MitarbeiterInnen als auch für die Finanzteams.

 

Für die MitarbeiterInnen bedeutet die Zunahme von Dienstreisen, dass sie Spesenabrechnungen bearbeiten, mehr Belege einreichen und Anträge im Rahmen des Firmenbudgets stellen müssen. Und wenn die Geschäftsreisen auch noch mit Freizeitreisen verbunden sind, kann die Kostenabrechnung schnell unübersichtlich werden.

 

Die Finanzteams haben die Aufgabe, Belege zu prüfen und persönliche Transaktionen herauszufiltern, komplizierte Spesenformulare abzugleichen – manchmal für verschiedene Währungen – und Anfragen und Zuweisungen von mehreren Teams innerhalb des Unternehmens gleichezeitig zu verwalten.

 

Wie also können Unternehmen mit den wachsenden Anforderungen umgehen und ihre Geschäftsreise-Prozesse zukunftsfähig zu machen? Denn es gilt, die Kosten unter Kontrolle zu halten, ohne dabei MitarbeiterInnen zu verprellen.

 

In diesem Jahr sollten Unternehmen ihren Geschäftsreiseprozess ganzheitlich betrachten und eine solide digitale Grundlage für die Integration der Reisekosten in das Gesamtbild des Ausgabenmanagements schaffen

Bleisure ist gekommen um zu bleiben: Mitarbeitende erwarten mehr von Geschäftsreisen

Die Rückkehr zu Geschäftsreisen bringt neue Herausforderungen für Unternehmen mit sich – auch wenn sie für die persönliche Interaktion mit KundInnen und das berufliche Wachstum der MitarbeiterInnen insgesamt von Vorteil ist.

 

Die Mischung aus Papier- und digitalen Belegen kann zu unsauberen Spesenabrechnung, Fehlern bei der Kostenberichterstattung oder Unklarheit darüber führen, welche Aufwände den Unternehmensrichtlinien entsprechend tatsächlich als Spesen verbucht werden dürfen.

 

Während solche Unannehmlichkeiten vor einigen Jahren noch als normal galten, setzen heute Freizeitreisen den Standard und prägen die Erwartungen, die Reisende an Geschäftsreisen stellen. Die MitarbeiterInnen sind nicht mehr bereit, stundenlang Spesenabrechnungen auszufüllen, und die Finanzabteilungen erwarten ihrerseits, dass die Abläufe rationalisiert werden.

 

Zum Glück können all diese manuellen, zeitraubenden und lästigen Aufgaben von moderner Technologie übernommen werden – vor allem von KI und Automatisierung.

 

Wie sieht das in der Praxis aus?

Wie Unternehmen in das neue Zeitalter der Geschäftsreisen eintreten können

Mittelständische und große Unternehmen können ihre MitarbeiterInnen auf allen Ebenen und in allen Ländern mit intelligenten Firmenkarten ausstatten und die Ausgabenvorgänge aus der Ferne verwalten.

 

Die Verwaltung und Einreichung von Ausgaben mit einer intelligenten Visitenkarte oder einer intelligenten Lodge Card für Reisen und Hotelbuchungen macht die Reisekostenabrechnung viel nahtloser und trägt dazu bei, manuelle Arbeit – und Stress – für alle Beteiligten zu reduzieren.

 

Beide Arten von Karten werden in virtueller Form angeboten und lassen sich problemlos in die bestehende Systemlandschaft Ihres Unternehmens integrieren. Alle Ausgaben, die über die Karte abgerechnet werden, werden sofort mit den Ausgaben- und Reisemanagementsystemen des Unternehmens abgeglichen und automatisch der entsprechenden Ausgabenkategorie zugeordnet.

MitarbeiterInnen müssen zwar weiterhin die Ausgaben prüfen, aber der gesamte Abstimmungsprozess wird von der KI übernommen, was den gesamten Prozess deutliuch vereinfacht und beschleunigt.

 

So kann die Automatisierung genutzt werden, um das Finanzteam von manueller Arbeit zu entlasten, während die KI-Matching-Technologie eingesetzt werden kann, um manuelle Fehler und doppelte Einreichungen zu eliminieren. Alle Ausgaben lassen sich in verschiedene Kategorieren sortieren, was eine verbesseret Gesamübersicht über die Geschäftsreisekosten ermöglicht.

 

Indem Sie die Ausgaben nach Land oder Region gruppieren, können Sie beispielsweise feststellen, welche Teams am meisten ausgeben, ob die Geschäftsausgaben einer bestimmten Abteilung zuzuordnen sind oder ob diese Ausgaben durch einen externen Faktor verursacht werden. Diese Kosten können dann ausgewertet, verwaltet und für künftige Fälle optimiert werden – ein Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. 

 

Was manuelle Fehler angeht, so verursachen kleine Ungenauigkeiten oder Flüchtigkeitsfehler nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern können oft auch rechtliche oder Compliance-Folgen haben. 

 

KI-Lösungen sind so programmiert, dass sie Ausgaben markieren, die außerhalb des zulässigen Bereichs liegen oder im System doppelt verbucht wurden. So kann das Finanzteam einen zweiten Blick auf die Spesenabrechnung werfen und Unklarheiten mit dem MitarbeiterInnen oder Teamleiter klären.

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Die Zukunft des Reisekostenmanagements

Nach massiven Einbrüchen durch die Pandemie erholen sich Geschäftsreisen endlich wieder. Makroökonomische Herausforderungen verlangsamen jedoch den Aufholeffekt und zwingen Finanz- und Travel Manager, Kosten zu senken, indem sie Geschäftsreisen einschränken.

 

Wie also ziehen einige Unternehmen mehr Wert aus Geschäftsreisen als andere? 

Alles miteinander verknüpft: Geschäftsreisemanagement im Jahr 2023

Im Jahr 2023 ist ein ganzheitlicher Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben entscheidend.

 

Finanzteams, die einen vollständigen Einblick in die Daten hinter den Ausgaben für Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter haben, sind in der Lage, fundierte Entscheidungen über Tagespauschalen zu treffen und zu beurteilen, wie sie Ausgaben genehmigen können, die über die normalen Richtlinien hinausgehen.

 

Darüber hinaus können Unternehmen mit Hilfe von Echtzeit-Einblicken in ihre Ausgaben Bereiche erkennen, in denen sie das größte Potenzial für Kosteneinsparungen haben.

Da Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre IT-Lösungen effizienter zu gestalten und ihre digitale Transformation zu unterstützen, wird die Optimierung ihres Ausgabenmanagements – einschließlich ihrer T&E-Programme – immer mehr in den Vordergrund rücken. Und in diesem Jahr sind Geschäftsreisen einer der wichtigsten Bereiche, in denen Digitalisierung und Automatisierung zum Einsatz kommen!

 

Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu tun?

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