So skalieren Sie Ihren Spesenmanagement-prozess, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen
- Last updated: August 24, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Das Ausgabenmanagement, ein grundlegender Aspekt der Finanzkontrolle, kann bei der Expansion von Unternehmen oft zu einem Engpass werden. Die Herausforderung besteht darin, diesen Prozess zu skalieren, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, was zu höheren Kosten und geringerer Effizienz führen könnte.
In diesem Artikel werden Strategien zur effektiven Skalierung Ihres Spesenverwaltungsprozesses unter Nutzung künstlicher Intelligenz und Automatisierungstechnologie untersucht.
Häufige Herausforderungen im traditionellen Spesenmanagement
Das traditionelle Ausgabenmanagement steht häufig vor zahlreichen Herausforderungen, die die Effizienz und Genauigkeit der Finanzverfolgung und -berichterstattung beeinträchtigen können. Diese Herausforderungen entstehen durch manuelle Prozesse und veraltete Methoden und führen zu Fehlern, Verzögerungen und erhöhten Kosten.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:
- Manuelle Dateneingabe: Die Abhängigkeit von der manuellen Dateneingabe erhöht das Risiko menschlicher Fehler und führt zu Ungenauigkeiten in den Spesenaufzeichnungen.
- Quittungsverwaltung: Papierbasierte Quittungen gehen leicht verloren oder werden beschädigt, was die Validierung von Ausgaben erschwert und zu Verzögerungen bei der Erstattung führt.
- Genehmigungsengpässe: Manuelle Genehmigungsabläufe können langsam sein, was zu Verzögerungen bei den Bearbeitungskosten führt und sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt.
- Mangelnde Transparenz: Die eingeschränkte Echtzeittransparenz der Ausgaben macht es schwierig, die Ausgaben effektiv zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Einhaltung von Richtlinien: Die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien sicherzustellen, wird ohne automatisierte Prüfungen zu einer Herausforderung, was zu nicht konformen Ausgaben führt.
- Mühsamer Abgleich: Der Abgleich von Ausgaben mit Kontoauszügen und Rechnungen ist ohne automatisierten Abgleich zeitaufwändig und fehleranfällig.
- Audit-Vorbereitung: Das manuelle Führen von Aufzeichnungen erschwert die Audit-Vorbereitung und kann zu Problemen bei der Nichteinhaltung führen.
- Datensicherheit: Die manuelle Speicherung vertraulicher Finanzinformationen erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff.
- Fehlende Analysen: Das Fehlen von Datenanalysetools erschwert die Erkennung von Ausgabentrends und potenziellen Kosteneinsparmöglichkeiten.
Die Modernisierung des Spesenmanagements durch digitale Lösungen kann diesen Herausforderungen begegnen, Prozesse rationalisieren, die Genauigkeit erhöhen und die Skalierung Ihres Prozesses erleichtern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
Aber wo soll man anfangen?
Planen Sie Ihren Ausgabenverwaltungsprozess
Bevor Sie Änderungen umsetzen, ist es wichtig, ein klares Verständnis Ihres bestehenden Kostenverwaltungsprozesses zu haben.
Wir empfehlen daher, zunächst Ihren aktuellen Ausgabenprozess abzubilden, um Bereiche mit Ineffizienzen und Engpässen zu identifizieren, die durch schlechte Integrationen zwischen Ihrer Ausgabenmanagementlösung und anderen Finanztools – zum Beispiel ERP-System, Buchhaltungssoftware oder Reisemanagementtools – verursacht werden.
In der Praxis umfasst dieser Schritt die Identifizierung der verschiedenen Phasen, die Geschäftsausgaben durchlaufen, von der Quittungserfassung und Speseneinreichung bis hin zur Prüfung, Genehmigung und Erstattung.
Laut einer Studie der Global Business Travel Association (GBTA) dauert die durchschnittliche Erstellung einer Spesenabrechnung etwa 18 Minuten, was für Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern, die regelmäßig Spesen einreichen, eine erhebliche Summe darstellt.
Verstehen Sie, welche Schritte menschliches Eingreifen erfordern
Als Nächstes müssen Sie verstehen, was automatisiert werden kann und welche Schritte menschliches Eingreifen erfordern. Obwohl die Automatisierung die Effizienz erheblich steigern kann, erfordern bestimmte Schritte immer noch menschliches Urteilsvermögen.
Beispielsweise ist die Prüfung der Mitarbeiterausgaben auf Einhaltung und Genauigkeit von Richtlinien ein Bereich, in dem menschliches Eingreifen von entscheidender Bedeutung ist. Obwohl in Tools wie Yokoy die künstliche Intelligenz sowohl die Schritte als auch die Logik des Prozesses automatisieren kann, gibt es immer Ausnahmen und Grenzfälle, die manuell überprüft werden sollten.
Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) berichtete, dass etwa 14 % aller Betrugsfälle am Arbeitsplatz auf Kostenerstattungsbetrug entfallen. Daher ist ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und menschlicher Aufsicht notwendig.
Um nur ein Beispiel zu nennen: Verschiedene Länder haben oft unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für verschiedene Arten von Ausgaben. In einem herkömmlichen Kostenverwaltungsprozess muss das Finanzteam die Mehrwertsteuersätze häufig manuell überprüfen, um einen genauen Berichtsprozess sicherzustellen.
Automatisierte Spesenverwaltungssysteme wie Yokoy können die Mehrwertsteuerextraktion vollständig automatisieren und gleichzeitig die Sätze auf dem neuesten Stand der länderspezifischen Regeln und Vorschriften halten.
Fenaco standardisierte sein Spesenmanagement mit Yokoy
„Mit Yokoy haben wir uns für eine einheitliche und gruppenweite Spesenmanagementlösung entschieden, die unsere unterschiedlichen Spesenprozesse auf einer Plattform vereint und organisationsübergreifend automatisiert, um die Effizienz zu steigern.“
Marianne Schluep, Head of Finance and Accounting
Verstehen Sie, was Sie automatisieren können
Die meisten Schritte im Kostenverwaltungsprozess erfordern eigentlich kein menschliches Eingreifen. In einer IT-Landschaft, in der Finanztools nicht vollständig integriert sind und Geschäftsausgaben über mehrere Systeme verwaltet werden, kann es jedoch zu schwierig sein, die Kostenverfolgung und -berichterstattung durchgängig zu automatisieren.
Die Analyse der Prozessdaten kann dabei helfen, die sich wiederholenden und regelbasierten Aufgaben zu identifizieren, die für Ihren speziellen Fall für die Automatisierung geeignet sind.
Laut einer Studie von Ardent Partners gelten beispielsweise etwa 66 % der Spesenmanagementaufgaben als „sehr geeignet“ für die Automatisierung. Yokoy-Kunden erleben jedoch eine bis zu 90 %ige Automatisierung ihrer Ausgaben- und Ausgabenverwaltung, wodurch Tausende von Stunden manueller Arbeit eingespart werden.
Bühler verarbeitet 46,7 % der Spesen innerhalb von 24 Stunden
Die Implementierung der Spend-Management-Suite von Yokoy durch die Bühler Group hat zu beeindruckenden Ergebnissen geführt. Mit Yokoy Expense wird fast die Hälfte ihrer Spesenabrechnungen innerhalb von 24 Stunden nach der Übermittlung bearbeitet.
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Generell gilt, dass die Automatisierung des Ausgabenmanagements dazu beitragen sollte, sich wiederholende manuelle Prozesse zu ersetzen, die anfällig für menschliches Versagen, Betrug, Richtlinienverstöße und andere Compliance-Probleme sind.
Anstatt beispielsweise Papierbelegen nachzujagen und Mitarbeiter zu bitten, ihre Geschäftsreisekosten in Tabellenkalkulationen einzutragen, können Sie sie mit modernen Reisekostenlösungen ausstatten, die es ihnen ermöglichen, unterwegs mit ihren Mobilgeräten ein Foto einer Quittung aufzunehmen.
Um diesen Vorgang noch weiter zu vereinfachen, können Sie Ihren Mitarbeitern intelligente Firmenkarten geben, sodass Kartentransaktionen automatisch mit den anfallenden Ausgaben abgeglichen werden. Dies gewährleistet auch die Echtzeitkennzeichnung von Richtlinienverstößen und trägt so zu einem nahezu fehlerfreien Prozess bei.
Auf die gleiche Weise können Sie, anstatt die Zeit Ihrer Finanzabteilung mit manuellen Genehmigungen und Finanzberichten zu verschwenden, eine Lösung wie Yokoy verwenden, um den Prozess der Kostenerstattung zu automatisieren, von der Prüfung von Spesenabrechnungen bis hin zur Weiterleitung der Berichte zur Genehmigung durch automatisierte Workflows.
Alle Einreichungen, die in die Spesenrichtlinie des Unternehmens fallen, sollten automatisch kategorisiert, der richtigen Kostenstelle zugeordnet und genehmigt werden, um eine rechtzeitige Erstattung der Mitarbeiter zu gewährleisten und Spesenbetrug deutlich zu reduzieren.
Yokoy Expense
Müheloses Spesenmanagement
Optimieren Sie Ihren Spesenprozess, vereinfachen Sie die Spesenabrechnung und beugen Sie Betrug vor, indem Sie auf die KI-gestützte Spesenmanagementlösung von Yokoy setzen.
Bewerten Sie Ihre IT-Landschaft und Automatisierungsbereitschaft
Überprüfen Sie Ihre bestehenden Finanzsysteme, Buchhaltungssoftware und IT-Infrastruktur. Identifizieren Sie alle potenziellen Integrationspunkte oder Kompatibilitätsprobleme, die bei der Integration einer Automatisierungslösung für das Ausgabenmanagement auftreten könnten.
Eine effektive T&E-Software sollte sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren, wie z. B. ERP-, HR-, Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssoftware. Eine nahtlose Integration wird dazu beitragen, den Datenfluss zu rationalisieren und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren.
Werfen Sie außerdem einen Blick auf die Datensicherheitsprotokolle und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens, insbesondere beim Umgang mit sensiblen finanziellen und persönlichen Daten. Stellen Sie sicher, dass das automatisierte System den für Ihre Branche und Region relevanten Datenschutzbestimmungen entspricht.
Und schließlich sollten Sie die Skalierbarkeit Ihrer aktuellen IT-Umgebung berücksichtigen. Wird die gewählte Automatisierungslösung in der Lage sein, das Wachstum Ihres Unternehmens ohne nennenswerte Unterbrechungen oder die Notwendigkeit häufiger Aktualisierungen zu bewältigen?
Checkliste
Checkliste: Voraussetzungen für eine erfolgreiche Finanztransformation
In diesem Whitepaper erörtern wir die wesentlichen Schritte für CFOs und Finanzleiter, um bewerten zu können, ob alle notwendigen Voraussetzungen für in ihrer Organisation gegeben sind, um digitale Transformationsprojekte anzustoßen.
Wählen Sie eine Softwarelösung für das Ausgabenmanagement, die Wachstum ermöglicht
Wenn Ihr Unternehmen für die Automatisierung des Ausgabenmanagements bereit ist, besteht der nächste Schritt darin, einen Anbieter auszuwählen. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, neben den Automatisierungsmöglichkeiten auch einen Anbieter zu suchen, der Sie nicht an seine Software bindet, um die bereits erwähnte Skalierbarkeit und Flexibilität zu gewährleisten.
Überprüfen Sie außerdem Folgendes:
- Die Benutzererfahrung des Tools: Bewerten Sie die Benutzerfreundlichkeit der Automatisierungslösung. Benötigen Ihre Mitarbeiter umfangreiche Schulungen, um das neue System effektiv nutzen zu können? Eine Lösung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche kann die Lernkurve verkürzen.
- Mobile Erreichbarkeit: Bewerten Sie, ob die Automatisierungslösung mobilen Zugriff bietet. Mobile Apps können es Mitarbeitern ermöglichen, Ausgaben unterwegs zu erfassen und eine rechtzeitige Übermittlung sicherzustellen.
- Technischer Support und Service: Ziehen Sie die technischen Support- und Wartungsdienste des Automatisierungslösungsanbieters in Betracht. Ein zuverlässiges Supportsystem kann bei der Fehlerbehebung helfen und alle auftretenden Probleme lösen.
- Erwarteter ROI: Bestimmen Sie den potenziellen Return on Investment (ROI) der Implementierung der gewählten Kostenautomatisierungslösung. Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen Kosten als auch die langfristigen Vorteile in Form von Zeiteinsparungen, weniger Fehlern und verbesserter finanzieller Transparenz.
Wir haben dieses Thema im folgenden Artikel ausführlich beschrieben.
Meinungsbeitrag
Maximieren Sie Ihre Rendite durch Finanztransformation
Erfahren Sie, wie Sie den ROI der Finanztransformation messen und ihren Wert effektiv kommunizieren können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen den Ansatz und die Werkzeuge, die Sie benötigen, um einen überzeugenden ROI-Case zu erstellen.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
Wie ein vollständig automatisierter Spesenverwaltungsprozess mit Yokoy aussieht
Nachdem Sie nun den theoretischen Teil kennen, sehen wir uns an, wie ein vollständig automatisierter Prozess mit einer Ausgabenmanagementlösung wie Yokoy aussieht.
Wenn Sie sich für den Implementierungsteil interessieren, schauen Sie sich unbedingt unser Whitepaper unten an, in dem Sie erfahren, wie wir globale Rollouts angehen.
Quittungserfassung
Die manuelle Erfassung und Eingabe von Belegen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit Yokoy können Sie einfach direkt in der mobilen App ein Foto einer Quittung machen oder es in die mobile oder Web-App hochladen. Alternativ können Sie die Quittung auch als E-Mail-Anhang an Yokoy weiterleiten.
Im Falle von Reisekosten berechnet die KI von Yokoy automatisch die Kilometersätze gemäß den Landesvorschriften. Die Mitarbeiter geben den Start- und Zielort ein und Yokoy erledigt den Rest. Unsere Software unterstützt Anforderungen wie die 3-Monats-Regel oder die Mitternachtsregel.
Automatisierte Spesenabwicklung
Yokoys OCR liest und extrahiert automatisch alle relevanten Informationen aus dem Beleg, und zwar mit einer sehr hohen Genauigkeitsrate. Die KI-Engine von Yokoy füllt dann die Spesenabrechnung mit allen relevanten Informationen wie Händler, Ausgabenland und -währung, Gesamtbetrag, Ausgabenkategorie und mehreren Mehrwertsteuern.
Anschließend vergleicht die App die Spesenabrechnung mit relevanten Unternehmensrichtlinien und lokalen Regulierungsrichtlinien und löst Benachrichtigungen bei potenziell betrügerischen Posten, Richtlinienverstößen und fehlenden Mehrwertsteuersätzen aus. Unser KI-Modell lernt und wird mit jeder verarbeiteten Spesenabrechnung intelligenter.
Speseneinreichung
Yokoy identifiziert automatisch die für die Ausgabe erforderlichen Genehmigungsschritte basierend auf dem Kostenobjekt oder dem Vorgesetzten. Das Tool bietet anpassbare Genehmigungsabläufe, sodass Sie mehrstufige bedingte Workflows festlegen können.
Falls es zu Richtlinienverstößen oder Compliance-Problemen kommt, benachrichtigt Yokoy den Einreicher, damit dieser die Dokumente anpassen und die Fehler beheben kann, bevor er die Spesenabrechnung einreicht. Dadurch wird die Rate an Duplikaten und Anomalien erheblich verringert und sichergestellt, dass Ihre Finanzabteilung keine Zeit mit Fehlern verschwendet, die hätten verhindert werden können.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter versucht, eine Ausgabe einzureichen, die den vorgegebenen Grenzwert überschreitet, kann das System sowohl den Mitarbeiter als auch den Vorgesetzten zur Überprüfung benachrichtigen. Durch die Automatisierung des Übermittlungsprozesses können Fehler durch die Verwendung vordefinierter Kategorien und Grenzwerte verringert werden, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe verringert wird.
Spesengenehmigung
Yokoy ermöglicht dynamische Genehmigungsworkflows für komplexe T&E-Setups und beschleunigt den Genehmigungsprozess durch die Weiterleitung von Spesenabrechnungen an die relevanten Kostenträger oder Vorgesetzten mit hierarchischer und schwellenwertbasierter mehrstufiger Eskalation.
Das System kann sicherstellen, dass Genehmigungen zeitnah eingeholt werden und kein Schritt übersehen wird. Dies führt zu schnelleren Rückerstattungen und einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit.
Automatisierte Buchung im ERP-System
Sobald die Ausgaben genehmigt wurden, müssen sie im Enterprise Resource Planning (ERP)-System des Unternehmens erfasst werden. Durch die Automatisierung können Daten nahtlos von der Spesenverwaltungsplattform an das ERP-System übertragen werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit manueller Eingabefehler verringert und Finanzteams Zeit gespart werden.
Yokoy synchronisiert sich beispielsweise automatisch mit den Stammdaten und exportiert alle Finanzbuchungen in das ERP-System, sodass Sie Ihre Bücher rechtzeitig abschließen können. Unsere Plattform verbindet sich mit führenden ERP-Systemen wie SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 und vielen mehr, wie Sie auf unserer Seite „Integrationen“ sehen können.
Gleichzeitig stellt Yokoy sicher, dass alle Belege für weitere Prüfungen im System gespeichert werden, für einfache Prüfpfade und dass verarbeitete Ausgaben gemäß den gesetzlichen Standards archiviert werden, was den Berichtsprozess vereinfacht und Sie auf stressfreie Finanzprüfungen vorbereitet.
Whitepaper
Transformation des Ausgabenmanagements im KI-Zeitalter: Ein Framework
Im heutigen Marktumfeld, in dem Unternehmen mit zunehmender Komplexität und wachsendem Wettbewerb konfrontiert sind, reicht es nicht aus, den Status quo zu wahren. Unser Whitepaper zeigt Ihnen den Weg zu einem erfolgreichen Umgang mit den Herausforderungen der modernen Finanzwelt.
Nächste Schritte
Die Skalierung Ihres Kostenmanagementprozesses ohne Erhöhung der Mitarbeiterzahl ist nicht nur möglich, sondern auch unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Effizienz in einer sich schnell entwickelnden Geschäftslandschaft.
Indem Sie verstehen, welche Schritte automatisiert werden können und welche Schritte menschliches Eingreifen erfordern, können Sie ein harmonisches Gleichgewicht erreichen, das Fehler reduziert, Zeit spart und es den Mitarbeitern ermöglicht, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
Bei Yokoy helfen wir mittelständischen und großen globalen Unternehmen dabei, ihren Reise- und Spesenmanagementprozess durchgängig zu automatisieren und ihnen so Tausende von Stunden manueller Arbeit zu ersparen. Wenn Sie sehen möchten, was Yokoy in der Praxis leisten kann, können Sie unten eine Demo buchen.
Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement
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