Hoe u uw onkostenbeheerproces kunt opschalen zonder het personeelsbestand te vergroten
- Laatst bijgewerkt: augustus 24, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Het beheer van de economie, een grundlegender van de financiële controle, kan bij de uitbreiding van een onderneming vaak een Engelse pas worden. De herausforderung besteht darin, die processen van kaliber, ohne de Mitarbeiterzahl zu erhöhen, was je hogere kosten en lichtere efficiëntie-effecten.
In deze artikelen werden strategieën voor een effectieve optimalisatie van de verkoop van een nutzung-kennis en geautomatiseerde automatiseringstechnologie onderzocht.
Veel voorkomende uitdagingen bij traditioneel onkostenbeheer
Traditioneel onkostenbeheer wordt vaak geconfronteerd met talloze uitdagingen die de efficiëntie en nauwkeurigheid van financiële tracking en rapportage kunnen belemmeren. Deze uitdagingen komen voort uit handmatige processen en verouderde methoden, wat leidt tot fouten, vertragingen en hogere kosten.
Enkele belangrijke uitdagingen zijn onder meer:
- Handmatige gegevensinvoer: het vertrouwen op handmatige gegevensinvoer verhoogt het risico op menselijke fouten, wat leidt tot onnauwkeurigheden in de onkostenregistratie.
- Beheer van bonnen: Papieren bonnen gaan gemakkelijk verloren of beschadigen, waardoor het moeilijk wordt om uitgaven te valideren en vertragingen bij de terugbetaling ontstaan.
- Knelpunten bij goedkeuring: Handmatige goedkeuringsworkflows kunnen traag zijn, waardoor vertragingen in de verwerkingskosten ontstaan en de medewerkerstevredenheid negatief wordt beïnvloed.
- Gebrek aan zichtbaarheid: Beperkt realtime inzicht in de uitgaven maakt het moeilijk om de uitgaven effectief te monitoren en weloverwogen beslissingen te nemen.
- Naleving van beleid: Het garanderen van de naleving van het onkostenbeleid wordt een uitdaging zonder geautomatiseerde controles, wat leidt tot niet-conforme uitgaven.
- Omslachtige afstemming: Het vergelijken van uitgaven met bankafschriften en facturen is tijdrovend en foutgevoelig zonder geautomatiseerde afstemming.
- Auditvoorbereiding: het handmatig bijhouden van gegevens bemoeilijkt de auditvoorbereiding en kan leiden tot niet-nalevingsproblemen.
- Gegevensbeveiliging: Het handmatig opslaan van gevoelige financiële informatie verhoogt het risico op datalekken en ongeautoriseerde toegang.
- Gebrek aan analyse: het ontbreken van tools voor gegevensanalyse belemmert het vermogen om uitgaventrends en potentiële kostenbesparende mogelijkheden te identificeren.
Het moderniseren van het onkostenbeheer via digitale oplossingen kan deze uitdagingen het hoofd bieden, processen stroomlijnen, de nauwkeurigheid vergroten en het eenvoudig maken om uw proces te schalen zonder het personeelsbestand te vergroten.
Maar waar moet je beginnen?
Breng uw onkostenbeheerproces in kaart
Voordat u wijzigingen doorvoert, is het essentieel dat u een duidelijk inzicht heeft in uw bestaande onkostenbeheerproces.
Onze aanbeveling is dus om te beginnen met het in kaart brengen van uw huidige onkostenproces om gebieden van inefficiëntie en knelpunten te identificeren die worden veroorzaakt door slechte integraties tussen uw onkostenbeheeroplossing en andere financiële hulpmiddelen, bijvoorbeeld een ERP-systeem, boekhoudsoftware of hulpmiddelen voor reisbeheer.
In de praktijk omvat deze stap het identificeren van de verschillende stadia die bedrijfskosten doorlopen, van het vastleggen van de ontvangstbewijzen en het indienen van de onkosten tot de beoordeling, goedkeuring en terugbetaling.
Volgens onderzoek van de Global Business Travel Association (GBTA) duurt het invullen van de gemiddelde onkostendeclaratie ongeveer 18 minuten, wat aanzienlijk oploopt voor bedrijven met veel werknemers die regelmatig onkosten indienen.
Begrijp welke stappen menselijke tussenkomst vereisen
Vervolgens moet u begrijpen wat geautomatiseerd kan worden en welke stappen menselijke tussenkomst vereisen. Hoewel automatisering de efficiëntie enorm kan verbeteren, vereisen bepaalde stappen nog steeds menselijk oordeel.
Het controleren van personeelskosten op naleving en nauwkeurigheid van het beleid is bijvoorbeeld een gebied waarop menselijk ingrijpen cruciaal is. Hoewel in tools als Yokoy de kunstmatige intelligentie zowel de stappen als de logica van het proces kan automatiseren, zijn er altijd uitzonderingen en randgevallen die handmatig moeten worden beoordeeld.
De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) meldde dat fraude met onkostenvergoedingen verantwoordelijk is voor ongeveer 14% van alle gevallen van beroepsfraude. Daarom is een evenwicht tussen automatisering en menselijk toezicht noodzakelijk.
Om maar één voorbeeld te geven: verschillende landen hanteren vaak verschillende tarieven van de belasting over de toegevoegde waarde (btw) voor verschillende soorten uitgaven. In een traditioneel onkostenbeheerproces moet het financiële team vaak handmatig de BTW-tarieven controleren om een accuraat rapportageproces te garanderen.
Geautomatiseerde onkostenbeheersystemen zoals Yokoy kunnen de BTW-extractie volledig automatiseren en tegelijkertijd de tarieven up-to-date houden met landspecifieke regels en voorschriften.
Fenaco standaardiseerde hun onkostenbeheer met Yokoy
“Met Yokoy hebben we gekozen voor een uniforme en groepsbrede oplossing voor onkostenbeheer die onze verschillende onkostenprocessen op één platform verenigt en deze binnen organisaties automatiseert, voor meer efficiëntie.”
Marianne Schluep, Head of Finance and Accounting
Begrijp wat u kunt automatiseren
Voor de meeste stappen in het onkostenbeheerproces is eigenlijk geen menselijke tussenkomst nodig. In een IT-landschap waarin financiële tools niet volledig geïntegreerd zijn en bedrijfsuitgaven via meerdere systemen worden beheerd, kan het echter een te grote uitdaging zijn om het bijhouden en rapporteren van uitgaven van begin tot eind te automatiseren.
Het analyseren van de procesgegevens kan helpen bij het identificeren van de repetitieve en op regels gebaseerde taken die voor uw specifieke geval geschikt zijn voor automatisering.
Volgens een onderzoek van Ardent Partners wordt bijvoorbeeld ongeveer 66% van de uitgavenbeheertaken als “zeer geschikt” beschouwd voor automatisering. Yokoy-klanten ervaren echter tot 90% automatisering in hun onkosten- en uitgavenbeheer, waardoor duizenden uren handmatig werk worden bespaard.
Buhler verwerkt 46,7% van de uitgaven binnen 24 uur
De implementatie door Bühler Group van het uitgavenbeheerpakket van Yokoy heeft tot indrukwekkende resultaten geleid. Met Yokoy Expense wordt bijna de helft van hun onkostendeclaraties binnen 24 uur na indiening verwerkt.
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Als algemene regel geldt dat automatisering van onkostenbeheer de repetitieve handmatige processen moet helpen vervangen die gevoelig zijn voor menselijke fouten, fraude, beleidsschendingen en andere compliance-problemen.
In plaats van achter papieren bonnen aan te gaan en werknemers te vragen hun zakenreiskosten in spreadsheets in te voeren, kunt u ze bijvoorbeeld uitrusten met moderne reiskostenoplossingen waarmee ze onderweg met hun mobiele apparaten een foto van een kwitantie kunnen maken.
Om dit proces nog eenvoudiger te maken, kunt u uw medewerkers een slimme bedrijfskaart geven, zodat kaarttransacties automatisch worden afgestemd op de uitgaven wanneer ze plaatsvinden. Dit zorgt er ook voor dat beleidsinbreuken in realtime worden gesignaleerd, wat bijdraagt aan een vrijwel foutloos proces.
Op dezelfde manier kunt u, in plaats van de tijd van uw financiële afdeling te verspillen met handmatige goedkeuringen en financiële rapporten, een oplossing als Yokoy gebruiken om het onkostenvergoedingsproces te automatiseren, van het beoordelen van onkostendeclaraties tot het doorsturen van de rapporten voor goedkeuring via geautomatiseerde workflows.
Alle inzendingen die binnen het onkostenbeleid van het bedrijf vallen, moeten automatisch worden gecategoriseerd, aan de juiste kostenplaats worden toegewezen en goedgekeurd, waardoor tijdige terugbetalingen aan werknemers worden gegarandeerd en onkostenfraude aanzienlijk wordt verminderd.
Yokoy Expense
Beheer moeiteloos uitgaven
Stroomlijn je onkostenbeheer, vereenvoudig onkostendeclaraties en voorkom fraude met de AI-gedreven oplossing voor onkostenbeheer van Yokoy.
Evalueer uw IT-landschap en de gereedheid voor automatisering
Controleer uw bestaande financiële systemen, boekhoudsoftware en IT-infrastructuur. Identificeer eventuele integratiepunten of compatibiliteitsproblemen die kunnen optreden bij het integreren van een automatiseringsoplossing voor onkostenbeheer.
Effectieve T&E-software moet worden geïntegreerd met uw bestaande systemen, zoals ERP-, HR-, boekhoud- en salarissoftware. Een naadloze integratie helpt gegevensstromen te stroomlijnen en handmatige gegevensinvoer te verminderen.
Kijk ook eens naar de gegevensbeveiligingsprotocollen en nalevingsvereisten van uw organisatie, vooral als het om gevoelige financiële en persoonlijke informatie gaat. Zorg ervoor dat het geautomatiseerde systeem voldoet aan de voorschriften voor gegevensbescherming die relevant zijn voor uw branche en regio.
En denk ten slotte na over de schaalbaarheid van uw huidige IT-omgeving. Zal de gekozen automatiseringsoplossing de groei van uw organisatie kunnen accommoderen zonder noemenswaardige verstoringen of de noodzaak van frequente updates?
White paper
Financiële transformatie checklist
In deze whitepaper gaan we dieper in op de essentiële stappen voor CFO’s en financiële leiders om de gereedheid van hun organisatie te beoordelen en een overtuigend argument op te bouwen voor digitale transformatie in de financiële wereld.
Kies een softwareoplossing voor onkostenbeheer die groei mogelijk maakt
Als uw organisatie klaar is voor automatisering van onkostenbeheer, is de volgende stap het kiezen van een leverancier. In principe raden wij u aan om, naast de automatiseringsmogelijkheden, op zoek te gaan naar een provider die u niet opsluit met hun software, om de eerder genoemde schaalbaarheid en flexibiliteit te garanderen.
Zorg er ook voor dat u het volgende controleert:
- De gebruikerservaring van de tool: Evalueer de gebruiksvriendelijkheid van de automatiseringsoplossing. Hebben uw medewerkers een uitgebreide training nodig om het nieuwe systeem effectief te kunnen gebruiken? Een oplossing met een intuïtieve interface kan de leercurve verkorten.
- Mobiele toegankelijkheid: Beoordeel of de automatiseringsoplossing mobiele toegang biedt. Mobiele apps kunnen werknemers in staat stellen om onderweg onkosten vast te leggen en tijdige indiening te garanderen.
- Technische ondersteuning en service: Denk aan de technische ondersteuning en onderhoudsdiensten die worden geleverd door de aanbieder van automatiseringsoplossingen. Een betrouwbaar ondersteuningssysteem kan helpen bij het oplossen van problemen en eventuele problemen oplossen.
- Verwachte ROI: Bepaal het potentiële rendement op de investering (ROI) van de implementatie van de gekozen oplossing voor onkostenautomatisering. Houd rekening met zowel de initiële kosten als de langetermijnvoordelen in termen van tijdbesparing, minder fouten en verbeterde financiële zichtbaarheid.
We hebben dit onderwerp gedetailleerd beschreven in het onderstaande artikel.
Opinie
De ROI van financiële transformatie
Leer hoe je het rendement van een digitaal transformatieproject kunt berekenen, communiceren en maximaliseren.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
Hoe een volledig geautomatiseerd onkostenbeheerproces eruit ziet met Yokoy
Nu u het theoretische gedeelte kent, gaan we kijken hoe een volledig geautomatiseerd proces eruit ziet met een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Yokoy.
Als u geïnteresseerd bent in het implementatiegedeelte, lees dan zeker onze whitepaper hieronder, waarin u ziet hoe wij de wereldwijde uitrol aanpakken.
Ontvangst vastleggen
Het handmatig verzamelen en invoeren van bonnen is tijdrovend en foutgevoelig. Met Yokoy kunt u eenvoudig rechtstreeks in de mobiele app een foto van een kassabon maken of deze uploaden naar de mobiele of webapp. Als alternatief kunt u het ontvangstbewijs ook als e-mailbijlage naar Yokoy sturen.
In het geval van reiskosten berekent de AI van Yokoy automatisch de kilometertarieven, in overeenstemming met de landelijke regelgeving. Medewerkers vullen het startpunt en de bestemming in en Yokoy doet de rest. Onze software ondersteunt vereisten zoals de 3-maandenregel of de middernachtregel.
Geautomatiseerde onkostenverwerking
De OCR van Yokoy leest en haalt automatisch alle relevante informatie uit de kassabon, met een zeer hoge nauwkeurigheid. De AI-engine van Yokoy vult vervolgens het onkostenrapport met alle relevante informatie, zoals verkoper, land en valuta van de uitgave, totaalbedrag, onkostencategorie en meerdere BTW-nummers.
Vervolgens controleert de app de onkostendeclaratie aan de hand van relevant bedrijfsbeleid en lokaal regelgevend beleid, waardoor meldingen worden geactiveerd in geval van mogelijke frauduleuze artikelen, beleidsovertredingen en ontbrekende BTW-tarieven. Ons AI-model leert en wordt slimmer bij elke verwerkte onkostendeclaratie.
Onkosten indienen
Yokoy identificeert automatisch de goedkeuringsstappen die nodig zijn voor de uitgave op basis van het kostenobject of de lijnmanager. De tool biedt aanpasbare goedkeuringsstromen, waardoor u voorwaardelijke workflows op meerdere niveaus kunt instellen.
Als er sprake is van beleidsschendingen of nalevingsproblemen, stelt Yokoy de indiener hiervan op de hoogte, zodat deze de documenten kan aanpassen en de fouten kan herstellen voordat de onkostendeclaratie wordt ingediend. Dit vermindert het aantal duplicaten en afwijkingen aanzienlijk, waardoor uw financiële afdeling geen tijd verspilt aan fouten die voorkomen hadden kunnen worden.
Als een medewerker bijvoorbeeld probeert een uitgave in te dienen die de vooraf bepaalde limiet overschrijdt, kan het systeem zowel de medewerker als de supervisor ter beoordeling hiervan op de hoogte stellen. Het automatiseren van het indieningsproces kan fouten beperken door vooraf gedefinieerde categorieën en limieten te gebruiken, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd.
Goedkeuring van onkosten
Yokoy maakt dynamische goedkeuringsworkflows mogelijk voor complexe T&E-opstellingen, waardoor het goedkeuringsproces wordt versneld door onkostendeclaraties door te sturen naar de relevante eigenaren van kostenobjecten of lijnmanagers, met hiërarchische en op drempels gebaseerde escalatie in meerdere stappen.
Het systeem kan ervoor zorgen dat goedkeuringen tijdig worden verkregen en dat geen enkele stap wordt gemist. Dit leidt tot snellere terugbetalingen en een grotere medewerkerstevredenheid.
Geautomatiseerde boeking naar ERP-systeem
Zodra de uitgaven zijn goedgekeurd, moeten ze worden vastgelegd in het Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem van het bedrijf. Automatisering kan gegevens naadloos overbrengen van het onkostenbeheerplatform naar het ERP-systeem, waardoor de kans op handmatige invoerfouten wordt verkleind en tijd wordt bespaard voor financiële teams.
Zo synchroniseert Yokoy automatisch met de stamgegevens en exporteert alle financiële boekingen naar het ERP-systeem, zodat u tijdig uw boeken kunt afsluiten. Ons platform maakt verbinding met toonaangevende ERP-systemen zoals SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 en nog veel meer, zoals u kunt zien op onze Integraties-pagina.
Tegelijkertijd zorgt Yokoy ervoor dat alle bonnen door het systeem worden opgeslagen voor verdere controles, voor eenvoudige audittrails, en dat verwerkte uitgaven worden gearchiveerd volgens de wettelijke normen, waardoor het rapportageproces wordt vereenvoudigd en u wordt voorbereid op stressvrije financiële audits.
White paper
Transformatie van uitgavenbeheer in het AI-tijdperk: een framework
In het tijdperk van door AI aangestuurde digitale transformatie raken traditionele financiële processen achterhaald.
Volgende stappen
Het opschalen van uw onkostenbeheerproces zonder het personeelsbestand te vergroten is niet alleen mogelijk, maar ook essentieel voor het behoud van de efficiëntie in een snel evoluerend bedrijfslandschap.
Door inzicht te krijgen in de stappen die kunnen worden geautomatiseerd en de stappen die menselijke tussenkomst vereisen, kunt u een harmonieus evenwicht bereiken dat fouten vermindert, tijd bespaart en werknemers in staat stelt zich te concentreren op taken met toegevoegde waarde.
Bij Yokoy helpen we middelgrote en grote internationale ondernemingen hun reis- en onkostenbeheerproces van begin tot eind te automatiseren, waardoor ze duizenden uren aan handmatig werk besparen. Wilt u zien wat Yokoy in de praktijk kan betekenen, dan kunt u hieronder een demo boeken.
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de informatiebronnen hieronder misschien nuttig.
