Wat drijft de transformatie van uitgavenbeheer? Voorlopige onderzoeksresultaten
- Last updated: juni 2, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CMO, Yokoy
Het financiële landschap evolueert voortdurend en een gebied dat een aanzienlijke transformatie heeft ondergaan, is uitgavenbeheer.
Terwijl organisaties streven naar meer efficiëntie, transparantie en kostenoptimalisatie, erkennen ze steeds meer de noodzaak om hun benadering van het beheer van bedrijfsuitgaven aan te passen.
Om inzicht te krijgen in de belangrijkste drijfveren achter deze transformatie, hebben we contact opgenomen met financiële professionals uit verschillende sectoren, regio’s en bedrijfsgroottes, en we zijn verheugd om enkele eerste inzichten te delen.
Deze vroege bevindingen bieden een kijkje in de huidige staat van uitgavenbeheer en helpen ons de trends, uitdagingen en kansen die de toekomst van uitgavenbeheer vormgeven beter te begrijpen. Laten we erin duiken.
Beoordeling van de staat van financiële transformatie - Voorlopige inzichten
Het is niet verwonderlijk dat de meerderheid van de respondenten aangeeft dat hun bedrijven momenteel een fase van digitalisering doormaken, waarin gegevens in digitaal formaat zijn (50%) of processen zijn geautomatiseerd, maar systemen en gegevens zijn geïsoleerd (13,6%). 4,5% van de respondenten zei dat hun bedrijven digitaliseringsprojecten hebben ondergaan en hun processen hebben gestroomlijnd, maar dat gegevens nog steeds reactief worden gebruikt.
Slechts 4% van de respondenten is nog niet begonnen aan hun reis naar digitale transformatie – een bevinding die in lijn is met eerdere brancherapporten. Slechts 13,6% van onze respondenten zei dat ze hun financiële functie volledig hebben getransformeerd, met CFO’s en CEO’s die de initiatieven leiden.
Maar wie loopt voorop bij het aansturen van deze verandering?
De koplopers – zij die hun financiële afdeling volledig hebben getransformeerd – behoren tot zakelijke dienstverleners en technologiebedrijven (14%), gevolgd door detailhandel en consumptiegoederen (4%). Aan de andere kant van het spectrum zijn Automotive, Bouw en Sport & Onderwijs de minst getransformeerde industriesectoren, op basis van onze voorlopige bevindingen.
Wat de voorvechters van innovatie betreft, zijn CFO’s en CEO’s de drijvende kracht achter financiële transformatieprojecten in verschillende sectoren, samen met Head of Finance en Accounting-professionals. Dezelfde besluitvormers zijn betrokken bij de softwareaankoopprocedures, CFO’s en Head of Finance worden genoemd door de meeste (57%) van onze respondenten.
Afdelingen zoals IT (33%), HR (24%) of Travel Management (5%) worden ingeschakeld vanwege hun expertise in zowel middelgrote als grote internationale ondernemingen, hoewel in internationale bedrijven met meerdere dochterondernemingen andere rollen zoals als Chief Operating Officer (9,5%) en Head of Digital Transformation (5%) zijn ook betrokken bij beslissingen over het kopen van software.
Financiële processen, nog steeds zwaar handmatig
Over software gesproken, de meeste respondenten zeiden dat ze momenteel een mix van handmatige en digitale processen gebruiken (57%) of vertrouwen op Excel (48%), waarbij 29% van de respondenten een speciale oplossing voor onkostenbeheer heeft en 14% gebruikmaakt van Invoice verwerkingssoftware ook.
Hoewel het niet verwonderlijk is om deze gemengde benaderingen met gedeeltelijk gedigitaliseerde processen te zien, valt ons wel op dat handmatige stappen nog steeds op grote schaal worden gebruikt in alle sectoren, zelfs in bedrijven waar gegevens digitaal beschikbaar zijn, waardoor de volledige realisatie van het potentieel van de financiële transformatie wordt belemmerd.
In bedrijven die nog steeds afhankelijk zijn van handmatige procedures, zijn de grootste uitdagingen waarmee financiële professionals worden geconfronteerd de inefficiënte processen (31,5%), het gebrek aan zichtbaarheid en controle over de uitgaven (21%), de tijdrovende rapportage en audits (18%) en compliant blijven (13%).
Ter vergelijking: bedrijven die al een financiële transformatie hebben ondergaan, noemen de slechte integraties tussen tools (26%), de slecht uitgevoerde implementatie (21%), het gebrek aan acceptatie (21%), het gebrek aan vaardigheden binnen hun team (21% ), en het gebrek aan begeleiding van de leverancier (15%) als belangrijkste uitdagingen na de implementatie.
Dit laat zien hoe belangrijk het is om een leverancier te kiezen met expertise in het leiden van zowel kleinschalige als wereldwijde projecten, met complexe implementatievereisten, die ook ondersteuning en training biedt na de implementatie.
Wat drijft de transformatie van uitgavenbeheerprocessen?
Dus wat zijn de drijfveren achter de transformatie van uitgavenbeheer? Waarom passen bedrijven hun processen wel of niet aan om hun bedrijfsvoering toekomstbestendig te maken?
Onze voorlopige gegevens laten zien dat over het algemeen, in alle sectoren en bedrijfsgroottes, de grootste drijfveren voor verandering zijn inefficiënte processen (71,4%), tijdrovende rapportage en audits (57%), gebrek aan inzicht in de uitgaven (52,4%) en de slechte gebruikerservaring van bestaande oplossingen (38%).
Wat interessant is om te zien, is dat de redenen achter transformatieprojecten iets anders zijn bij grote ondernemingen dan bij middelgrote.
In internationale ondernemingen worden de meeste projecten gestart vanwege inefficiëntie (37,5%), slechte bruikbaarheid of schaalbaarheid van de bestaande oplossing (25%), gebrek aan zichtbaarheid (19%), een gefragmenteerd IT-landschap en geïsoleerde datastromen (12,5%).
Aan de andere kant zijn in middelgrote bedrijven de grootste drijfveren voor de transformatie van uitgavenbeheer inefficiënte processen (59%), gebrek aan inzicht in uitgavenpatronen (18%), slechte bruikbaarheid en schaalbaarheid van de huidige oplossing (9% ), en naleving (9%).
Wat betreft bedrijven die nog niet aan hun transformatietraject zijn begonnen, zijn de belangrijkste genoemde redenen de bevredigende prestaties van bestaande oplossingen (45,5%), de prioritering van ERP-projecten (27%) en het gebrek aan budget (9%) en expertise (9%). Deze redenen zijn vergelijkbaar voor alle bedrijfsgroottes en sectoren.
Een verschuiving naar gebruikersgerichte financiële tools
Als we tot slot kijken naar de waarde die organisaties hopen te halen uit financiële transformatieprojecten, noemden de meeste van onze respondenten operationele efficiëntie (90,5%), verhoogde werknemerstevredenheid (71%), verbeterde uitgavencontrole (62%) en eenvoudigere rapportage (52,4%).
Dit komt overeen met onze algemene observaties, waaruit eens te meer blijkt dat er in de branche een verschuiving plaatsvindt naar meer gebruikersgerichte tools.
Legacy financiële software staat bekend om zijn complexiteit en gebrek aan gebruiksvriendelijkheid, wat de groeiende vraag verklaart naar moderne oplossingen die prioriteit geven aan intuïtieve interfaces en naadloze gebruikerservaringen.
Volgende stappen
Dit is nog maar het begin van het gesprek en we nodigen u uit om ook uw inzichten te delen door onze enquête hieronder in te vullen.
*De voorlopige gegevens zijn afkomstig uit verschillende sleutelsectoren, waaronder productie, bouw, auto-industrie, detailhandel, technologie/software, zakelijke dienstverlening, financiële dienstverlening/bankwezen, sport, onderwijs en marketing en reclame.
De respondenten van de enquête vertegenwoordigen diverse afdelingen zoals Finance, Travel Management, Solutions, Delivery, Operations en IT, en omvatten C-suite executives. Van de respondenten bekleedt 52% hogere functies als hoofd, directeur, VP of C-level executives. De onderzochte bedrijven zijn gevestigd in de DACH-regio, Nederland, Spanje, Portugal en het VK. In termen van bedrijfsgrootte zijn deze eerste inzichten afkomstig van kleine bedrijven (26%), middelgrote bedrijven (43%) en grote ondernemingen (31%).
Vereenvoudig je uitgavenbeheer
Gerelateerde artikelen
Als je dit artikel leuk vond, vind je de onderstaande bronnen misschien nuttig.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.