Qu’est-ce qui motive la transformation de la gestion des dépenses ? Résultats préliminaires de l’enquête
- Last updated: juin 2, 2023
- Finance transformation, Spend management
Co-founder & CMO, Yokoy
Le paysage financier est en constante évolution, et l’un des domaines qui a fait l’objet d’une transformation importante est la gestion des dépenses.
Alors que les organisations s’efforcent de gagner en efficacité, en transparence et en optimisation des coûts, elles reconnaissent de plus en plus la nécessité d’adapter leur approche de la gestion des dépenses professionnelles.
Pour mieux comprendre les principaux moteurs de cette transformation, nous avons contacté des professionnels de la finance issus de divers secteurs, zones géographiques et tailles d’entreprises, et nous sommes ravis de partager nos premières réflexions.
Ces premiers résultats offrent un aperçu de l’état actuel de la gestion des dépenses et nous aident à mieux comprendre les tendances, les défis et les opportunités qui façonnent l’avenir de la gestion des dépenses.
Plongeons dans le vif du sujet.
Évaluer l'état de la transformation financière - Perspectives préliminaires
Sans surprise, la majorité des personnes interrogées indiquent que leur entreprise traverse actuellement une phase de numérisation, où les données sont au format numérique (50 %) ou les processus sont automatisés, mais les systèmes et les données sont cloisonnés (13,6 %). 4,5 % des personnes interrogées déclarent que leur entreprise a mené des projets de numérisation et a rationalisé ses processus, mais que les données sont encore utilisées de manière réactive.
Seuls 4 % des répondants n’ont pas encore entamé leur parcours de transformation numérique – un résultat conforme aux précédents rapports du secteur. Seulement 13,6 % de nos répondants ont déclaré avoir entièrement transformé leur fonction financière, les directeurs financiers et les PDG menant les initiatives.
Mais qui est à l’avant-garde de ce changement ?
Les pionniers – ceux qui ont complètement transformé leur département financier – appartiennent aux entreprises de services aux entreprises et de technologie (14 %), suivies par le commerce de détail et les biens de consommation (4 %). À l’autre bout du spectre, l’automobile, la construction et les sports et l’éducation sont les secteurs industriels les moins transformés, d’après nos résultats préliminaires.
En ce qui concerne les champions de l’innovation, les directeurs financiers et les PDG sont les moteurs des projets de transformation de la finance dans tous les secteurs d’activité, avec le responsable des finances et les professionnels de la comptabilité. Les mêmes décideurs sont impliqués dans les procédures d’achat de logiciels, les directeurs financiers et le chef des finances étant mentionnés par la plupart (57 %) de nos répondants.
Des départements tels que l’informatique (33 %), les RH (24 %) ou la gestion des voyages (5 %), sont mis en boucle pour leur expertise dans les moyennes et grandes entreprises mondiales, bien que dans les entreprises mondiales ayant plusieurs filiales, d’autres rôles tels que le directeur de l’exploitation (9,5 %) et le responsable de la transformation numérique (5 %) soient également impliqués dans les décisions d’achat de logiciels.
Les processus financiers, encore très manuels
En parlant de logiciel, la plupart des personnes interrogées ont déclaré qu’elles utilisaient actuellement un mélange de processus manuels et numériques (57 %) ou qu’elles s’appuyaient sur Excel (48 %), 29 % des personnes interrogées ayant mis en place une solution dédiée à la gestion des dépenses et 14 % utilisant également un logiciel de traitement des factures.
S’il n’est pas surprenant de voir ces approches mixtes avec des processus partiellement numérisés, ce qui nous frappe, c’est le fait que les étapes manuelles sont encore largement utilisées dans toutes les industries – même dans les entreprises où les données sont disponibles numériquement, ce qui entrave la pleine réalisation du potentiel de la transformation financière.
Dans les entreprises qui s’appuient encore sur des procédures manuelles, les principaux défis auxquels sont confrontés les professionnels de la finance sont les processus inefficaces (31,5 %), le manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses (21 %), les rapports et les audits qui prennent du temps (18 %) et le fait de rester en conformité (13 %).
En comparaison, les entreprises qui ont déjà procédé à une transformation financière mentionnent les mauvaises intégrations entre les outils (26%), la mise en œuvre mal exécutée (21%), le manque d’adoption (21%), le manque de compétences au sein de leur équipe (21%) et le manque de conseils de la part du fournisseur (15%) comme étant leurs principaux défis après la mise en œuvre.
Cela montre à quel point il est important de choisir un fournisseur qui a de l’expertise dans la conduite de projets à petite échelle et de projets globaux, avec des exigences de mise en œuvre complexes, et qui offre également un soutien et une formation après la mise en œuvre.
Qu'est-ce qui motive la transformation des processus de gestion des dépenses ?
Quels sont donc les moteurs de la transformation de la gestion des dépenses ? Pourquoi les entreprises adaptent-elles ou non leurs processus pour assurer l’avenir de leurs opérations ?
Nos données préliminaires montrent que dans l’ensemble, quels que soient le secteur d’activité et la taille de l’entreprise, les plus grands facteurs de changement sont les processus inefficaces (71,4 %), les rapports et les audits qui prennent du temps (57 %), le manque de visibilité sur les dépenses (52,4 %) et la mauvaise expérience utilisateur des solutions existantes (38 %).
Ce qui est intéressant à voir, c’est que les raisons qui sous-tendent les projets de transformation sont légèrement différentes dans les entreprises de grande taille par rapport aux entreprises de taille moyenne.
Dans les entreprises internationales, la plupart des projets sont lancés en raison de l’inefficacité (37,5 %), de la mauvaise utilisation ou de l’évolutivité de la solution existante (25 %), du manque de visibilité (19 %) et de la fragmentation du paysage informatique et des flux de données cloisonnés (12,5 %).
D’autre part, dans les entreprises de taille moyenne, les plus grands facteurs de transformation de la gestion des dépenses sont les processus inefficaces (59 %), le manque de visibilité sur les schémas de dépenses (18 %), la faible utilisabilité et l’évolutivité de la solution actuelle (9 %), et la conformité (9 %).
Quant aux entreprises qui n’ont pas encore entamé leur parcours de transformation, les principales raisons évoquées sont les performances satisfaisantes des solutions existantes (45,5 %), la priorisation des projets ERP (27 %), et le manque de budget (9 %) et d’expertise (9 %). Ces raisons sont similaires quelle que soit la taille de l’entreprise et le secteur d’activité.
Une évolution vers des outils financiers centrés sur l'utilisateur
Enfin, si nous examinons la valeur que les organisations espèrent retirer des projets de transformation financière, la plupart de nos répondants ont mentionné l’efficacité opérationnelle (90,5 %), l’augmentation de la satisfaction des employés (71 %), l’amélioration du contrôle des dépenses (62 %) et la facilitation de la production de rapports (52,4 %).
Cela correspond à nos observations générales, montrant une fois de plus qu’il y a un changement dans l’industrie vers des outils plus centrés sur l’utilisateur.
Les logiciels financiers hérités sont connus pour leur complexité et leur manque de convivialité, ce qui explique la demande croissante de solutions modernes qui donnent la priorité aux interfaces intuitives et aux expériences utilisateur transparentes.
Conclusion
Ce n’est que le début de la conversation, et nous t’invitons à partager tes idées en répondant à notre enquête ci-dessous.
*Les données préliminaires proviennent de divers secteurs clés, notamment l’industrie manufacturière, la construction, l’automobile, la vente au détail, la technologie/les logiciels, les services aux entreprises, les services financiers/la banque, les sports, l’éducation et le marketing et la publicité.
Les répondants à l’enquête représentent divers départements tels que la finance, la gestion des voyages, les solutions, la livraison, les opérations et l’informatique, et comprennent des cadres supérieurs. Parmi les répondants, 52 % occupent des postes de direction en tant que chef, directeur, vice-président ou cadres de niveau C. Les entreprises interrogées sont situées dans la région DACH, aux Pays-Bas, en Espagne, au Portugal et au Royaume-Uni. En termes de taille d’entreprise, ces premiers aperçus proviennent de petites entreprises (26 %), d’entreprises de taille moyenne (43 %) et de grandes entreprises (31 %).
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