Yokoy publie « Workflow Designer » : Configurer les processus d’approbation dans la gestion des dépenses par glisser-déposer
- février 2, 2024
Zurich, le 1er février 2024 – Yokoy, fournisseur d’une plateforme de gestion des dépenses pilotée par l’IA pour les moyennes et grandes entreprises, a présenté sa dernière fonctionnalité appelée « Workflow Designer » lors du premier événement de lancement annuel au Google Campus Europaallee à Zurich cette semaine. Devant un public de cadres financiers triés sur le volet, Yokoy a dévoilé l’outil intuitif de glisser-déposer qui permet aux organisations de créer et de mettre à jour des flux d’approbation complexes et des exigences particulières pour les factures et les dépenses dans une interface visuelle sans codage en dur. Cette nouvelle fonctionnalité est disponible sur la plateforme Yokoy pour tous les produits, y compris la gestion des dépenses, le traitement des factures et les cartes de crédit d’entreprise.
« Le Workflow Designer est une nouvelle étape dans l’évolution des départements financiers vers un avenir sans contact avec notre technologie. La nécessité de ramasser physiquement les reçus devrait être réduite au minimum », déclare Philippe Sahli, PDG et cofondateur de Yokoy. « Plus les clients peuvent utiliser intuitivement les fonctions de l’IA abstraite, plus elle sera utilisée fréquemment, plus elle pourra apprendre en continu et moins la charge de travail des employés sera importante. »
Les flux de travail définis par l’utilisateur font déjà partie intégrante de la plateforme axée sur l’IA de Yokoy. La nouvelle fonctionnalité révolutionne la façon dont les entreprises conçoivent et gèrent les flux d’approbation complexes. Elle signifie la fin des processus lourds et conduit à des délais de mise en œuvre plus courts et à un effort de support réduit : les clients peuvent désormais effectuer leurs configurations de manière indépendante : L’approche sans code leur permet de personnaliser leurs flux de travail individuels dans une interface utilisateur graphique (GUI) par glisser-déposer sans aucune connaissance en programmation.
"Le Workflow Designer est une nouvelle étape dans l'évolution des départements financiers vers un avenir sans contact avec notre technologie. La nécessité de ramasser physiquement les reçus devrait être réduite au minimum."
Flux de travail d'approbation complexes et personnalisables à tout moment
Les flux d’approbation complexes ont un impact sur les processus d’entreprise à bien des égards et peuvent entraîner des délais de traitement plus longs, des coûts plus élevés en raison de l’intervention manuelle, des problèmes de conformité potentiels et des difficultés à suivre les documents. La plateforme Yokoy permet de créer différents flux d’approbation pour différentes entités ou types de documents (notes de frais / factures fournisseurs). Les possibilités de mise en œuvre de différents flux de travail vont des approbations basées sur les fournisseurs avec routage automatique pour vérification aux flux de travail basés sur les unités de coût. Dans ce dernier cas, par exemple, les factures sont approuvées automatiquement si elles sont inférieures à un certain seuil.
Un exemple pratique : au début du projet, un approbateur autorisé devait vérifier les reçus à partir de 30 euros ; aujourd’hui, ce seuil devrait être de 100 euros. Auparavant, un ticket de support devait être ouvert pour cet ajustement, maintenant cela peut être fait par glisser-déposer.
Autre cas de figure : si la facture correspond à un document de commande, le client souhaite contourner le processus d’approbation : Si la facture correspond à un document de commande, le client souhaite passer outre le processus d’approbation. En l’absence de document de commande, la facture doit être approuvée automatiquement sur la base du fournisseur. Si cela n’est pas possible, le propriétaire du centre de coûts doit procéder à l’approbation.
La combinaison de différents processus d’approbation ou d’acheminements spéciaux basés sur certaines conditions permet une adaptation encore plus fine aux besoins individuels d’une entreprise. En outre, la plateforme permet de définir clairement les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante dans le processus d’approbation, minimisant ainsi le risque d’approbations redondantes ou contradictoires.
La plateforme de Yokoy, pilotée par l’IA, établit ainsi de nouvelles normes en matière de conception flexible et efficace des flux de travail d’approbation, contribuant de manière décisive à l’optimisation des processus d’entreprise.
Yokoy combine les cartes de crédit d’entreprise intelligentes, la gestion des dépenses et le traitement des factures en une seule plateforme pilotée par l’IA. La technologie IA de Yokoy « lit » les données, les affecte aux catégories correctes et les relie à la note de frais correspondante. Elle apprend en permanence. Grâce à Yokoy, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts de traitement des transactions de plus de 95 %.
Contexte technique : comment ça marche
L’interface utilisateur ressemble à un tableau blanc numérique avec des lignes et des nœuds, ce qui permet de représenter clairement des processus complexes avec des variantes, des flux parallèles ou des répétitions. Les nœuds marquent les points où quelque chose se produit. Ils offrent une série d’options qui peuvent être simplement glissées et déposées dans le diagramme et reliées logiquement aux autres éléments.
Les nœuds suivants sont disponibles :
- Les nœuds de statut indiquent le statut de la facture (nouvelle, brouillon, en cours de révision, etc.) et peuvent être liés à des nœuds de condition. Les actions découlant d’un statut doivent être spécifiées avec précision, par exemple « nécessite une révision ».
- Les nœuds de condition agissent comme des gardes, représentent des opérateurs logiques et renvoient les valeurs vrai ou faux en fonction de la réalisation de certaines conditions. Ils peuvent être liés à des nœuds de statut, comme dans l’exemple de l’approbateur autorisé.
- Les nœuds d’activité représentent des points qui exécutent des actions, traitent des entrées et génèrent des sorties pour d’autres nœuds. Ils peuvent être liés à des nœuds de statut, des nœuds de condition et des nœuds complexes. Des options supplémentaires telles que « Avez-vous besoin d’un approbateur ? » offrent des options de personnalisation flexibles, par exemple pour les approbations d’unités de coûts en assignant une personne qualifiée avec des propriétés spécifiques pour approuver un certain processus.
