Donner la priorité à la satisfaction des employés : les arguments en faveur d’une meilleure expérience utilisateur dans les outils financiers
- Last updated: juin 3, 2023
- Employee satisfaction
Co-founder & CCO, Yokoy
Le monde de la finance évolue rapidement, avec des technologies perturbatrices et des attentes changeantes des consommateurs qui remodèlent le paysage. Pourtant, malgré ces changements, de nombreux outils financiers restent bloqués dans le passé, avec une expérience utilisateur et une interface médiocres.
Bien que cela ne semble pas être une question urgente à régler, le niveau de satisfaction des employés du service des finances suggère le contraire.
(In)satisfaction des employés au sein du service financier
Selon un rapport de reclaim.ai en 2022, les professionnels de la finance sont parmi les plus insatisfaits de leur rôle.
Non seulement ils font partie des trois départements les plus surchargés de travail, avec une semaine de travail moyenne de 48,4 heures, mais ils signalent également les taux d’épuisement professionnel les plus élevés, avec 73,1 % en 2022 contre 81,7 % en 2021.
Bien sûr, cela fait quelques mois que les données ont été collectées en octobre 2022, ces chiffres peuvent donc avoir légèrement changé. Mais cela ne signifie pas que le sujet doit être ignoré.
Alors, qu’est-ce qui cause l’insatisfaction accrue des employés du service des finances ?
Selon l’enquête, les trois principaux facteurs de stress pour les professionnels de la finance sont :
- Le manque de temps pour un travail ciblé (83,3 %),
- Le manque d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le manque de temps libre (58,3 %), et
- Fatigue de notification et de distraction (50 %)
Étonnamment, ce ne sont pas les longues heures de travail qui causent le plus de frustration. Selon les répondants de cette enquête, le plus grand facteur de stress est le manque de temps pour un travail ciblé, auquel contribuent grandement des outils obsolètes et des processus inefficaces.
La commutation constante entre les outils, la poursuite des reçus et des employés, le mélange d’étapes manuelles et numériques dans les processus financiers – toutes ces petites mais ennuyeuses inefficacités peuvent interrompre l’attention des employés des finances, affectant leur satisfaction au travail, leur bien-être et, finalement, performances également.
La plupart de ces facteurs sont relativement faciles à corriger.
En adoptant des outils modernes et en réinventant les processus traditionnels, les responsables financiers peuvent permettre à leurs équipes de travailler plus efficacement. Cela peut conduire non seulement à une productivité plus élevée, mais également à des employés plus engagés et satisfaits et à des taux de rétention plus élevés.
Cependant, nous comprenons que le changement peut être intimidant pour de nombreuses organisations et que les responsables financiers peuvent hésiter à faire le saut dans l’inconnu.
Dans cet article, nous allons donc examiner de plus près comment les entreprises peuvent résoudre efficacement le problème de l’expérience et de la satisfaction des employés. Plongeons-nous !
Du changement de contexte à l'ennui : les causes profondes de l'insatisfaction des employés de la finance
Un facteur qui contribue au mécontentement des employés de la finance est le changement constant de contexte qu’ils doivent faire.
Cela est particulièrement vrai dans les grandes organisations, où les professionnels de la finance doivent jongler avec plusieurs tâches simultanément, telles que la gestion des budgets, l’examen des dépenses et le traitement des factures.
Le niveau élevé de multitâche impliqué, ainsi que les processus disjoints causés par des systèmes cloisonnés et des intégrations mal exécutées peuvent entraîner du stress et de l’épuisement professionnel, ce qui entraîne finalement une baisse de la productivité, une diminution de la satisfaction au travail et un roulement élevé des employés.
De plus, dans les entreprises mondiales, les professionnels de la finance doivent naviguer à travers de nombreuses règles et réglementations locales, ajoutant une couche supplémentaire de complexité à leur charge de travail. La nécessité de se concentrer sur les détails lors de l’examen des dépenses ou du traitement des factures peut être à la fois chronophage et frustrante, en particulier lorsque ce processus est effectué manuellement.
Enfin, un autre facteur pouvant contribuer à l’insatisfaction des employés de la finance est le caractère répétitif et souvent banal des tâches qu’ils accomplissent.
Malgré les progrès de la technologie et de la numérisation, de nombreux processus financiers impliquent toujours un mélange de tâches manuelles et numériques, ce qui peut représenter une perte de temps et d’efforts considérable. Cela peut entraîner de l’ennui, de la frustration et, en fin de compte, une diminution de la satisfaction des employés.
Pourquoi tout cela devrait-il être important, cependant?
Parce que la performance financière d’une organisation, l’expérience client et la satisfaction client sont toutes influencées par la culture d’entreprise et par le degré d’engagement des employés. Les responsables financiers doivent se soucier autant de leur capital humain que des résultats de l’entreprise, car au final, toutes les petites insatisfactions s’additionnent.
Maintenant, ce que nous voyons souvent, c’est que les entreprises essaient d’équilibrer la mauvaise expérience des employés avec des incitations et un environnement de travail accueillant. Malheureusement, de telles mesures ne résolvent pas la cause profonde du problème et ne contribuent pas vraiment à une rentabilité plus élevée à long terme.
Ainsi, pour relever ces défis, les organisations doivent commencer par corriger les bases : remplacer leurs outils financiers obsolètes par des logiciels modernes, faciles à utiliser et intuitifs qui suppriment les silos système, rationalisent les processus et éliminent les tâches manuelles répétitives.
Pourquoi les outils financiers ne tiennent-ils pas compte de l'expérience utilisateur et de la satisfaction des employés ?
"Les équipes financières doivent souvent travailler avec plusieurs systèmes qui ne s'intègrent pas, ce qui entraîne une expérience fragmentée et déroutante. Cela peut rendre difficile la recherche des informations dont vous avez besoin et l'exécution rapide des tâches."
Les outils financiers hérités ont historiquement donné la priorité aux fonctionnalités par rapport à l’expérience utilisateur, ce qui a entraîné de mauvaises expériences pour les émetteurs et les approbateurs.
Alors que les employés ne peuvent interagir qu’avec ces outils lors de la soumission des dépenses, les professionnels de la finance doivent gérer quotidiennement des processus inefficaces et des silos de systèmes.
Jusqu’à récemment, la mauvaise UX des outils financiers était acceptée comme une évidence, et peu d’efforts étaient faits pour l’améliorer. Mais à mesure que les employés se sont habitués aux interfaces intuitives et conviviales des outils et logiciels B2C, leurs attentes pour une meilleure expérience utilisateur sur le lieu de travail ont augmenté.
Les employés attendent le même niveau de simplicité et de facilité d’utilisation dans leurs outils de travail que dans leur vie personnelle.
Personne ne veut passer de la commande d’un Uber et de la livraison de ses courses à domicile en un clic, à la navigation dans des systèmes alambiqués et au basculement entre les tâches manuelles et numériques pour simplement soumettre une facture dans un outil de reporting des dépenses.
Cela met la pression sur les organisations pour qu’elles fournissent des outils non seulement fonctionnels, mais également conviviaux et engageants. Les employés qui sont frustrés par les outils qu’ils doivent utiliser seront probablement moins productifs, moins engagés et moins satisfaits de leur travail.
Le problème est aggravé lors des clôtures de fin de mois et de fin de trimestre, lorsque la pression est élevée, et que de petites frustrations peuvent rapidement s’accumuler jusqu’au point de rupture. Les employés peuvent précipiter les tâches administratives, ce qui entraîne des erreurs et une charge de travail supplémentaire pour les équipes financières qui doivent les chasser.
Pour relever ces défis, les organisations doivent donner la priorité à l’expérience utilisateur et à la satisfaction des employés dans leurs outils financiers. Cela signifie investir dans des interfaces conviviales, intégrer des systèmes disparates et rationaliser les processus pour réduire la frustration et augmenter la productivité.
Livre blanc
Transformation de la gestion des dépenses à l’ère de l’IA : un cadre
À l’ère de la transformation numérique axée sur l’IA, les processus financiers traditionnels deviennent obsolètes.
Ce que les responsables financiers peuvent faire pour améliorer la satisfaction des employés
Voici quelques mesures que les responsables financiers peuvent prendre pour améliorer la satisfaction des employés à l’égard des outils financiers.
Expérience de soumission : IA et cartes d'entreprise intelligentes
Pour les expéditeurs, éloignez-vous des outils basés sur l’OCR et adoptez une technologie moderne basée sur l’IA qui élimine le besoin d’intervention manuelle.
Un exemple est les cartes d’entreprise à puce qui sont connectées à un outil central de gestion des dépenses adapté aux mobiles. Cela permet aux employés de soumettre facilement des dépenses en déplacement, sans avoir besoin de saisie manuelle de données ou de reçus papier.
La saisie manuelle des données peut être un processus fastidieux et chronophage pour les employés, entraînant frustration et erreurs. En adoptant des outils basés sur l’IA qui automatisent la capture de données, les employés peuvent gagner du temps et se concentrer sur des tâches plus importantes.
Expérience approbateur : un outil central et des données en temps réel
Pour les approbateurs, rationalisez les outils pour éviter le changement de contexte et choisissez des outils avec une bonne expérience d’approbateur/administrateur. Cela signifie sélectionner des outils qui s’intègrent à d’autres systèmes et fournissent une interface conviviale permettant aux approbateurs d’examiner et d’approuver les dépenses.
Une bonne expérience d’approbateur est essentielle pour s’assurer que les dépenses sont approuvées en temps opportun. Si le processus d’approbation est trop complexe ou prend trop de temps, cela peut entraîner des retards et de la frustration pour les employés et les équipes financières.
Pour les émetteurs et les approbateurs, choisissez des outils qui utilisent l’IA pour automatiser à la fois la logique et les étapes du processus, afin de réduire la charge mentale des professionnels de la finance et des employés.
Cela peut inclure l’automatisation de processus tels que la catégorisation des dépenses et les calculs de remboursement, ainsi que la fourniture de notifications et de rappels intelligents pour garantir que les tâches sont terminées à temps.
Enfin, assurez-vous d’équiper votre équipe financière d’un logiciel capable de lui donner un contrôle total et une visibilité en temps réel.
En automatisant les processus manuels, vous pouvez réduire le risque d’erreurs et libérer les professionnels de la finance pour qu’ils se concentrent sur des tâches plus stratégiques. Cela peut finalement conduire à de meilleurs résultats commerciaux et à une meilleure satisfaction des employés.
Tout rassembler : l'expérience Yokoy
Maintenant, imaginez un scénario où les outils financiers sont conçus avec le confort de l’utilisateur à l’esprit. Chaque étape du processus est optimisée et rationalisée pour une efficacité maximale, et les employés peuvent soumettre leurs dépenses en toute simplicité et sans aucune intervention manuelle.
Chez Yokoy, l’expérience de l’utilisateur est une priorité absolue, reflétée dans les décisions de conception et d’ingénierie. Voici quelques exemples de la manière dont nous abordons les problèmes causés par des outils financiers obsolètes.
EXPÉRIENCE UTILISATEUR
L’interface utilisateur de Yokoy est intuitive et simple, ce qui permet aux employés de soumettre facilement leurs dépenses rapidement et sans aucune complication.
CONVIVIALITÉ MOBILE
Yokoy est conçu pour fonctionner sur n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur de bureau ou d’un téléphone portable, offrant une flexibilité maximale aux employés en déplacement.
L'AUTOMATISATION PAR L'IA
Yokoy automatise jusqu’à 90 % du processus de gestion des dépenses, réduisant ainsi le besoin d’interventions manuelles et libérant un temps précieux pour que les équipes financières puissent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
De plus, notre moteur d’intelligence artificielle détecte les erreurs, les doublons et les valeurs aberrantes, évitant ainsi aux professionnels de la finance de vérifier manuellement les reçus et les factures ligne par ligne ou article par article.
INTÉGRATIONS
Yokoy s’intègre de manière transparente à d’autres outils financiers populaires, tels que les logiciels de comptabilité, les outils de gestion des voyages et les systèmes RH, ce qui en fait une solution flexible et évolutive.
ANALYSE ET RAPPORTS EN TEMPS RÉEL
Yokoy fournit des analyses détaillées sur toutes les dépenses soumises, donnant aux équipes financières une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur les dépenses de leur entreprise. Cela aide les équipes financières à identifier rapidement les domaines nécessitant une optimisation et à prendre des décisions éclairées.
En conclusion, avec Yokoy, l’expérience est au cœur de chaque décision prise, et cela se reflète dans sa conception, ses fonctionnalités et ses capacités d’intégration.
Le résultat est une solution qui offre une efficacité, une flexibilité et une évolutivité maximales, permettant aux équipes financières de travailler plus intelligemment et plus efficacement.
Prochaines étapes
Investir dans des outils financiers conviviaux et efficaces peut nécessiter un coût initial, mais les avantages d’une productivité accrue, de l’engagement des employés et de la réussite globale de l’entreprise en font un investissement rentable.
Si vous souhaitez voir ce que Yokoy peut faire pour votre équipe financière, vous pouvez réserver une démo ci-dessous.
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