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Gestion des remboursements de frais à grande échelle : Défis et meilleures pratiques

Last updated: juin 3, 2023

Travel and expense management

Vishnuram Muthuraman

Product Marketing

La gestion des remboursements de frais des employés dans les grandes entreprises à entités multiples est particulièrement difficile en raison de plusieurs facteurs.

Tout d’abord, les grandes entreprises ont beaucoup d’employés qui ont besoin d’être remboursés. Cela signifie qu’il y a de nombreuses transactions et beaucoup de paperasse à suivre.
Deuxièmement, il peut y avoir des politiques de remboursement, des processus d’approbation et des systèmes comptables différents pour chaque entité et chaque service, ce qui peut entraîner des erreurs et des retards.
Troisièmement, les employés qui voyagent beaucoup ont du mal à gérer les notes de frais, à suivre les dépenses, à respecter les politiques de l’entreprise et les réglementations fiscales.
Enfin, les grandes entreprises ont généralement des règles plus strictes et des audits pour s’assurer qu’elles respectent les réglementations et les politiques, ce qui peut ajouter encore plus de complexité au processus de remboursement.

En raison de ces défis, certaines organisations hésitent à automatiser leur processus de remboursement des frais, car elles craignent que l’automatisation ne rende le processus plus compliqué et ne réduise le contrôle qu’elles en ont.

Dans cet article, nous allons donc examiner de plus près comment les grandes entreprises peuvent relever ces défis, et nous partagerons quelques bonnes pratiques pour aider à rendre le processus plus efficace tout en respectant les réglementations.

Types de dépenses remboursables les plus courants

Commençons par clarifier les différents types de dépenses remboursables et les considérations liées à la gestion et au traitement de ces remboursements.

Frais de voyage

Le remboursement des frais de voyage couvre généralement un large éventail de dépenses liées aux voyages d’affaires, depuis les coûts des billets d’avion, des billets de train, des transports en commun et des taxis jusqu’à l’hébergement, les repas et les autres frais accessoires encourus lors des déplacements professionnels.

Maintenant, note que certaines entreprises ont des politiques différentes pour les frais de voyage tels que ceux décrits ci-dessus, et les frais de transport associés à l’utilisation du véhicule de l’entreprise ou du véhicule personnel. Ces questions sont abordées dans la section suivante.

Remboursement du kilométrage

Dans la plupart des pays et des entreprises, les employés reçoivent un remboursement lorsqu’ils se déplacent à des fins professionnelles, de sorte que l’utilisation d’un véhicule personnel ou d’entreprise pour de tels déplacements est considérée comme une dépense professionnelle légitime.

Ainsi, bien que le remboursement des frais kilométriques et le remboursement des frais de déplacement soient tous deux conçus pour couvrir les coûts associés aux déplacements professionnels, la principale différence est que le remboursement des frais kilométriques se concentre spécifiquement sur les coûts encourus pour la distance parcourue en utilisant un véhicule de société ou un véhicule personnel.

Le montant du remboursement est souvent basé sur un taux kilométrique standard fixé par l’organisation ou le gouvernement local. Outre le coût du carburant, le montant du remboursement des frais kilométriques peut également couvrir les frais d’entretien et le coût de dépréciation du véhicule.

Il existe deux façons de calculer le remboursement des frais kilométriques : le taux fixe et le taux complexe.

La méthode du taux fixe pour le remboursement des kilomètres est la plus courante. En gros, tu calcules la distance parcourue et tu la multiplies par un taux fixe par kilomètre ou par mile. Cela signifie que chaque kilomètre parcouru est remboursé au même taux, quoi qu’il arrive. Par exemple, une entreprise peut utiliser un taux fixe de 0,50 $ par mille pour tous les frais de kilométrage.

En revanche, un taux complexe prend en compte divers facteurs qui peuvent avoir un impact sur le coût des déplacements, comme le type de véhicule, le prix du carburant, les frais d’entretien et d’autres dépenses. Le taux de remboursement peut être différent selon le type de véhicule ou selon l’objet du déplacement. Par exemple, une entreprise peut utiliser un taux complexe plus élevé pour les véhicules électriques et moins élevé pour les véhicules plus anciens et moins économes en carburant.

La principale différence entre le taux fixe et le taux complexe est que le taux fixe offre une méthode de remboursement plus simple et plus directe qui ne tient pas compte des circonstances particulières, tandis que le taux complexe est une approche plus adaptée qui prend en compte divers facteurs susceptibles d’avoir un impact sur le coût du voyage.

Remboursement des repas

Le remboursement des repas est un type de dépense courant que les employés peuvent encourir lorsqu’ils sont en voyage d’affaires ou qu’ils travaillent de longues heures. Ces dépenses peuvent inclure le coût des repas d’affaires dans les restaurants, les cafés ou les hôtels.

La façon dont les organisations remboursent les employés pour ces dépenses peut varier en fonction de leurs politiques. Dans certains cas, en fonction des exigences réglementaires du pays, les entreprises peuvent fournir une indemnité journalière pour couvrir les frais de repas lorsque les employés voyagent pour le travail.

D’autre part, les organisations peuvent demander aux employés de présenter des reçus pour les frais de repas et rembourseront le coût réel du repas jusqu’à une certaine limite de dépenses. Dans ce cas, les employés doivent faire le suivi de leurs frais de repas et soumettre les reçus avec leurs notes de frais.

Il peut également y avoir des restrictions sur les types de repas qui peuvent être remboursés. Par exemple, certaines entreprises peuvent stipuler que les repas coûteux ou chics, ou les repas avec de l’alcool, ne peuvent pas être remboursés. Dans de tels cas, les employés peuvent avoir à obtenir une autorisation préalable ou à fournir une raison valable pour ce dépassement de budget.

Quelles que soient les règles, les entreprises doivent s’assurer qu’elles respectent les lois fiscales et doivent conserver de bons dossiers et documents pour prouver que les dépenses ont été effectuées à des fins professionnelles en cas d’audit.

Lump sums / Indemnités journalières

Un taux forfaitaire ou per diem fait référence à un montant quotidien fixe qu’un employé reçoit pour couvrir ses repas, son hébergement et ses frais accessoires lorsqu’il voyage pour le travail.

Le taux journalier est généralement basé sur l’endroit où l’employé voyage et est censé couvrir les dépenses raisonnables de l’employé pour la journée. Cette approche constitue un moyen simple et cohérent de rembourser les employés pour leurs repas sans qu’ils aient à présenter des reçus ou à faire le suivi de leurs dépenses.

Cependant, il est important de noter que les remboursements forfaitaires peuvent ne pas être appropriés pour tous les types de dépenses, car ils peuvent être moins transparents et ne pas fournir un contrôle ou une surveillance adéquats sur l’utilisation des fonds.

Les sommes forfaitaires ont tendance à être payées soit en raison d’exigences légales dans certains pays et / ou par préférence de l’entreprise. Le calcul des montants des indemnités journalières tend à être différent d’un pays à l’autre, tout comme le montant et la logique de la déduction.

Si l’employé a déjà été payé pour le repas par l’entreprise, par exemple si le petit déjeuner était déjà inclus dans le logement, les employés doivent déduire ces indemnités pour le repas ou pour la journée.

Les taux d’indemnités journalières peuvent être avantageux pour les organisations, car ils permettent de simplifier le processus de remboursement, d’éliminer la nécessité pour les employés de suivre les dépenses individuelles et de réaliser des économies pour l’organisation si le taux d’indemnités journalières est fixé à un montant inférieur à celui des dépenses réelles engagées par l’employé.

Tous ces types de dépenses professionnelles peuvent être automatisés dans une plus large mesure grâce aux technologies d’IA et d’apprentissage automatique intégrées aux logiciels de gestion des dépenses – cela permet d’économiser du temps et de l’argent pour les professionnels de la finance, les employés et pour les entreprises.

Tant la déclaration des dépenses liées à l’entreprise que la soumission des demandes de remboursement peuvent être automatisées avec un logiciel de gestion des dépenses.

Frais de réception

Les frais de réception sont les types de dépenses les plus courants, les employés peuvent soumettre des reçus de dépenses et recevoir des remboursements.

Ce type de dépenses peut se produire non seulement lors d’un voyage d’affaires, mais aussi lors de dépenses de gestion de bureau, de dîners ou de déjeuners d’équipe ou de tout autre type de dépense unique qui ne se produit qu’une seule fois et ne fait pas nécessairement partie d’un voyage d’affaires.

Défis dans le processus de remboursement des frais des employés.

Maintenant que nous avons clarifié les types de dépenses qui peuvent être remboursées, examinons les principaux défis auxquels les grandes entreprises sont confrontées lorsqu’elles remboursent leurs employés.

Processus manuel et laborieux

L’un des plus grands défis du processus de remboursement des frais des employés est sa nature manuelle et chronophage. La gestion des reçus sur papier, la saisie manuelle des données et le suivi à l’aide d’une feuille de calcul peuvent être lourds et sujets à des erreurs.

Selon une enquête menée par PayStream Advisors, 47 % des entreprises utilisent encore des processus de gestion des dépenses manuels ou sur papier. Cela peut entraîner des retards dans le processus de remboursement, ce qui peut provoquer le mécontentement des employés et affecter leur productivité.

Manque de visibilité et de contrôle

Un autre défi majeur dans le processus de remboursement des frais des employés est le manque de visibilité et de contrôle sur l’ensemble du processus.

Dans de nombreux cas, les équipes financières comptent sur les employés pour soumettre leurs dépenses et leurs reçus, ce qui peut entraîner un manque de contrôle sur les dépenses de l’employé. Il peut donc être difficile de fixer des limites et de suivre les dépenses, ainsi que d’assurer la conformité avec les politiques et les réglementations de l’entreprise, ce qui nous amène au défi suivant : le risque d’erreurs et de fraudes.

Risque d'erreur et de fraude

Le traitement des dépenses des employés est particulièrement difficile dans les grandes entreprises ayant plusieurs entités, surtout si les employés sont basés dans plusieurs pays ou si la société opère dans des juridictions aux lois fiscales complexes.

La non-conformité peut entraîner des conséquences juridiques et financières pour la société, ce qui conduit alors à faire de la conformité une priorité absolue. La nature manuelle du processus, combinée au manque de visibilité et de contrôle, peut créer des opportunités pour les employés de soumettre des notes de frais inexactes ou frauduleuses.

Par exemple, des infractions à la politique peuvent se produire lorsqu’un reçu est soumis deux fois, qu’un employé réclame un mauvais forfait journalier, qu’il dépense au-delà d’une certaine limite ou qu’il achète quelque chose qui n’entre pas dans le cadre de la politique de remboursement.

Avec un logiciel de gestion des dépenses comme Yokoy, les entreprises peuvent détecter les soumissions en double, les fraudes et les manquements à la politique, et même calculer automatiquement les montants forfaitaires en fonction de l’entité. Cela réduit le risque de fraude et de violation des politiques dû aux erreurs humaines.

Complexité due au volume

À mesure que les entreprises deviennent plus grandes, leurs politiques de dépenses et leurs processus d’approbation deviennent plus compliqués, ce qui complique la tâche des employés qui doivent soumettre leurs dépenses correctement et à temps.

Le volume élevé des notes de frais des employés ajoute à la complexité, ce qui en fait une tâche chronophage et gourmande en ressources pour les équipes financières, ce qui peut entraîner des retards et des erreurs dans les remboursements.

Pour simplifier le processus, les grandes entreprises peuvent mettre en place des politiques de dépenses rationalisées et des outils de gestion des dépenses qui réduisent la charge de travail des équipes financières et facilitent la soumission des dépenses par les employés, tout en réduisant les coûts pour l’entreprise.

Livre blanc

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Comment les entreprises peuvent-elles s’adapter ?

Meilleures pratiques pour automatiser le processus de remboursement des frais.

Maintenant que nous avons abordé les types de dépenses qui peuvent être remboursées et les défis courants auxquels sont confrontées les grandes entreprises dans ce processus, examinons les moyens pratiques de simplifier et de rationaliser les remboursements de frais des employés.

1. Établir le processus

La première meilleure pratique consiste à cartographier le processus de remboursement des frais.

Cartographier ce processus consiste à documenter toutes les étapes depuis la soumission des dépenses jusqu’à l’approbation et au remboursement. Cela aide les organisations à identifier les zones d’inefficacité et à déterminer où l’automatisation peut être la plus efficace.

Pour cartographier efficacement le processus, les entreprises doivent commencer par identifier toutes les parties prenantes impliquées dans le processus de remboursement des frais. Une fois que toutes les parties prenantes ont été identifiées, les entreprises peuvent alors commencer à documenter les étapes spécifiques du processus pour chaque partie prenante.

Par exemple, le processus d’un employé qui soumet une dépense peut comprendre la capture d’un reçu ou d’une facture, le remplissage d’une note de frais et la soumission de la note à son responsable pour approbation.
Le processus du responsable peut comprendre l’examen et l’approbation de la note de frais, la transmission de la note au service financier pour remboursement et la communication d’informations à l’employé si nécessaire.
Le processus de l’équipe financière peut consister à vérifier la dépense par rapport aux politiques de l’entreprise et à la politique réglementaire locale, à exporter les taux de TVA, à rembourser l’employé et à enregistrer le remboursement dans le logiciel financier de l’entreprise.

En cartographiant l’ensemble du processus en détail, les entreprises peuvent mieux comprendre comment chaque étape du processus est actuellement gérée et identifier les possibilités d’amélioration. Par exemple, elles peuvent identifier des étapes qui peuvent être éliminées, automatisées ou rationalisées pour rendre le processus plus rapide et plus efficace.

2. Clarifier les politiques, règles et règlements internes

Ensuite, il est important de clarifier les politiques internes – y compris les politiques, les règles et les règlements relatifs au remboursement des frais. Il s’agit de définir des politiques de dépenses claires et complètes que tous les employés peuvent facilement comprendre.

Par exemple, les organisations doivent préciser quelles dépenses sont éligibles au remboursement, le montant maximum qui peut être remboursé pour chaque catégorie de dépenses, et tout document justificatif ou processus d’approbation requis.

Il est également essentiel de comprendre les exigences fiscales et réglementaires. Les organisations doivent savoir quelles dépenses sont imposables et lesquelles ne le sont pas, ainsi que toutes les exigences fiscales ou réglementaires spécifiques qui s’appliquent à leur secteur d’activité ou à leur lieu d’implantation.

Par exemple, en Allemagne, les entreprises sont légalement tenues de payer des indemnités journalières en fonction du pays dans lequel l’employé se rend. Le gouvernement fixe les montants de base des indemnités journalières que les entreprises doivent payer au minimum.
En outre, d’un point de vue réglementaire, l’Allemagne a fixé une limite légale à l’octroi d’indemnités journalières aux employés en vertu de la « règle des trois mois ou Dreimonatsfrist » – si l’employé effectue un voyage d’affaires de plus de trois mois conformément aux critères supplémentaires fixés par le gouvernement, les montants des indemnités journalières sont alors imposables sur le revenu.
Aux Pays-Bas, il est courant que les entreprises couvrent les frais de transport, et le taux kilométrique commun est de 0,19 EUR/km pour les distances parcourues, quel que soit le type de véhicule, ou le coût réel du trajet en transports publics.
En Suisse, il n’y a pas de réglementation pour les montants forfaitaires, et la pratique normale est de payer les frais réels. Pour les indemnités kilométriques, les taux varient en fonction du véhicule et de la distance totale parcourue par an.
De même, en Autriche, les indemnités journalières sont attribuées en fonction de certains critères et de la durée du voyage. Par exemple, lorsqu’elles versent des indemnités journalières, les entreprises doivent respecter les exigences réglementaires spécifiques qui ont été convenues entre les syndicats de travailleurs et qui sont connues sous le nom de convention collective ou « Kollektivvertrag ».

Comme tu peux l’imaginer, il est très facile de commettre des erreurs lorsque l’équipe financière doit calculer les montants forfaitaires, vérifier les réglementations locales et les politiques internes, puis rembourser les employés.

Pour rendre le processus de remboursement des employés efficace en respectant les politiques internes et les règles réglementaires et pour éviter les erreurs humaines, les entreprises peuvent automatiser leur processus de gestion des dépenses.

3. Automatise le processus de remboursement des frais.

La première meilleure pratique mentionnée ici aide les entreprises à comprendre le processus actuel et à le comparer à l’état de leurs caractéristiques à l’aide d’outils d’automatisation.

Tandis que la deuxième meilleure pratique apporte de la clarté sur les politiques qui peuvent être appliquées pour atteindre la conformité réglementaire locale tout en économisant les dépenses indirectes.

Par exemple, avec une plateforme de gestion des dépenses comme Yokoy, tu peux automatiser toutes les étapes ci-dessous.

Soumission des dépenses

Dans un processus traditionnel, l’employé collecte les reçus papier, les prend en photo ou les scanne, et télécharge les reçus dans un outil de gestion des dépenses, ou les enregistre dans un rapport de dépenses basé sur une feuille de calcul et/ou envoie même un courriel du reçu à l’équipe des finances.

Ce processus est effectué soit immédiatement après un voyage, soit à la fin du mois, mais ce n’est pas un processus en temps réel. Cela empêche les équipes financières de clôturer les comptes en temps voulu et parfois les équipes financières n’ont pas une vue d’ensemble de la raison pour laquelle les dépenses dépassent la limite.

En comparaison, avec une plateforme comme Yokoy, la phase de soumission peut être entièrement automatisée. Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais à temps pour être remboursés, et l’équipe financière peut avoir une vue d’ensemble de chaque note de frais. Même s’il y a un dépassement de budget, avec une raison valable, l’information est enregistrée pour toujours, ce qui est très utile lors de l’audit.

En outre, les employés peuvent également payer avec des cartes d’entreprise à puce Yokoy au lieu de cartes privées, de sorte que leurs transactions sont rapprochées des reçus en temps réel. Cela permet non seulement aux équipes financières d’avoir une visibilité totale, mais aussi de prévenir les infractions à la politique, car les reçus en double peuvent être facilement détectés et les utilisateurs seront également avertis des dépenses qui n’entrent pas dans le cadre de la politique.

En tant que solution intermédiaire, si des cartes d’entreprise traditionnelles sont utilisées à la place des cartes d’entreprise à puce, le processus peut tout de même être automatisé, car des outils comme Yokoy permettent aux employés de prendre une photo ou de télécharger le reçu directement à partir de l’application et de faire correspondre les transactions automatiquement.

Les données sont lues en temps réel, les postes de dépenses sont automatiquement catégorisés par la technologie de l’IA et le rapprochement se fait automatiquement, de sorte que les employés n’ont pas besoin de saisir manuellement les données. Une fois que les rapports de dépenses sont prêts, ils peuvent être envoyés pour approbation en un clic. Et tous ces processus peuvent être réalisés en quelques secondes.

Processus d'approbation

Une fois les dépenses soumises, la phase d’approbation commence. Dans un processus traditionnel et manuel, cette étape peut prendre plusieurs minutes, voire plusieurs heures, en fonction du type de dépenses et des complexités juridiques impliquées.

Avec une plateforme de gestion des dépenses comme Yokoy, cette étape peut être entièrement automatisée, en mettant en place des flux de travail d’approbation automatique. Les entreprises peuvent fixer des limites pour les flux de travail d’approbation automatique et si une dépense tombe sous la limite, elle peut être automatiquement approuvée, à moins que la technologie d’IA ne détecte des infractions à la politique ou des dépenses en double.

Cependant, si l’IA détecte des dépenses aberrantes, des doublons ou des dépenses potentiellement frauduleuses, le rapport peut être renvoyé à l’employé pour qu’il le révise ou la soumission peut être rejetée définitivement.

Application de la politique

Comme mentionné ci-dessus, faire respecter la conformité peut être assez lourd et chronophage dans un processus manuel ; mais avec l’aide d’outils d’automatisation comme Yokoy, cela se fait complètement sans effort.

Avec Yokoy, par exemple, toutes les règles et politiques sont configurées dans le système, et les algorithmes d’IA valident chaque soumission conformément au niveau de l’ensemble de l’organisation et également au niveau de l’entité juridique. Par conséquent, il n’y a pas besoin d’intervention humaine pour vérifier manuellement les anomalies.

À moins que des valeurs aberrantes ne soient trouvées, une intervention humaine minimale est nécessaire, mais les efforts sont beaucoup plus simples et directs car l’outil lui-même avertit de la violation de la politique dans la note de frais soumise, par conséquent l’utilisateur peut modifier le rapport conformément aux politiques et aux limites.

Dans certains cas, il peut y avoir des exceptions et les employés peuvent avoir besoin de donner un peu plus d’explications sur quelques violations de la politique (par exemple, un dépassement de budget pour un dîner chez un client) ; dans ces cas-là, les employés devraient avoir la possibilité de signaler ou de fournir une raison pour un tel dépassement de budget afin d’éviter que la dépense ne soit rejetée de façon permanente.

Remboursement et rapports

Une fois que les dépenses ont été examinées, approuvées et exportées vers le système financier, le remboursement peut être traité automatiquement, et les employés peuvent s’attendre à recevoir leur argent en temps voulu.

De plus, avec un logiciel comme Yokoy, les équipes financières peuvent générer des rapports, afin d’avoir un aperçu en temps réel des habitudes de dépenses de leurs employés. Les rapports peuvent être générés sur différents aspects et champs pour montrer des données spécifiques et peuvent aider les équipes financières à identifier les possibilités d’économies et les domaines d’inefficacité – à la fois au niveau des processus et des plans de remboursement.

Utilise des cartes d'entreprise intelligentes pour une visibilité totale

Une autre bonne pratique consiste à remplacer les dépenses et les paiements privés par des paiements par carte d’entreprise à puce, pour une visibilité totale et un meilleur contrôle des dépenses des employés.

Une carte d’entreprise à puce est bien plus qu’une carte de crédit d’entreprise classique. Elle fonctionne comme une carte ordinaire, permettant aux utilisateurs d’effectuer des paiements en utilisant des méthodes de débit, de crédit ou de prépaiement. Cependant, elle est intégrée à un logiciel financier pour fournir des informations basées sur les données et des fonctionnalités avancées.

Par essence, une carte d’entreprise intelligente est une version modernisée d’une carte d’entreprise traditionnelle, avec des avantages qui vont au-delà des capacités de paiement de base. Certaines de ses fonctionnalités avancées comprennent la gestion des dépenses en temps réel, la comptabilité et les rapports automatisés, des mesures de sécurité et de contrôle améliorées, ainsi qu’une expérience utilisateur simplifiée pour les titulaires de carte.

Les cartes d’entreprise intelligentes s’appuient sur des technologies avancées telles que l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle et l’analyse de données pour offrir ces capacités améliorées. En utilisant ces technologies, les entreprises peuvent gérer leurs dépenses plus efficacement, réduire la fraude et obtenir des informations précieuses sur leurs habitudes de dépenses.

Prochaines étapes

En résumé, le remboursement automatisé des dépenses change la donne pour les moyennes et grandes entreprises qui cherchent à rationaliser leurs processus de gestion des dépenses.

Grâce à l’automatisation, les équipes financières peuvent gagner du temps et des ressources, réduire les erreurs, assurer la conformité, respecter les réglementations locales et obtenir des informations précieuses sur les habitudes de dépenses de leur entreprise.

La plateforme de gestion des dépenses de Yokoy aide les entreprises à simplifier leur processus de gestion des dépenses et des frais. La technologie d’IA est auto-apprenante, ce qui signifie que le taux d’automatisation s’améliore avec le temps, à mesure que l’IA apprend à comprendre davantage de données. Ainsi, le processus de gestion des dépenses se fait sans effort pour l’utilisateur final et les équipes financières.

Si tu veux voir comment Yokoy peut automatiser la gestion des dépenses pour ton entreprise, tu peux réserver une démo ci-dessous.