Éviter la fraude au remboursement des frais kilométriques : la solution Yokoy
- Dernière actualisation : août 22, 2023
- Compliance, Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Dans le paysage commercial actuel, où le travail à distance et les opérations sur le terrain sont monnaie courante, le remboursement des frais kilométriques joue un rôle central pour garantir une compensation équitable des frais de déplacement des employés.
Pour gérer cet aspect crucial de la finance d’entreprise et prévenir les fraudes potentielles, les entreprises se tournent vers des solutions innovantes comme Yokoy.
Dans cet article, nous approfondissons les subtilités du remboursement des frais kilométriques, l’importance d’une gestion précise des dépenses et la façon dont la technologie basée sur l’IA transforme le processus.
De la simplification des charges administratives à la prévention des erreurs et des réclamations frauduleuses, voyons comment l’adoption de l’automatisation améliore l’efficacité, la conformité et les opérations financières globales.
Qu'est-ce que le remboursement kilométrique ?
Le kilométrage professionnel fait référence aux coûts encourus lorsque les employés se déplacent à des fins professionnelles en utilisant leur propre véhicule. Une réclamation de kilométrage professionnel consiste à soumettre une demande formelle de réduction de l’impôt annuel à payer, en tenant compte des dépenses associées à ces déplacements professionnels.
Ainsi, les remboursements kilométriques sont un moyen pour les salariés de se faire rembourser l’argent dépensé lors de leurs déplacements professionnels.
Comment fonctionne le remboursement des kilomètres
La responsabilité du suivi des tarifs kilométriques professionnels peut varier et dépend de facteurs tels que le type de véhicule utilisé et la distance parcourue, mais le point commun est que les employés doivent utiliser leur propre voiture pour ces déplacements professionnels.
Différentes règles et tarifs peuvent s’appliquer selon les différentes catégories de véhicules, par exemple :
- Tarif kilométrique pour les voitures et les camionnettes : Le calcul pour les voitures et les camionnettes peut différer en fonction des tarifs établis pour chaque catégorie.
- Tarifs kilométriques pour les véhicules hybrides ou électriques : des tarifs spéciaux pourraient être mis en place pour les voitures hybrides ou électriques, reflétant leurs avantages environnementaux uniques.
- Taux kilométrique des motos : à l’instar des voitures et des camionnettes, les motos peuvent avoir des taux kilométriques distincts en raison de leur nature différente.
- Tarif kilométrique des vélos : certaines organisations proposent des taux de remboursement aux employés qui utilisent des vélos pour leurs déplacements professionnels, reconnaissant ainsi leur choix écologique.
Tarifs des indemnités kilométriques par pays
Les règles et réglementations concernant les indemnités kilométriques varient d’un pays à l’autre, comme vous pouvez le voir ci-dessous.
Royaume-Uni (Royaume-Uni) :
- Le HMRC fournit des directives de remboursement des kilomètres.
- Tarifs conseillés :
- 45p par mile pour les 10 000 premiers miles.
- 25p par mile par la suite.
Allemagne:
- Réglementé par les lois fiscales gouvernementales et les conventions collectives.
- Le fisc fixe les tarifs du remboursement kilométrique : 0,30 € par kilomètre pour une voiture, 0,20 € par kilomètre pour une moto.
- Si l’employé reçoit un montant supérieur à celui recommandé par le gouvernement, le montant supplémentaire tombe sous l’impôt sur le revenu.
L’Autriche:
- Influencé par la réglementation fiscale et les accords de travail.
- Tarif type de l’indemnité automobile : environ 0,42 € par kilomètre jusqu’à 30 000 kilomètres par an.
Espagne:
- Suit souvent les tarifs fixés par le gouvernement.
- Les entreprises peuvent rembourser aux salariés les dépenses engagées pour l’utilisation d’un véhicule privé lors d’un voyage d’affaires. Dans de tels cas, les salariés ont droit à 0,19 € par kilomètre au titre de « l’indemnité kilométrique » recommandée par le gouvernement.
Pays-Bas:
- Basé sur les directives des autorités fiscales et les normes du secteur.
- Tarif standard : environ 0,19€ à 0,20€ du kilomètre pour les voitures personnelles.
Suisse:
- Soumis à la législation spécifique à la Suisse.
- Les autorités fiscales fournissent des conseils. Les tarifs varient d’environ CHF 0,70 à CHF 0,80 par kilomètre.
Il est essentiel que les employés et les organisations soient conscients de ces taux et réglementations en matière d’indemnités kilométriques afin de garantir un suivi précis et un remboursement approprié des frais de déplacement liés au travail.
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Pourquoi devriez-vous viser des remboursements ponctuels ?
Grâce au remboursement kilométrique, les entreprises bénéficient d’un avantage unique qui va au-delà de la réduction des coûts. La gestion stratégique de ce processus se traduit par des opérations financières rationalisées et une conformité.
SATISFACTION DES EMPLOYÉS
Offrir un remboursement de kilométrage envoie un message positif aux employés sur leur valeur au sein de l’organisation. Les rémunérer équitablement pour l’utilisation de véhicules personnels lors de déplacements professionnels favorise la satisfaction des employés et améliore le moral en général.
Outre une politique de remboursement claire, les entreprises peuvent augmenter la satisfaction de leurs employés en simplifiant le processus de demande de remboursement.
Par exemple, les organisations peuvent équiper leurs équipes de cartes d’entreprise à puce configurées pour fonctionner uniquement pour les frais de déplacement professionnel ou pour les frais de kilométrage en voiture, et disposer de montants approuvés que les employés peuvent utiliser pour ces frais.
Cette stratégie réduit le risque de fraude et de dépenses excessives, tout en rendant la déclaration des dépenses plus rapide et plus facile.
Opinion
Maximiser la conformité grâce à l'automatisation des rapports de dépenses
L’automatisation des rapports de dépenses a gagné du terrain en tant que solution pour aider les équipes financières à rationaliser leurs flux de travail et à obtenir des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. Mais il y a un autre domaine où l’automatisation peut être extrêmement utile : Rester conforme.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
UNE COMPTABILITÉ PLUS SIMPLE
Les employés qui conduisent à des fins professionnelles consacrent en moyenne 12 heures par mois à des tâches administratives associées aux déplacements professionnels, telles que le suivi du kilométrage et la déclaration des dépenses.
Disposer d’une structure claire pour la soumission des demandes de remboursement et le remboursement des indemnités kilométriques simplifie ce processus pour les équipes financières, réduisant ainsi les charges administratives et libérant un temps précieux pour d’autres tâches.
DÉPENSES PROFESSIONNELLES RÉDUITES ET TAXES SUR LES SALAIRES
Le remboursement des frais kilométriques est conforme à la réglementation fiscale, permettant aux entreprises de demander des déductions fiscales pour ces remboursements. Ce respect des règles fiscales réduit non seulement les obligations fiscales, mais garantit également le respect des lois fiscales, évitant ainsi d’éventuelles pénalités.
Une bonne gestion des obligations fiscales sur les salaires grâce au respect des taux de remboursement kilométrique et des réglementations peut entraîner d’importantes économies d’impôt, qui peuvent ensuite être réinvesties dans l’entreprise.
Comment la technologie de l'IA aide à éviter la fraude sur les doublons et les allocations kilométriques
Yokoy propose une suite complète conçue pour rationaliser la gestion des dépenses des entreprises en intégrant de manière transparente la gestion des dépenses, le traitement des factures et les transactions par carte d’entreprise dans une plate-forme unifiée alimentée par la technologie d’IA.
L’utilisation de l’intelligence artificielle est particulièrement pertinente pour la gestion des frais de déplacement et le remboursement des kilomètres, car elle permet aux organisations d’automatiser entièrement leurs processus tout en restant conformes et en garantissant la satisfaction des employés.
Nous présenterons un cas d’utilisation pratique pour démontrer comment Yokoy fonctionne dans la pratique.
Exemple de cas d'utilisation - Soumettre des demandes de remboursement
Prenons un scénario dans lequel l’un de vos employés de l’équipe commerciale ou sur le terrain voyage fréquemment et utilise sa voiture personnelle pour des déplacements professionnels. Le coût du carburant doit être remboursé par l’entreprise après que l’employé ait soumis sa demande de remboursement.
Cependant, dans un processus traditionnel – et même dans les entreprises qui utilisent des outils de gestion des dépenses existants – le salarié doit effectuer une série d’étapes manuelles pour recevoir son remboursement :
- Tout d’abord, ils doivent numériser ou prendre une photo du reçu pour le soumettre au système de gestion des dépenses.
- Une fois le reçu téléchargé, l’employé doit le catégoriser correctement et extraire le taux de TVA précis du document.
- Ensuite, le salarié doit réclamer le montant forfaitaire ou le Per Diem conformément à la réglementation en vigueur dans son pays. Ils doivent également vérifier les politiques internes pour garantir la conformité de la soumission.
Étant donné la nature manuelle et fastidieuse de ce processus, il n’est pas improbable que des erreurs se produisent. Un scénario très courant est la soumission par inadvertance d’un reçu deux fois, ce qui entraîne une demande de remboursement en double.
Ou encore – autre scénario fréquent – l’employé s’est rendu dans un pays étranger, mais il ne connaît pas le tarif par kilomètre professionnel pour ce pays particulier. Par conséquent, ils finissent par réclamer un mauvais Per Diem ou par déclarer un taux de TVA incorrect pour leur déclaration de revenus.
Ce que nous observons fréquemment chez nos clients internationaux, c’est qu’ils forment leurs employés aux politiques de voyages et de dépenses lors des programmes d’intégration. Cependant, ces politiques ne sont souvent pas revérifiées par la suite.
En conséquence, il n’est pas rare que les employés oublient les montants autorisés ou comment calculer les indemnités journalières et les taux de TVA pour des cas d’utilisation spécifiques.
Approche traditionnelle du remboursement des employés
Dans un processus traditionnel de gestion des voyages et des dépenses d’équipe, ces erreurs ne seraient identifiées qu’après la soumission des notes de frais, ce qui nécessiterait une intervention manuelle de l’financière pour rectifier ces notes de frais.
Cela pourrait donner lieu à de nombreux allers-retours et, dans le pire des cas, si le volume de notes de frais traités est important, des doublons pourraient s’échapper par inadvertance. Par conséquent, l’entreprise pourrait finir par payer trop cher.
Automatisation basée sur l'IA pour les remboursements de kilométrage
Ces problèmes peuvent tous être évités en utilisant une solution d’automatisation basée sur l’IA comme Yokoy, qui permet aux entreprises mondiales de gérer efficacement les dépenses de leurs employés, y compris les remboursements.
Par exemple, grâce à Yokoy, les employés peuvent facilement soumettre leurs dépenses lors de leurs déplacements en prenant simplement une photo du reçu via l’application mobile et en effectuant des paiements à l’aide d’une carte d’entreprise à puce.
La transaction est automatiquement rapprochée de la dépense correspondante, en temps réel. En l’absence de violations de la politique, le processus de remboursement peut se dérouler sans problème. Les notes de frais sont ensuite acheminées pour approbation via des flux de travail automatisés, qui peuvent être personnalisés pour différentes entités et hiérarchies d’équipe.
Cependant, si l’IA détecte des violations de politique au cours du processus de rapprochement – comme la détection d’un reçu en double ou l’identification d’un taux journalier incorrect – elle met immédiatement en évidence la dépense en temps réel. Cela donne à l’employé la possibilité de faire des ajustements avant de soumettre la demande de remboursement.
Par conséquent, les paiements d’indemnités kilométriques approuvés sont automatiquement traités sans aucune intervention humaine. Simultanément, les dépenses comportant des erreurs ou des éléments potentiellement frauduleux sont rapidement signalées en temps réel.
Ce système robuste réduit considérablement les erreurs et prévient efficacement les cas de paiements en double et les cas de fraude. De plus, cela libère du temps, de sorte que l’équipe financière ne peut examiner que les cas extrêmes et les cas extrêmes, tandis que le reste du processus est entièrement automatisé.
Pourquoi la technologie OCR n'est pas suffisante pour une conformité automatisée
Avant de conclure, une remarque sur la technologie IA par rapport à la technologie OCR pour ce cas d’utilisation particulier.
La technologie OCR (Optical Character Recognition) traditionnelle est limitée dans sa capacité à interpréter des scénarios de données complexes. Il peut extraire des informations de base des reçus, mais ne dispose pas de la compréhension contextuelle requise pour catégoriser avec précision les dépenses, identifier les violations des politiques ou détecter les erreurs potentielles.
L’automatisation basée sur l’IA, quant à elle, exploite des algorithmes avancés pour comprendre et interpréter des données nuancées, permettant ainsi une correspondance et une identification précises des violations des politiques.
En outre, des technologies telles que la RPA (Robotic Process Automation) peuvent gérer la progression des documents via des flux de travail automatisés, mais ne peuvent pas gérer la « logique » des processus financiers de la même manière que l’IA financière.
Les technologies d’IA possèdent la capacité d’apprentissage adaptatif, ce qui signifie qu’au fil du temps, le système devient de plus en plus apte à identifier des modèles et des anomalies complexes. Les systèmes existants ne possèdent pas la capacité d’apprendre et de s’adapter, ce qui conduit à des opportunités manquées d’amélioration de l’efficacité et de réduction des erreurs.
Enfin, les systèmes existants ne disposent souvent pas des capacités de traitement en temps réel nécessaires à une gestion dynamique des dépenses. Grâce à l’automatisation basée sur l’IA, les transactions sont rapprochées en temps réel, les violations des politiques sont instantanément signalées et des ajustements peuvent être effectués avant que les demandes de remboursement ne soient soumises.
Ce traitement rapide garantit que les problèmes sont résolus rapidement, évitant ainsi le besoin d’une intervention manuelle importante plus tard dans le processus.
Livre blanc
Transformation de la gestion des dépenses à l’ère de l’IA : un cadre
À l’ère de la transformation numérique axée sur l’IA, les processus financiers traditionnels deviennent obsolètes.
Prochaines étapes
En conclusion, en adoptant l’automatisation basée sur l’IA pour la gestion de vos dépenses et vos remboursements, vous permettez à vos équipes de se concentrer sur les exceptions critiques et les cas complexes tout en permettant au système de gérer de manière autonome les tâches de routine, libérant ainsi un temps et des ressources précieux.
Ce changement marque une évolution stratégique vers une efficacité, une précision et une conformité accrues dans la gestion des dépenses et des remboursements.
Si vous souhaitez voir comment Yokoy peut vous accompagner dans ce processus, vous pouvez réserver une démo ci-dessous.
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