Rapports de dépenses automatisés : simplifiez le suivi des dépenses et maximisez la conformité
- Last updated: juin 3, 2023
- Travel and expense management
Les rapports de dépenses automatisés gagnent du terrain en tant que solution pour aider les équipes financières à rationaliser leurs flux de travail et à obtenir des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise.
Mais il existe un autre domaine dans lequel l’automatisation et les solutions modernes de gestion des dépenses peuvent s’avérer extrêmement utiles : minimiser les erreurs et la fraude et respecter les réglementations locales. Ou, en d’autres termes, garantir le respect des politiques internes et externes.
Dans cet article, nous examinerons les étapes du processus de déclaration de dépenses qui peuvent être entièrement automatisées, pour vous aider à passer des modèles de notes de frais basés sur Excel et des processus manuels fastidieux à une automatisation de bout en bout.
Nous aborderons également les types de violations de politique les plus courants pouvant survenir lors de la déclaration des dépenses, ainsi que les principales considérations pour maximiser la conformité grâce à l’automatisation des déclarations de dépenses.
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Comment Yokoy utilise l'IA pour faire respecter la conformité dans le processus de déclaration des dépenses
À l’heure actuelle, il devrait être clair que le traitement et le reporting des dépenses manuels ou basés sur Excel appartiennent au passé, et il n’y a aucune raison pour que les entreprises n’envisagent pas d’automatiser ces processus grâce à la puissance de l’IA.
Examinons donc quelques façons pratiques par lesquelles Yokoy utilise l’intelligence artificielle pour assurer la conformité dans le processus de gestion des dépenses et, implicitement, dans la gestion des dépenses.
Pour rendre cela plus précis, nous examinerons le parcours d’une dépense professionnelle via Yokoy et où les algorithmes d’IA sont impliqués.
Lancer la note de frais
La première étape du processus de déclaration de dépenses est le téléchargement d’une image d’un reçu. Veuillez noter qu’il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un reçu papier : vous pouvez également télécharger des documents .pdf.
Dans Yokoy, les employés peuvent soumettre des dépenses uniques en capturant simplement le reçu avec l’application mobile, ou ajouter plusieurs dépenses à un voyage d’affaires, grâce à des intégrations avec des agences de voyages d’affaires.
Lire les données
Yokoy traite l’image en extrayant toutes les données pertinentes pour la note de frais : par exemple, la date du paiement, le type d’achat, le montant dépensé, le prestataire, la TVA, etc.
L’algorithme d’IA lit toutes ces données, reconnaît leur signification et valide les informations par rapport aux politiques pertinentes de l’entreprise.
Par exemple, l’intelligence artificielle peut distinguer les articles achetés et signaler les dépenses qui ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise, comme les boissons alcoolisées.
Dans un seul reçu, l’application Yokoy peut valider plus de 300 points de données, ce qui signifie que le risque d’erreur est réduit au minimum.
Une fois les données lues, l’IA de Yokoy attribue automatiquement la transaction à la bonne catégorie de dépenses. Tout est automatisé et en arrière-plan, il ne reste donc à l’employé qu’à ajouter une brève description de la dépense et, si elle est payée avec son propre argent, à sélectionner Payé en privé comme mode de paiement.
Valider la dépense
Lors de l’étape de validation, la fonctionnalité Yokoy AI vérifie la conformité de la dépense avec les réglementations configurées par l’entreprise. Par exemple, les algorithmes d’IA peuvent appliquer automatiquement des tarifs journaliers pour les frais de repas et d’hébergement, comme spécifié par la politique de l’entreprise.
Le système peut également identifier toutes les dépenses qui dépassent les limites autorisées et soit les signaler pour examen, soit les refuser catégoriquement. Cela peut contribuer à garantir que les employés ne dépensent pas trop d’argent et que le budget de l’entreprise est utilisé de manière appropriée.
Les règles peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins et politiques spécifiques de l’entreprise, même lorsque les réglementations diffèrent d’une filiale à l’autre.
Par exemple, si une entreprise a une politique qui exige une approbation préalable pour certains types de dépenses, comme les vols en classe affaires ou les dîners coûteux de clients, le système peut être programmé pour signaler automatiquement ces dépenses pour approbation avant qu’elles ne soient remboursées.
Signaler les infractions à la politique et les paiements frauduleux
Au cours de cette étape, le logiciel détecte les doublons et évalue les données potentiellement frauduleuses. Si tout semble bon, le reçu est attribué à une catégorie spécifique. Dans ce cas, la note de frais est générée automatiquement, sans aucune intervention supplémentaire nécessaire.
Toutefois, si l’IA détecte des articles potentiellement frauduleux et des violations de la politique – par exemple, des moyens dépassant les montants autorisés ou des frais de déplacement qui ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise, les articles seront marqués comme valeurs aberrantes et le reçu sera envoyé à l’approbateur, pour examen.
Dans le même temps, les reçus en double seront marqués en conséquence et l’approbateur en sera informé, évitant ainsi les trop-payés. Cela garantit un processus de gestion des dépenses à l’épreuve des audits et simplifie les rapports financiers, aidant ainsi les équipes à garder les dépenses de l’entreprise sous contrôle.
Reconnaître la TVA et automatiser les réclamations
Dans le cas de dépenses effectuées à l’étranger, notre logiciel peut convertir la devise dans la devise de ton pays, ce qui élimine le besoin de conversions manuelles.
De plus, l’IA peut identifier les dépenses éligibles à la récupération de la TVA en fonction de leur catégorie et du pays dans lequel elles ont eu lieu, ce qui automatise l’ensemble du processus de récupération de la taxe.
Étant donné l’évolution du paysage de la TVA mondiale, il peut être assez accablant pour les entreprises de se tenir au courant des réglementations, c’est pourquoi l’utilisation de l’IA pour automatiser cette étape permet de réduire les risques et de rendre le processus de récupération beaucoup plus fluide.
Affectation des dépenses aux centres de coûts
L’appli Yokoy automatise cette étape, en utilisant l’apprentissage automatique non seulement pour extraire les données, mais aussi pour faire correspondre exactement le centre de coûts en fonction de la catégorie de dépenses. Par exemple, l’outil peut reconnaître et traiter les dépenses uniques, mais aussi les frais kilométriques qui doivent être remboursés avec des taux spécifiques.
Les frais de déplacement qui ont lieu pendant les voyages d’affaires sont également automatiquement catégorisés par Yokoy, et affectés au bon voyage grâce aux intégrations avec les fournisseurs de voyages.
En cas de voyage dans des fuseaux horaires différents, ces différences sont prises en compte par l’appli Yokoy, lors du calcul des forfaits et de la validation des montants de remboursement.
Yokoy détecte automatiquement les indemnités en fonction du pays de dépense, de sorte que les équipes financières n’ont pas à passer du temps à vérifier manuellement les dernières réglementations et indemnités, afin de valider les notes de frais soumises.
L'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses pour automatiser les rapports présente-t-elle des risques de conformité ?
One of the main concerns related to the use of new technologies like automation or artificial intelligence in financial processes is that it may lead to policy breaches, non-compliance, and fraudulent activities.
This fear is not entirely unfounded, as automation can potentially expose companies to new risks and vulnerabilities.
Par exemple, dans un processus traditionnel et manuel, les manquements à la conformité peuvent se produire de différentes façons, notamment :
- Dépenses frauduleuses : Les employés peuvent soumettre des dépenses fausses ou gonflées pour recevoir un remboursement plus important que ce à quoi ils ont droit.
- Dépenses non approuvées : Les employés peuvent soumettre des dépenses qui n’ont pas été approuvées au préalable par leurs responsables ou qui ne sont pas conformes à la politique de l’entreprise.
- Détails inexacts des dépenses : Les employés peuvent faire des erreurs lorsqu’ils saisissent les détails des dépenses, comme les dates ou les montants, ce qui peut entraîner des remboursements incorrects.
- Reçus manquants : Les employés peuvent omettre de joindre des pièces justificatives, telles que des reçus, ce qui peut rendre difficile la vérification de la légitimité d’une dépense.
- Soumission tardive : Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais après la date limite fixée par l’entreprise, ce qui peut entraîner un retard dans les remboursements, voire un refus de remboursement.
Cependant, avec les bonnes politiques et procédures en place, la gestion automatisée des dépenses peut réduire considérablement ces risques et améliorer la conformité globale.
Pour ne citer que quelques exemples :
- En utilisant l’automatisation et l’IA, les entreprises peuvent signaler les dépenses non conformes ou les activités suspectes, ce qui réduit le risque de dépenses frauduleuses et d’autres violations de la conformité.
- L’intelligence artificielle et les flux de travail automatisés de pré-approbation peuvent faire respecter les limites de dépenses, empêcher les dépenses non autorisées et assurer un suivi en temps réel des dépenses, pour un meilleur contrôle des dépenses de l’entreprise.
- De plus, l’automatisation des rapports de dépenses réduit le besoin de saisie manuelle des données, ce qui peut réduire considérablement le risque d’erreur humaine et faciliter le suivi et la gestion des dépenses.
Lorsque l’ensemble du processus de gestion des dépenses est automatisé, il peut fournir une piste d’audit claire et garantir que toutes les dépenses sont comptabilisées, ce qui permet aux entreprises de rester plus facilement en conformité avec les politiques internes et les réglementations externes.
Dans l’ensemble, l’automatisation du processus de déclaration des dépenses réduit le risque de violation de la conformité et améliore le respect global des politiques internes et des réglementations externes.
Pourtant, pour de nombreuses entreprises, passer du travail manuel à l’automatisation semble être une tâche décourageante.
Le coût de l'absence d'automatisation du processus de déclaration des dépenses.
Selon une enquête de la Global Business Travel Association, 65 % des entreprises ont déclaré que l’application de leurs politiques en matière de dépenses constituait un défi. La même enquête a révélé que seulement 57 % des entreprises avaient mis en place une politique formelle en matière de dépenses et que seulement 51 % disposaient d’un système automatisé de gestion des dépenses.
Nous convenons que la transition peut être difficile, et les entreprises peuvent craindre qu’elle soit longue et coûteuse.
Mais le coût de l’absence de mise en œuvre du changement est en réalité plus important.
Nous avons mentionné plus haut qu’une seule note de frais coûte aux entreprises jusqu’à 58 $ par note en moyenne. Mais il ne s’agit là que des coûts de processus.
L’Association of Certified Fraud Examiners rapporte que les fraudes liées aux remboursements de frais représentent 14,5 % de l’ensemble des fraudes et abus professionnels. Dans une enquête menée par SAP Concur, 40 % des employés ont admis avoir enfreint les politiques de leur entreprise en matière de voyages et de dépenses.
Le non-respect des réglementations relatives aux notes de frais peut entraîner des sanctions juridiques et financières, certaines juridictions imposant des amendes pouvant aller jusqu’à 25 000 dollars par infraction.
Et si l’on examine les étapes d’un processus traditionnel de déclaration des dépenses, il n’y a rien qui ne puisse ou ne doive être automatisé.
Les étapes ci-dessous font partie d’un processus traditionnel de gestion des dépenses :
Dépenses engagées : Un employé effectue une dépense liée à l’entreprise en utilisant ses fonds personnels.
Collecte des reçus : L’employé recueille les reçus et autres pièces justificatives de la dépense engagée. Les reçus, ainsi que les autres preuves de paiement, doivent être joints à la note de frais pour justifier la dépense.
Remplir la note de frais : L’employé remplit manuellement un formulaire de note de frais, détaillant la dépense engagée, avec les pièces justificatives. Les détails de la dépense tels que la date de la dépense, le montant dépensé et l’objet de la dépense doivent être remplis manuellement.
Processus d’approbation : L’employé soumet la note de frais à son responsable pour approbation. Ce dernier examine alors le rapport, vérifie l’authenticité des reçus et approuve ou rejette la dépense.
Remboursement : Une fois la note de frais approuvée, l’employé doit recevoir le remboursement de ses dépenses.
Avec un logiciel de notes de frais automatisé, les entreprises peuvent suivre les dépenses plus efficacement, automatiser les flux de travail et assurer la conformité avec les politiques de l’entreprise et les réglementations locales.
Prochaines étapes
En résumé, l’automatisation des rapports de dépenses peut aider les organisations à se conformer aux réglementations locales, aux lois fiscales et aux politiques internes en matière de dépenses, réduisant ainsi le risque d’amendes, de pénalités et d’atteinte à la réputation.
En automatisant les aspects clés du processus, tels que la saisie des données, la validation des données relatives aux dépenses ou la catégorisation des dépenses, les équipes financières peuvent réduire le risque d’erreurs et de fraudes, et peuvent suivre les dépenses des employés en temps réel, ce qui les aide à identifier rapidement les problèmes potentiels et à prendre des mesures correctives.
Si tu veux voir ce que Yokoy peut faire pour le processus de déclaration des dépenses de ton entreprise, tu peux réserver une démo ci-dessous.
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