Comment faire évoluer votre processus de gestion des dépenses sans augmenter l’effectif des employés
- Dernière actualisation : août 23, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
La gestion des dépenses, un aspect fondamental du contrôle financier, peut souvent devenir un goulot d’étranglement à mesure que les entreprises se développent. Le défi consiste à étendre ce processus sans gonfler les effectifs, ce qui pourrait entraîner une augmentation des coûts et une diminution de l’efficacité.
Cet article explore des stratégies pour faire évoluer efficacement votre processus de gestion des dépenses tout en tirant parti de l’intelligence artificielle et de la technologie d’automatisation.
Défis courants dans la gestion traditionnelle des dépenses
La gestion traditionnelle des dépenses est souvent confrontée à de nombreux défis qui peuvent nuire à l’efficacité et à la précision du suivi et des rapports financiers. Ces défis proviennent de processus manuels et de méthodes obsolètes, entraînant des erreurs, des retards et une augmentation des coûts.
Certains défis clés comprennent :
- Saisie manuelle des données : le recours à la saisie manuelle des données augmente le risque d’erreurs humaines, entraînant des inexactitudes dans les enregistrements de dépenses.
- Gestion des reçus : les reçus papier sont facilement perdus ou endommagés, ce qui rend difficile la validation des dépenses et entraîne des retards de remboursement.
- Goulets d’étranglement en matière d’approbation : les flux de travail d’approbation manuels peuvent être lents, entraînant des retards dans le traitement des dépenses et ayant un impact sur la satisfaction des employés.
- Manque de visibilité : une visibilité limitée en temps réel sur les dépenses rend difficile le suivi efficace des dépenses et la prise de décisions éclairées.
- Conformité aux politiques : garantir le respect des politiques de dépenses devient un défi sans contrôles automatisés, ce qui entraîne des dépenses non conformes.
- Rapprochement fastidieux : sans rapprochement automatisé, faire correspondre les dépenses avec les relevés bancaires et les factures prend du temps et est sujet aux erreurs.
- Préparation de l’audit : la tenue manuelle des dossiers complique la préparation de l’audit et peut entraîner des problèmes de non-conformité.
- Sécurité des données : le stockage manuel d’informations financières sensibles augmente le risque de violations de données et d’accès non autorisé.
- Manque d’analyse : l’absence d’outils d’analyse de données entrave la capacité d’identifier les tendances en matière de dépenses et les opportunités potentielles de réduction des coûts.
La modernisation de la gestion des dépenses grâce à des solutions numériques peut relever ces défis, en rationalisant les processus, en améliorant la précision et en facilitant la mise à l’échelle de votre processus sans augmenter les effectifs.
Mais par où commencer ?
Cartographiez votre processus de gestion des dépenses
Avant de mettre en œuvre des changements, il est essentiel d’avoir une compréhension claire de votre processus de gestion des dépenses existant.
Notre recommandation est donc de commencer par cartographier votre processus de gestion des dépenses actuel pour identifier les domaines d’inefficacité et les goulots d’étranglement causés par une mauvaise intégration entre votre solution de gestion des dépenses et d’autres outils financiers – par exemple, un système ERP, un logiciel de comptabilité ou des outils de gestion des voyages.
En pratique, cette étape consiste à identifier les différentes étapes par lesquelles passent les dépenses professionnelles, depuis la saisie des reçus et la soumission des dépenses jusqu’à l’examen, l’approbation et le remboursement.
Selon une étude de la Global Business Travel Association (GBTA), la note de frais moyenne prend environ 18 minutes, ce qui représente un chiffre considérable pour les entreprises comptant de nombreux employés soumettant régulièrement des dépenses.
Comprendre quelles étapes nécessitent une intervention humaine
Ensuite, vous devez comprendre ce qui peut être automatisé et quelles étapes nécessitent une intervention humaine. Même si l’automatisation peut grandement améliorer l’efficacité, certaines étapes nécessitent néanmoins un jugement humain.
Par exemple, l’audit des dépenses des employés pour vérifier leur conformité et leur exactitude aux politiques est un domaine dans lequel l’intervention humaine est cruciale. Bien que dans des outils comme Yokoy, l’intelligence artificielle puisse automatiser à la fois les étapes et la logique du processus, il existe toujours des exceptions et des cas extrêmes qui doivent être examinés manuellement.
L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) a indiqué que la fraude au remboursement des dépenses représente environ 14 % de tous les cas de fraude professionnelle. Par conséquent, un équilibre entre automatisation et surveillance humaine est nécessaire.
Pour ne donner qu’un exemple, différents pays ont souvent des taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) différents pour différents types de dépenses. Dans un processus traditionnel de gestion des dépenses, l’équipe financière doit souvent vérifier manuellement les taux de TVA pour garantir un processus de reporting précis.
Les systèmes automatisés de gestion des dépenses comme Yokoy peuvent automatiser entièrement l’extraction de la TVA tout en gardant les taux à jour avec les règles et réglementations spécifiques au pays.
Fenaco a standardisé sa gestion des dépenses avec Yokoy
« Avec Yokoy, nous avons opté pour une solution de gestion des dépenses uniforme et à l’échelle du groupe qui unifie nos différents processus de dépenses sur une seule plateforme et les automatise dans toutes les organisations, pour une efficacité accrue. »
Marianne Schluep, Head of Finance and Accounting
Comprenez ce que vous pouvez automatiser
La plupart des étapes du processus de gestion des dépenses ne nécessitent pas d’intervention humaine. Cependant, dans un environnement informatique dans lequel les outils financiers ne sont pas entièrement intégrés et où les dépenses de l’entreprise sont gérées via plusieurs systèmes, il peut s’avérer trop difficile d’automatiser le suivi et le reporting des dépenses de bout en bout.
L’analyse des données de processus peut aider à identifier les tâches répétitives et basées sur des règles qui conviennent à l’automatisation pour votre cas particulier.
Par exemple, selon une étude d’Ardent Partners, environ 66 % des tâches de gestion des dépenses sont considérées comme « très adaptées » à l’automatisation. Cependant, les clients de Yokoy bénéficient d’une automatisation jusqu’à 90 % de leur gestion des dépenses et des dépenses, économisant ainsi des milliers d’heures de travail manuel.
Buhler traite 46,7% des dépenses en 24 heures
La mise en œuvre par le groupe Bühler de la suite de gestion des dépenses Yokoy a conduit à des résultats impressionnants. Avec Yokoy Expense, près de la moitié de leurs notes de frais sont traitées dans les 24 heures suivant leur soumission.
Christoph Jenny, Co-founder Planted
En règle générale, l’automatisation de la gestion des dépenses devrait contribuer à remplacer les processus manuels répétitifs qui sont sujets aux erreurs humaines, à la fraude, aux violations des politiques et à d’autres problèmes de conformité.
Par exemple, au lieu de courir après les reçus papier et de demander aux employés de soumettre leurs dépenses de voyage d’affaires dans des feuilles de calcul, vous pouvez les équiper de solutions de frais de voyage modernes qui leur permettent de prendre une photo d’un reçu en déplacement, avec leurs appareils mobiles.
Pour simplifier encore plus ce processus, vous pouvez doter vos employés d’une carte d’entreprise à puce, afin que les transactions par carte soient automatiquement rapprochées des dépenses, au fur et à mesure qu’elles se produisent. Cela garantit également un signalement en temps réel des violations de politique, contribuant ainsi à un processus pratiquement sans erreur.
De la même manière, au lieu de faire perdre du temps à votre service financier avec des approbations manuelles et des rapports financiers, vous pouvez utiliser une solution comme Yokoy pour automatiser le processus de remboursement des dépenses, depuis l’examen des notes de frais jusqu’à la redirection des rapports pour approbation via des flux de travail automatisés.
Toutes les soumissions qui s’inscrivent dans la politique de dépenses de l’entreprise doivent être automatiquement classées, affectées au bon centre de coûts et approuvées, garantissant ainsi le remboursement des employés en temps opportun et réduisant considérablement la fraude aux dépenses.
Yokoy Expense
Gérer les dépenses sans effort
Rationalisez la gestion de vos dépenses, simplifiez les rapports de dépenses et prévenez la fraude avec la solution de gestion des dépenses pilotée par l’IA de Yokoy.
Évaluez votre paysage informatique et votre état de préparation à l'automatisation
Passez en revue vos systèmes financiers, logiciels de comptabilité et infrastructure informatique existants. Identifiez les points d’intégration potentiels ou les problèmes de compatibilité qui pourraient survenir lors de l’intégration d’une solution d’automatisation de la gestion des dépenses.
Un logiciel T&E efficace doit s’intégrer à vos systèmes existants, tels que les logiciels ERP, RH, comptabilité et paie. Une intégration transparente contribuera à rationaliser les flux de données et à réduire la saisie manuelle des données.
Jetez également un œil aux protocoles de sécurité des données et aux exigences de conformité de votre organisation, en particulier lors du traitement d’informations financières et personnelles sensibles. Assurez-vous que le système automatisé est conforme aux réglementations en matière de protection des données pertinentes pour votre secteur et votre région.
Et enfin, pensez à l’évolutivité de votre environnement informatique actuel. La solution d’automatisation choisie sera-t-elle capable de s’adapter à la croissance de votre organisation sans perturbations significatives ni besoin de mises à jour fréquentes ?
Checklist
Checklist de la préparation à la transformation financière
Dans ce livre blanc, nous nous penchons sur les étapes essentielles permettant aux directeurs financiers et aux responsables financiers d’évaluer l’état de préparation de leur organisation et de construire un argumentaire convaincant en faveur de la transformation numérique de la finance.
Choisissez une solution logicielle de gestion des dépenses qui favorise la croissance
Si votre organisation est prête à automatiser la gestion des dépenses, l’étape suivante consiste à choisir un fournisseur. En principe, outre les capacités d’automatisation, nous vous recommandons de rechercher un fournisseur qui ne vous enfermera pas avec son logiciel, pour garantir l’évolutivité et la flexibilité mentionnées précédemment.
Assurez-vous également de vérifier :
- L’expérience utilisateur de l’outil : Évaluez la convivialité de la solution d’automatisation. Vos employés auront-ils besoin d’une formation approfondie pour utiliser efficacement le nouveau système ? Une solution dotée d’une interface intuitive peut réduire la courbe d’apprentissage.
- Accessibilité mobile : évaluez si la solution d’automatisation offre un accès mobile. Les applications mobiles peuvent permettre aux employés de saisir leurs dépenses lors de leurs déplacements et de garantir une soumission en temps opportun.
- Support technique et service : pensez aux services de support technique et de maintenance fournis par le fournisseur de solutions d’automatisation. Un système d’assistance fiable peut vous aider au dépannage et résoudre tout problème qui survient.
- ROI attendu : déterminez le retour sur investissement (ROI) potentiel de la mise en œuvre de la solution d’automatisation des dépenses choisie. Tenez compte à la fois des coûts initiaux et des avantages à long terme en termes de gain de temps, de réduction des erreurs et d’amélioration de la visibilité financière.
Nous avons détaillé ce sujet dans l’article ci-dessous.
Opinion
Le retour sur investissement de la transformation financière
Apprends à calculer, à communiquer et à maximiser tes retours lors d’un projet de transformation numérique.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
À quoi ressemble un processus de gestion des dépenses entièrement automatisé avec Yokoy
Maintenant que vous connaissez la partie théorique, voyons à quoi ressemble un processus entièrement automatisé avec une solution de gestion des dépenses comme Yokoy.
Si vous êtes intéressé par la partie mise en œuvre, assurez-vous de consulter notre livre blanc ci-dessous, où vous verrez comment nous abordons les déploiements mondiaux.
Capture de reçu
La collecte et la saisie manuelles des reçus prennent du temps et sont sujettes aux erreurs. Avec Yokoy, vous pouvez simplement prendre une photo d’un reçu directement dans l’application mobile ou la télécharger sur l’application mobile ou Web. Alternativement, vous pouvez également transmettre le reçu à Yokoy sous forme de pièce jointe à un e-mail.
En cas de frais de déplacement, l’IA de Yokoy calcule automatiquement les taux kilométriques, conformément à la réglementation du pays. Les employés remplissent le point de départ et la destination et Yokoy fait le reste. Notre logiciel prend en charge des exigences telles que la règle des 3 mois ou la règle de minuit.
Traitement automatisé des dépenses
L’OCR de Yokoy lit et extrait automatiquement toutes les informations pertinentes du reçu, avec un taux de précision très élevé. Le moteur d’IA de Yokoy remplit ensuite le rapport de dépenses avec toutes les informations pertinentes telles que le commerçant, le pays et la devise de la dépense, le montant total, la catégorie de dépense et la TVA multiple.
Ensuite, l’application vérifie la note de frais par rapport aux politiques pertinentes de l’entreprise et aux politiques réglementaires locales, déclenchant des notifications en cas d’articles frauduleux potentiels, de violations des politiques et de taux de TVA manquants. Notre modèle d’IA apprend et devient plus intelligent à chaque note de frais traitée.
Soumission des dépenses
Yokoy identifie automatiquement les étapes d’approbation requises pour la dépense en fonction de l’objet de coûts ou du supérieur hiérarchique. L’outil propose des flux d’approbation personnalisables, vous permettant de définir des flux de travail conditionnels à plusieurs niveaux.
En cas de violation de la politique ou de problèmes de conformité, Yokoy informe le demandeur afin qu’il puisse ajuster les documents et corriger les erreurs avant de soumettre la note de frais. Cela réduit considérablement le taux de doublons et d’anomalies, garantissant ainsi que votre service financier ne perd pas de temps sur des erreurs qui auraient pu être évitées.
Par exemple, si un employé tente de soumettre une dépense qui dépasse la limite prédéterminée, le système peut en informer à la fois l’employé et le superviseur pour examen. L’automatisation du processus de soumission peut atténuer les erreurs en utilisant des catégories et des limites prédéfinies, réduisant ainsi le besoin de saisie manuelle des données.
Approbation des dépenses
Yokoy permet des flux de travail d’approbation dynamiques pour les configurations complexes de frais de déplacement, en accélérant le processus d’approbation en acheminant les notes de frais vers les propriétaires d’objets de coûts ou les responsables hiérarchiques concernés, avec une escalade hiérarchique et en plusieurs étapes basée sur des seuils.
Le système peut garantir que les approbations sont obtenues en temps opportun et qu’aucune étape n’est manquée. Cela conduit à des remboursements plus rapides et à une meilleure satisfaction des employés.
Réservation automatisée vers le système ERP
Une fois les dépenses approuvées, elles doivent être enregistrées dans le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) de l’entreprise. L’automatisation peut transférer de manière transparente les données de la plateforme de gestion des dépenses vers le système ERP, réduisant ainsi les risques d’erreurs de saisie manuelle et faisant gagner du temps aux équipes financières.
Par exemple, Yokoy se synchronise automatiquement avec les données de base et exporte toutes les réservations financières vers le système ERP, afin que vous puissiez clôturer vos livres à temps. Notre plateforme se connecte aux principaux systèmes ERP tels que SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 et bien d’autres, comme vous pouvez le voir sur notre page Intégrations.
Dans le même temps, Yokoy garantit que tous les reçus sont stockés par le système pour des contrôles ultérieurs, pour des pistes d’audit simples et que les dépenses traitées sont archivées conformément aux normes réglementaires, simplifiant ainsi le processus de reporting et vous préparant à des audits financiers sans stress.
Livre blanc
Transformation de la gestion des dépenses à l’ère de l’IA : un cadre
À l’ère de la transformation numérique axée sur l’IA, les processus financiers traditionnels deviennent obsolètes.
Prochaines étapes
Faire évoluer votre processus de gestion des dépenses sans augmenter les effectifs est non seulement possible, mais également essentiel pour maintenir l’efficacité dans un paysage commercial en évolution rapide.
En comprenant les étapes qui peuvent être automatisées et celles qui nécessitent une intervention humaine, vous pouvez atteindre un équilibre harmonieux qui réduit les erreurs, fait gagner du temps et permet aux employés de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Chez Yokoy, nous aidons les moyennes et grandes entreprises mondiales à automatiser leur processus de gestion des voyages et des dépenses de bout en bout, leur permettant ainsi d’économiser des milliers d’heures de travail manuel. Si vous souhaitez voir ce que Yokoy peut faire en pratique, vous pouvez réserver une démo ci-dessous.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
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