Comment assurer la conformité réglementaire avec des pistes d’audit automatisées
- Dernière actualisation : août 18, 2023
- Compliance, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
Dans la gestion des dépenses, les pistes d’audit capturent chaque étape du cycle de vie des dépenses, de la demande de commande à l’approbation, l’achat et le paiement.
Cette forme complète de tenue de registres aide les organisations à surveiller les transactions financières, à détecter les anomalies et à garantir le respect des contrôles internes et des réglementations externes.
Cet article se penche sur l’importance des pistes d’audit automatisées dans la gestion des dépenses et comment elles contribuent à la conformité réglementaire.
Qu'est-ce qu'une piste d'audit et à quoi sert-elle ?
Une piste d’audit est une compilation de documents ou de fichiers qui servent de preuve de l’exactitude des enregistrements financiers. Les auditeurs suivent un chemin en arrière depuis l’état financier final pour retracer chaque étape qui a conduit à sa création, un peu comme retracer les étapes à l’aide de fils d’Ariane.
Pour qu’une piste d’audit soit efficace, elle doit englober non seulement les documents eux-mêmes, mais également les mises à jour et les modifications des documents, y compris les personnes responsables de ces modifications. Un enregistrement de piste d’audit perd son objectif s’il peut être modifié juste avant un audit, ce qui pourrait également être potentiellement illégal.
JOURNAUX D'AUDIT VS PISTES D'AUDIT
Avant de continuer, il convient de mentionner la différence entre une piste d’audit et un journal.
Bien que les pistes d’audit et les journaux capturent les événements et les actions, ils ont des objectifs distincts. Les journaux fournissent généralement un enregistrement concis des activités, des erreurs et des notifications du système, souvent utilisé pour le dépannage et la maintenance du système.
En revanche, les données de piste d’audit offrent un récit plus complet, détaillant non seulement ce qui s’est passé, mais également le contexte entourant chaque événement. Ces informations contextuelles sont cruciales pour reconstituer la séquence des événements, comprendre les processus de prise de décision et soutenir les audits de conformité.
Types de pistes d'audit dans la gestion des dépenses
Dans le domaine de la gestion des dépenses, divers types de pistes d’audit sont essentiels pour maintenir l’intégrité et la conformité financières. Ceux-ci inclus:
- Piste d’audit de l’approvisionnement : elle enregistre les étapes du processus d’approvisionnement, de la création de la demande à la sélection du fournisseur et à l’émission du bon de commande. Il garantit que les politiques d’approvisionnement sont suivies, que les relations avec les fournisseurs sont gérées de manière appropriée et que les décisions d’achat sont bien documentées.
- Piste d’audit des dépenses : elle permet de suivre les dépenses engagées par les employés, de la soumission des notes de frais à l’approbation et au remboursement. Il aide à prévenir les réclamations frauduleuses et garantit que seules les dépenses professionnelles légitimes sont remboursées.
- Piste d’audit des factures : elle capture le parcours des factures, de la réception à la validation, l’approbation et le paiement. Il protège contre les paiements en double ou erronés et facilite un rapprochement efficace des factures.
Dans les organisations mondiales, rester au courant des réglementations et des lois financières en constante évolution pour auditer les dépenses et les transactions est un défi très courant.
D’une part, les entreprises doivent ajouter des règles pour appliquer les réglementations spécifiques à chaque pays dans leur logiciel financier, et elles doivent le faire pour chaque pays où elles l’exploitent. D’autre part, les équipes financières doivent maintenir ces règles, car elles peuvent changer d’un jour ou d’une semaine à l’autre.
Par exemple, si les taux de TVA ou les taux journaliers changent dans un pays, ils doivent être mis à jour dans les systèmes de traitement des factures et de gestion des dépenses.
Le faire manuellement est possible si l’entreprise a des filiales dans un seul pays. Mais pour les entreprises mondiales qui ont des entités dans plusieurs pays, effectuer ces modifications manuellement est un processus long et sujet aux erreurs.
Les logiciels de gestion des dépenses alimentés par l’IA comme Yokoy le font automatiquement, mettant à jour toutes les réglementations à travers les zones géographiques et les devises, pour une conformité sans effort.
Regardons comment fonctionnent les pistes d’audit dans Yokoy.
Comment fonctionnent les pistes d'audit automatisées dans Yokoy
Notre logiciel aide les équipes financières à s’assurer que toutes les dépenses sont à l’épreuve des audits et que toutes les dépenses sont conformes aux réglementations locales.
Bien que les exigences puissent varier selon le type de document ou d’enregistrement, en général, les informations suivantes doivent être facilement disponibles et clairement visibles dans les pistes d’audit :
- La dépense ou la transaction effectuée
- Les horodatages de la création de la transaction ou de la dépense
- Une description du poste de dépense
- La personne qui a soumis la dépense
- L’approbateur de la transaction
- Enregistrement de toutes les modifications apportées aux documents soumis
Voyons ce que Yokoy fait pour faciliter les pistes d’audit financier automatisées.
Gestion automatisée des dépenses et transactions par carte intégrées
Dans Yokoy, les reçus sont capturés en prenant une photo avec l’application mobile ou en les transférant à une adresse e-mail spécifique. Le traitement des reçus est entièrement automatisé, depuis leur lecture et la validation des données jusqu’à la vérification des dépenses par rapport aux politiques de l’entreprise.
Les transactions par carte sont automatiquement mises en correspondance avec les reçus soumis, et si tout est conforme à la politique, les dépenses sont automatiquement approuvées, en fonction de flux d’approbation spécifiques. Cela garantit une vue d’ensemble claire de qui a initié la dépense, qui l’a examinée et qui l’a approuvée.
L’IA du système signale les reçus en double et les violations de politique en temps réel, et avertit l’émetteur, réduisant ainsi le nombre d’erreurs et s’assurant que la plupart des dépenses soumises sont conformes.
Il y a très peu d’interventions manuelles, principalement en cas de cas extrêmes, donc dans l’ensemble, Yokoy facilite le suivi des dépenses de l’entreprise à des fins d’audit, à grande échelle.
De plus, l’utilisation de cartes d’entreprise à puce pour payer toutes les dépenses professionnelles diminue le risque de dépenses frauduleuses et limite l’utilisation de la petite caisse, contribuant à des données de transaction facilement traçables et à un processus de gestion des dépenses à l’épreuve des audits.
Stockage des reçus
Par exemple, en Allemagne, les principes GoBD exigent des entreprises qu’elles aient une gestion et un stockage appropriés des livres, des registres et des documents, et qu’elles garantissent la traçabilité et la vérifiabilité de toutes les transactions commerciales individuelles. Il doit être possible de retracer l’origine et le traitement des transactions commerciales sans aucune lacune.
Mais tous les pays n’appliquent pas les mêmes règles et réglementations en matière de stockage des documents financiers.
Selon la réglementation espagnole, par exemple, il n’est pas nécessaire que les entreprises collectent et stockent les reçus de dépenses physiques. Le gouvernement autorise également les entreprises à stocker numériquement les reçus de dépenses tant que l’outil de gestion des dépenses est conforme et doit être certifié par les agences fiscales espagnoles (AEAT).
Si l’outil de gestion des dépenses n’est pas conforme et n’est pas certifié par l’AEAT, les entreprises doivent collecter et conserver les justificatifs de dépenses physiques pour un remboursement valable des frais professionnels.
Yokoy stocke tous les reçus et les archive sous forme d’images, conformément aux exigences de stockage des photos électroniques, pendant la période de conservation légale qui s’applique dans chaque pays respectif.
En outre, Yokoy fournit un aperçu détaillé de toutes les dépenses soumises et approuvées, y compris qui a initié les rapports, qui a approuvé les transactions et qui a effectué les remboursements. Toutes les données financières peuvent être trouvées et filtrées dans le système avec des horodatages, un historique et une photo du reçu ou de la facture, sur simple pression d’un bouton.
Mises à jour automatiques des taux de TVA
Les taux de TVA pour l’échange de biens et de services sont fixés par le gouvernement de chaque pays. Parmi tous les différents taux, ceux ci-dessous sont pertinents pour la gestion des dépenses :
- Taux de TVA standard – pour la plupart des biens et services
- Taux de TVA réduits – pour les œuvres d’art, les événements sportifs, la livraison d’animaux vivants, de plantes, mais aussi pour l’hébergement, le transport
- Pas de TVA – pour les biens et services exclus
Yokoy extrait automatiquement la TVA des factures et reçus, pour les dépenses nationales et internationales. Dans le système, les taux de TVA sont automatiquement mis à jour dans tous les pays, aucune intervention manuelle n’est donc nécessaire.
Cela garantit la conformité aux réglementations locales et internationales et une gestion des dépenses à l’épreuve des audits avec une intervention humaine minimale.
Indemnités kilométriques et taux journaliers
Les frais kilométriques visent à couvrir les frais de déplacement d’un salarié pour ses déplacements professionnels lors de l’utilisation d’un véhicule privé en dehors de l’indemnité journalière (Per Diem). Dans la plupart des pays, les indemnités kilométriques sont forfaitaires pour tous les frais occasionnés par l’utilisation de véhicules particuliers pour un voyage d’affaires.
Par exemple, les entreprises autrichiennes doivent respecter les tarifs kilométriques définis par le gouvernement. Si l’entreprise décide de payer plus que les tarifs gouvernementaux, la différence de montant est considérée comme un revenu imposable et doit être comptabilisée comme telle.
Les indemnités journalières sont des indemnités forfaitaires versées aux employés pour les dépenses engagées lors d’un voyage (pour l’hébergement, les repas et les frais accessoires) sans qu’il soit nécessaire d’avoir un reçu. Bien que ceux-ci puissent varier d’un pays à l’autre, en général, les remboursements respectent les tarifs journaliers définis par le gouvernement.
Pour garder le même exemple, en Autriche, le gouvernement définit les limites autorisées pour les remboursements de repas et d’hébergement sans incidence fiscale. Cependant, tout montant dépassant ces limites est considéré comme un revenu imposable et nécessite un suivi minutieux.
Dans de nombreux pays, ces taux sont soumis à diverses conventions collectives des syndicats de travailleurs. En outre, des accords spécifiques à l’entreprise avec les employés peuvent également influencer ces règles.
En raison de leur nature complexe, l’exécution manuelle de ces calculs pour déterminer l’allocation ou l’indemnité journalière correcte en fonction du voyage prend non seulement du temps, mais est également très sujette aux erreurs.
Yokoy met à jour automatiquement tous les tarifs kilométriques et per diem, dans tous les pays, garantissant une gestion des dépenses conforme et des audits sans risque.
Comme vous pouvez le constater, la technologie de l’IA peut automatiser ce processus, ce qui fait gagner beaucoup de temps à votre équipe financière. Mais ce n’est pas le seul avantage de laisser l’IA s’occuper de votre conformité et de vos pistes d’audit.
Avantages des pistes d'audit automatisées
La mise en œuvre de pistes d’audit automatisées dans la gestion des dépenses confère de nombreux avantages aux organisations, améliorant leurs opérations financières et leurs efforts de conformité réglementaire.
SÉCURITÉ ET CONFORMITÉ DES DONNÉES
Les pistes d’audit automatisées offrent des mesures de sécurité des données robustes grâce à des mécanismes de contrôle d’accès et d’authentification. Ils garantissent que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations sensibles.
En conservant un enregistrement complet de l’activité des utilisateurs et des activités du système, les pistes d’audit aident les organisations à démontrer leur conformité aux exigences réglementaires.
PRÉVENTION DE LA FRAUDE
Les pistes d’audit automatisées servent de mécanisme de défense contre les activités frauduleuses et les risques financiers. En enregistrant chaque étape, ils créent un enregistrement séquentiel des actions entreprises, ce qui rend difficile le passage inaperçu de modifications non autorisées. Cette documentation séquentielle dissuade les fraudeurs potentiels et favorise la détection et la résolution précoces des problèmes.
Article du blog
Comment prévenir la fraude aux dépenses avec une conformité pilotée par l’IA et des flux de travail personnalisés
La fraude sur les dépenses est un problème omniprésent qui continue d’affliger les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. En fait, une enquête récente de l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé que les organisations perdent chaque année environ 5 % de leurs revenus à cause de la fraude, la fraude sur les remboursements de frais étant l’un des types de fraude les plus courants.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO
OPÉRATIONS RATIONALISÉES ET EFFICACITÉ
L’automatisation est une caractéristique clé des pistes d’audit. En permettant aux organisations d’automatiser le suivi des activités, les pistes d’audit éliminent le besoin de tenir des registres manuels et minimisent les erreurs. Cette fonctionnalité améliore la précision des états financiers et des rapports financiers, facilitant des audits financiers plus rapides et plus efficaces.
RESPONSABILITÉ AMÉLIORÉE
Les pistes d’audit automatisées favorisent une culture de responsabilité en documentant une séquence claire des événements et des actions entreprises. Cette transparence s’étend aux contrôles internes, fournissant des informations en temps réel sur les opérations financières.
Chaque action, telle que l’approbation des bons de commande ou le suivi de workflows prédéfinis, est enregistrée avec un horodatage. Ce suivi en temps réel améliore la transparence, la responsabilité et les processus décisionnels.
GESTION DES RISQUES
Les pistes d’audit automatisées contribuent à une stratégie de gestion des risques plus complète. En suivant toutes les transactions financières et les activités associées, les organisations peuvent identifier de manière proactive les risques et vulnérabilités potentiels. Cette détection précoce leur permet de mettre en œuvre des stratégies d’atténuation des risques et des mesures de protection avant que les problèmes ne s’aggravent.
RAPPORTS RÉGLEMENTAIRES PLUS FACILES
Le respect des exigences réglementaires implique souvent la compilation de rapports complets sur les activités financières. Grâce aux pistes d’audit automatisées, les données nécessaires aux rapports réglementaires sont facilement disponibles et organisées. Cela simplifie le processus de génération de rapports précis et conformes, réduisant ainsi la charge administrative des équipes financières et de conformité.
Prochaines étapes
En conclusion, les pistes d’audit automatisées apportent de nombreux avantages aux organisations, améliorant leurs opérations financières et leurs efforts de conformité.
En documentant en toute sécurité chaque étape et action entreprise, ces pistes offrent une défense solide contre la fraude et les risques financiers. Ils rationalisent les processus, augmentent la responsabilité et contribuent à une meilleure prise de décision.
Grâce aux pistes d’audit automatisées, vous pouvez gérer les risques de manière proactive, simplifier les rapports réglementaires et, en fin de compte, garantir un processus de gestion financière plus efficace et transparent.
Si vous souhaitez voir comment Yokoy peut vous aider à rester conforme et à rendre votre processus de gestion des dépenses à l’épreuve des audits, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.
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