Comment choisir le logiciel de gestion des dépenses idéal : exigences et fonctionnalités
- Last updated: juin 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Le logiciel de gestion des dépenses est devenu un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations financières, à réduire leurs coûts et à mieux contrôler leurs dépenses.
Mais le choix du logiciel d’automatisation des dépenses approprié nécessite une compréhension nuancée des exigences uniques d’une organisation, car il n’existe pas de solution prête à l’emploi qui corresponde aux besoins et aux objectifs commerciaux de toutes les entreprises, des organisations de taille moyenne aux grandes entreprises et aux multinationales.
Ainsi, pour créer une véritable valeur commerciale, les responsables financiers doivent évaluer en profondeur leurs besoins particuliers lors de la sélection d’une solution logicielle d’automatisation des dépenses.
Cet article explore les considérations clés pour les entreprises lors de la sélection de la solution optimale de traitement des dépenses, en soulignant comment le bon logiciel peut offrir une efficacité accrue et des économies de coûts.
Différences entre les besoins des entreprises moyennes, grandes et mondiales
Avant de plonger dans le sujet, il y a un aspect crucial à ne pas négliger.
En tant que meilleure pratique, les organisations qui cherchent à évoluer et à étendre leur présence sur plusieurs marchés devraient rechercher un outil d’automatisation des dépenses faisant partie d’une solution de gestion des dépenses de bout en bout.
Pourquoi?
Parce que le traitement des dépenses ne peut pas se faire dans le vide.
Alors que dans les petites entreprises, un logiciel de comptabilité autonome peut suffire, dans les entreprises en croissance et les entreprises mondiales établies, le logiciel de gestion des dépenses doit s’intégrer de manière transparente à d’autres systèmes tels que les achats, les comptes fournisseurs et la gestion des voyages pour fournir une vue complète des dépenses de l’entreprise à travers l’organisation.
Ainsi, pour améliorer leur contrôle financier et atténuer les risques, les équipes financières des moyennes et grandes entreprises et des entreprises mondiales doivent adopter une approche holistique de la gestion des dépenses et investir dans des solutions intégrées qui regroupent les dépenses, les factures et les paiements par carte d’entreprise.
J’ai couvert le sujet en détail dans le webinaire ci-dessous.
Webinar
Le plan du directeur financier pour la transformation de la gestion des dépenses
Découvrez comment obtenir une vue globale de votre processus de gestion des dépenses pour identifier facilement les inefficacités, rationaliser les opérations pour supprimer les silos de systèmes et de données, et utiliser des analyses en temps réel pour éliminer les risques, contrôler les coûts et planifier à l’avance.
Logiciel de gestion des notes de frais pour les entreprises de taille moyenne
Pour les entreprises de taille moyenne à la recherche de solutions d’automatisation des dépenses, la tarification est un point important à prendre en compte dans le processus de sélection.
Les frais de logiciel, ainsi que les coûts de mise en œuvre et de formation, peuvent faire pencher la balance en faveur d’un fournisseur ou d’un autre. Cependant, ce que les entreprises de taille moyenne ne doivent pas négliger, c’est le potentiel de retour sur investissement (ROI) de la solution choisie.
Le bon logiciel aidera les entreprises de taille moyenne à améliorer l’efficacité de leurs processus en éliminant les tâches manuelles, les erreurs et les paiements en double, ce qui leur fera gagner du temps et de l’argent.
Ainsi, il est prudent de dire que les entreprises de taille moyenne devraient choisir un outil d’automatisation des dépenses qui les aide à rationaliser leurs processus de gestion des voyages et des dépenses, de la gestion des reçus aux frais de déplacement professionnel, et qui s’intègre dans leur budget sans compromettre les caractéristiques ou les fonctionnalités.
En résumé, les principales caractéristiques recherchées par les ETI dans un logiciel de gestion des notes de frais sont :
- Abordabilité,
- Facilité d’utilisation, et
- Évolutivité grâce aux intégrations
Je détaillerai chacune de ces caractéristiques dans la seconde partie de cet article.
Expense management platforms for large companies
Les grandes entreprises se caractérisent généralement par une structure organisationnelle complexe, avec plusieurs départements qui fonctionnent souvent de manière indépendante. Ils ont également un grand nombre d’employés qui voyagent fréquemment et génèrent un volume élevé de dépenses professionnelles.
En raison de leur taille et de leur complexité, les grandes entreprises ont besoin d’une solution logicielle d’automatisation des dépenses robuste et flexible qui peut non seulement automatiser le processus chronophage des dépenses, mais également assurer la conformité avec la politique de l’entreprise ainsi qu’une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses des employés.
D’après mon expérience de travail avec de grandes entreprises dans divers secteurs, les principales considérations pour ce segment sont :
- Capacités d’automatisation,
- Flexibilité grâce aux options de personnalisation,
- Évolutivité grâce aux intégrations, et
- Fonctions de sécurité avancées
J’y reviendrai dans la deuxième partie de cet article.
En regroupant les dépenses, les factures et les paiements par carte sur une seule plate-forme centrale, les logiciels de gestion des dépenses basés sur l’IA tels que Yokoy peuvent soutenir ces objectifs, car ils contribuent à la normalisation et à l’automatisation des processus manuels pour l’efficacité opérationnelle, ainsi qu’à l’amélioration de la visibilité et du contrôle des dépenses à travers départements et zones géographiques.
Examinons donc les principales caractéristiques des solutions de gestion des dépenses qui peuvent soutenir ces objectifs.
Solutions de gestion des dépenses pour les entreprises mondiales
Enfin, une grande entreprise mondiale est une entreprise ayant des opérations et des intérêts commerciaux dans plusieurs pays ou régions. Ces entreprises opèrent dans un environnement commercial complexe et dynamique, avec des défis uniques tels que la gestion de différentes devises, langues et réglementations.
Pour les entreprises mondiales, la gestion des dépenses peut être particulièrement difficile en raison du volume considérable de transactions, des défis uniques de la conformité fiscale mondiale et de la complexité de leurs workflows d’approbation.
Des tâches telles que le suivi des dépenses des employés, la gestion des notes de frais et le traitement des remboursements des employés en temps opportun sont beaucoup plus compliquées dans une entreprise mondiale que dans une entreprise de taille moyenne avec uniquement des filiales locales. Enfin, les entreprises mondiales doivent garantir le respect des réglementations internationales.
Ainsi, lorsqu’elles recherchent un logiciel d’automatisation des dépenses, les entreprises internationales doivent donner la priorité aux solutions qui les aident à :
- Rationaliser les processus en supprimant le système et les silos,
- Faire respecter les politiques internes et externes, et
- Bénéficiez d’une visibilité de bout en bout sur leurs habitudes de dépenses
Maintenant que nous avons couvert certaines des différences, examinons les points communs entre les principales plateformes de gestion des dépenses.
Livre blanc
Transformation de la gestion des dépenses à l’ère de l’IA : un cadre
À l’ère de la transformation numérique axée sur l’IA, les processus financiers traditionnels deviennent obsolètes.
Ce que les meilleures solutions logicielles de gestion des notes de frais ont en commun
1. Diminuer les coûts de processus en améliorant l'efficacité
Selon Aberdeen Research, les entreprises qui automatisent leur processus de gestion des dépenses économisent en moyenne 20 $ par note de frais.
Cela peut sembler peu, mais une entreprise moyenne traite environ 300 à 500 notes de frais par mois. Multipliez cela par 12, et vous pouvez voir comment ces petits coûts de processus s’élèvent à 120 000 $/an.
Bien sûr, le nombre de notes de frais traitées par une organisation par mois peut varier considérablement en fonction de facteurs tels que le secteur, le modèle commercial et la taille de l’entreprise. De plus, ce nombre peut augmenter considérablement si l’entreprise opère dans un secteur où les frais de déplacement et de représentation sont élevés, tels que le conseil ou la vente.
Nous avons abordé le sujet des économies grâce à l’automatisation de la gestion des dépenses dans l’article ci-dessous.
Opinion
Le retour sur investissement de la transformation financière
Apprends à calculer, à communiquer et à maximiser tes retours lors d’un projet de transformation numérique.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
2. Assurez l'adoption grâce à la facilité d'utilisation
L’adoption par les employés est l’un des facteurs les plus critiques pour le succès de la mise en œuvre d’un logiciel d’automatisation des dépenses.
Un logiciel qui n’est pas utilisé finit par être un mauvais investissement. Les équipes financières doivent donc opter pour des outils basés sur le cloud, intuitifs et faciles à utiliser, y compris sur mobile. Les solutions héritées ont tendance à négliger l’aspect UX, il n’est donc pas surprenant que les outils non conviviaux connaissent de faibles taux d’utilisation.
Pourquoi l’adoption est-elle un sujet si important ?
Parce que les équipes financières ont souvent besoin de prouver le retour sur investissement des projets de digitalisation ou de transformation, et lorsque les employés choisissent de contourner un outil au lieu de l’utiliser, cela conduit à des processus et des méthodes de travail décousus et à un non-respect des politiques de dépenses de l’entreprise.
Pour relever ce défi, le logiciel d’automatisation des dépenses doit être conçu dans un souci de convivialité, offrant une interface utilisateur intuitive et des flux de travail rationalisés qui permettent aux utilisateurs non techniques de soumettre et de suivre facilement les dépenses, de vérifier les approbations et de gérer les reçus.
Idéalement, la solution devrait fournir à la fois une application de bureau et une application mobile, et devrait permettre aux entreprises d’émettre facilement des cartes virtuelles, en particulier si les voyages d’affaires sont fréquents.
3. Améliorer la conformité grâce à l'application des politiques
Les entreprises dotées de systèmes automatisés de gestion des dépenses sont 2,5 fois plus susceptibles de se conformer pleinement à leurs politiques de voyage et de dépenses.
En configurant un logiciel d’automatisation des dépenses pour appliquer automatiquement les politiques, les organisations peuvent réduire le risque de violation des politiques, identifier les transactions non conformes en temps réel et prendre des décisions plus éclairées concernant les approbations de dépenses.
Par exemple, le logiciel peut être configuré pour signaler toutes les dépenses qui dépassent les limites prédéfinies ou ne sont pas alignées sur les politiques de l’entreprise, telles que les repas qui dépassent un certain montant ou les dépenses de fournisseurs non autorisés.
De plus, l’application automatisée des politiques peut aider les entreprises à améliorer leur environnement de contrôle financier en minimisant le risque de fraude, d’erreurs et d’abus.
Comme mentionné un peu plus tôt, les grandes entreprises mondiales ont besoin de logiciels conformes aux réglementations fiscales locales de chaque pays où elles opèrent. Cela inclut la capacité de gérer les taxes et les devises locales et de fournir une assistance dans la langue locale.
Nous avons couvert le sujet de la conformité dans l’article ci-dessous.
Opinion
Maximiser la conformité grâce à l'automatisation des rapports de dépenses
L’automatisation des rapports de dépenses a gagné du terrain en tant que solution pour aider les équipes financières à rationaliser leurs flux de travail et à obtenir des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. Mais il y a un autre domaine où l’automatisation peut être extrêmement utile : Rester conforme.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
4. Intégration aux systèmes comptables et ERP pour éviter les silos de données
Les capacités d’intégration sont essentielles lors de la sélection d’un logiciel d’automatisation des dépenses.
L’intégration du système de gestion des dépenses avec d’autres systèmes financiers, tels que les logiciels de comptabilité ou ERP, peut réduire la saisie manuelle des données et minimiser les erreurs associées aux processus manuels.
Cela peut entraîner des gains de temps et des réductions de coûts importants, ainsi qu’une précision et une fiabilité accrues des données financières. En fin de compte, les capacités d’intégration peuvent aider les entreprises à rationaliser leurs processus et à améliorer l’efficacité globale de leurs opérations financières en supprimant les silos de données et de systèmes.
Une remarque rapide cependant : l’intégration permet de partager les données de manière transparente entre les systèmes, mais toutes les intégrations ne sont pas créées égales.
Il existe de nombreux outils hérités auxquels il est très difficile de se connecter et qui obligent les équipes financières à utiliser des formats de fichiers personnalisés ou des solutions internes supplémentaires uniquement pour transférer des données entre les plates-formes.
Ma recommandation est que les entreprises choisissent des logiciels qui offrent des intégrations solides avec les plus grands systèmes ERP, ainsi que des capacités d’API ouvertes pour une connexion facile à d’autres outils de la pile technologique financière.
5. Simplifiez le processus de déclaration des dépenses
Quelle que soit la taille d’une entreprise, le besoin croissant de données et d’informations en temps réel oblige les solutions de gestion des dépenses à fournir des capacités de reporting et d’analyse robustes.
Sans analyses et rapports en temps réel, les équipes financières sont obligées de travailler de manière réactive. Et bien que cela ne soit pas un gros problème dans les petites entreprises, pour les moyennes et grandes entreprises, ne pas avoir d’informations en temps réel sur les transactions par carte, par exemple, peut entraîner de graves violations de la conformité aux politiques, ainsi que des dépenses excessives.
Idéalement, une solution d’automatisation des dépenses devrait permettre aux entreprises de créer des rapports et des visualisations qui fournissent des informations sur les habitudes de dépenses et mettent en évidence les domaines dans lesquels elles peuvent apporter des améliorations.
Pour ne donner qu’un exemple, les entreprises devraient pouvoir utiliser un logiciel de traitement des dépenses pour identifier les catégories où elles dépensent trop ou les employés qui soumettent des dépenses non conformes.
6. Augmenter ou réduire en fonction des besoins de l'entreprise
Le prochain sur la liste est le besoin de logiciels qui peuvent évoluer avec eux à mesure que leur entreprise se développe.
Au fur et à mesure de leur évolution, les entreprises peuvent avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires, telles que la prise en charge de plusieurs devises, l’accès mobile, les flux de travail de pré-approbation personnalisés et l’intégration avec d’autres systèmes tels que les outils de récupération de la TVA, les systèmes de gestion des voyages, les systèmes d’approvisionnement, etc.
Il est donc important que les responsables financiers gardent ce critère à l’esprit dès le début et sélectionnent un logiciel flexible et capable de s’adapter à leurs besoins changeants au fil du temps. Cela leur permettra d’étendre leurs activités sans augmenter leurs effectifs et tout en gardant un contrôle total sur leurs dépenses.
7. Fournir des options de personnalisation et de configuration étendues
L’un des besoins les plus critiques des grandes entreprises en matière de logiciels d’automatisation des dépenses est la capacité à gérer des workflows d’approbation complexes. Les grandes entreprises ont souvent plusieurs niveaux d’approbation, avec différents niveaux d’autorité requis pour différents types de dépenses.
C’est pourquoi les meilleures solutions de gestion des dépenses et des dépenses sont capables de gérer des flux de travail complexes, en acheminant les notes de frais aux approbateurs appropriés en fonction de règles et de politiques prédéfinies.
De plus, les meilleures solutions du marché offrent une visibilité en temps réel sur le processus d’approbation, permettant aux responsables financiers de suivre l’avancement de chaque note de frais et d’identifier les goulots d’étranglement ou les retards.
8. Fonctions de sécurité avancées
À l’ère numérique d’aujourd’hui, la sécurité est une priorité absolue pour tous les types d’organisations, en particulier les grandes entreprises qui traitent d’énormes quantités de données financières sensibles.
Une fonctionnalité de sécurité essentielle que le logiciel d’automatisation des dépenses au niveau de l’entreprise devrait fournir est l’authentification multifacteur. Cette fonctionnalité oblige les utilisateurs à fournir plusieurs éléments de preuve pour prouver leur identité avant d’accéder au système, ce qui rend plus difficile l’accès des pirates ou du personnel non autorisé.
Ensuite, une autre fonctionnalité importante est le contrôle d’accès basé sur les rôles, qui permet aux administrateurs de définir des autorisations d’accès spécifiques pour différents utilisateurs en fonction de leurs rôles et responsabilités au sein de l’organisation. De cette façon, les utilisateurs n’ont accès qu’aux données et fonctionnalités dont ils ont besoin pour faire leur travail, et les données financières sensibles sont gardées hors de portée de ceux qui n’en ont pas besoin.
Le cryptage des données est également crucial pour sécuriser les données financières sensibles. Dans l’ensemble, la sélection du bon logiciel d’automatisation des dépenses avec des fonctionnalités de sécurité avancées est cruciale pour les grandes entreprises afin de protéger leurs données financières, de protéger leur réputation et de se conformer aux exigences réglementaires.
Prochaines étapes
Pour conclure, alors que les entreprises de taille moyenne peuvent donner la priorité à l’abordabilité, à la facilité d’utilisation et aux capacités d’intégration, les grandes entreprises ont besoin de fonctionnalités de sécurité avancées, d’options de personnalisation et d’évolutivité pour répondre à leurs besoins uniques.
En fin de compte, les meilleures pratiques pour choisir le bon logiciel impliquent d’équilibrer les exigences de fonctionnalité, de coût et de sécurité, et de donner la priorité à une solution qui peut répondre aux besoins actuels et futurs.
Ma recommandation est que les entreprises adoptent une approche holistique et recherchent une solution tout-en-un qui réponde à leurs exigences non seulement pour la gestion des dépenses, mais pour la gestion des dépenses dans son ensemble.
Si vous souhaitez voir ce qui rend Yokoy différent et comment il peut soutenir votre équipe financière, vous pouvez réserver une démo ci-dessous.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
Articles connexes
Si vous avez apprécié cet article, les ressources ci-dessous pourraient vous être utiles.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.