Logiciel de comptabilité fournisseurs pour les entreprises mondiales : fonctionnalités essentielles et erreurs à éviter
- Dernière actualisation : août 14, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Je parle à de nombreuses entreprises qui sont sur le marché des logiciels de comptes fournisseurs, et j’entends encore et encore les mêmes craintes et idées fausses sur les solutions AP.
J’ai donc pensé qu’il valait la peine d’écrire cet article pour expliquer brièvement ce que le logiciel AP devrait faire pour les entreprises mondiales et comment vous assurer de ne pas acheter une solution trop compliquée ou qui ne résout pas vos problèmes spécifiques.
Bien sûr, en tant que co-fondateur de Yokoy, je suis peut-être partial et il est très probable que les points faibles varient d’une entreprise à l’autre.
Cependant, grâce à notre travail avec plus de 600 moyennes et grandes entreprises, nous avons acquis une compréhension complète des goulots d’étranglement dans un processus traditionnel de comptabilité fournisseurs et des principales questions posées par les entreprises lors de l’achat d’une solution d’automatisation AP.
Je ferai donc de mon mieux pour garder cela pratique et perspicace, afin que vous puissiez prendre une décision d’achat éclairée.
Plongeons-y directement.
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de comptes fournisseurs
Le logiciel AP n’existe pas dans une taille unique qui répond à tous les besoins. Cependant, en général, les solutions de comptabilité fournisseurs sont conçues pour automatiser les étapes du processus P2P ou AP, de la saisie et du traitement des factures à la mise en correspondance avec les bons de commande et les réceptions de marchandises, l’approbation et le paiement des fournisseurs.
Ainsi, lors de l’examen de l’achat et de la mise en œuvre d’une solution d’automatisation AP, il est essentiel de se concentrer sur les fonctionnalités clés qui relèvent efficacement les défis les plus courants dans le processus d’approvisionnement au paiement (P2P) ou de comptes fournisseurs. Ces fonctionnalités garantissent que le logiciel peut aborder et surmonter avec succès les obstacles courants, conduisant à un flux de travail plus fluide et plus efficace.
Maintenant, gardez à l’esprit que je me concentre sur les solutions AP pour les grandes entreprises mondiales. Si vous recherchez un outil d’automatisation des factures pour une petite entreprise, ces critères peuvent ne pas être directement applicables.
Saisie automatisée des factures et prise en charge de la facturation électronique
Les capacités de gestion des factures, ainsi que la prise en charge de la facturation électronique, sont une fonctionnalité essentielle des logiciels de comptabilité fournisseurs d’entreprise. Cela va au-delà de la simple gestion des factures et inclut l’automatisation de la capture des factures, garantissant un processus de paiement transparent et efficace.
Ainsi, le premier critère à rechercher est la capacité à gérer différents formats de facture. Les fournisseurs peuvent envoyer des factures aux formats PDF, XML ou EDI. Un logiciel AP robuste doit être capable de gérer tout cela, en garantissant flexibilité et adaptabilité aux besoins des différents fournisseurs.
De la même manière, la capacité à capturer automatiquement les données de facturation est cruciale pour les grandes entreprises.
Cette fonctionnalité permet au logiciel de capturer automatiquement les données de facturation à partir de diverses sources, telles que les pièces jointes aux e-mails, les documents numérisés ou les portails de facturation électronique. Il réduit le besoin de saisie manuelle des données, minimise les erreurs et accélère l’ensemble du flux de travail de traitement des factures.
Yokoy & Pagero : traitement des factures 100% automatisé
Yokoy s’intègre de manière transparente à la solution de facturation électronique basée sur le cloud de Pagero, pour un processus AP entièrement numérique et entièrement automatisé, de la facturation au paiement.
Traitement automatisé des factures
La prochaine fonctionnalité à rechercher est l’automatisation de l’ensemble du flux de travail de traitement des factures, de la capture des données de facturation aux approbations et aux paiements. L’automatisation peut réduire considérablement la saisie manuelle des données, minimiser les erreurs et accélérer les temps de traitement.
Bien que la technologie puisse varier d’une plate-forme AP à l’autre, notre recommandation est de choisir un fournisseur qui s’appuie sur l’automatisation alimentée par l’IA, par rapport à un fournisseur qui utilise RPA par exemple.
Nous avons couvert le sujet dans cet article, donc je n’entrerai pas trop dans les détails maintenant, mais en principe, la technologie OCR est essentielle pour convertir les factures numérisées ou basées sur des images en texte lisible par machine. Il permet au logiciel d’extraire avec précision les informations pertinentes telles que les numéros de facture, les montants, les dates d’échéance et les détails du fournisseur.
L’OCR améliore la précision des données et élimine l’extraction manuelle des données. L’outil AP de votre choix doit donc utiliser ce sous-ensemble de la technologie d’IA pour raccourcir le temps de traitement des factures.
Néanmoins, notez que l’OCR peut rencontrer des difficultés lorsqu’il s’agit de données non structurées qui manquent d’organisation claire ou de modèles prédéfinis. Pour traiter et extraire des informations à partir de données hautement non structurées, la technologie avancée de l’IA entre en jeu.
Donc, si vous souhaitez automatiser plus que les étapes du processus et laisser les machines reprendre également la « logique » de votre processus AP, vous devez investir dans un logiciel qui utilise l’automatisation basée sur l’IA.
L’IA permet une extraction et une catégorisation plus complètes des données, ce qui est extrêmement utile, en particulier dans les grandes entreprises où le service AP gère des milliers de factures, bons de commande et reçus de marchandises par mois.
Rapprochement automatisé des factures, des bons de commande et des entrées de marchandises
Une fois la facture traitée, elle doit être rapprochée des bons de commande et des entrées de marchandises. Dans les petites et même moyennes entreprises, cette étape peut être gérée manuellement ou avec une automatisation partielle. Mais à grande échelle, vous avez besoin d’une automatisation alimentée par l’IA pour un processus efficace et sans erreur.
La correspondance des bons de commande consiste à comparer les factures aux bons de commande et aux reçus, afin de s’assurer que les articles correspondent et d’éviter les paiements en double ou le paiement de marchandises qui n’ont pas été livrées.
Pour une fonctionnalité de rapprochement de factures robuste, vous devez rechercher une plate-forme AP qui assure une intégration transparente avec les systèmes d’approvisionnement et ERP, pour les transferts de données de bons de commande automatisés. De plus, l’appariement à 2 ou 3 facteurs devrait être automatisé, et les discordances et les écarts devraient être détectés par le logiciel en temps réel.
En cas de non-concordance, le logiciel d’automatisation AP doit offrir de solides capacités de gestion des exceptions pour une gestion efficace des exceptions et pour éviter les retards de paiement. Idéalement, votre équipe AP devrait être en mesure de voir l’état du processus de rapprochement des factures à tout moment. La visibilité en temps réel garantit que les goulots d’étranglement sont résolus en temps opportun.
Approbation automatisée des factures grâce à des flux de travail personnalisables
Un flux de travail d’approbation des factures efficace et configurable est essentiel pour les entreprises ayant des processus d’approbation complexes. Les capacités d’automatisation des workflows et des approbations facilitent l’acheminement et l’approbation rationalisés des factures, raccourcissent le temps de traitement des factures et accélèrent les paiements des fournisseurs.
Ainsi, les logiciels de gestion des factures d’entreprise ou d’automatisation des points d’accès doivent permettre des hiérarchies d’approbation personnalisables avec plusieurs niveaux d’approbation, un routage automatisé basé sur des règles et des rôles prédéfinis et des notifications en temps réel pour les factures en attente.
Par exemple, certains montants ou catégories de factures peuvent nécessiter l’approbation d’individus ou de services spécifiques. L’automatisation garantit que les factures sont dirigées vers les approbateurs appropriés, réduisant ainsi les interventions manuelles et les éventuels goulots d’étranglement.
Dans le même temps, les solutions AP doivent garantir la conformité aux contrôles internes, aux protocoles de sécurité et aux exigences réglementaires. Cela comprend la définition de limites de dépenses, la surveillance des habitudes de dépenses et la vérification que les factures respectent les directives établies. Le respect des contrôles internes est essentiel pour maintenir la transparence financière et prévenir les activités non autorisées ou frauduleuses.
Intégrations transparentes avec les systèmes ERP, d'approvisionnement et de gestion des documents
Une solution de comptes fournisseurs bien intégrée garantit que les données circulent de manière transparente entre le logiciel AP et l’ERP ou les systèmes comptables.
Cette intégration simplifiée élimine les silos de données, minimise le risque d’erreurs manuelles lors du transfert de données et permet à tous les départements d’accéder à des informations financières à jour. Une telle synchronisation favorise une collaboration efficace, optimisant les processus de prise de décision dans l’ensemble de l’organisation.
De plus, étant donné que le traitement des factures implique souvent la gestion de nombreux documents, tels que des reçus, des contrats et des pièces justificatives, un logiciel AP avec une intégration transparente aux systèmes de gestion de documents permet le stockage centralisé de toutes les factures pertinentes et des fichiers associés.
Ce référentiel centralisé garantit un accès facile aux factures passées, facilitant une récupération rapide lors des audits et des contrôles de conformité. Avec tous les documents stockés en toute sécurité et facilement accessibles, les entreprises peuvent facilement conserver une piste d’audit complète, simplifiant les rapports financiers et renforçant la transparence.
Plate-forme API-First
Cet aspect est souvent négligé, mais les API flexibles débloquent l’interconnectivité. Cette interconnectivité permet aux entreprises d’évoluer et de s’adapter à l’évolution des besoins, leur permettant d’exploiter tout le potentiel de leur solution de comptes fournisseurs.
Une plate-forme API-first permet une intégration transparente avec divers systèmes sans être liée à un fournisseur spécifique ou à une solution propriétaire. En adoptant une approche axée sur l’API, les entreprises peuvent adapter et intégrer le logiciel AP à leur pile technologique existante, élargissant ainsi la fonctionnalité et la flexibilité de l’ensemble de l’écosystème.
Capacités de suivi et de rapport en temps réel
Le suivi en temps réel permet aux entreprises de suivre instantanément l’évolution des factures et des paiements. Au fur et à mesure que les factures progressent dans le flux de travail d’approbation, les parties prenantes peuvent accéder à tout moment à des mises à jour de statut actualisées, ce qui réduit les retards et favorise des délais de traitement plus rapides.
Cette visibilité en temps réel permet aux équipes financières d’identifier rapidement les goulots d’étranglement ou les problèmes potentiels, ce qui permet des interventions rapides et un traitement plus fluide des factures. En ayant une vue d’ensemble en temps réel des processus AP, les entreprises peuvent maintenir un contrôle plus strict sur leurs opérations financières et améliorer l’agilité globale.
Sécurité et conformité des données
La sécurité des données est une priorité absolue lorsqu’il s’agit d’informations financières. Pour protéger les données financières sensibles, il est crucial de choisir une solution AP qui fournit un cryptage de données robuste, respecte les normes de l’industrie et emploie des contrôles d’accès stricts.
Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs doit protéger contre les violations de données, les accès non autorisés et les cybermenaces potentielles. Le respect des réglementations du secteur et des lois sur la protection des données, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données), garantit que le traitement des données financières répond aux normes requises et prévient les risques juridiques et de réputation.
Facilité d'utilisation sur tous les appareils
Le logiciel doit avoir une interface intuitive et conviviale pour faciliter l’intégration et l’utilisation quotidienne des membres de votre équipe. Des interfaces complexes et alambiquées peuvent entraîner une résistance et entraver l’adoption.
Dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui, la capacité d’accéder aux factures et de les traiter sur des appareils mobiles est cruciale. Recherchez des logiciels qui offrent des applications mobiles ou un accès Web réactif.
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Donner la priorité à la satisfaction des employés : les arguments en faveur d'une meilleure expérience utilisateur dans les outils financiers
Le monde de la finance évolue rapidement, avec des technologies perturbatrices et des attentes changeantes des consommateurs qui remodèlent le paysage. Pourtant, malgré ces changements, de nombreux outils financiers restent bloqués dans le passé, avec une expérience utilisateur et une interface médiocres.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Prise en charge multi-entités pour l'évolutivité
Au fur et à mesure que les entreprises grandissent et évoluent, le logiciel de comptes fournisseurs doit pouvoir évoluer parallèlement à l’expansion de l’entreprise. Cela comprend la gestion de volumes de factures accrus, la prise en charge d’entités ou de filiales supplémentaires et la prise en charge de réseaux de fournisseurs en pleine croissance.
Ainsi, un logiciel AP au niveau de l’entreprise doit offrir un support multi-entités, permettant une gestion centralisée des processus de comptes fournisseurs dans différentes succursales ou sites. L’évolutivité garantit que la solution AP reste efficace et efficiente, même lorsque l’organisation subit une croissance et des changements importants.
Capacités multidevises et linguistiques
Pour les entreprises opérant à l’échelle mondiale, les fonctionnalités multidevises et linguistiques sont des fonctionnalités indispensables dans les logiciels de comptabilité fournisseurs. La solution doit gérer les factures et les paiements dans diverses devises, prendre en charge les calculs de taux de change et faciliter les transactions internationales.
De plus, la prise en charge multilingue permet une communication et une collaboration fluides avec les fournisseurs et les fournisseurs du monde entier, quelles que soient les barrières linguistiques. Ces capacités rationalisent les opérations financières transfrontalières, garantissant l’exactitude et l’efficacité de la gestion des paiements et des données financières dans diverses régions.
Fonctionnalités de conformité fiscale et réglementaire
Pour se conformer aux réglementations fiscales et aux exigences en matière de rapports financiers, le logiciel AP doit intégrer des fonctionnalités spécifiques de conformité fiscale et réglementaire. Cela inclut les calculs fiscaux automatisés, le respect des codes fiscaux spécifiques à chaque pays et la capacité de gérer diverses juridictions fiscales.
La plate-forme AP devrait également générer des rapports fiscaux et des pistes d’audit, facilitant la conformité et les audits liés à la fiscalité. En intégrant ces fonctionnalités, les entreprises peuvent être assurées que leurs processus financiers sont conformes aux lois et réglementations fiscales pertinentes, atténuant ainsi les risques de non-conformité.
Programme d'intégration, support client et formation
Un fournisseur de logiciels de comptes fournisseurs fiable doit proposer un programme d’intégration structuré et bien défini pour les nouveaux clients. Le processus d’intégration doit guider les organisations tout au long de la mise en œuvre du logiciel, garantissant une transition en douceur et une intégration transparente avec les systèmes existants.
Un programme d’intégration bien conçu comprend des jalons clairs, des échéanciers et un point de contact désigné pour répondre à toute question ou préoccupation. En mettant en place un processus d’intégration complet, les entreprises peuvent adopter rapidement la nouvelle solution AP et maximiser ses avantages.
De plus, des ressources de formation adéquates sont essentielles pour s’assurer que les utilisateurs peuvent exploiter tout le potentiel du logiciel de comptabilité fournisseurs. Le fournisseur choisi doit proposer des supports de formation complets, notamment des guides d’utilisation, des didacticiels et des démonstrations vidéo, afin de faciliter une compréhension approfondie des fonctionnalités du logiciel.
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Plan de mise en œuvre d’une solution globale de gestion des dépenses
Grâce à notre travail avec plus de 600 clients mondiaux allant des moyennes entreprises aux grandes entreprises, nous avons développé notre propre cadre pour transformer le processus de gestion des dépenses.
Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Idées fausses et erreurs courantes lors de l'achat d'un logiciel AP
Voyons maintenant quelques erreurs courantes à éviter lors de l’achat et de la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité fournisseurs.
- Ignorer les besoins spécifiques : chaque entreprise a des défis AP uniques. Évitez de choisir une solution unique et identifiez plutôt les points faibles spécifiques de votre processus AP pour trouver une solution qui répond à ces besoins.
- Ignorer la compatibilité d’intégration : le fait de ne pas évaluer la compatibilité du logiciel avec vos systèmes existants peut entraîner des silos de données et des solutions de contournement manuelles. Choisissez une solution qui s’intègre parfaitement à votre configuration actuelle.
- Sous-estimer l’importance de la sécurité des données : les violations de données peuvent être catastrophiques pour votre entreprise. Ne faites pas de compromis sur les fonctionnalités de sécurité des données lors de la sélection d’un logiciel AP.
- Craquer pour les fonctionnalités flashy : bien que les fonctionnalités avancées puissent être attrayantes, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui correspondent à vos besoins. Investir dans des fonctionnalités inutiles peut compliquer votre flux de travail et gonfler les coûts.
- Se concentrer uniquement sur le prix et ignorer la valeur à long terme : choisir une solution AP uniquement en fonction de son coût initial peut être une erreur coûteuse. Un logiciel moins cher peut manquer de fonctionnalités essentielles, d’un support robuste ou d’une évolutivité future, ce qui entraîne des inefficacités et une valeur à long terme limitée. Il est essentiel de prendre en compte la valeur globale du logiciel et son retour sur investissement potentiel pour prendre une décision éclairée.
- Ignorer l’évolutivité et les besoins futurs : ne pas tenir compte de l’évolutivité peut entraîner la nécessité de migrations coûteuses ou de remplacements de logiciels en cours de route.
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Combien pouvez-vous économiser chaque année si vous choisissez Yokoy comme suite de gestion des dépenses ? Notre calculateur de retour sur investissement vous aide à quantifier le retour sur investissement, afin que vous puissiez construire un dossier solide pour la transformation financière.
Dans l’ensemble, il est essentiel de comprendre les réalités des logiciels de comptes fournisseurs et du processus AP pour prendre des décisions éclairées.
Alors maintenant que vous avez une bonne compréhension de ce que les solutions de comptes fournisseurs devraient faire pour vous, prenons un moment pour dissiper certaines idées fausses courantes.
Idées fausses courantes sur les outils de comptes fournisseurs
Le logiciel AP est réservé aux grandes entreprises
Une idée fausse courante est que les logiciels de comptes fournisseurs sont conçus exclusivement pour les grandes entreprises ayant des opérations financières importantes. En réalité, les logiciels AP peuvent profiter aux entreprises de toutes tailles. Même les petites et moyennes entreprises peuvent rationaliser leurs processus AP, réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité à l’aide du logiciel AP.
Les outils de comptabilité fournisseurs éliminent le besoin d’intervention humaine
Certaines personnes croient à tort que la mise en œuvre d’un logiciel AP signifie remplacer entièrement l’implication humaine. Bien que le logiciel AP automatise diverses tâches, il n’élimine pas le besoin de surveillance humaine et de prise de décision. L’intervention humaine est toujours nécessaire pour vérifier les factures, résoudre les exceptions, gérer les relations avec les fournisseurs et la planification financière stratégique.
Le logiciel AP est compliqué et difficile à mettre en œuvre
Une autre idée fausse est que le logiciel AP est trop complexe et difficile à mettre en œuvre. Les solutions logicielles AP modernes sont conçues dans un souci de convivialité. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des interfaces faciles à utiliser, une intégration transparente avec les systèmes existants, ainsi qu’une formation et une assistance complètes pour garantir un processus de mise en œuvre fluide.
Le logiciel AP n’est pas rentable
Certaines entreprises peuvent éviter d’adopter un logiciel AP parce qu’elles pensent qu’il est coûteux et peu rentable. Cependant, les avantages de ces plates-formes l’emportent souvent sur l’investissement initial. Le logiciel permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, d’améliorer les relations avec les fournisseurs et d’améliorer la conformité, ce qui entraîne d’importantes économies de coûts et une efficacité opérationnelle à long terme.
Le processus AP ne nécessite pas d’automatisation
Certaines organisations peuvent sous-estimer la complexité du processus AP et supposer que les méthodes manuelles sont suffisantes. Ils peuvent croire que l’automatisation des tâches AP n’est pas nécessaire.
Cependant, à mesure que les entreprises se développent et que les volumes de transactions augmentent, les processus AP manuels deviennent sujets aux erreurs, aux inefficacités et aux retards de paiement. La mise en œuvre d’un logiciel AP peut optimiser le processus et améliorer la précision et la productivité.
En tenant compte de ces facteurs et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez prendre une décision éclairée lorsque vous choisissez un logiciel de comptes fournisseurs qui répond aux besoins de votre entreprise et maximise l’efficacité de vos opérations financières.
Prochaines étapes
Pour commencer le processus d’achat du logiciel AP, évaluez vos processus actuels de comptes fournisseurs et identifiez les points faibles et les domaines à améliorer.
Ensuite, créez une liste des caractéristiques et fonctionnalités essentielles qui permettraient de relever efficacement ces défis. N’oubliez pas d’impliquer les principales parties prenantes de vos services des finances, des achats et des technologies de l’information lors du processus d’évaluation.
Enfin, tenez compte de la valeur à long terme et du retour sur investissement potentiel lorsque vous choisissez une solution AP. Avec le bon logiciel de comptes fournisseurs en place, votre organisation peut embrasser l’avenir de la gestion financière, optimiser les processus de comptabilité fournisseurs et garder une longueur d’avance dans le paysage commercial dynamique d’aujourd’hui.
Lorsque vous êtes prêt à commencer, réservez une démo ci-dessous. La suite de gestion des dépenses de Yokoy peut vous aider à automatiser entièrement votre processus de comptes fournisseurs, avec la puissance de l’IA.
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