La gestion des voyages d’affaires en 2023 : Ce qui reste et ce qui part
- Last updated: juin 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
L’industrie mondiale des voyages d’affaires progresse régulièrement vers une reprise complète. À l’échelle mondiale, les dépenses liées aux voyages d’affaires devraient atteindre 1,39 trillion de dollars américains d’ici la fin de 2023. Ce chiffre devrait augmenter jusqu’en 2026, dépassant les niveaux d’avant la pandémie.
L’augmentation des voyages d’affaires n’a pas seulement un impact sur les processus opérationnels des entreprises, mais aussi sur les processus financiers – ce qui a des conséquences à la fois pour les employés et pour les équipes financières.
Pour les employés, l’augmentation des déplacements professionnels signifie qu’ils doivent remplir des notes de frais, gérer davantage de reçus et soumettre des demandes dans le cadre du budget de l’entreprise. Et lorsque les voyages d’affaires sont prolongés par des voyages d’agrément, les notes de frais peuvent facilement plonger dans le chaos.
Les équipes financières sont chargées de rechercher les reçus et de filtrer les transactions personnelles, de rapprocher des formulaires de dépenses plus longs – couvrant parfois plusieurs devises, et de gérer les demandes et les allocations provenant de plusieurs équipes au sein de l’entreprise.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles atténuer ces nouveaux défis et préparer l’avenir de leurs programmes de voyage, afin de maîtriser les coûts sans aliéner leurs employés ?
Cette année, les entreprises devraient examiner leur processus de voyage d’affaires de manière holistique et construire une base numérique solide pour intégrer les frais de voyage dans le cadre plus large de la gestion des dépenses.
Avec le "bleisure" qui est là pour rester, les employés attendent plus des voyages d'affaires
Le retour aux voyages d’affaires s’accompagne de son lot de défis uniques – même s’ils sont formidables pour les interactions en face à face et la croissance professionnelle globale des employés. Le mélange de reçus papier et numériques peut entraîner un rapprochement bâclé des dépenses, une erreur dans la déclaration des coûts ou une confusion autour de ce qui peut et ne peut pas être dépensé en vertu de la politique de l’entreprise.
Alors qu’il y a quelques années, ces désagréments auraient été considérés comme la norme, dans la réalité d’aujourd’hui, les voyages d’agrément établissent la norme et façonnent les attentes des voyageurs à l’égard des voyages d’affaires. Les employés ne veulent plus perdre des heures à remplir des notes de frais, et les services financiers, de leur côté, s’attendent à ce que les choses soient plus rationalisées.
Heureusement, toutes ces tâches manuelles, chronophages et ennuyeuses peuvent être prises en charge par la technologie moderne – principalement l’IA et l’automatisation.
À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ?
Comment les entreprises peuvent-elles entrer dans la nouvelle ère des voyages d'affaires ?
Pour les moyennes et grandes entreprises, des cartes d’entreprise à puce peuvent être attribuées aux employés à tous les niveaux, dans tous les pays, et les processus de dépenses peuvent être gérés à distance.
La gestion et la soumission des dépenses à l’aide d’une carte de visite à puce, ou d’une carte de logement à puce, pour les réservations de voyage et d’hôtel, rendent la déclaration des frais de voyage beaucoup plus transparente et contribuent à réduire le travail manuel – et le stress – pour toutes les parties concernées.
Les deux types de cartes se présentent sous forme virtuelle et peuvent être automatiquement intégrées au fournisseur de voyages d’affaires d’une entreprise. Toutes les dépenses imputées à la carte sont immédiatement rapprochées dans les systèmes de gestion des dépenses et des voyages de l’entreprise, et affectées à la catégorie de dépenses appropriée à l’aide de la fonction automation.
L’employé aurait toujours pour tâche de vérifier la dépense, mais l’ensemble du processus de rapprochement est pris en charge par l’IA, ce qui simplifie énormément les choses.
Ainsi, l’automatisation peut être utilisée pour soulager la pression du travail manuel de l’équipe financière, tandis que la technologie de correspondance de l’IA peut être employée pour éliminer les erreurs manuelles et les soumissions en double, et pour trier les dépenses dans une variété d’affectations différentes, qui aident ensuite à mieux façonner l’image globale des frais de voyage d’affaires.
Par exemple, en regroupant les dépenses par pays ou par région, tu peux voir quelles équipes dépensent le plus, si les dépenses de l’entreprise sont attribuées à un département ou si ces dépenses sont motivées par un facteur externe. Ces coûts peuvent ensuite être évalués, gérés et optimisés pour les instances futures – ce qui contribue à la santé financière globale de l’entreprise.
Quant aux erreurs manuelles, les petites inexactitudes ou les fautes d’inattention entraînent non seulement un surcroît de travail, mais elles peuvent souvent avoir des conséquences juridiques ou de conformité.
Les solutions d’IA sont programmées pour signaler les dépenses qui sortent de la fourchette ou qui sont dupliquées dans le système, ce qui garantit que l’équipe financière peut donner un second coup d’œil à la feuille de frais pour lever toute incertitude avec l’employé ou le chef d’équipe.
Livre blanc
L’avenir de la gestion des voyages et des dépenses
Après les effondrements massifs causés par la pandémie, les voyages d’affaires se redressent enfin. Cependant, les défis macroéconomiques ralentissent l’effet de rattrapage, obligeant les responsables des finances et des voyages à réduire les coûts en limitant les voyages d’affaires.
Comment les entreprises peuvent-elles s’adapter ?
Tout est lié : La gestion des voyages d'affaires en 2023
En 2023, une visibilité holistique des dépenses à l’échelle de l’entreprise est essentielle. Ceci est particulièrement critique au niveau de l’entreprise, où il y a encore plus de mouvements d’employés d’un bureau à l’autre, et d’un emplacement client à un emplacement social.
Les équipes financières qui ont une visibilité complète des données derrière les dépenses de voyage d’affaires des employés, sont mieux équipées pour prendre des décisions éclairées sur les politiques d’indemnités journalières et évaluer comment accorder la permission pour les dépenses qui dépassent la politique normale.
En outre, les entreprises peuvent également utiliser les informations sur les dépenses en temps réel pour identifier les domaines dans lesquels elles ont le plus d’opportunités de réaliser des économies.
Alors que les entreprises cherchent des moyens de créer plus d’efficacité dans toutes leurs solutions informatiques et de soutenir leur parcours de transformation numérique, l’optimisation de leur processus de gestion des dépenses – y compris leurs programmes de voyages d’affaires – sera de plus en plus au cœur de leurs préoccupations. Et cette année, les voyages d’affaires sont l’un des meilleurs domaines pour mettre la numérisation et l’automatisation à l’œuvre !
Prêts à passer à l’étape suivante ? Vois ce que Yokoy peut faire pour ton processus de gestion des voyages et des dépenses : Réserve une démo ci-dessous.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
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