Gestion efficace des dépenses de voyage : recommandations avant, pendant et après le voyage
- Last updated: juin 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Ces dernières années ont apporté des changements importants dans le segment des voyages d’affaires. Le plus gros impact a certainement été la pandémie de Covid, qui a bouleversé les plans de voyage des entreprises du monde entier.
Mais au-delà de cela, il existe d’autres facteurs – à la fois externes et internes – qui rendent la gestion des voyages d’affaires plus difficile qu’auparavant.
Dans cet article, nous allons explorer quelques-unes des étapes clés que les entreprises peuvent suivre pour corriger un programme de gestion des frais de voyage inefficace et atteindre une efficacité, une précision et un contrôle accrus sur leurs dépenses de voyage.
Principaux défis dans la gestion des voyages et des dépenses
Tâches administratives chronophages
Il est encore courant dans de nombreuses moyennes et grandes entreprises que les employés récupèrent leurs reçus papier, préparent des notes de frais à la main et doivent ensuite attendre longtemps pour être remboursés.
Le service financier, quant à lui, doit vérifier manuellement chaque note de frais – un processus sujet aux erreurs. De plus, les entreprises n’ont souvent pas un aperçu complet de toutes les dépenses engagées par leurs employés lors d’un voyage, car le reporting se fait souvent en fin de mois.
Dans une enquête menée par Forrester Consulting, 30 % des personnes interrogées ont déclaré que les tâches de gestion des déplacements et des déplacements sont principalement ou entièrement manuelles dans leur organisation, ce qui exerce une pression sur les employés, la direction et la comptabilité.
De plus, l’enquête montre que la situation est exacerbée par le manque d’intégration entre les outils de voyage, les outils de dépenses et les autres systèmes. Cela rend le processus T&E long et inefficace, le processus de bout en bout prenant en moyenne 13,6 heures par voyage.
Mauvaise expérience utilisateur
Un autre défi courant dans la gestion des déplacements et des dépenses est l’utilisation de systèmes de gestion des voyages et des dépenses obsolètes et encombrants, qui offrent une expérience utilisateur médiocre. Cela peut amener les employés à devenir frustrés et à contourner les outils de frais de déplacement, entraînant le non-respect des politiques de l’entreprise.
En outre, les employés peuvent être amenés à utiliser divers modes de paiement, tels que les cartes de crédit ou les espèces, pour régler leurs dépenses, gérer les dépenses dans différentes devises et se conformer aux réglementations étrangères.
Les entreprises doivent disposer d’un système capable de gérer les conversions de devises et de se conformer aux réglementations locales, sans trop compliquer la déclaration des frais de déplacement professionnel des employés.
Risque accru d'erreur et de fraude
La saisie manuelle des données est sujette aux erreurs, ce qui peut entraîner des rapports de dépenses inexacts et des problèmes de conformité potentiels.
Par exemple, les employés peuvent soumettre un reçu deux fois par erreur ou ajouter le mauvais montant lors de la déclaration de leurs frais de déplacement. À côté de cela, les entreprises ont souvent des politiques spécifiques concernant les voyages d’affaires et la gestion des dépenses, telles que des limites sur le montant pouvant être dépensé pour les repas ou l’hébergement.
La fraude aux dépenses peut facilement se produire si, par exemple, les employés décident d’empocher une partie de leur indemnité journalière, au lieu d’utiliser l’intégralité de leurs indemnités journalières. Le rembourrage du kilométrage, les fausses dépenses et les billets d’avion inutilisés sont d’autres formes de fraude de voyage affectant couramment les entreprises aujourd’hui.
S’assurer que tous les employés se conforment à ces politiques peut être difficile, et ne pas le faire peut entraîner des dépenses inutiles et des problèmes de conformité.
Rapports de dépenses inefficaces
Les rapports de dépenses inefficaces peuvent être un casse-tête majeur pour les entreprises, en particulier celles dont les employés voyagent fréquemment et engagent des dépenses. Sans un processus rationalisé en place, les rapports peuvent rapidement devenir accablants, entraînant des erreurs, des écarts et même des pertes financières.
Pour assurer une gestion précise et opportune des dépenses, les entreprises doivent mettre en place un système efficace capable de capturer toutes les données pertinentes et de fournir des rapports détaillés à des fins de comptabilité et de remboursement.
Cela peut impliquer l’utilisation d’outils numériques tels que les logiciels de gestion des dépenses, qui peuvent automatiser de nombreux processus manuels associés à la déclaration des dépenses.
Manque de visibilité et de contrôle
L’un des principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises dans la gestion des voyages et des dépenses est le manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses de l’entreprise.
De nombreuses entreprises utilisent différents systèmes pour différents aspects de la gestion des voyages et des dépenses, tels que la réservation de voyages, la soumission de notes de frais et le traitement des remboursements.
Cela peut entraîner des données cloisonnées, des flux de travail et des processus d’approbation inefficaces, ainsi qu’un manque de visibilité, ce qui rend difficile l’obtention d’une vue complète des dépenses.
Sans visibilité adéquate, les entreprises ne peuvent pas suivre avec précision les dépenses et identifier les opportunités potentielles de réduction des coûts. De plus, le manque de contrôle peut amener les employés à effectuer des achats non autorisés ou à dépasser leurs limites de dépenses.
Maintenir la sécurité et la confidentialité
Enfin, les informations financières sensibles étant partagées et stockées, il est essentiel pour les entreprises de maintenir la sécurité et la confidentialité. Cela implique de s’assurer que les employés n’ont accès qu’aux informations dont ils ont besoin et que toutes les données sont stockées et transmises en toute sécurité.
Livre blanc
L’avenir de la gestion des voyages et des dépenses
Après les effondrements massifs causés par la pandémie, les voyages d’affaires se redressent enfin. Cependant, les défis macroéconomiques ralentissent l’effet de rattrapage, obligeant les responsables des finances et des voyages à réduire les coûts en limitant les voyages d’affaires.
Comment les entreprises peuvent-elles s’adapter ?
Comment réparer un programme de gestion T&E inefficace
Heureusement, les entreprises peuvent prendre des mesures pour corriger un programme de gestion des frais de déplacement et d’évaluation inefficace et améliorer le processus global.
1. Adoptez une approche holistique et construisez un processus intégré
Un programme de gestion T&E inefficace découle souvent d’un processus décousu causé par des silos de données et de systèmes. Pour résoudre ce problème, les entreprises doivent adopter une approche holistique et considérer l’ensemble du processus T&E de bout en bout.
Cela comprend l’évaluation de tout, de la réservation de voyage à la déclaration des dépenses et au remboursement, et la consolidation de toutes les dépenses professionnelles dans une plate-forme de gestion des dépenses centrale unique.
En regroupant toutes les étapes du processus dans un seul outil central, les entreprises peuvent obtenir un flux de données transparent, un suivi précis et des workflows de gestion des dépenses efficaces, tout en identifiant facilement les inefficacités et les opportunités d’amélioration sur l’ensemble du processus.
2. Établissez des politiques et des directives de voyage claires
La prochaine étape dans la résolution d’un programme de gestion des voyages et des voyages inefficace consiste à établir des politiques et des directives claires en matière de voyages. Cela fournit un cadre pour la gestion des dépenses de voyage et aide à assurer la conformité avec la politique et les réglementations de l’entreprise.
Des politiques de voyage claires doivent couvrir un éventail de sujets, y compris les procédures de réservation de voyage, les dépenses autorisées, les limites de dépenses, les procédures de remboursement, etc.
En établissant des directives claires sur la façon dont les employés doivent réserver et gérer leurs voyages, les entreprises peuvent s’assurer que toutes les dépenses sont comptabilisées et que les employés ne dépassent pas leurs budgets ou ne soumettent pas de dépenses inappropriées.
Pour être efficaces, ces politiques doivent être communiquées clairement à tous les employés et appliquées de manière cohérente dans toute l’organisation. Cela peut impliquer de fournir une formation ou des ressources pour aider les employés à comprendre les politiques et les directives, ainsi que d’utiliser un logiciel qui applique la conformité grâce à des règles intégrées.
3. Utilisez des cartes d'entreprise à puce et un logiciel dédié aux frais de déplacement
Les cartes d’entreprise intelligentes et les cartes de loge offrent aux organisations un meilleur contrôle sur les dépenses des employés, une plus grande visibilité sur les dépenses T&E, des capacités d’analyse de données améliorées, une gestion des dépenses rationalisée et une meilleure satisfaction des employés.
De plus, ils éliminent le besoin de reçus papier et peuvent être émis sous forme de cartes virtuelles ou de cartes d’entreprise typiques. Ces cartes peuvent être programmées avec des limites de dépenses et des catégories de commerçants spécifiques, et elles peuvent générer des données de transaction qui peuvent être analysées pour identifier les tendances de dépenses et les valeurs aberrantes.
L’utilisation de cartes d’entreprise à puce aide les entreprises à simplifier l’administration et à rationaliser le processus de gestion des dépenses en automatisant la saisie des données et la création de rapports. Contrairement aux cartes de loge traditionnelles, l’émission et le suivi des cartes à puce nécessitent très peu d’intervention humaine.
En combinaison avec un logiciel de gestion des dépenses tel que Yokoy, ces cartes sont des outils puissants pour automatiser entièrement le processus de gestion des dépenses de voyage, de bout en bout. Nous aborderons cela dans la dernière section de l’article.
4. Faites respecter la conformité avec l'IA et l'automatisation
Même avec des politiques et des directives claires en place, la non-conformité peut toujours se produire. Pour corriger un programme de gestion des voyages et des dépenses inefficace, les entreprises doivent faire respecter la conformité à l’aide de la technologie.
L’automatisation alimentée par l’IA peut aider non seulement à réduire les erreurs, à simplifier les flux de travail et à accélérer le processus de remboursement, mais peut également prévenir les violations des politiques en identifiant les erreurs, les valeurs aberrantes et les activités potentiellement frauduleuses en temps réel.
Cela peut aider à s’assurer que tous les employés suivent les politiques et directives établies par l’entreprise et que les dépenses excessives sont minimisées.
Par exemple, avec Yokoy, les utilisateurs administrateurs peuvent recevoir des notifications en temps réel lorsqu’un montant forfaitaire est dépassé ou si un reçu soumis est un doublon. De plus, des articles tels que des boissons alcoolisées peuvent être automatiquement détectés par la technologie de l’IA, et des flux de travail spécifiques ou des flux de pré-approbation peuvent être automatiquement activés en cas de violation des politiques.
5. Supprimez les silos de systèmes et de données grâce aux intégrations
Nous l’avons déjà mentionné, mais les systèmes cloisonnés peuvent entraîner des incohérences et des inexactitudes dans les données.
En consolidant tous les aspects du processus de gestion des voyages et des dépenses sur une seule plateforme, les entreprises peuvent s’assurer que toutes les données sont à jour et exactes, et que tous les employés ont accès aux mêmes informations.
Cela peut améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses de voyage, réduire le risque d’erreurs et simplifier le processus global.
Pour assurer un flux de données transparent et un suivi précis, les entreprises doivent intégrer leurs outils de gestion T&E à leurs systèmes financiers et autres plateformes pertinentes. Cette intégration permet de s’assurer que toutes les données sont à jour et exactes, et que tous les employés ont accès aux mêmes informations.
6. Surveillez et analysez les dépenses en temps réel
Enfin, le suivi régulier des frais de déplacement peut aider les entreprises à identifier les domaines à améliorer et les opportunités de réduction des coûts.
En analysant les données sur les voyages et les dépenses, les entreprises peuvent identifier des modèles, tels que des domaines où des dépenses excessives se produisent ou des catégories dans lesquelles les politiques de dépenses sont constamment mal interprétées, et développer des stratégies pour résoudre ces problèmes et optimiser leurs dépenses de voyage.
En résumé, la réparation d’un programme de gestion des voyages d’affaires inefficace nécessite une approche holistique qui implique la définition de politiques claires, la suppression des silos, l’application de la conformité, ainsi que le suivi et l’analyse des dépenses.
Alors, à quoi ressemble un processus de gestion des frais de déplacement entièrement optimisé ?
Le processus idéal de gestion des frais de déplacement
Pour pérenniser leurs opérations dans un environnement de marché difficile, les entreprises ont besoin d’un processus de gestion des voyages et des dépenses de bout en bout qui offre une expérience transparente à toutes les parties prenantes, comme la réservation d’un voyage privé.
La solution de gestion des dépenses de Yokoy répond à ce besoin en permettant un processus entièrement automatisé. Grâce à des partenariats avec des solutions de gestion de voyages telles que TravelPerk, notre plateforme aide les entreprises à centraliser toutes les dépenses de voyage dans un seul outil, pour un suivi et un reporting plus faciles des dépenses.
Avant le voyage : une carte de séjour intelligente pour toutes les dépenses professionnelles
Pour rationaliser les voyages d’affaires, les entreprises ont besoin d’une solution T&E intégrée avant même le début du voyage. Une telle solution améliore non seulement le confort du voyageur, mais minimise également les tâches administratives tout en offrant des informations transparentes sur les réservations et les dépenses.
La Yokoy Smart Lodge Card est une carte virtuelle qui est stockée auprès de l’agence de voyages et qui peut être utilisée par le responsable du programme de voyage ou par les employés pour réserver collectivement leurs voyages d’affaires.
La Lodge Card est intelligente non seulement grâce à des importations de données entièrement automatiques et en temps réel : la facturation fonctionne également sans intervention manuelle. Les factures sont reçues de manière centralisée et peuvent être automatiquement rapprochées des réservations et affichées.
Cela réduit considérablement la charge de travail administratif pour les émetteurs et les approbateurs, et rend le processus de déclaration des dépenses extrêmement simple : les employés n’ont plus besoin de payer à l’avance des éléments coûteux comme les vols ou les hôtels et évitent le téléchargement manuel des factures, ce qui permet une expérience de voyage plus fluide.
La carte profite également aux équipes financières, leur offrant une visibilité complète des dépenses avant le voyage et leur permettant d’éviter les dépenses excessives et de faire respecter la politique de l’entreprise.
Vous pouvez en savoir plus sur la Smart Lodge Card ci-dessous.
Yokoy Smart Lodge Card
Une seule carte pour toutes tes réservations de voyage
Paie en toute sécurité les vols, les trains, les hôtels et les services de voyage à l’aide d’une seule carte Smart Lodge centrale. Pas de frais de transaction, pas de frais de change, pas de frais de carte.
En voyage : des cartes d'entreprise intelligentes pour plus de flexibilité
Pour simplifier les processus de paiement et minimiser les efforts d’organisation lors d’un déplacement professionnel, les solutions de paiement doivent être pratiques à utiliser.
Les Smart Corporate Cards de Yokoy sont une excellente solution disponible en format physique et virtuel. Ces cartes facilitent l’enregistrement direct des dépenses engagées lors d’un déplacement sur la plateforme, minimisant les tâches administratives.
Les employés peuvent utiliser les Smart Corporate Cards pour payer leurs dépenses lorsqu’ils sont en déplacement, et le système les ajoute automatiquement à la plateforme, éliminant ainsi le besoin d’une intervention manuelle du service financier ou de la gestion des voyages.
De plus, ces cartes éliminent le besoin pour les voyageurs d’avancer leurs dépenses, et le processus de réservation automatisé économise les ressources de l’entreprise tout en réduisant les erreurs. Les données de dépenses transparentes fournies garantissent une visibilité accrue des dépenses, favorisant la conformité.
Vous pouvez en savoir plus sur nos cartes d’entreprise à puce ci-dessous.
Cartes d’entreprise intelligentes de Yokoy
Paye de manière intelligente
Simplifie l’administration de tes cartes et bénéficie d’une visibilité et d’un contrôle en temps réel sur tes dépenses mondiales grâce aux cartes d’entreprise intelligentes de Yokoy.
Post-voyage : rapports entièrement automatisés
Pour minimiser la charge de travail administratif et accélérer la réalisation d’un voyage d’affaires, un système de gestion des voyages et des dépenses hautement automatisé est nécessaire.
Yokoy fournit un système de gestion des dépenses entièrement automatisé qui inclut l’affichage de la TVA. La technologie AI génère un rapport de dépenses en seulement trois secondes, nécessitant une vérification manuelle uniquement pour les valeurs aberrantes. Les dépenses approuvées sont ensuite automatiquement transférées au système financier, éliminant ainsi le besoin d’une intervention manuelle.
De plus, le module Analytics de Yokoy aide les entreprises à identifier les modèles et tendances de dépenses et les économies potentielles. Notre plateforme permet une analyse facile des dépenses pour des périodes spécifiques, avec des ensembles de données personnalisés et globaux disponibles pour une transparence maximale.
Prochaines étapes
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’outil de gestion des dépenses de Yokoy ou si vous êtes curieux de voir notre suite complète de gestion des dépenses en action, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.
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