Qu’est-ce que la gestion des dépenses ? Principes fondamentaux et fonctionnement
- Last updated: juin 3, 2023
- Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
À la base, la gestion des dépenses est la pratique qui consiste à gérer les dépenses d’une organisation afin de réaliser des économies et d’accroître l’efficacité. Dans le marché concurrentiel d’aujourd’hui, les entreprises qui peuvent gérer efficacement leurs dépenses sont mieux placées pour réussir, croître et rester rentables.
Cet article vise à donner un aperçu complet de ce qu’est la gestion des dépenses, de son importance et des avantages qu’elle peut apporter aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
Nous aborderons les bases du concept et ses principales composantes, les avantages de l’utilisation de solutions numériques de gestion des dépenses et les meilleures pratiques pour gérer avec succès les dépenses de l’entreprise.
À la fin de cet article, tu devrais avoir une compréhension claire de ce qu’est la gestion des dépenses et de la façon dont elle peut aider ton organisation à obtenir de meilleurs résultats financiers.
Les bases de la gestion des dépenses des entreprises
Commençons par clarifier ce que signifient les dépenses des entreprises.
Les dépenses désignent tout l’argent qu’une organisation dépense en biens et services pour soutenir ses activités. Cela comprend tout, des fournitures et équipements de bureau aux matières premières et aux produits finis, mais aussi toutes les dépenses des employés engagées lorsqu’ils mènent des activités au nom de l’entreprise.
Ainsi, la gestion des dépenses est le processus de contrôle et d’optimisation des dépenses d’une entreprise en matière de biens et de services.
Pour parvenir à un contrôle efficace des coûts et obtenir une visibilité de bout en bout sur les dépenses, les entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses qui est entièrement intégré à des outils tels que les systèmes ERP, les plateformes de gestion des voyages, les solutions de récupération de la TVA ou les outils d’approvisionnement.
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La différence entre la gestion des dépenses et l'approvisionnement
Bien que la gestion des dépenses et l’approvisionnement puissent sembler similaires, il s’agit en fait de processus distincts.
Par essence, l’approvisionnement est un sous-ensemble de la gestion des dépenses. Alors que l’approvisionnement concerne le processus tactique d’acquisition de biens et de services auprès des fournisseurs, la gestion des dépenses est un processus plus large et plus stratégique qui englobe l’ensemble du cycle des dépenses, de l’approvisionnement stratégique au paiement et à la conformité, en passant par l’approvisionnement.
L’approvisionnement est souvent effectué par des équipes ou des personnes chargées des achats, qui doivent s’assurer que les biens et les services sont achetés au meilleur prix, à la meilleure qualité et dans les meilleures conditions de livraison possibles.
La gestion des dépenses, en revanche, adopte une approche plus stratégique, impliquant un plus grand nombre de parties prenantes, telles que les équipes financières, les opérations et les équipes chargées de la conformité.
Les éléments clés de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses, des factures et des cartes d’entreprise sont toutes des composantes de la gestion des dépenses. Ainsi, une plateforme complète de gestion des dépenses devrait rassembler le processus des comptes fournisseurs, ainsi que la gestion des dépenses et des transactions par carte d’entreprise.
La gestion des dépenses implique le processus de suivi, d’approbation et de remboursement des dépenses des employés encourues dans le cadre de leur travail. Il peut s’agir de frais de déplacement, de repas, de divertissements et d’autres dépenses diverses.
En gérant les dépenses des employés, les organisations peuvent réduire le risque de fraude et d’erreurs, tout en assurant la conformité avec les politiques de l’entreprise et les réglementations gouvernementales.
Ensuite, la gestion des factures fait également partie du processus plus large de gestion des dépenses, et implique la réception, le traitement et le paiement des factures des fournisseurs. Cela peut inclure la gestion des bons de commande, le suivi des paiements et le rapprochement des factures avec les contrats des fournisseurs.
Une gestion efficace des factures peut aider les entreprises à améliorer leur trésorerie et leurs prévisions, à réduire les coûts de traitement et à garantir le paiement des fournisseurs dans les délais impartis.
Enfin, la gestion des cartes d’entreprise consiste à gérer les programmes de cartes de crédit de l’entreprise, y compris l’émission, l’utilisation et le rapprochement des cartes.
En fournissant à leurs employés des cartes d’entreprise intelligentes, les organisations peuvent rationaliser les processus de paiement, réduire les coûts administratifs et améliorer le contrôle des dépenses des employés.
Tous ces processus font partie de la gestion des dépenses car ils impliquent la gestion des flux d’argent au sein d’une organisation, depuis l’identification initiale d’un besoin jusqu’au paiement final à un fournisseur ou à un employé.
En adoptant une approche holistique de la gestion des dépenses, les organisations peuvent obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des dépenses, réduire les coûts et améliorer la conformité avec les politiques internes et externes.
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses
La mise en œuvre de solutions efficaces de gestion des dépenses peut présenter toute une série d’avantages pour les organisations, comme indiqué ci-dessous.
Visibilité des dépenses en temps réel
Les logiciels de gestion des dépenses offrent une visibilité en temps réel sur toutes les activités de dépenses au sein de l’organisation, ce qui permet aux entreprises d’identifier les schémas de dépenses et d’avoir une idée des domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts.
Les logiciels de gestion des dépenses collectent des données provenant de sources multiples, telles que les bons de commande, les factures, les contrats et les notes de frais, et les consolident dans une plateforme centrale. Cela permet aux entreprises d’analyser leurs données de dépenses en temps réel et de créer des rapports et des tableaux de bord qui offrent une vue d’ensemble de leurs activités de dépenses.
En offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses, les logiciels de gestion des dépenses permettent aux entreprises de surveiller leurs activités de dépenses en temps réel et de suivre les dépenses par rapport aux allocations budgétaires. Elles peuvent rapidement identifier tout dépassement de budget ou tout mode de dépense inhabituel et prendre des mesures correctives.
Réduction des coûts et économies
Un système efficace de gestion des dépenses peut aider les organisations à identifier les domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts et réaliser des économies.
En analysant les habitudes de dépenses, les organisations peuvent identifier les domaines où elles dépensent trop, négocier de meilleurs prix et conditions avec les fournisseurs et mettre en place des processus plus efficaces pour réduire les coûts.
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Amélioration de l'efficacité des processus
Les solutions de gestion des dépenses peuvent aider à rationaliser les processus, à réduire les tâches manuelles chronophages et à éliminer les erreurs humaines grâce à l’automatisation, ce qui permet aux organisations d’être plus efficaces.
Cela peut contribuer à réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion des dépenses et à libérer le personnel pour qu’il se concentre sur des activités plus stratégiques.
Une meilleure prise de décision
Une gestion efficace des dépenses permet aux organisations d’avoir une meilleure visibilité et une meilleure connaissance de leurs habitudes de dépenses. Cela peut aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées concernant la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et les priorités en matière de dépenses.
En ayant accès aux données et aux analyses des dépenses en temps réel, les organisations peuvent prendre de meilleures décisions qui s’alignent sur leurs objectifs stratégiques.
Amélioration de la conformité et de la gestion des risques
Enfin, les solutions de gestion des dépenses peuvent aider les organisations à améliorer la conformité et la gestion des risques. En ayant une meilleure compréhension des habitudes de dépenses et des relations avec les fournisseurs, les organisations peuvent identifier et atténuer les risques potentiels. Cela peut contribuer à réduire les risques de fraude, d’erreurs et de violations de la conformité.
En conclusion, la mise en œuvre de solutions efficaces de gestion des dépenses peut aider les organisations à obtenir toute une série d’avantages, notamment la réduction des coûts, l’optimisation des processus, une meilleure prise de décision et une meilleure gestion de la conformité et des risques.
En investissant dans les bons outils et processus, les organisations peuvent obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle de leurs dépenses et obtenir de meilleurs résultats pour leur entreprise.
Les défis de la mise en œuvre des solutions de gestion des dépenses.
Bien qu’une gestion efficace des dépenses puisse générer des avantages considérables pour les entreprises, la mise en œuvre de stratégies numériques de gestion des dépenses peut s’avérer difficile, en particulier pour les entreprises qui suivent encore des processus manuels et s’appuient sur des outils tels que des feuilles de calcul au lieu d’utiliser des logiciels dédiés.
Voici quelques-uns des défis courants auxquels les organisations peuvent être confrontées lors de la mise en œuvre de la gestion des dépenses. Nous avons abordé ces défis, ainsi que la façon de les relever, dans notre webinaire ci-dessous.
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Résistance au changement
L’un des plus grands défis auxquels les organisations sont confrontées lorsqu’elles mettent en œuvre la gestion des dépenses est la résistance au changement. Les employés peuvent être réticents à changer leur façon de travailler, surtout s’ils font les choses de la même façon depuis des années.
Les recherches indiquent que jusqu’à 70 % des initiatives de gestion du changement échouent en raison de la résistance des employés. Dans une étude réalisée par McKinsey & Company, 80 % des cadres ont indiqué que leur entreprise avait rencontré une résistance lors de la mise en œuvre d’une nouvelle initiative, et seulement 30 % d’entre eux pensaient avoir réussi à surmonter cette résistance.
Il est donc important de communiquer les avantages de la gestion des dépenses et d’impliquer les employés dans le processus afin d’atténuer ces inquiétudes.
Manque de ressources et d'expertise
La mise en œuvre d’une plateforme de gestion des dépenses nécessite souvent une expertise spécialisée, et de nombreuses organisations en croissance peuvent ne pas avoir les ressources internes nécessaires pour gérer efficacement les projets de numérisation ou de transformation des dépenses.
Dans une enquête menée par Deloitte, 43 % des organisations ont cité le manque de ressources internes comme un défi majeur à la mise en œuvre d’un outil de gestion des dépenses.
Pour relever ce défi, il peut être nécessaire d’embaucher du personnel supplémentaire possédant l’expertise nécessaire, d’externaliser certaines tâches auprès de prestataires de services ou de consultants externes, ou d’investir dans des solutions technologiques pour soutenir la gestion des dépenses.
Qualité et intégration des données
Une gestion efficace des dépenses repose sur des données précises et opportunes. Cependant, de nombreuses organisations se débattent avec la qualité et l’intégration des données. Dans les configurations traditionnelles, les données sont cloisonnées et stockées dans différents systèmes ou formats, ce qui rend difficile l’obtention d’une vue d’ensemble des dépenses.
Une étude de Deloitte a révélé que 43 % des organisations luttent contre l’exactitude et l’exhaustivité des données, tandis qu’une autre étude de Procurify a révélé que 59 % des entreprises ne disposent pas des outils et des processus nécessaires pour gérer efficacement les données relatives aux dépenses.
Pour relever ces défis, il faut souvent investir dans des outils et des processus de gestion des données afin de s’assurer que les données sont exactes et facilement accessibles. La technologie de l’IA et l’automatisation peuvent aider à la lecture des données, à la catégorisation, à la mise en correspondance, etc.
Comment démarrer : Critères de choix d'un logiciel de gestion des dépenses
Bien que tu puisses penser qu’une solution de gestion des dépenses ne sera utilisée que par ton équipe financière, un tel outil a un impact significatif sur tes résultats, car il concerne presque toutes les équipes de ton entreprise.
Ainsi, tu dois viser une liste claire d’exigences avant d’investir dans une plateforme pour rationaliser les dépenses de l’entreprise.
Par exemple, ton équipe de comptabilité pourrait avoir besoin de fonctionnalités spécifiques, tandis que les employés qui doivent soumettre des dépenses pourraient ne se soucier que de l’UX de l’outil. En même temps, ton service informatique pourrait vouloir un outil qui s’intègre parfaitement au paysage technologique existant, afin de rationaliser à la fois le processus et les flux de données.
Sans une compréhension claire de ce qu’une plateforme de gestion des dépenses devrait faire pour tes équipes, tu pourrais te retrouver avec une solution trop élaborée ou mal mise en œuvre.
Voici donc quelques critères clés à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion des dépenses :
1. Caractéristiques
Cherche un logiciel qui offre les fonctions dont tu as besoin pour gérer efficacement les dépenses de ton entreprise, et qui regroupe la gestion des dépenses, le traitement des factures et les paiements par carte dans un outil central. Cela assurera une visibilité et un contrôle de bout en bout pour ton service financier.
Par exemple, Yokoy aide les entreprises à centraliser et à standardiser leurs processus de gestion des dépenses dans une plateforme centrale, en supprimant les inefficacités.
Elle permet aux équipes financières de gérer les dépenses, les factures et les paiements par carte en un seul outil, et ce qui est innovant, c’est qu’en utilisant des cartes d’entreprise intelligentes au lieu des cartes traditionnelles, elle fournit des données et des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise.
De plus, notre plateforme utilise l’IA pour détecter les infractions aux politiques, les valeurs aberrantes et les doublons en temps réel, de sorte qu’elle aide à prévenir les paiements excessifs et les activités frauduleuses, assurant ainsi un contrôle total sur les dépenses d’une entreprise.
2. Intégrations
Demande-toi si le logiciel s’intègre aux autres outils que tu utilises, comme les logiciels de comptabilité, les systèmes ERP, les outils d’approvisionnement ou les plateformes de réservation de voyages. Par exemple, Yokoy propose des intégrations avec les plus grands acteurs ERP du marché, pour une mise en œuvre en douceur.
3. Facilité d'utilisation
Le logiciel doit être convivial et facile à naviguer, avec une interface claire et intuitive, tant pour celui qui soumet que pour celui qui approuve. Cet aspect est souvent négligé par les plateformes de gestion des dépenses, ce qui entraîne une mauvaise expérience utilisateur, une faible adoption et l’insatisfaction des employés.
Étant donné que les attentes des utilisateurs finaux sont fortement influencées par les logiciels B2C, tu devrais rechercher une solution disponible à la fois sur ordinateur de bureau et sur mobile, et qui offre une expérience mobile transparente non seulement pour la gestion des dépenses, mais aussi pour le traitement des factures.
Ainsi, tes équipes peuvent soumettre des reçus, traiter des factures et approuver des paiements lorsqu’elles sont en déplacement.
4. Personnalisation
Choisis un logiciel qui peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de ton entreprise, comme la possibilité de mettre en place des flux d’approbation pour différents types de dépenses ou de montants, ainsi que de créer des rapports personnalisés.
5. Sécurité
Assure-toi que le logiciel dispose de mesures de sécurité solides pour protéger les données financières sensibles.
6. Soutien
Cherche un logiciel qui offre un support client complet, y compris une formation, un support technique et une communauté d’utilisateurs pour t’aider à tirer le meilleur parti du logiciel.
Par exemple, chez Yokoy, nous proposons à nos clients un déploiement par étapes, avec un soutien important lors de la phase Hypercare, tant sur le plan technique que sur celui de la gestion du changement.
En tenant compte de ces critères lors du choix d’un logiciel de gestion des dépenses, tu peux trouver une solution qui répond aux besoins uniques de ton entreprise et qui t’aide à gérer les dépenses plus efficacement.
Prochaines étapes
Alors que les organisations continuent à faire face à une pression croissante pour gérer efficacement les dépenses, il est clair que la gestion des dépenses restera une priorité essentielle pour de nombreuses années à venir. En prenant les mesures nécessaires pour mettre en œuvre des pratiques de dépenses efficaces, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent en récolter les fruits et connaître un plus grand succès à long terme.
Ainsi, si tu souhaites passer à l’étape suivante et que tu veux voir comment la solution de gestion des dépenses de Yokoy peut aider ton entreprise à automatiser la gestion des dépenses, le traitement des factures et les paiements par carte d’entreprise, grâce au pouvoir de l’IA, tu peux réserver une démo ci-dessous.
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