Gestion des dépenses pour les entreprises : Ce que les meilleures solutions ont en commun
- Last updated: mai 22, 2023
- Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
En tant que directeur financier, tu pourrais remettre en question la confiance accordée aux logiciels de gestion des dépenses d’entreprise en tant que solution ultime pour rationaliser les processus financiers et maximiser les économies de coûts.
Contrairement à la popularité croissante des solutions de gestion des dépenses des entreprises, des voix s’élèvent pour remettre en question leur efficacité à s’attaquer aux complexités de la gestion des dépenses.
Ces points de vue divergents suggèrent que ces outils ne fournissent peut-être pas les solutions complètes qu’ils promettent, et qu’ils ne constituent peut-être pas la solution magique à tous les défis financiers auxquels sont confrontés le service financier et les équipes chargées des achats.
Dans cet article, nous examinerons les principales caractéristiques des meilleures solutions de gestion des dépenses, ainsi que leur capacité à répondre aux besoins uniques des organisations internationales.
Que fait un logiciel de gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses et la gestion des frais sont souvent utilisées de façon interchangeable, mais elles font référence à des aspects distincts de la gestion financière au sein d’une organisation.
La gestion des dépenses se concentre principalement sur le contrôle et le suivi des dépenses individuelles des employés, telles que les frais de déplacement ou les remboursements de repas. Elle implique des processus tels que la déclaration des dépenses, l’approbation des remboursements et la garantie du respect de la politique.
D’autre part, la gestion des dépenses adopte une vision plus large et comprend la gestion et l’optimisation des dépenses globales d’une organisation dans diverses catégories.
Son objectif est d’aider les entreprises à avoir une visibilité sur tous les types de dépenses et à les gérer efficacement afin de maximiser les économies, de négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs et de prendre des décisions fondées sur des données lors de l’allocation des ressources.
Bien que la gestion des dépenses soit une composante de la gestion des dépenses, cette dernière adopte une approche plus holistique, couvrant un plus large éventail de processus financiers et se concentrant sur la stratégie globale de l’organisation en matière de dépenses.
Il est important de comprendre cette distinction pour que les entreprises s’assurent d’avoir les bons outils et processus en place pour gérer efficacement les deux aspects de leurs opérations financières que sont la gestion des dépenses et la gestion des frais.
En ce qui concerne les logiciels, bien que les spécificités puissent varier d’un outil à l’autre, la plupart des fournisseurs de gestion des dépenses pour les entreprises mondiales se concentrent sur l’automatisation de trois domaines fonctionnels de la gestion des dépenses :
Processus de comptabilité fournisseurs
Paiements par carte d’entreprise, et
Les dépenses des employés, y compris les frais de déplacement.
Nous avons détaillé le sujet de la gestion des dépenses dans l’article ci-dessous.
Article de blog
Qu'est-ce que la gestion des dépenses ? Principes fondamentaux et fonctionnement
Dans le marché concurrentiel d’aujourd’hui, les entreprises qui peuvent gérer efficacement leurs dépenses sont mieux placées pour croître et rester rentables.
Lars Mangelsdorf,
CCO at Yokoy
Caractéristiques principales des meilleurs
logiciels de gestion des dépenses
L’enquête CFP Pulse de PwC réalisée en 2022 a montré que près de la moitié des chefs des finances (48 %) prévoyaient d’intensifier leur attention sur les initiatives de transformation numérique, dans le but d’atteindre l’efficacité opérationnelle et de favoriser la croissance du chiffre d’affaires à long terme.
Disposer des bons outils est essentiel pour faciliter les projets de transformation, et selon la même enquête, 53 % des chefs des finances cherchaient à accélérer la transformation numérique en utilisant l’analyse des données, l’IA, l’automatisation et les solutions cloud.
En regroupant les dépenses, les factures et les paiements par carte dans une plateforme centrale, les logiciels de gestion des dépenses alimentés par l’IA tels que Yokoy peuvent soutenir ces objectifs, car ils permettent de favoriser la normalisation et d’automatiser les processus manuels pour l’efficacité opérationnelle, ainsi que d’améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses à travers les départements et les zones géographiques.
Jetons donc un coup d’œil aux principales caractéristiques des solutions de gestion des dépenses qui peuvent soutenir ces objectifs.
1. Automatisation des processus et des flux de travail pour une meilleure efficacité des processus.
L’une des principales caractéristiques des meilleurs logiciels de gestion des dépenses est l’automatisation des flux de travail et des processus.
Avec les solutions de gestion des dépenses d’entreprise, les tâches manuelles et chronophages, telles que la saisie des données, le rapprochement et les approbations, sont remplacées par des processus automatisés rationalisés. Cette automatisation élimine les erreurs humaines, réduit le temps de traitement et améliore l’efficacité globale.
Grâce aux flux de travail automatisés, les organisations peuvent établir des règles et des flux d’approbation prédéfinis, ce qui garantit un respect constant des politiques de dépenses et minimise les dépenses fantaisistes.
Les processus automatisés permettent également d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état des demandes, des factures et des paiements, ce qui permet aux services financiers et aux équipes d’approvisionnement de suivre les progrès et de prendre des mesures en temps voulu.
Automatisation des comptes créditeurs
L’automatisation des comptes fournisseurs rationalise et automatise les flux de traitement des factures et des paiements, ce qui permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les erreurs manuelles et d’améliorer la visibilité des transactions financières.
Par exemple, Yokoy permet aux entreprises mondiales d’automatiser le traitement de leurs factures de bout en bout. Notre logiciel utilise l’automatisation alimentée par l’IA pour capturer les données, les valider, les faire correspondre et les comptabiliser, en supprimant presque totalement le besoin d’intervention humaine.
Cela conduit à une meilleure précision des dossiers financiers et élimine la nécessité d’un rapprochement manuel. De plus, les flux de travail automatisés et les flux de pré-approbation accélèrent les cycles de paiement, ce qui garantit que les fournisseurs sont payés à temps.
Automatisation de la gestion des voyages et des dépenses
Une autre caractéristique précieuse des meilleurs logiciels de gestion des dépenses est l’automatisation des processus de gestion des voyages et des dépenses.
Le suivi et le remboursement manuels des dépenses des employés peuvent prendre beaucoup de temps et être sujets à des erreurs. Cependant, grâce à l’automatisation, les employés peuvent facilement soumettre des notes de frais numériques, incluant les reçus et les documents pertinents.
Les solutions automatisées de gestion des voyages et des dépenses rationalisent l’ensemble du processus, de la soumission des dépenses à leur approbation et à leur remboursement. De plus, elles permettent aux organisations d’appliquer facilement les politiques en matière de dépenses, d’assurer le respect des limites de dépenses et d’automatiser les calculs de remboursement.
En automatisant la gestion des voyages et des dépenses, les organisations peuvent mieux contrôler les dépenses des employés, faire respecter les politiques et avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses. Les services financiers peuvent ainsi analyser les schémas de dépenses, identifier les possibilités d’économies et prendre des décisions éclairées pour optimiser les dépenses liées aux voyages et aux frais.
Dans le livre blanc ci-dessous, tu peux en savoir plus sur les capacités d’automatisation de la gestion des voyages et des dépenses de Yokoy.
Livre blanc
L’avenir de la gestion des voyages et des dépenses
Après les effondrements massifs causés par la pandémie, les voyages d’affaires se redressent enfin. Cependant, les défis macroéconomiques ralentissent l’effet de rattrapage, obligeant les responsables des finances et des voyages à réduire les coûts en limitant les voyages d’affaires.
Comment les entreprises peuvent-elles s’adapter ?
Automatisation des paiements par carte d'entreprise
Les meilleurs fournisseurs de gestion des dépenses proposent des cartes d’entreprise – cartes de débit, cartes de crédit et cartes virtuelles, dans le cadre de leur offre. Cette fonction est essentielle pour les entreprises internationales, car elle permet de relier les dépenses, les factures et les paiements entre les départements et les zones géographiques, offrant ainsi une visibilité totale et un contrôle en temps réel des dépenses de l’entreprise.
Les cartes à puce de Yokoy, par exemple, peuvent être configurées avec des limites de dépenses intégrées pour des paiements spécifiques, des employés ou des départements entiers de l’entreprise, pour un contrôle total des dépenses de l’entreprise.
En outre, elles s’intègrent parfaitement aux logiciels financiers tels que la solution de gestion des dépenses de Yokoy, ce qui permet une automatisation transparente des finances. Grâce à cette intégration, chaque transaction effectuée avec une carte d’entreprise à puce est introduite directement dans Yokoy, ce qui facilite leur suivi.
De plus, les transactions sont automatiquement rapprochées des reçus stockés. Par conséquent, ton équipe financière est en mesure de garder le contrôle sur l’ensemble du portefeuille de cartes et sur toutes les transactions associées, ce qui offre un niveau de surveillance sans précédent.
Pour savoir comment les cartes d’entreprise intelligentes de Yokoy automatisent les paiements des entreprises à l’échelle mondiale, lis l’article ici : Pourquoi les cartes d’entreprise intelligentes sont indispensables aux entreprises.
2. Contrôle des dépenses
Les meilleures plateformes de gestion des dépenses permettent d’avoir une vue unifiée des dépenses entre les services et les sites, éliminant ainsi les silos et offrant une compréhension globale du paysage financier de l’organisation, pour un meilleur contrôle des dépenses.
De telles solutions permettent aux organisations d’établir et d’appliquer des politiques de dépenses, en s’assurant que les dépenses s’alignent sur les directives prédéterminées et les contraintes budgétaires. En définissant des limites de dépenses, des catégories et d’autres paramètres politiques, les organisations peuvent mieux contrôler les dépenses, en minimisant le risque de dépenses excessives et en encourageant un comportement financier responsable.
Les flux de travail d’approbation améliorent encore le contrôle des dépenses. Les organisations peuvent mettre en place des hiérarchies d’approbation et des mécanismes de routage prédéfinis pour s’assurer que toutes les demandes de dépenses passent par les canaux appropriés et reçoivent les approbations nécessaires.
De plus, les outils de gestion des dépenses offrent une visibilité en temps réel sur les activités de dépenses, ce qui aide les organisations à contrôler leurs dépenses, à les comparer aux dépenses prévues et à prendre des mesures correctives si nécessaire. Cela permet d’éviter les dépenses non autorisées et favorise la responsabilisation.
3. Analyse des dépenses en temps réel
L’analyse des dépenses en temps réel est une fonctionnalité clé des solutions de gestion des dépenses qui permet aux organisations de surveiller et d’analyser leurs dépenses en temps réel. Elle fournit des données actualisées et précises, ce qui permet d’identifier de manière proactive les problèmes potentiels tels que les dépassements de budget ou les dépenses excessives dans des catégories spécifiques.
Les apps de gestion des dépenses offrent des rapports personnalisables et des tableaux de bord interactifs qui permettent aux utilisateurs de visualiser et d’analyser les données relatives aux dépenses en temps réel, ce qui permet aux parties prenantes d’avoir une vue d’ensemble du paysage des dépenses de leur organisation.
Le suivi des dépenses en temps réel et les capacités de reporting approfondi des dépenses permettent aux départements financiers et aux équipes d’approvisionnement d’identifier les domaines de dépenses excessives, de négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs et d’assurer la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes.
En consolidant et en analysant les données relatives aux dépenses, le logiciel de gestion des dépenses de l’entreprise génère des informations commerciales précieuses, permettant aux organisations d’obtenir des informations exploitables sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les tendances du marché.
Grâce à ces informations, les services financiers et les équipes chargées des achats peuvent prendre des décisions éclairées, identifier les possibilités d’optimisation des coûts et mener des initiatives stratégiques.
4. Contrôles de conformité automatisés
Le suivi de la conformité est un autre aspect essentiel de la gestion des risques offert par les outils de gestion des dépenses.
Grâce à des règles configurables et à des contrôles automatisés, les systèmes de gestion des dépenses permettent de s’assurer que les dépenses de l’entreprise respectent les directives établies, qu’il s’agisse de politiques internes ou de réglementations externes. Cela réduit le risque de non-conformité, d’amendes réglementaires et d’atteinte à la réputation.
Par exemple, la technologie d’IA et l’automatisation de Yokoy aident à détecter les infractions aux politiques et les dépenses frauduleuses en temps réel, en signalant les valeurs aberrantes et les exceptions et en informant les parties prenantes lorsqu’une révision manuelle est nécessaire.
Cette fonctionnalité garantit l’efficacité grâce à l’automatisation tout en maintenant les normes de conformité.
5. Environnement logiciel entièrement intégré
Une autre caractéristique essentielle des meilleurs systèmes de gestion des dépenses est leur capacité à s’intégrer de manière transparente dans les piles technologiques existantes, idéalement par le biais d’API. Cela permet de supprimer les silos de données et de systèmes, garantissant une véritable automatisation de bout en bout ainsi qu’une transparence et une visibilité totales des processus et des dépenses.
Un environnement logiciel entièrement intégré améliore la précision et la cohérence des données en éliminant la saisie manuelle des données et en réduisant le risque d’erreurs.
De plus, les intégrations facilitent la collaboration entre les différents services impliqués dans la gestion des dépenses, car toutes les parties prenantes peuvent accéder aux mêmes informations actualisées et travailler avec elles. Cet environnement collaboratif favorise la transparence, réduit les écarts de communication et améliore l’efficacité et l’efficience globales.
Bien que chaque fournisseur de gestion des dépenses propose ses propres intégrations, les meilleures solutions facilitent l’intégration avec les logiciels ERP et de comptabilité, les voyages, les RH, la gestion des achats et des contrats, et les systèmes de récupération de la TVA.
6. Budget et prévisions
La budgétisation et les prévisions sont des processus essentiels pour les départements financiers car ils fournissent une feuille de route pour la planification financière et la prise de décision.
Une budgétisation précise permet aux organisations d’allouer les ressources de manière efficace, de fixer des objectifs financiers et de surveiller les performances par rapport aux dépenses prévues. En même temps, elle permet aux services financiers d’anticiper les résultats financiers futurs en se basant sur les données actuelles et les tendances du marché, ce qui aide les organisations à prendre des décisions stratégiques éclairées.
Les meilleures solutions de gestion des dépenses reconnaissent l’importance d’une budgétisation et de prévisions précises et offrent des capacités pour soutenir ces processus.
Par exemple, Yokoy offre un suivi en temps réel des paiements de factures, des paiements par carte et des dépenses des employés par rapport aux objectifs, ce qui permet aux services financiers de surveiller de près les activités de dépenses.
En ayant accès à des données actualisées, les équipes financières peuvent identifier les écarts, en analyser les raisons et prendre rapidement des mesures correctives.
Prochaines étapes
En conclusion, un processus efficace de gestion des dépenses est essentiel pour les entreprises qui visent à rationaliser leurs opérations et à atteindre l’excellence financière. En mettant en place un logiciel de gestion des dépenses, les organisations peuvent rationaliser leurs processus de dépenses, mieux contrôler les dépenses et prendre des décisions financières éclairées.
Les solutions de gestion des dépenses offrent toute une série d’avantages, notamment une meilleure efficacité, un contrôle des dépenses, une analyse des dépenses en temps réel, l’automatisation des comptes fournisseurs, une meilleure gestion des risques, un environnement logiciel entièrement intégré et une intelligence économique plus forte.
Si tu veux voir comment Yokoy se compare aux autres meilleurs fournisseurs de gestion des dépenses, et ce qui rend notre suite de gestion des dépenses alimentée par l’IA différente, tu peux réserver une démo ci-dessous.
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