Comment On automatise 90 % de ses dépenses avec Yokoy
- Dernière actualisation : octobre 11, 2023
Head of Customer Success, Yokoy
On a atteint un taux d’automatisation de 90 % et traite les dépenses dans un délai moyen de 24 heures, ce qui entraîne une augmentation de l’efficacité de 472 %. Cette réalisation a permis de réduire les coûts de gestion des dépenses de 78,8 %, tout en donnant confiance et liberté aux employés.
Company overview
Zurich, Suisse
Sporting goods manufacturer
1’700 collaborateurs
1’474 utilisateurs
20 entités en direct
Yokoy Expense
Liberté de mouvement
Depuis son lancement dans les Alpes suisses il y a treize ans, On est resté fidèle à sa vision de révolutionner le mouvement pour les gens du monde entier. Avec ses chaussures de course, vêtements et accessoires innovants conçus pour le sport, le temps passé en plein air et les activités quotidiennes, On est rapidement devenue une marque appréciée des gens du monde entier.
Soutenu par l’idée selon laquelle l’inspiration et l’état de flux toujours insaisissable sont exploités lorsque les humains s’engagent dans un mouvement, On, à la fois en tant que marque et culture d’entreprise, est enracinée dans la liberté sous toutes ses formes ; liberté de mouvement, de pensée, de rêve – et donner vie à leur vision.
Fondée sur cette confiance, cette transparence et ce respect, la culture de travail d’On est remarquable dans la mesure où elle permet à ses employés de s’épanouir par défaut, un aspect clé pour éliminer les limites de l’innovation et de la croissance.
Libérer le contrôle tout en restant conforme
De l’autre côté d’une entreprise prospère alimentée par la liberté et la confiance se trouve la gestion des dépenses, un domaine d’activité défini par des règles, la conformité, des lignes directrices et un contrôle ; un ensemble de valeurs qui ne correspondaient tout simplement pas à l’esprit opérationnel d’On.
« Même s'il était essentiel de gérer nos dépenses à la lettre, nous voulions éliminer le sentiment pour nos employés d'être surveillés ou contrôlés dans tout ce qui concerne la finance. Au lieu de cela, nous voulions leur donner le même niveau de confiance dans ce domaine que celui dont ils bénéficient dans toutes les autres parties de leur travail.
De plus, en tant qu’entreprise qui a travaillé dur dès le premier jour pour éviter de s’en tenir aux méthodes traditionnelles de faire les choses, On souhaitait adopter la même approche en matière de gestion des dépenses. Mais en tant que secteur d’activité notoirement délicat et enclin à la tradition, ce n’était pas une mince affaire.
Avec des processus répétitifs et gourmands en papier, basés sur des documents dispersés tels que des feuilles de calcul Excel, les mécanismes simples de l’approche traditionnelle de gestion des dépenses représentaient une inadéquation fondamentale avec l’esprit innovant et technologique d’On.
Jeu, set, match – un duo gagnant
La suite de gestion des dépenses de Yokoy a été introduite chez On en 2020, non seulement pour accroître l’efficacité ou économiser de l’argent, mais surtout pour offrir à l’équipe l’outil le plus avancé disponible.
« Nous avons choisi Yokoy plutôt que la concurrence pour sa convivialité. Leur solution intuitive et mobile rend tout ce qui concerne la gestion des dépenses simple et pratique, que nos employés doivent soumettre leurs dépenses quotidiennes ou que notre équipe financière doit approuver et comptabiliser les dépenses.
Une solution qui continue de favoriser la confiance dans les deux sens. Les employés d’On sont désormais pleinement habilités à gérer leurs propres dépenses librement et sans aucun contrôle du responsable, et l’équipe financière a du temps libre pour des tâches plus importantes.
Grâce à une automatisation de bout en bout, englobant des contrôles de conformité, des flux de travail d’approbation basés sur des règles et une intégration transparente avec le système ERP, la gestion des dépenses d’On fonctionne plus efficacement et plus facilement que jamais.
Donner du fil à retordre aux dépenses
« Nous avons réussi à atteindre un taux d’automatisation de 90 %, ce qui signifie que presque toutes les dépenses sont traitées par l’outil sans aucune approbation ou examen manuel par notre équipe financière », explique Viktor Hegyi, spécialiste des comptes fournisseurs chez On.
L’impact? Le service financier d’On traite désormais environ 10 135 dépenses chaque mois, avec un délai d’exécution moyen de 24 heures. Cela permet d’obtenir une augmentation d’efficacité de 472 % par rapport au processus précédent.
« Cet outil est si précieux pour nous qu’il est difficile de le chiffrer. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et d’énergie et incarne en termes financiers le niveau de liberté que nous souhaitons que nos employés vivent au travail.
En parlant de la valeur réelle de la mise en œuvre, Hoffmann note : « Cet outil est si précieux pour nous qu’il est difficile de lui attribuer un chiffre. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et d’énergie et incarne en termes financiers le niveau de liberté que nous souhaitons que nos employés vivent au travail.
Même si les avantages de cette mise en œuvre sont largement ressentis, ils peuvent être quantifiés par des chiffres qui en disent long sur leur impact financier.
On a réduit ses coûts de traitement des dépenses par rapport au volume total des dépenses d’environ 78,8 %. Ils réalisent désormais un retour sur investissement annuel de 27 fois le droit de licence annuel pour Yokoy grâce aux économies et aux récupérations de TVA.
dépenses traitées chaque mois
taux d’automatisation atteint
réduction des coûts de traitement
augmentation de l’efficacité
« L’équipe financière d’On franchit actuellement une grande étape en lançant Yokoy Pay », note Hegyi, ajoutant « Nos employés veulent vraiment pouvoir utiliser des cartes d’entreprise, qui leur permettront de payer leurs dépenses professionnelles sans avoir à leur présenter leur carte d’entreprise. fonds propres. »
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