Comment prévenir la fraude aux dépenses avec une conformité pilotée par l’IA et des flux de travail personnalisés
- Last updated: juin 3, 2023
- Travel and expense management
La fraude aux dépenses est un problème omniprésent qui continue de frapper les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.
En fait, une enquête récente de l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé que les organisations perdent chaque année environ 5 % de leur chiffre d’affaires à cause de la fraude, la fraude au remboursement des frais étant l’un des types de fraude les plus courants.
Pour les entreprises qui possèdent plusieurs entités mondiales, le risque de fraude sur les dépenses peut être encore plus élevé, étant donné la complexité de la gestion des dépenses dans les différentes régions et unités commerciales.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des solutions innovantes qui peuvent aider à prévenir la fraude sur les dépenses et à rationaliser le processus de déclaration des dépenses. Et la meilleure nouvelle encore, c’est que ces solutions sont alimentées par une conformité pilotée par l’IA et des flux de travail personnalisés, offrant un niveau d’automatisation et de précision que l’on croyait autrefois impossible.
Mais voici le hic : L’idée que l’on puisse faire confiance aux machines pour détecter avec précision et prévenir la fraude sur les dépenses peut sembler une contradiction pour certains. Comment peut-on faire confiance à des machines pour porter des jugements éthiques en matière de notes de frais ?
Et pourtant, la vérité est que les solutions de conformité pilotées par l’IA peuvent fournir un niveau de précision et de transparence inégalé qui peut aider à prévenir la fraude et à garantir la conformité avec les politiques et les réglementations de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer comment la conformité pilotée par l’IA et les flux de travail personnalisés peuvent aider à prévenir la fraude sur les dépenses dans les moyennes et grandes entreprises.
Les types de fraudes aux dépenses les plus courants dans un processus traditionnel de déclaration des dépenses
Pour comprendre où et comment se produit la fraude sur les frais des employés, examinons de plus près les différentes étapes du processus traditionnel de déclaration des frais et faisons un zoom sur les étapes où la fraude se produit couramment.
Selon les données de l’Association of Certified Fraud Examiners, les types de fraudes les plus courants en matière de dépenses qui touchent les entreprises sont les suivants :
- les employés qui créent des documents physiques frauduleux – 39%
- soumettant des documents physiques altérés – 32%
- employés créant des documents numériques frauduleux – 28%
- soumettre des documents électroniques altérés – 25%
- détruire ou retenir des documents physiques – 23 %
Le même rapport montre que la plupart des cas de fraude professionnelle proviennent de quatre départements :
- opérations – 15%
- comptabilité – 12%
- cadres supérieurs – 11%
- ventes – 11%.
Maintenant, zoomons sur ces types de fraudes liées au remboursement des frais en particulier et abordons-les un par un, pour comprendre les risques associés, ainsi que les changements que tu devrais mettre en œuvre pour prévenir les fraudes dans ton organisation.
Dépenses personnelles
Ce type de fraude implique qu’un employé soumette des dépenses de nature personnelle, telles que des repas personnels, des fournitures de bureau à usage personnel, des cadeaux pour les membres de sa famille ou des frais de voyage personnels.
Comme ces dépenses ne sont pas liées à l’entreprise, elles ne devraient pas être remboursées par celle-ci. Mais comme elles ont été payées avec des cartes de crédit privées, au lieu d’utiliser les cartes de crédit de l’entreprise, elles sont plus difficiles à suivre et à prévenir.
Recettes falsifiées
L’un des types de fraude les plus courants en matière de dépenses est la présentation de reçus falsifiés.
Il peut s’agir de soumettre des reçus pour des dépenses personnelles, de réclamer des dépenses fictives qui n’ont jamais eu lieu, comme réclamer des repas avec des clients, ou de gonfler le montant d’une dépense légitime – par exemple, le coût d’une course en taxi.
Les faux reçus peuvent être difficiles à détecter, surtout dans les entreprises qui utilisent des reçus papier, et particulièrement lorsque les reçus sont convaincants.
Dépenses surévaluées
Les employés peuvent surestimer le coût d’une dépense légitime, par exemple en réclamant un taux de kilométrage plus élevé ou en réclamant plus de repas que ce qui a été réellement acheté à des fins professionnelles. Il peut s’agir d’une forme subtile de fraude qui peut passer inaperçue si l’employé ne surestime que légèrement ses dépenses lorsqu’il soumet ses demandes de remboursement.
Dépenses en double
Les employés peuvent soumettre des notes de frais en double pour la même dépense professionnelle, par exemple en demandant le remboursement du même repas ou de la même course en taxi deux fois. Cela peut se produire par erreur ou intentionnellement, et peut être difficile à détecter à la main, si l’employé prend soin de soumettre la dépense en double sur des rapports différents.
Cependant, avec la mise en place d’un système automatisé de gestion des dépenses, les entreprises peuvent facilement identifier de telles erreurs et activités frauduleuses, ce qui permet d’éviter les doubles remboursements.
Double trempage
On parle de cumul lorsqu’un employé soumet la même dépense à plusieurs sources, par exemple lorsqu’il soumet la même dépense à la fois à son entreprise et à un client. Cela peut aboutir à ce qu’un employé soit remboursé deux fois pour la même dépense. Encore une fois, ce type de détection de la fraude des employés est plutôt difficile dans ce cas.
Des politiques dépassées
Ce domaine est souvent négligé, mais les politiques de dépenses obsolètes peuvent également contribuer à la fraude, et cela se produit surtout dans les services financiers qui traitent des volumes écrasants de demandes de remboursement.
Par exemple, si la politique permet de rembourser un certain montant de dépenses sans reçus, les employés peuvent en profiter pour gonfler les dépenses ou soumettre de fausses dépenses.
Contrôles faibles
Enfin, la faiblesse des contrôles sur le processus de déclaration des dépenses peut également contribuer à la fraude. Par exemple, s’il n’y a pas de système d’examen des dépenses ou si le processus d’examen n’est pas assez rigoureux, les employés peuvent se sentir plus à l’aise pour soumettre de fausses dépenses.
Malgré les risques que comportent de telles pratiques, de nombreuses équipes financières n’ont pas le temps de vérifier chaque note de frais pour s’assurer que toutes les demandes sont conformes à la politique de l’entreprise, de sorte que les plus petits montants sont souvent approuvés avec un minimum de vérifications.
C’est pourquoi il est important de mettre en place des politiques et des contrôles solides pour prévenir la fraude et s’assurer que les dépenses sont correctement documentées et examinées. Avec l’essor de l’automatisation et des solutions numériques, les entreprises peuvent désormais mettre en place des processus de reporting plus efficaces et sécurisés qui peuvent contribuer à réduire la fraude sur les notes de frais.
En résumé : L’erreur comme la fraude peuvent survenir à n’importe quelle étape du processus de déclaration des dépenses, mais un processus traditionnel, basé sur le papier ou manuel est beaucoup plus sujet à la fraude et aux violations de politiques qu’un processus entièrement numérisé et automatisé.
Chaque type de fraude mentionné ici peut avoir un impact important sur les résultats financiers d’une entreprise, il est donc important pour les entreprises de mettre en place des contrôles internes solides et d’utiliser la technologie pour prévenir et détecter ces types de fraude.
Combien les entreprises perdent-elles à cause de la fraude aux remboursements de frais ?
Chaque année, les entreprises perdent une somme d’argent importante à cause des remboursements de frais frauduleux. Bien qu’il puisse être difficile de déterminer un chiffre exact, des études suggèrent que les entreprises perdent en moyenne 5 % de leurs revenus à cause de la fraude chaque année, et la fraude au remboursement des frais est l’un des types de fraude les plus courants.
Un rapport de l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé que la perte médiane due à la fraude sur les remboursements de frais était de 40 000 dollars par cas. De plus, une enquête menée par Chrome River a révélé que la demande de remboursement de frais frauduleuse moyenne s’élève à 2 481 $.
Les fraudes peuvent être extrêmement coûteuses, avec une perte médiane de 140 000 dollars et plus d’un cinquième des cas entraînant des pertes d’au moins 1 million de dollars. Ces stratagèmes peuvent passer inaperçus pendant une période médiane de 18 mois.
Il s’agit d’un problème mondial, avec des tendances similaires dans les schémas de fraude et les contrôles anti-fraude dans les différentes régions. Les propriétaires et les cadres ont tendance à causer le plus de dommages, avec une perte médiane de 337 000 $, suivis par les gestionnaires avec une perte médiane de 125 000 $, et les employés avec une perte médiane de 50 000 $.
Mais l’impact des déclarations de dépenses frauduleuses va au-delà des pertes financières. Il peut également nuire à la réputation d’une entreprise et éroder la confiance des employés. Lorsque les employés voient d’autres personnes s’en tirer avec une fraude sur les dépenses, cela peut créer une culture de la malhonnêteté et saper les valeurs de l’entreprise.
Heureusement, il existe des mesures que les entreprises peuvent prendre pour prévenir la fraude sur les dépenses et en réduire l’impact.
Il peut s’agir de mettre en place des politiques et des contrôles solides, d’utiliser des solutions numériques qui peuvent signaler automatiquement les activités frauduleuses potentielles, et d’offrir une formation et un enseignement aux employés sur la façon de déclarer correctement les dépenses.
Comment détecter et prévenir les fraudes dans les déclarations de frais des employés ?
Le logiciel de gestion des dépenses de Yokoy aide les entreprises à détecter et à prévenir la fraude dans les déclarations de frais des employés grâce à un mélange de technologie d’IA et d’automatisation. Voici ce que cela signifie en pratique.
Saisie automatisée des reçus
La capture automatisée des reçus est une fonctionnalité clé des logiciels de gestion des dépenses comme Yokoy. Cette fonctionnalité permet de rationaliser le processus de déclaration des dépenses et de réduire le risque d’erreurs et de fraudes.
Comment fonctionne la capture des reçus dans Yokoy ?
Cette fonctionnalité permet aux employés de prendre une photo de leurs reçus à l’aide de leur smartphone et de la télécharger directement dans le système, ce qui élimine la nécessité d’une saisie manuelle des données et des reçus sur papier.
Grâce à la capture automatisée des reçus, les employés peuvent facilement capturer et soumettre des reçus pour tous les types de dépenses, y compris les repas, le transport, l’hébergement et d’autres dépenses liées à l’entreprise.
Le logiciel extrait automatiquement les informations clés du reçu à l’aide de la technologie OCR – par exemple, des données telles que le nom du vendeur, la date et le montant. Ensuite, la technologie d’IA de Yokoy « lit » les données, les affecte aux bonnes catégories et les associe à la note de frais correspondante.
Cette fonctionnalité permet de s’assurer que toutes les dépenses sont correctement documentées et peuvent être facilement vérifiées par l’équipe financière, et améliore la visibilité et la transparence des notes de frais pour les employés et les responsables.
De plus, la capture automatisée des reçus peut aider les entreprises à se conformer aux réglementations fiscales et comptables, car elle fournit une piste sécurisée et vérifiable de toutes les dépenses. Cela peut être particulièrement important dans les secteurs où les exigences de conformité sont strictes, comme la santé, la finance ou le gouvernement.
Suivi des dépenses en temps réel
Une autre fonctionnalité qui aide à prévenir les activités et les réclamations frauduleuses est le suivi et le rapport des dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité offre aux entreprises un moyen de surveiller les dépenses des employés en temps réel, ce qui leur permet d’avoir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur les dépenses des employés.
Avec le suivi des dépenses en temps réel, les entreprises peuvent mettre en place des alertes et des notifications automatisées pour certains critères de dépenses, tels que les dépenses qui dépassent un certain montant, les demandes de remboursement en double ou d’autres violations de la politique. Ces alertes peuvent être envoyées aux responsables ou à l’équipe financière, ce qui leur permet d’examiner les dépenses douteuses et de prendre les mesures qui s’imposent.
Le suivi en temps réel des dépenses offre également un niveau de transparence et de responsabilité aux employés. Il permet de s’assurer que les employés respectent les directives de la politique de dépenses de l’entreprise, et il leur permet de voir le statut de leurs dépenses au fur et à mesure qu’elles sont traitées.
En outre, les clients peuvent également payer avec leur carte d’entreprise à puce Yokoy et faire correspondre automatiquement les transactions lorsqu’ils déclarent une dépense sans avoir à chercher d’autres fournisseurs. Nous avons abordé le sujet en détail dans l’article ci-dessous.
Opinion
Maximiser la conformité grâce à l'automatisation des rapports de dépenses
L’automatisation des rapports de dépenses a gagné du terrain en tant que solution pour aider les équipes financières à rationaliser leurs flux de travail et à obtenir des informations en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. Mais il y a un autre domaine où l’automatisation peut être extrêmement utile : Rester conforme.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO, Yokoy
Flux de travail d'approbation personnalisable
En troisième position sur notre liste se trouvent les flux de travail de pré-approbation : Yokoy propose des flux d’approbation personnalisables pour aider les entreprises à assurer la conformité avec leurs politiques de déclaration des dépenses.
Cette fonctionnalité permet aux entreprises de définir et de mettre en œuvre leurs politiques de dépenses avec différents niveaux d’approbation et d’acheminement, adaptés à leurs besoins spécifiques.
Par exemple, les entreprises peuvent personnaliser leurs processus d’approbation en fonction de leurs politiques et peuvent mettre en place un processus d’approbation à plusieurs niveaux en fonction du type de dépense, du département et du projet. En outre, les entreprises peuvent également mettre en place des approbations automatiques s’il n’y a pas de violation de la politique et si le montant de la dépense est inférieur à une certaine limite.
Par exemple, une note de frais pour un voyage d’affaires peut nécessiter l’approbation d’un responsable direct, d’un membre de l’équipe financière et d’un chef de service. Par contre, une note de frais pour des fournitures de bureau peut ne nécessiter que l’approbation du membre de l’équipe financière. Si la demande est conforme à la politique et dans une certaine limite, la dépense peut être automatiquement approuvée.
Cela permet aux entreprises de rationaliser leur processus d’approbation entre les départements et les entités, et de s’assurer que les dépenses sont correctement autorisées avant d’être remboursées.
En outre, les flux de travail d’approbation de Yokoy permettent aux entreprises de suivre le statut de chaque note de frais et de fournir une visibilité sur le processus d’approbation à la fois à l’équipe financière et aux employés.
Application automatisée des politiques alimentée par l'IA
Notre solution peut également aider à appliquer automatiquement les politiques de dépenses. Par exemple, si un employé tente de soumettre une dépense qui dépasse un certain montant ou qui enfreint une politique de l’entreprise, le logiciel peut automatiquement rejeter la dépense ou l’envoyer à un responsable pour un examen plus approfondi.
Pour ce faire, il définit des règles personnalisées basées sur les politiques spécifiques de l’entreprise et utilise la technologie de l’IA pour signaler les violations des politiques, les doublons et les activités frauduleuses en temps réel.
Le logiciel de Yokoy peut reconnaître et traiter les reçus dans différentes devises et langues, de sorte qu’il peut aider à rationaliser le processus de suivi et de remboursement des dépenses entre les entités et les zones géographiques.
Analyse des données sur les dépenses et établissement de rapports
Enfin, Yokoy offre des fonctionnalités d’analyse des données et de création de rapports, qui permettent aux entreprises d’analyser leurs données de dépenses et d’identifier en temps réel toute tendance ou anomalie susceptible d’indiquer une fraude. Parallèlement, notre solution permet aux auditeurs de savoir facilement quand et pourquoi il y a des dépenses excessives, et facilite l’archivage et l’exportation des notes de frais.
En utilisant des solutions de gestion des dépenses comme Yokoy, les entreprises peuvent améliorer leur visibilité et leur contrôle des dépenses, ce qui réduit considérablement les dépassements de budget et le risque de fraude au cours du processus de déclaration et de remboursement des dépenses.
Prochaines étapes
En conclusion, l’exactitude des rapports de dépenses est cruciale pour les entreprises afin d’éviter les pertes potentielles et de maintenir la confiance de leurs employés. Pour prévenir et détecter les demandes de remboursement frauduleuses, les entreprises doivent adopter une approche proactive en mettant en place des contrôles solides, en sensibilisant les employés et en utilisant des solutions technologiques.
Yokoy aide les moyennes et grandes entreprises à prévenir la fraude sur les frais des employés grâce à l’automatisation alimentée par l’IA et à la conformité intégrée. Si tu veux voir ce que notre plateforme de gestion des dépenses peut faire pour ton entreprise, tu peux réserver une démo ci-dessous.
Simplifiez la gestion de vos dépenses
Contenu connexe
Si tu as aimé cet article, les ressources ci-dessous te seront peut-être utiles.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Headline
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.