Six principaux défis de l’automatisation des factures et comment les surmonter
- Last updated: juin 3, 2023
- Invoice management
Les comptes fournisseurs sont souvent considérés comme des frais généraux et font partie du coût des affaires. Par conséquent, les directeurs financiers peuvent ne pas accorder beaucoup d’attention à leur processus de gestion des factures, en supposant qu’il se fera tout seul.
Malheureusement, cette hypothèse ne pourrait pas être plus éloignée de la vérité. En fait, il est très probable que tu n’aies pas une vue d’ensemble de ta fonction de comptabilité fournisseurs, et encore moins que tu ne connaisses pas le coût total du paiement des factures de ton entreprise.
Selon les données du secteur, plus de deux tiers des entreprises connaissent des erreurs sur plus de 1 % du volume total de leurs factures, et entre 20 et 30 % de toutes les factures donnent lieu à des exceptions sous une forme ou une autre.
Il est donc essentiel de corriger ce processus intrinsèquement défectueux – et l’automatisation de la gestion des factures peut offrir une solution simple et à l’épreuve du temps. La technologie d’automatisation des factures peut rationaliser ton processus, libérant ainsi le personnel du service des comptes fournisseurs pour qu’il se concentre sur des tâches plus stratégiques qui améliorent les performances financières globales.
Plongeons donc dans les défis de l’automatisation de la gestion des factures et voyons quelques moyens pratiques de les relever.
Principaux défis de l'automatisation des factures
Défi n° 1 : Processus manuels
Selon l’IOFM, l’entreprise moyenne reçoit encore 63 % de ses factures au format papier.
Cette dépendance à l’égard des factures papier réduit considérablement la capacité des entreprises à traiter efficacement les factures sans intervention humaine. En fait, plus de la moitié des entreprises interrogées traitent manuellement plus de 75 % de leurs factures papier.
Le traitement manuel des factures papier entraîne une saisie de données coûteuse et sujette aux erreurs, l’égarement des factures, de longs cycles d’approbation et de résolution des exceptions entraînant des frais de retard et des remises manquées, des risques de conformité et de sécurité, des coûts élevés de stockage et de récupération du papier, des retards dans le téléchargement des données des factures approuvées vers les systèmes en aval, et des demandes de renseignements fastidieuses des fournisseurs sur l’état des factures et des paiements.
Par conséquent, 17 % des services de comptabilité fournisseurs considèrent la saisie des données des factures comme leur principal défi, tandis que 15 % identifient le codage des factures comme leur principale préoccupation, comme le rapporte l’IOFM.
De plus, dans un processus de comptabilité fournisseurs basé sur le papier, le personnel doit collecter et rapprocher manuellement les informations relatives aux bons de commande, aux factures et aux paiements, ce qui ajoute au caractère laborieux et chronophage du processus.
Bien que cela contribue à une gestion efficace du fonds de roulement et empêche la fraude et les paiements en double, le fait de faire correspondre les lignes de la facture avec les données d’un système de commande et de s’en tenir aux approbations manuelles des factures est un point de douleur important pour 28 % des services de comptabilité fournisseurs.
En outre, 20 % des entreprises ont du mal à obtenir les documents de preuve de livraison nécessaires au rapprochement, et un pourcentage égal est confronté à des difficultés de rapprochement des factures en double lors du traitement des factures papier, comme l’a révélé l’étude de l’IOFM.
Défi n°2 : des données inexactes ou incomplètes
Un autre défi courant dans la gestion des factures est de traiter des données inexactes ou incomplètes. Les factures comportent souvent des erreurs, telles que des informations manquantes, des montants incorrects ou des doublons, ce qui peut créer des problèmes majeurs pour les services de comptabilité fournisseurs.
Les causes des données inexactes ou incomplètes peuvent être attribuées à plusieurs facteurs. Tout d’abord, la saisie manuelle des données peut être source d’erreurs, l’erreur humaine étant un risque inhérent. Deuxièmement, il peut y avoir un manque de procédures standardisées ou d’outils d’automatisation dans le processus des comptes fournisseurs, ce qui entraîne une incohérence dans la saisie des données – par exemple, lorsque des processus basés sur le papier ou des feuilles de calcul sont utilisés.
Troisièmement, une communication inadéquate entre les services de la comptabilité fournisseurs et les fournisseurs peut entraîner des informations manquantes ou des divergences et des erreurs dans la facture. Et enfin, l’absence d’un système de gestion des données efficace peut entraîner la perte d’informations ou rendre difficile le suivi des factures, ce qui augmente également le risque d’erreurs lors du traitement des paiements.
Défi n°3 : flux de travail d'approbation complexes
Un troisième défi courant dans le traitement des factures concerne les flux de travail d’approbation. Souvent, le processus d’approbation des comptes fournisseurs est complexe et manque de clarté et de cohérence.
Cela peut être dû à des différences dans la structure organisationnelle – par exemple, dans les organisations mondiales où chaque entité utilise un système comptable différent, un processus spécifique ou un logiciel d’automatisation des factures différent.
En outre, l’utilisation de processus commerciaux basés sur le papier peut compliquer davantage les flux de travail d’approbation, ce qui entraîne des retards et des erreurs.
Les conséquences des flux de travail d’approbation complexes comprennent l’augmentation du temps de traitement, l’augmentation des coûts associés à l’intervention manuelle, les problèmes potentiels de conformité et la difficulté à suivre le statut des factures. Les factures qui nécessitent plusieurs niveaux d’approbation peuvent se perdre entre les systèmes, ce qui peut entraîner des retards de paiement et des remises pour paiement anticipé manquées.
Défi n°4 : Sécurité des données et conformité
La sécurité des données et la conformité sont des préoccupations majeures pour toute organisation, et la mise en place d’un système d’automatisation des PA peut poser de nouveaux défis dans ce domaine. Certaines des causes de ces défis sont :
Violations de données
À mesure que les organisations adoptent des systèmes d’automatisation de la PA, de plus en plus de données sont traitées et stockées électroniquement, ce qui augmente le risque de violation des données. Les acteurs malveillants cherchent constamment des vulnérabilités dans les systèmes pour obtenir un accès non autorisé à des informations sensibles.
Si une violation de données se produit, elle peut exposer des données précieuses, notamment les coordonnées bancaires, les informations personnelles des fournisseurs et des employés, et les transactions financières.
De telles violations peuvent entraîner des pertes financières, des atteintes à la réputation et des responsabilités juridiques pour l’organisation. Rétablir la confiance des clients et atténuer les conséquences d’une violation peut être un processus long et coûteux.
Non-conformité
La conformité aux réglementations sur la confidentialité des données (telles que GDPR, CCPA) et aux exigences en matière de rapports financiers est cruciale pour les organisations.
La mise en place d’un logiciel d’automatisation du traitement des factures introduit de nouvelles complexités dans la gestion de la conformité. Les organisations doivent s’assurer que le système de facturation et ses processus associés s’alignent sur les réglementations pertinentes et les normes de l’industrie.
Le non-respect de ces réglementations peut avoir de graves conséquences, notamment des amendes importantes, des poursuites judiciaires et une atteinte à la réputation de l’organisation.
Défi n° 5 : Manque de normalisation
Un autre défi majeur de l’automatisation des comptes créditeurs est le manque de normalisation du format et du contenu des factures.
Les fournisseurs peuvent utiliser différentes méthodes de facturation – par exemple, un mélange de traitement manuel des factures et de facturation électronique, ainsi que différents logiciels de traitement des factures pour différentes entités. Cela peut facilement entraîner un manque de cohérence dans les données, ce qui complique l’extraction et le traitement automatique des informations requises.
L’absence de standardisation dans les flux de travail de traitement des factures augmente le risque d’erreurs et de retards dans le traitement des factures, ce qui peut avoir un impact sur l’ensemble du cycle de la facture au paiement.
En outre, le manque de normalisation peut également entraîner des difficultés d’intégration des solutions de traitement automatisé des factures avec les systèmes existants, tels que les logiciels de planification des ressources de l’entreprise (ERP), qui peuvent avoir leurs propres exigences spécifiques en matière de données et leurs propres règles de formatage.
Cela peut entraîner des retards et des erreurs supplémentaires dans le traitement des factures, car le manque de normalisation rend plus difficile l’automatisation du transfert des données entre les systèmes.
Une autre conséquence du manque de normalisation est le risque de litiges entre les fournisseurs et les acheteurs. Les litiges peuvent survenir en raison de différences d’interprétation du contenu ou du format des factures, ce qui entraîne des retards dans le paiement des factures et des relations tendues entre les parties concernées.
Article du blog
Automatisation des comptes fournisseurs : Comment accélérer le processus de comptabilité fournisseurs avec un logiciel d'IA
Nous avons préparé ce mini-guide sur ce qu’est l’automatisation des comptes fournisseurs, sur les technologies impliquées et sur la façon dont nous les appliquons pour rendre ton processus de comptes fournisseurs plus rapide et plus fluide.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Défi n°6 : visibilité des flux de trésorerie
Les cadres supérieurs des finances accordent la priorité à l’analyse des flux de trésorerie, mais un nombre important d’entreprises ont du mal à prévoir avec précision leurs flux de trésorerie à moyen terme. Les données de KPMG montrent que seulement 23 % des entreprises ont atteint 5 % de leurs prévisions, les données inexactes étant l’une des principales difficultés des cadres supérieurs et des directeurs financiers.
En outre, 34 % des entreprises manquent de visibilité sur les données relatives aux factures et aux paiements. Dans un environnement de traitement des factures sur papier, les gestionnaires de trésorerie sont limités dans leur capacité à obtenir une vue d’ensemble de toutes les factures dans le flux de travail, ce qui entrave les possibilités d’amélioration du fonds de roulement.
L’incapacité à gérer efficacement la trésorerie peut entraîner des effets néfastes dans l’ensemble de l’organisation, notamment des coûts d’emprunt plus élevés et une incapacité à investir dans la croissance. Par conséquent, 58 % des entreprises expriment le besoin d’avoir une visibilité en temps réel sur les données financières des comptes fournisseurs.
Cependant, dans un environnement papier, les données essentielles ne sont pas saisies, les informations sont mal organisées, l’actualité des informations est compromise, les systèmes manquent d’intégration et les décideurs n’ont pas accès aux variables clés.
Comment surmonter ces défis de la gestion des factures avec Yokoy ?
Chez Yokoy, nous aidons les entreprises internationales à automatiser entièrement leurs processus de gestion des dépenses, y compris les flux de traitement des factures. Les piliers de notre module d’automatisation des factures sont :
- Extraction automatisée des données des factures, pour éviter les erreurs et réduire les risques liés à la saisie manuelle des données.
- Traitement des factures basé sur l’IA, pour s’assurer que toutes les factures sont payées en temps voulu.
- Des données en temps réel pour une visibilité totale pour les différents utilisateurs de l’entreprise (demandeur, approbateur, équipe financière),
- Une conception conviviale, garantissant une expérience utilisateur transparente sur tous les appareils, afin que tous les utilisateurs puissent saisir, examiner et approuver les factures en déplacement.
- Intégration aux plus grands systèmes ERP et API ouverte pour les intégrations personnalisées.
En numérisant et en automatisant le processus de gestion des factures, Yokoy garantit un délai de paiement plus court, une réduction du risque d’erreurs et de fautes, et un coût de traitement des factures moins élevé.
Voici comment notre logiciel permet de relever les défis mentionnés ci-dessus.
1. Réduire le travail manuel grâce à la saisie automatisée des données
Le téléchargement de la facture dans Yokoy permettra d’automatiser l’extraction, la manipulation et la comptabilisation des données dans le système ERP.
Les factures peuvent être téléchargées soit manuellement, soit en les transmettant à une adresse électronique dédiée. Une fois téléchargées, le logiciel est capable d’extraire automatiquement la plupart des champs, du numéro de facture, de la date et de la date d’échéance, au fournisseur, à la devise, au numéro de commande et aux postes. Pour ce faire, il utilise la technologie OCR.
Cela permet non seulement de réduire le temps consacré au traitement des factures, mais aussi de garantir des comptabilisations correctes et de haute qualité, car le risque d’erreurs humaines est réduit au minimum.
2. Minimiser les erreurs grâce à la validation des données basée sur l'IA
Une fois les données de la facture lues, la technologie d’IA de Yokoy prend le relais, traite les informations et les valide pour une catégorisation plus poussée. Ensuite, les algorithmes d’IA font correspondre les données et les vérifient par rapport aux données de ton système ERP.
L’IA de Yokoy peut faire correspondre les factures aux fournisseurs et aux bons de commande, et peut automatiser le codage des postes, y compris les catégories, les objets de coûts, la TVA, etc.
La technologie d’IA de Yokoy apprend avec chaque facture téléchargée et devient plus intelligente avec le temps, ce qui garantit des taux de précision très élevés. La fonction de « codage intelligent » permet au logiciel d’apprendre comment les utilisateurs codent une facture et permet de réduire le temps de traitement en suggérant une prédiction du support de coûts et de la catégorie, par poste.
Si des erreurs sont détectées – par exemple, des factures en double ou des données qui semblent frauduleuses ou qui ne correspondent pas aux données de l’ERP, Yokoy envoie des alertes à des rôles d’utilisateurs prédéfinis, en veillant à ce que les données aberrantes soient vérifiées individuellement. Cela permet d’éviter les infractions à la politique et les doubles paiements, et de réduire au minimum les interventions manuelles.
En utilisant l’automatisation de l’IA et des algorithmes d’apprentissage automatique, Yokoy réduit considérablement le risque de données inexactes ou incomplètes, en détectant les erreurs ou les divergences et en les signalant pour examen en temps réel.
3. Faire respecter la conformité avec des flux de travail et d'approbation personnalisés.
Yokoy garantit un processus AP sans friction grâce à l’automatisation de bout en bout et à des flux de travail et de pré-approbation personnalisés. Chaque département et entité peut définir ses propres flux d’approbation, en fonction des rôles des utilisateurs et des réglementations du pays.
Par exemple, tu peux mettre en place des flux de travail basés sur les fournisseurs, où le logiciel attribue une approbation fournisseur par défaut lors de la soumission. Dans ce cas, si aucune approbation du fournisseur n’est définie, la facture peut être automatiquement transmise pour examen.
Une autre option consiste à mettre en place des flux de travail pour les responsables hiérarchiques avec des approbations automatiques, où toutes les factures sont approuvées automatiquement si elles sont inférieures à un seuil spécifique. Les flux de travail basés sur les supports de coûts peuvent également être automatisés ou, dans les cas plus complexes, un mélange de flux d’approbation peut être utilisé : Par exemple, des flux d’approbation des objets de coûts avec des flux automatisés basés sur les fournisseurs.
En standardisant la plupart des mécanismes de validation et des procédures d’approbation, et en permettant aux entreprises de centraliser toutes leurs factures sur une seule plateforme, notre logiciel aide à rationaliser les processus à la fois au niveau de l’entité et entre les départements, contribuant ainsi à une réelle visibilité et un contrôle de bout en bout. Cela permet de briser les silos de données, rendant possible l’analyse des dépenses en temps réel et garantissant des prévisions plus précises.
4. Prévenir les retards grâce à l'intégration de bout en bout et aux rapports en temps réel.
Yokoy prévient les retards de paiement grâce à l’automatisation et aux intégrations de bout en bout. Dans un processus manuel, il est fréquent que les factures restent bloquées dans le processus, ce qui entraîne des retards de paiement des factures des fournisseurs.
Notre logiciel permet de mettre facilement en place des approbations automatiques pour certains fournisseurs, afin que ton service AP ait une visibilité en temps réel sur les paiements en suspens et les délais de paiement. Grâce au module d’analyse, ton équipe financière peut tirer les délais de traitement de n’importe quel fournisseur en moins d’une minute.
De plus, tu peux recevoir des notifications en temps réel pour identifier et résoudre facilement les goulots d’étranglement, et acheminer automatiquement les factures vers les parties prenantes appropriées pour réduire le temps de traitement. Yokoy te permet de définir les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante impliquée dans le processus d’approbation, ce qui réduit le risque d’approbations en double ou conflictuelles.
Prochaines étapes
Pour conclure, les solutions d’automatisation des factures aident les entreprises à relever les défis les plus courants du traitement des factures, assurant ainsi un meilleur contrôle des dépenses.
Le module d’automatisation des factures de Yokoy aide à réduire les coûts d’exploitation globaux en rationalisant les processus manuels et en minimisant le risque d’erreurs et de soumissions tardives. En utilisant l’automatisation de l’IA, la fonctionnalité de traitement des factures de Yokoy aide à faire respecter la conformité aux politiques, en réduisant le risque de fraude et en garantissant le respect des contrôles internes.
En outre, notre logiciel améliore la visibilité des dépenses, permettant aux organisations de prendre des décisions basées sur des données en temps réel, de surveiller les flux de trésorerie, de suivre l’état des paiements et de renforcer les relations avec les fournisseurs grâce à des paiements opportuns et précis.
Si tu souhaites voir notre logiciel en pratique, tu peux réserver une démo ci-dessous.
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