Comment les détaillants relèvent les défis de l’automatisation des points d’accès
- Dernière actualisation : juillet 25, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
La gestion efficace des factures est un élément essentiel pour les entreprises de vente au détail, compte tenu du volume impressionnant de transactions qu’elles traitent quotidiennement, ainsi que de la multitude de remises, de promotions et d’ajustements de prix spéciaux qui doivent être pris en compte dans leurs factures.
Des données récentes révèlent que le paysage de la gestion des factures dans le secteur de la vente au détail présente des défis importants. 20 à 30 % de toutes les factures nécessitent encore un traitement manuel, ce qui entraîne des pratiques sujettes aux erreurs, un traitement lent des factures et des retards de paiement des fournisseurs.
L’impact d’une gestion inefficace des factures est encore exacerbé par les incohérences des données.
Les détaillants sont aux prises avec le manque de normalisation des données de facturation des fournisseurs, des factures et des bons de commande difficiles à lire, ainsi qu’avec les formats de facture et les exigences de plus en plus variés des fabricants, des fournisseurs et des partenaires. Cette diversité complique l’extraction et le traitement automatisés des données, entravant la capacité des commerçants à gérer efficacement leurs factures.
Cependant, au milieu de ces défis, il y a une doublure argentée sous la forme de l’automatisation des comptes fournisseurs (AP). Les détaillants qui adoptent des solutions d’automatisation AP constatent des améliorations remarquables dans l’efficacité de leur traitement des factures, réduisant le temps nécessaire au traitement des factures, minimisant les erreurs et les suivis manuels, et améliorant la précision globale des données.
Dans cet article, nous nous plongerons dans le paysage dynamique de la gestion des factures dans le secteur de la vente au détail, en explorant comment les détaillants s’attaquent à ces défis en tirant parti des dernières technologies pour transformer leurs processus de comptes fournisseurs.
Les défis de la gestion des factures dans le commerce de détail
Les détaillants opèrent dans une industrie en évolution rapide où il est crucial de réagir rapidement aux nouvelles tendances de produits pour répondre aux demandes des consommateurs et offrir un excellent service.
Alors qu’une grande attention est accordée à l’amélioration des processus frontaux pour améliorer l’expérience client, les détaillants négligent souvent l’importance de l’optimisation des processus principaux, tels que les comptes fournisseurs (AP).
En fait, ce que nous constatons chez nos clients, c’est que de nombreuses entreprises manquent souvent d’une vue d’ensemble complète des coûts totaux dans le processus de facturation. Ainsi, lorsqu’ils nous contactent, ils ne savent pas exactement combien d’argent ils perdent en raison de systèmes de comptes fournisseurs inefficaces.
Ce que nous faisons habituellement, c’est les aider à quantifier leurs coûts directs et indirects, ainsi qu’à calculer le retour sur investissement du passage à une solution comme Yokoy. Je ne détaillerai pas le sujet du retour sur investissement ici, car nous en avons parlé dans un article précédent. Mais prenons un moment pour examiner les pertes financières directes et indirectes affectant les détaillants.
FACTEURS DE COÛTS DIRECTS ET INDIRECTS DANS LE COMMERCE DE DÉTAIL
La gestion des dépenses directes pose des défis importants aux détaillants, en particulier lorsqu’ils gèrent de longues listes de produits avec des stocks importants. Faire correspondre manuellement des factures à des détails de produits spécifiques, tels que la saveur, la couleur et la taille, est extrêmement complexe, chronophage et sujet aux erreurs.
Les pertes financières directes peuvent résulter de l’incapacité à identifier les factures en double ou frauduleuses, entraînant des paiements en double, ou d’erreurs de saisie de données, entraînant des trop-payés ou le paiement du mauvais fournisseur ou de la mauvaise facture.
L’absence de conditions de paiement peut entraîner la perte d’escomptes pour paiement anticipé, en plus de relations tendues avec les fournisseurs.
De plus, de l’argent peut être perdu lorsque vous traitez avec des fournisseurs internationaux, en raison de la fluctuation des taux de change et de la gestion de multiples réglementations fiscales ou du respect de diverses exigences de facturation.
Quant aux coûts indirects, ils sont le plus souvent le résultat de processus manuels chronophages qui entraînent un traitement lent des factures et des bons de commande, un routage inefficace des factures entre approbateurs, des erreurs qui doivent être vérifiées manuellement par le personnel AP, etc.
Maintenant que cela est clair, voyons comment un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs comme Yokoy, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle, peut aider les détaillants à relever les défis les plus courants en matière de gestion des factures.
Processus manuels chronophages
Bien que la plupart des détaillants aient mis en place une solution numérique pour gérer leur inventaire, les processus papier et les processus AP partiellement automatisés restent un défi majeur pour le secteur de la vente au détail.
Avec des employés chargés de saisir, gérer et traiter manuellement un grand volume d’informations de commande, de facturation et de paiement, la nature fastidieuse de ces tâches entrave la productivité globale.
Cela devient particulièrement évident lorsqu’il s’agit de gérer les complexités des affaires d’importation, où le service comptable doit également enregistrer les frais de transport et les droits de douane sur les marchandises achetées à l’étranger pour déterminer le coût d’achat exact.
L’équipe AP gère et traite une grande quantité d’informations de commande, de facturation et de paiement, ce qui est fastidieux et chronophage, surtout si tout est fait manuellement.
Lorsqu’aucun système d’automatisation n’est en place, le risque d’erreurs de saisie de données augmente considérablement, ce qui coûte du temps et de l’argent aux détaillants.
Si l’entreprise est active dans le domaine de l’importation, le service comptable doit également enregistrer les frais de transport et les droits de douane sur les marchandises achetées à l’étranger afin de déterminer le coût d’achat exact. Ces tâches pourraient bénéficier de l’automatisation des processus.
COMMENT RELEVER CE DÉFI
Les principaux détaillants s’appuient sur des solutions cloud modernes pour automatiser entièrement leur processus de gestion des comptes fournisseurs, y compris le traitement des factures de bout en bout.
Les factures papier sont numérisées ou téléchargées sur des plateformes appropriées via des applications Web et mobiles, et les données sont automatiquement extraites et affectées aux catégories de réservation respectives, éliminant ainsi le besoin d’enregistrements manuels ou de feuilles de calcul qui favorisent les écarts.
Cela réduit considérablement le temps nécessaire au traitement des factures, en simplifiant la capture, l’extraction, la mise en correspondance et l’approbation des factures. De plus, cela garantit des réservations correctes et de haute qualité, car le risque d’erreur humaine est considérablement réduit.
Données inexactes ou incomplètes
La saisie manuelle des données et l’absence de processus standard lors de la saisie des factures entraînent des données incorrectes ou incomplètes, en particulier lorsque des reçus papier et des feuilles Excel accompagnent le processus.
Nous avons de nombreux clients détaillants qui ont décidé d’implémenter Yokoy parce que leurs solutions précédentes n’étaient pas capables de gérer des factures complexes avec de nombreux articles ou de reconnaître les bons de commande sans intervention manuelle.
Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, les processus de comptes fournisseurs partiellement automatisés peuvent causer plus de mal que de bien. Lorsque la reconnaissance des factures n’est pas exacte ou que la correspondance à trois facteurs ne peut pas être automatisée, l’équipe AP doit toujours effectuer ces tâches manuellement, et ce sont les étapes les plus gourmandes en données.
En fait, près de 63 % des entreprises de vente au détail déclarent rencontrer des problèmes d’exactitude des données dans leurs opérations AP en raison de la saisie manuelle et du manque de processus standardisés. Ces inexactitudes entraînent des retards de paiement, des relations avec les fournisseurs endommagées et des difficultés à rapprocher les dossiers financiers.
COMMENT RELEVER CE DÉFI
Dans une enquête menée par Levvel Research en 2021, 72 % des répondants des entreprises de vente au détail ont reconnu que l’adoption de l’automatisation des points d’accès conduisait à une meilleure détection et résolution des erreurs, économisant du temps et des ressources dans le processus.
En adoptant des solutions automatisées pour la reconnaissance de texte et l’extraction de données, les commerces de détail peuvent élever leurs processus AP à un nouveau niveau de précision et de fiabilité.
Les avantages d’une telle technologie vont au-delà de la précision des données, car ils permettent aux équipes financières de se concentrer sur les initiatives stratégiques, la gestion des relations avec les fournisseurs et la croissance globale dans un paysage de vente au détail de plus en plus concurrentiel.
Flux de travail d'approbation compliqués
Un autre défi majeur pour les détaillants est l’approbation des factures, en particulier lorsque le processus AP est décentralisé.
Le processus d’approbation dans le commerce de détail est souvent complexe, en particulier dans les organisations mondiales avec différents systèmes comptables et solutions logicielles. Cela peut entraîner des délais de traitement plus longs, des problèmes de conformité potentiels et des difficultés de suivi des factures. Les factures qui nécessitent plusieurs niveaux d’approbation peuvent même se perdre entre les systèmes.
COMMENT RELEVER CE DÉFI
Avec une solution automatisée, vous pouvez utiliser différents flux d’approbation pour différentes entités ou types de factures. Les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées dans le processus d’approbation peuvent également être facilement définis. Cela réduit le risque d’approbations en double ou conflictuelles et minimise les retards et les erreurs.
Manque de standardisation
Les consommateurs utilisent aujourd’hui diverses méthodes de paiement telles que les cartes de crédit, les paiements mobiles et les plateformes de paiement en ligne. Les fabricants, les fournisseurs et les partenaires peuvent également avoir des programmes, des formats et des exigences de traitement des factures différents, ce qui entraîne facilement des incohérences dans les données. Il est donc difficile d’extraire et de traiter automatiquement les informations requises.
COMMENT RELEVER CE DÉFI
Le logiciel automatisé permet des formats de données uniformes et un nombre réduit de solutions logicielles qui sont connectées de manière transparente. Cela vous permet de lire n’importe quel format de facture et de recevoir des factures via différents canaux. Les données sont traitées directement dans la solution et envoyées au système ERP connecté. De cette façon, des analyses en temps réel des dépenses et des prévisions plus précises sont également possibles.
Exigences complexes en matière de protection des données
Les factures contiennent souvent des informations sensibles telles que les données des clients et des fournisseurs qui doivent être protégées contre tout accès non autorisé. Les détaillants doivent garantir la protection et la sécurité des données et se conformer aux exigences légales.
COMMENT RELEVER CE DÉFI
Une solution automatisée vous offre la possibilité de configurer toutes les directives et réglementations légales. L’IA valide chaque soumission conformément aux politiques de l’ensemble de l’entreprise et au niveau légal. Cela garantit la protection automatique des données et la sécurité des données.
Prochaines étapes
En adoptant un logiciel avancé d’automatisation des points d’accès qui s’appuie sur l’intelligence artificielle, les détaillants peuvent surmonter les défis liés aux processus manuels, aux données inexactes, aux flux de travail d’approbation complexes, au manque de normalisation et aux exigences de protection des données.
La mise en œuvre de telles solutions peut sans aucun doute positionner les détaillants à l’avant-garde de l’industrie et libérer tout le potentiel de leurs processus de gestion des factures.
Si les défis ci-dessus résonnent en vous et que vous souhaitez voir comment Yokoy peut automatiser votre processus de gestion des factures, vous pouvez réserver une démonstration ci-dessous.
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