Le coût caché et le facteur de risque des dépenses
- Last updated: juin 4, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CEO, Yokoy
La demande de voyages d’affaires a atteint 1,3 milliard de dollars dans le monde en 2017 et devrait atteindre 1,7 milliard de dollars en 2023, soit un taux de croissance annuel prévu de plus de 4 %.
Le moteur de cette tendance, ce sont les employés, qui doivent voyager pour acquérir des clients, nouer des relations personnelles et transférer des connaissances ; autant de domaines qui se mondialisent de plus en plus, mais qui ne peuvent pas être facilement remplacés par une machine.
Conformément à la théorie économique, une demande plus importante a entraîné une augmentation de l’offre, qui à son tour a favorisé des services de voyages d’affaires plus faciles, moins chers et plus nombreux.
Le potentiel d'économie caché dans l'industrie des voyages d'affaires
"Savoir où et comment l'argent est dépensé peut aider les entreprises à obtenir de meilleures offres pour les catégories de dépenses élevées et à contrôler les dépenses réelles par rapport au budget."
Les voyages d’affaires sont une industrie gigantesque qui comprend de nombreuses sous-industries comme les services de voyage aérien (par exemple les compagnies aériennes), les voyages terrestres (par exemple les taxis, les bus), les agences de voyage, les assurances de voyage, les logiciels de voyage et bien d’autres encore.
Pour la plupart des entreprises, c’est un défi de s’assurer qu’elles sont efficacement équipées dans tous les aspects des voyages d’affaires. Ainsi, la plupart des entreprises ont optimisé les parties évidentes comme les agents de voyage, les partenaires aériens et les contrats d’hôtel, mais ont négligé d’autres parties comme le processus de gestion des dépenses.
Une étude menée par la Global Business Travel Association estime le coût réel de traitement d’une note de frais à environ 58 dollars. Ces 58 dollars comprennent le temps utilisé pour déposer, soumettre, examiner et traiter une note de frais, les dépenses liées aux outils et au courrier, ainsi que les montants incorrects versés et les corrections d’erreurs.
L’auteur de cet article soutient que les récupérations manquées de la TVA (taxe sur les ventes et l’utilisation) devraient également être ajoutées au coût de traitement : La plupart des personnes qui soumettent des dépenses ne savent pas comment récupérer correctement la TVA et/ou n’ont pas le temps de le faire.
Imagine que tu aies 500 employés, que chacun d’entre eux dépense un article par mois et que tu utilises Excel ou un outil manuel pour la gestion des dépenses. Tu paierais la somme choquante de 350 000 USD par an uniquement pour le traitement de ces dépenses.
Conformité, prévention de la fraude et perspectives
Cependant, le coût n’est qu’une partie du défi que représente la gestion des dépenses. La sécurité autour de la conformité et de la prévention de la fraude est un autre argument de poids pour se débarrasser des processus manuels et semi-manuels.
De plus, tu passes à côté d’informations sur les données. Savoir où et comment l’argent est dépensé peut aider les entreprises à obtenir de meilleures offres pour les catégories de dépenses élevées et à contrôler les dépenses réelles par rapport au budget.
Utilise l'intelligence artificielle pour faire de la gestion des dépenses l'un de tes points forts.
Après avoir vécu des processus de gestion des dépenses manuels et semi-automatisés dans diverses entreprises, les fondateurs de Yokoy ont décidé de changer radicalement la façon dont les dépenses sont soumises, examinées, approuvées et traitées.
Le gain de temps et d’argent est réalisé grâce à l’utilisation de la technologie de l’intelligence artificielle. Toutes les tâches répétitives telles que la lecture des informations contenues dans les reçus, la catégorisation, la vérification, l’approbation et le traitement financier sont effectuées de manière automatisée avec peu de contrôles manuels entre les deux.
Mieux encore, la technologie de l’IA est capable d’auto-apprentissage, ce qui signifie que chaque interaction manuelle (par exemple, un changement manuel de catégorie) est utilisée pour développer davantage l’outil.
En outre, le cas échéant, le modèle lit la TVA, vérifie si elle est soumise à la récupération de la taxe en amont et, si c’est le cas, la comptabilise correctement dans le système ERP.
"Yokoy a été conçu pour économiser du temps et de l'argent, augmenter le bonheur des employés, assurer la conformité et permettre des perspectives basées sur les données."
L’appli et la version web de Yokoy sont conçues pour être simples, afin que l’auteur de la soumission, l’approbateur et l’utilisateur des finances consacrent le moins de temps possible à leurs tâches pour accélérer l’ensemble du processus. Ainsi, les employés sont remboursés plus rapidement et ont moins de travail à faire – un véritable booster de bonheur pour les employés !
La technologie de l’IA ouvre de toutes nouvelles possibilités en matière de gestion des dépenses. En utilisant toutes les données disponibles, l’intelligence artificielle peut prévenir la fraude de manière proactive, s’assurer que les dépenses suspectes sont vérifiées et approuvées manuellement et orienter les approbateurs et les utilisateurs des finances vers les bonnes parties afin de traiter beaucoup de dépenses en peu de temps.
En outre, Yokoy transforme les données en informations précieuses telles que les fournisseurs sur lesquels tu as un potentiel d’économie.
Livre blanc
L’avenir de la gestion des voyages et des dépenses
Après les effondrements massifs causés par la pandémie, les voyages d’affaires se redressent enfin. Cependant, les défis macroéconomiques ralentissent l’effet de rattrapage, obligeant les responsables des finances et des voyages à réduire les coûts en limitant les voyages d’affaires.
Comment les entreprises peuvent-elles s’adapter ?
Conserve tes processus existants et connecte ton ERP pour une intégration complète.
Comme aucun autre outil, Yokoy s’intègre de façon transparente à tes processus et systèmes existants. Il te suffit de télécharger tes politiques et tes flux de travail et de connecter Yokoy à ton système ERP pour une intégration complète.
Le point fort de Yokoy est sa flexibilité. Yokoy est capable de représenter avec précision ta hiérarchie actuelle des coûts, y compris les entités juridiques, les divisions, les équipes, les projets, etc. même si une partie de l’entreprise est gérée au niveau mondial tandis qu’une autre partie est gérée au niveau local.
La protection des données est essentielle
La sécurité est l’une des plus grandes priorités de Yokoy. En tant qu’entreprise suisse, Yokoy se sent obligé de défendre les valeurs de sécurité suisses et a mis en place des normes de sécurité de niveau bancaire pour la protection et le cryptage des données (avec journaux d’audit).
Toutes ces valeurs contribuent à faire passer le coût de traitement d’une dépense de 58 dollars à moins de 1 dollar !
Simplifiez la gestion de vos dépenses
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