De 456 000 dollars perdus par an à un contrôle total des dépenses : Trois changements de processus à mettre en œuvre dès aujourd’hui
- Last updated: juin 3, 2023
- Spend management
Co-founder & CFO, Yokoy
Dans le contexte économique actuel, où l’inflation atteint des sommets et où la récession menace, les entreprises – principalement leurs départements financiers – sont sous pression pour contrôler les coûts et réduire les dépenses inutiles. Le moyen le plus rapide d’y parvenir est d’identifier les coûts cachés – rien de nouveau ici, mais souvent, cette tâche s’avère plus difficile qu’elle ne le devrait.
Étant donné les progrès de la technologie de gestion des dépenses, on pourrait s’attendre à ce que les entreprises soient au top de leurs dépenses. Mais la vérité, c’est que même les organisations qui ont entièrement numérisé leur service financier il y a des années manquent toujours d’une visibilité totale sur leurs dépenses. Et cela rend pratiquement impossible de calculer avec précision et en temps voulu combien d’argent elles perdent, où et pourquoi.
Comme les données en temps réel sont essentielles pour toute entreprise dans un environnement qui évolue rapidement, les décideurs ne devraient pas avoir à attendre la fin du mois ou du trimestre pour découvrir des pertes d’argent non planifiées. Voici donc trois leviers que tu peux actionner dès aujourd’hui pour arrêter les fuites et reprendre le contrôle de tes dépenses.
La boîte noire des dépenses des entreprises
Ayant travaillé avec des centaines de moyennes et grandes entreprises du monde entier au cours des dernières années, nous savons que les causes les plus courantes de plaintes concernant le contrôle des coûts sont les suivantes :
- Absence de contrôle sur les dépenses des cartes d’entreprise et sur la gestion des cartes actives,
- Aucun aperçu des modèles de dépenses tels que les aperçus des dépenses des fournisseurs ou les coûts des voyages d’affaires,
- Déclarations fiscales non réclamées, résultant souvent d’un manque de connaissances lorsqu’il s’agit de règles et de réglementations internationales,
- Des factures ou des notes de frais en double causées par des erreurs humaines et/ou des fraudes,
- Des méthodes de travail inefficaces qui font perdre du temps au personnel et coûtent donc de l’argent à l’entreprise.
Dans une petite organisation, ces dépenses et ces inefficacités peuvent passer inaperçues, et les retombées fiscales potentielles peuvent être trop insignifiantes pour valoir la peine.
Mais à grande échelle, dans les entreprises qui comptent des centaines ou des milliers d’employés et qui dépensent des millions, ces coûts s’additionnent rapidement, et ce qui semble être une dépense isolée et peu coûteuse aujourd’hui peut facilement – et discrètement – se transformer en une perte de 456 000 dollars par an.
Alors, comment éviter que cela ne se produise ? La réponse courte est la visibilité de bout en bout.
Trois changements de processus pour une visibilité totale et un contrôle des dépenses
"Même les organisations qui ont entièrement numérisé leur service financier il y a des années manquent encore de visibilité totale sur leurs dépenses."
Lorsque des clients nous contactent en disant qu’ils manquent de visibilité sur les dépenses de leur entreprise, ils ne parlent pas nécessairement de données.
De même, un manque de contrôle signifie rarement un manque de politiques. En fait, la plupart de nos clients utilisent un mécanisme de collecte de données et de rapports et ont mis en place un ensemble de politiques lorsqu’ils s’adressent à nous.
Ce qui leur manque généralement, c’est une vue d’ensemble en temps réel de leurs dépenses et de leurs processus, ainsi que des contrôles en temps réel et des mises en application automatisées pour prévenir les infractions à la politique.
Sans ces éléments, le processus est plutôt réactif, et il n’y a pas de véritable moyen de savoir si des fuites budgétaires se produisent ou si des reçus et des factures restent bloqués dans les flux d’approbation.
Si cette situation te semble familière, voici ce que tu peux faire pour avoir une visibilité totale sur les dépenses de ton entreprise et empêcher les coûts cachés d’épuiser ton budget.
1. Centraliser les opérations et les flux de données
Rassemble tes dépenses, tes factures, tes paiements par carte et tes récupérations d’impôts sous un même toit, en centralisant à la fois tes processus et tes flux de données dans une plateforme de bout en bout. Celle-ci agira comme une source unique de vérité pour toutes les dépenses de l’entreprise.
Du point de vue des processus, cela élimine les goulots d’étranglement en fournissant à ton équipe un cockpit central pour toutes les opérations, et assure une meilleure gouvernance, car tous les flux de travail, règles et restrictions sont intégrés dans une seule plateforme.
Avec Yokoy, par exemple, tu peux surveiller les dépenses – y compris les paiements par carte – de très près, en un lieu central et en temps réel, afin de pouvoir réagir rapidement grâce à des options telles que le gel instantané ou la modification des limites pour des cartes particulières déposées auprès des fournisseurs.
De plus, l’utilisation d’un seul système au lieu de plusieurs solutions ponctuelles réduit le nombre d’intégrations nécessaires pour l’automatisation de bout en bout, et fait gagner du temps à ton équipe en éliminant la nécessité de passer d’un système à l’autre pour les vérifications de données et les approbations de dépenses.
Enfin, une seule plateforme centrale pour toutes tes données garantit non seulement une meilleure visibilité, mais aussi des données plus propres et des exportations plus faciles, en particulier lorsque tu utilises des API ouvertes pour les intégrations.
2. Éliminer les erreurs et les coûts cachés grâce à l'IA
Une fois que tous tes paiements sont centralisés sur une seule plateforme, emploie l’IA pour automatiser la logique de ton processus, de bout en bout.
Chez Yokoy, par exemple, nous utilisons l’IA pour automatiser la logique de la plupart des étapes, de la vérification des reçus et du rapprochement avec les transactions par carte au traitement des factures et à la récupération de la TVA.
L’IA prend également en charge les contrôles de conformité des politiques internes et externes, en identifiant les doublons et les valeurs aberrantes, et en signalant les factures ou les dépenses douteuses en temps réel. De cette façon, nous atteignons l’efficacité sans faire de compromis sur la sécurité.
C’est cette combinaison de centralisation des données et de gouvernance et d’automatisation alimentées par l’IA qui aide les clients à identifier les articles non conformes et les potentiels d’économie, tout en servant de base à l’approvisionnement pour potentiellement négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs.
En utilisant Yokoy Analytics, les clients sont en mesure de détecter des modèles inhabituels dans leurs dépenses – par exemple, des augmentations cachées des coûts des matériaux pour un fournisseur. Une fois les règles mises en œuvre et les flux d’approbation personnalisés mis en place, le risque de fuites budgétaires peut être considérablement réduit.
3. Augmenter l'efficacité grâce à l'automatisation
Alors que l’IA t’aide à économiser de l’argent en dévoilant les coûts cachés et en assurant la gouvernance des risques fiscaux et des flux de processus, l’automatisation des étapes du processus grâce aux flux de travail permet à ton équipe de gagner du temps en l’aidant à travailler plus efficacement.
Au final, cela se traduit aussi par des économies, car le traitement d’un seul reçu peut te coûter environ 60 dollars.
"Grâce à l'automatisation, nos clients éliminent 80 % des tâches de traitement des factures, ce qui leur permet d'économiser 300 jours / an de travail manuel."
Si l’on prend par exemple le processus de dépense, avec la plupart des outils, les employés doivent prendre une photo d’un reçu, le télécharger dans le système de gestion des dépenses et ajouter manuellement les données dans les champs dédiés.
À partir de là, l’équipe financière passe en mode vérification et approbation : si la dépense est conforme à la politique de l’entreprise et qu’elle est approuvée, ton équipe financière doit alors déterminer le compte sur lequel la comptabiliser, la TVA à récupérer et l’endroit où l’archiver.
Tout cela coûte beaucoup de temps : Les données de la GBTA montrent que les entreprises passent 20 minutes sur chaque note de frais à traiter. De plus, près d’un cinquième (19 %) des notes de frais contiennent des erreurs, ce qui ajoute 18 minutes supplémentaires – et 52 dollars – qui servent à corriger la note de frais.
L’automatisation de ce processus peut te faire économiser 3 000 heures de travail manuel et près de 500 000 dollars par an, pour un volume moyen de 50 000 rapports traités. Et cela s’applique également au traitement des factures.
Avec Yokoy, par exemple, l’IA prend en charge la mise en correspondance des postes de facture avec les postes de commande et la vérification par rapport aux formulaires de bons reçus. Grâce à l’automatisation, nos clients éliminent 80 % de leurs tâches de traitement des factures, économisant ainsi 300 jours / an de travail manuel pour un volume moyen de 60k factures traitées.
Nous avons abordé ces changements de processus, ainsi que les avantages de la transformation de ta gestion des dépenses, dans le webinaire ci-dessous.
Webinar
Le plan du directeur financier pour la transformation de la gestion des dépenses
Découvrez comment obtenir une vue globale de votre processus de gestion des dépenses pour identifier facilement les inefficacités, rationaliser les opérations pour supprimer les silos de systèmes et de données, et utiliser des analyses en temps réel pour éliminer les risques, contrôler les coûts et planifier à l’avance.
Conclusion
Chez Yokoy, nous transformons la façon dont les dépenses des entreprises sont gérées. Nous construisons un avenir où les entreprises gèrent leur argent de manière sûre, efficace et conforme, avec le moins d’intervention humaine possible, en s’appuyant sur l’IA et l’automatisation.
Nous aimerions t’avoir à bord !
Alors si tu veux voir combien d’argent tu perds chaque année, essaie notre calculateur de retour sur investissement ici, ou passe un coup de fil à notre équipe – nous nous ferons un plaisir d’examiner ta situation spécifique et de t’expliquer les économies potentielles que tu peux réaliser !
Simplifiez la gestion de vos dépenses
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