Comment l'Agence internationale de contrôle (ITA) rapproche automatiquement les dépenses avec Yokoy
- mai 23, 2023
Co-founder & CMO, Yokoy
En tant qu’organisation multipartite constituée en fondation à but non lucratif, l’International Testing Agency (ITA) se consacre à fournir un guide antidopage complet à l’échelle mondiale.
La mission de l’ITA est claire : promouvoir l’intégrité et l’équité dans le sport à travers le monde. Couvrant 150 pays et servant plus de 50 fédérations internationales et organisateurs d’événements majeurs, la portée de l’ITA est véritablement mondiale.
Avec Yokoy, ITA a accéléré le processus de dépenses de 2,5 fois. 61% des dépenses sont désormais réglées directement avec Yokoy Pay, et la durée du processus de dépenses réduite à six jours en moyenne. L’automatisation de bout en bout a permis de réaliser des économies 5,6 fois supérieures aux frais de licence annuels de Yokoy.
Company overview
Lausanne, Suisse
Sport / ONG
151 salariés
70 utilisateurs
1 entité en direct
Yokoy Expense, Yokoy Pay
Le marathon de la gestion des dépenses
La gestion des dépenses des employés toujours en déplacement vers des destinations internationales impliquait de devoir constamment traiter des volumes de dépenses élevés.
Tout comme dans une course de relais, chaque document de dépenses devait passer entre plusieurs mains avant que le remboursement et la comptabilisation puissent commencer à avoir lieu, et les employés étaient chargés de la tâche manuelle de collecte et de rapprochement des reçus.
« Nous avions déjà essayé d’autres outils numériques, mais nous n’étions pas satisfaits car ils nécessitaient les mêmes processus fastidieux consistant à créer d’abord une note de frais manuellement, puis à ajouter des reçus plus tard », explique Rafael Saya, directeur financier principal à l’ITA.
Un changement financier
La quête de l’ITA d’une solution révolutionnaire l’a conduit à la suite de gestion des dépenses basée sur l’IA de Yokoy. Yokoy a contribué à rationaliser de manière transparente l’ensemble du processus de dépenses de l’ITA avec une précision remarquable, depuis la capture des reçus détaillés jusqu’au rapprochement final.
« Avant, lorsqu'un reçu manquait, l'équipe financière devait le retrouver. Désormais, Yokoy le fait automatiquement. Le système pré-remplit les informations pertinentes, elles sont donc très précises.
Aujourd’hui, Yokoy fait office de centre de contrôle pour les opérations financières de l’ITA. L’outil effectue de manière transparente des contrôles de conformité automatisés, détecte les anomalies de dépenses et offre une visibilité des données inégalée.
Ce suivi attentif garantit que le traitement des dépenses de l’ITA est fluide, sans effort et sans erreur, permettant au personnel de redoubler d’efforts pour garantir des sports propres et équitables.
Impact : Performances optimales dans la gestion des dépenses
L’interface conviviale de Yokoy s’est parfaitement intégrée au flux de travail de l’ITA, comme en témoigne Saya, qui souligne : « Nous n’avons pas eu besoin de suivre de formation en interne. Nous avons simplement partagé un PowerPoint que nous avions créé avec l’organisation, et cela suffisait. C’est si convivial.
augmentation de l’efficacité
délai de traitement moyen
dépenses payées avec des cartes d’entreprise à puce
retour sur investissement (ROI)
Retour sur investissement
Les gains d’efficacité résultant de l’automatisation de bout en bout ont généré pour l’équipe financière d’ITA des économies de coûts équivalant à 5,6 fois les frais de licence annuels de Yokoy.
Augmentation de l'efficacité
Depuis la mise en œuvre de Yokoy Expense et Yokoy Pay, ses cartes d’entreprise à puce intégrées, le processus de dépenses est près de 2,5 fois plus rapide qu’il ne l’était auparavant avec les anciens outils de dépenses, dont l’UX était trop lourde et trop longue pour avoir une quelconque valeur.
Dépenses payées avec des cartes d'entreprise à puce
Aujourd’hui, les employés d’ITA paient 61 % de leurs dépenses professionnelles directement avec Yokoy Pay, qui récupère directement les données de transaction et les met automatiquement en correspondance avec les reçus dans l’application.
Délai de traitement moyen
Même si l’équipe financière continue de traiter les reçus des employés de différentes organisations réparties dans le monde entier, l’ensemble du processus de dépenses de l’ITA, depuis les flux de soumission et d’approbation jusqu’à la publication finale dans le système ERP, ne prend désormais que 6 jours, contre 14 jours auparavant.
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