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FONCTIONNALITÉ YOKOY TRIPS
Une gestion des voyages professionnels automatisée
Avec Yokoy Trips, automatisez et simplifiez votre gestion des voyages professionnels.
FONCTIONNEMENT
Gagnez du temps dans votre gestion des voyages professionnels
Grâce au décompte automatique des notes de frais, les collaborateurs et le contrôle de gestion (comptabilité/RH) ont moins d’efforts à déployer.
L’application Yokoy est conçue de manière simple et intuitive. Les montants forfaitaires, les réductions et indemnités kilométriques sont calculés automatiquement sur la base des données de voyage.
L’automatisation de l’examen des règlements et de la détection des fraudes garantit un meilleur respect de la conformité au niveau interne et externe.
Comment fonctionne Yokoy Trips ?
1. SAISIE DU VOYAGE PROFESSIONNEL
Les collaborateurs commencent par saisir leur déplacement dans le tableau de bord Yokoy. Yokoy calcule alors directement les indemnités kilométriques et les forfaits journaliers. De plus, Yokoy détecte les taux de change ajustés chaque jour.
2. TÉLÉCHARGEMENT SIMPLIFIÉ DES REÇUS LORS DU DÉPLACEMENT
Pendant leur voyage, les collaborateurs peuvent photographier et télécharger les reçus directement et en toute simplicité dans l’application mobile. L’IA de Yokoy s’occupe de calculer le reste. Les réductions de forfaits journaliers sont automatiquement effectuées sur la base des reçus téléchargés.
3. UN CONTRÔLE FACILITÉ PAR L’IA
À l’issue du voyage professionnel, aucune tâche manuelle supplémentaire n’est requise de la part des collaborateurs, de leurs supérieurs et des équipes financières. Les reçus sont déjà téléchargés et sont automatiquement mis en correspondance avec les dépenses. De plus, les montants forfaitaires sont déjà archivés. Les équipes concernées n’ont alors plus besoin de vérifier manuellement les reçus ou de calculer les montants forfaitaires des différents pays. Cela permet d’économiser du temps, d’accroître la transparence au niveau des processus et d’éviter ainsi des frais indésirables.
Et si vous en faisiez vous-même l’expérience ?
YOKOY TRIPS EN PRATIQUE
Retrouvez l’intégralité de votre voyage professionnel dans Yokoy
Quelques étapes suffisent pour saisir l’intégralité des données d’un voyage professionnel, les montants forfaitaires correspondants et les déductions. Vous souhaitez automatiser de bout en bout le processus de gestion des notes de frais? Yokoy propose plusieurs intégrations avec des outils de voyage.
YOKOY S’INTÈGRE DANS TOUS VOS OUTILS FAVORIS
Une fonctionnalité indispensable pour le décompte des indemnités journalières en Autriche et en Allemagne
The travel function is an absolute game changer. We map collective agreements and company agreements and can thus calculate daily allowances and mileage allowances automatically. Yokoy Trips has wowed everyone so far and provides an end-to-end automation of the entire expense process!
Stephan Hebestreit
Managing Director
Yokoy AT
En Autriche et en Allemagne notamment, la gestion des voyages professionnels constitue un défi pour toutes les personnes impliquées.
Consultez notre blog pour découvrir précisément comment la fonctionnalité Yokoy Trips apporte un réel bénéfice à la région DACH (Allemagne, Autriche et Suisse).
Des entreprises de renommée internationales font confiance à Yokoy
Prêts à vous lancer ?
Questions fréquentes
La fonctionnalité Yokoy Trips peut-elle intégrer des conventions collectives ?
Oui. Pour tous nos clients, nous pouvons cartographier au cas par cas dans Yokoy les conventions collectives et les accords qu’ils utilisent.
En quoi Yokoy Trips aide à détecter les fraudes ?
L’automatisation de la gestion simplifie le processus et le rend davantage transparent, ce qui favorise un meilleur respect des règlements. Les supérieurs reçoivent des notifications sur les violations des règlements et les dépenses potentiellement frauduleuses, ce qui leur permet de garder le contrôle absolu.
Comment la fonctionnalité Yokoy Trips est-elle configurée ?
Pour que Yokoy Trips fonctionne de manière optimale pour tous les clients, nous veillons à ce que les procédures soient bien respectées lors de son implémentation. Par conséquent, notre équipe Customer Success assure la mise en œuvre de Yokoy Trips en collaboration avec nos clients tout en veillant aux éventuelles spécificités. Cette démarche permet ainsi de s’assurer que les processus complexes (différentes conventions collectives p. ex.) sont correctement cartographiés dans Yokoy. Yokoy Trips est donc configuré de manière à s’adapter spécifiquement à chaque client.
Est-il possible de saisir dans Yokoy Trips un voyage professionnel comportant plusieurs escales ?
Oui, ce n’est pas un problème. Grâce à l’intégration de Google Maps dans Yokoy, Yokoy Trips reconnaît n’importe quelle adresse dans le monde. Les collaborateurs peuvent ainsi facilement indiquer leur lieu de départ, leurs escales et leur destination finale.