Yokoy publica «Workflow Designer»: Configure procesos de aprobación en la gestión de gastos mediante arrastrar y soltar
- febrero 2, 2024
Zúrich, 1 de febrero de 2024 – Yokoy, proveedor de una plataforma de gestión de gastos impulsada por IA para medianas y grandes empresas, presentó esta semana su última función llamada «Workflow Designer» en el primer evento de lanzamiento anual en Google Campus Europaallee en Zúrich. Ante una selecta audiencia de ejecutivos financieros, Yokoy dio a conocer la intuitiva herramienta de arrastrar y soltar que permite a las organizaciones crear y actualizar por sí mismas flujos de trabajo de aprobación complejos y requisitos especiales para facturas y gastos en una interfaz visual sin necesidad de codificación. La nueva función está disponible en la plataforma Yokoy para todos los productos, incluida la gestión de gastos, el procesamiento de facturas y las tarjetas de crédito corporativas.
«El diseñador de flujos de trabajo es otro hito para llevar a los departamentos financieros a un futuro sin contacto con nuestra tecnología. La necesidad de recoger físicamente los recibos debería reducirse al mínimo», afirma Philippe Sahli, CEO y cofundador de Yokoy. «Cuanto más intuitivamente puedan utilizar los clientes las funciones de la IA abstracta, más frecuentemente se utilizará, más podrá aprender continuamente y menos carga de trabajo supondrá para los empleados.»
Los flujos de trabajo definidos por el usuario ya forman parte integral de la plataforma de Yokoy basada en IA. La nueva función revoluciona la forma en que las empresas diseñan y gestionan flujos de trabajo de aprobación complejos. Supone el fin de procesos engorrosos y conduce a tiempos de implementación más cortos y a un menor esfuerzo de soporte: los clientes pueden ahora hacer sus configuraciones de forma independiente: El enfoque sin código les permite personalizar sus flujos de trabajo individuales en una interfaz gráfica de usuario (GUI) mediante arrastrar y soltar sin ningún conocimiento de programación.
“El diseñador de flujos de trabajo es otro hito para llevar a los departamentos financieros a un futuro sin contacto con nuestra tecnología. La necesidad de recoger físicamente los recibos debería reducirse al mínimo.”
Flujos de trabajo de aprobación complejos y personalizables en cualquier momento
Los flujos de trabajo de aprobación complejos afectan a los procesos empresariales de muchas maneras y pueden dar lugar a tiempos de procesamiento más largos, mayores costes debido a la intervención manual, posibles problemas de cumplimiento y dificultades en el seguimiento de los documentos. La plataforma de Yokoy permite crear diferentes flujos de trabajo de aprobación para diferentes entidades o tipos de documentos (informes de gastos / facturas de proveedores). Las posibilidades de implementar diferentes flujos de trabajo van desde aprobaciones basadas en proveedores con enrutamiento automático para verificación hasta flujos de trabajo basados en unidades de coste. En este último caso, por ejemplo, las facturas se aprueban automáticamente si están por debajo de un determinado umbral.
Un ejemplo práctico: al principio del proyecto, un aprobador autorizado tenía que comprobar los recibos a partir de 30 euros, ahora este umbral debe ser de 100 euros. Antes había que abrir un ticket de soporte para este ajuste, ahora se puede hacer mediante arrastrar y soltar.
Otro caso: Si la factura coincide con un documento de pedido, el cliente quiere saltarse el proceso de aprobación. Si no hay documento de pedido, la factura debe aprobarse automáticamente en función del proveedor. Si esto no es posible, el propietario del centro de costes debe llevar a cabo la aprobación.
La combinación de diferentes procesos de aprobación o rutas especiales basadas en determinadas condiciones permite una personalización aún más precisa de los requisitos individuales de una empresa. Además, la plataforma ofrece la posibilidad de definir claramente las funciones y responsabilidades de cada parte interesada en el proceso de aprobación, minimizando el riesgo de aprobaciones duplicadas o contradictorias.
De este modo, la plataforma de Yokoy basada en IA establece nuevos estándares en el diseño flexible y eficiente de los flujos de trabajo de aprobación, contribuyendo de forma decisiva a la optimización de los procesos empresariales.
Yokoy combina tarjetas de crédito corporativas inteligentes, gestión de gastos y procesamiento de facturas en una única plataforma impulsada por IA. La tecnología de IA de Yokoy «lee» los datos, los asigna a las categorías correctas y los vincula al informe de gastos correspondiente. Aprende constantemente. Con Yokoy, las empresas pueden reducir sus costes de procesamiento de transacciones en más de un 95%.
Antecedentes técnicos: cómo funciona
La interfaz de usuario se asemeja a una pizarra digital con líneas y nodos, lo que permite representar con claridad procesos complejos con variantes, flujos paralelos o repeticiones. Los nodos marcan los puntos en los que ocurre algo. Ofrecen una serie de opciones que pueden arrastrarse y soltarse en el diagrama y conectarse lógicamente a los demás elementos.
Están disponibles los siguientes nodos:
- Los nodos de estado muestran el estado de la factura (nueva, borrador, en revisión, etc.) y pueden vincularse a nodos de condición. Las acciones de un estado deben especificarse con precisión, por ejemplo «requiere revisión».
- Los nodos de condición actúan como guardianes, representan operadores lógicos y devuelven los valores verdadero o falso en función del cumplimiento de determinadas condiciones. Pueden estar vinculados a nodos de estado, como en el ejemplo del autorizador.
- Los nodos de actividad representan puntos que ejecutan acciones, procesan entradas y generan salidas para otros nodos. Pueden vincularse a nodos de estado, nodos de condición y nodos complejos. Opciones adicionales como «¿Necesita un aprobador?» ofrecen opciones de personalización flexibles, por ejemplo para aprobaciones de unidades de coste asignando a una persona cualificada con propiedades específicas la aprobación de un proceso determinado.
