Por qué la transformación de las finanzas impulsada por la IA comienza con la gestión de gastos
- Última actualización: julio 31, 2023
- AI in finance, Finance transformation, Spend management
Co-founder & CEO, Yokoy
Si observamos cómo gastan el dinero las empresas, es principalmente a través de tres procesos: P2P, T&E y nóminas. De estos, la nómina está a cargo del departamento de recursos humanos, por lo que no la abordaré en este artículo. Los otros dos procesos, desde la compra hasta el pago y la gestión de viajes y gastos, forman lo que llamamos gestión de gastos corporativos.
Cuando nos acercamos al proceso de gestión de gastos, es fácil entender por qué las empresas han descuidado la modernización de su enfoque durante tanto tiempo. Tanto P2P (procure-to-pay) como T&E (Travel & Expenses) son complejos y, a menudo, abarcan múltiples sistemas y operaciones. Y en ambos procesos se pierde dinero directa o indirectamente.
- Directamente, a través de pagos adelantados del bolsillo de los empleados, impuestos no reclamados, descuentos de proveedores perdidos, herramientas innecesarias que forman parte de pilas tecnológicas complejas o multas resultantes de infracciones de cumplimiento.
- Indirectamente, a través de flujos de trabajo ineficientes, tareas manuales repetitivas y procesos fragmentados causados por pilas tecnológicas inconexas.
Dados los importantes flujos de efectivo involucrados, obtener visibilidad y control completos sobre todo el proceso de gestión de gastos corporativos es crucial para las empresas. Sin embargo, a pesar de la disponibilidad de soluciones puntuales y los esfuerzos de digitalización y automatización, estos dos procesos siguen siendo propensos a errores, ineficiencias, pérdidas financieras y problemas de cumplimiento.
Incluso en organizaciones con un alto enfoque en aprovechar la tecnología en toda la empresa, la optimización de las prácticas de gestión de gastos a menudo ha sido un aspecto olvidado de la transformación digital general de la función financiera.
Ahora, las empresas están sintiendo el impacto de pasar por alto su proceso de gestión de gastos, ya que la competencia por el talento se vuelve mucho más feroz y las tecnologías de IA están cambiando la forma en que operan las industrias.
Entonces, ¿por qué las empresas han descuidado estos procesos durante tanto tiempo?
Porque para hacer frente a esta complejidad, especialmente cuando se gestiona el gasto entre diferentes geografías y monedas, la tecnología como la automatización no es suficiente. Acerquémonos a los retos típicos de un proceso tradicional de gestión de gastos, para mayor claridad.
Retos de un proceso tradicional de gestión de gastos
Algunos de los pasos típicos en el proceso P2P, como la solicitud de compra, la negociación de precios, la lectura y comprensión de una factura, o la comparación y validación de facturas según las regulaciones de la empresa y el país, no pueden automatizarse por completo sin IA.
Además, el uso exclusivo de la automatización puede generar más problemas de los que resuelve, ya que esta tecnología por sí sola no puede prevenir los errores humanos ni reducir las desviaciones y las reelaboraciones causadas por dichos errores.
Por lo tanto, en el proceso P2P, la automatización puede hacerse cargo de algunas tareas, como enviar una orden de compra a un proveedor, extraer datos de facturas o autorizar una factura basada en flujos de aprobación automática. Pero para automatizar por completo tanto los pasos como la lógica del proceso de compra a pago, es obligatorio usar IA.
Lo mismo se aplica a la gestión de viajes y gastos. Veamos el proceso típico de T&E para comprender qué puede y qué no puede hacer la automatización, y por qué el camino a seguir es incorporar la IA en el proceso.
Si bien las aprobaciones de gastos o el cálculo y la emisión de Per Diems y la asignación de kilometraje en función de un viaje pueden automatizarse, el procesamiento y la extracción de un recibo de gastos, la comparación de gastos con transacciones con tarjeta o la detección de infracciones de políticas en tiempo real requieren más que solo automatización.
Entonces, en ambos procesos, la automatización solo puede ayudar a financiar equipos hasta cierto punto. Las tecnologías como RPA, por ejemplo, no pueden encargarse del manejo de excepciones y no pueden reconocer actividades no conformes a las políticas y potencialmente fraudulentas.
Por lo tanto, cuando se emplea solo la automatización, la lógica del proceso recae en los humanos y se pierde el verdadero potencial de transformación.
Vemos esto claramente en las empresas que utilizan soluciones establecidas que pueden hacerse cargo de algunos de los pasos manuales repetitivos, pero no pueden «pensar» y ejecutar operaciones que la IA puede hacer.
Para dar solo algunos ejemplos: en un proceso tradicional de T&E donde se usa una combinación de automatización y pasos manuales, el coste de procesar un solo informe de gastos es de $58.
Los sistemas de gastos y viajes establecidos, así como las soluciones en silos que manejan solo partes del proceso, pueden reducir este coste a $20 por informe. Sin embargo, nuestros clientes experimentan reducciones de costes mucho más significativas: mediante el uso de tecnología de IA, pueden reducir el coste de procesamiento de un informe de gastos a $1 por informe.
Esto es posible al automatizar entre el 88 % y el 90 % del proceso y confiar en la IA y la automatización para todos los pasos del proceso de T&E. Las únicas áreas que requieren intervención humana son las excepciones y los casos extremos.
Pero incluso aquí, dependiendo de la configuración y las políticas específicas de cada uno, la IA puede acudir al rescate. Mientras que en un proceso tradicional de viajes y gastos, el 19 % de los informes de gastos contienen errores, la IA puede eliminar la mayoría de los errores humanos al automatizar por completo la lectura y el procesamiento de recibos, así como el cotejo de transacciones y la aprobación de gastos que cumplen con la política de empresa.
Operaciones impulsadas por IA para finanzas autónomas
"Tradicionalmente compleja y, a menudo, plagada de ineficiencias, la gestión de gastos corporativos se puede reinventar con la IA en su núcleo".
El concepto de un departamento de finanzas autónomo puede parecer una visión lejana, pero se está convirtiendo rápidamente en una realidad para las organizaciones con visión de futuro.
En una función financiera autónoma, los procesos y actividades se rigen y operan mediante tecnología de autoaprendizaje, como la inteligencia artificial. Este enfoque avanzado de las finanzas va más allá de la automatización y ofrece información predictiva y en tiempo real, cumplimiento sin fisuras y mayor flexibilidad en las estrategias financieras.
En una función financiera autónoma, y no solo automatizada, los humanos y la IA trabajan juntos, cada uno haciendo lo que mejor sabe hacer. A medida que avanzamos en la era de la IA, no hay una razón válida para que los equipos financieros sigan perdiendo el tiempo en procesos que la tecnología puede asumir por completo.
Las organizaciones líderes lo saben y están tomando medidas decisivas. El sesenta y cuatro por ciento de los CFO creen que las finanzas autónomas son el camino a seguir y priorizan las inversiones en software impulsado por IA.
La inteligencia artificial está transformando las operaciones financieras, permitiendo que los equipos trasciendan las tareas manuales y propensas a errores y se centren en la toma de decisiones estratégicas y la creación de valor. Y el proceso de gestión de gastos, tradicionalmente complejo y a menudo plagado de ineficiencias, es el punto de partida ideal para esta transformación, ya que se puede reinventar por completo con IA en su núcleo.
La gestión de gastos impulsada por IA introduce un nuevo nivel de sofisticación, automatizando tareas manuales, detectando patrones en el comportamiento de gasto y brindando información procesable. El análisis de datos en tiempo real permite a los equipos financieros tomar decisiones informadas de forma rápida y precisa, lo que genera un mayor ahorro de costos, reduce los riesgos de cumplimiento y mejora el rendimiento financiero general.
Por supuesto, los obstáculos para implementar soluciones basadas en IA radican en la complejidad de la gestión de gastos, y es necesaria una toma de decisiones matizada. Pero a medida que el mundo avanza irreversiblemente hacia operaciones financieras autónomas, las empresas deben reconocer que la IA es la fuerza impulsora que impulsa esta transformación.
Al adoptar tecnologías impulsadas por IA, los equipos financieros establecen una base sólida para un futuro financiero autónomo y obtienen la libertad de reinventar sus roles, impulsando la innovación y el valor estratégico para sus organizaciones.
El futuro de las finanzas está al alcance de la mano y todo comienza con una adopción visionaria de la IA en la gestión de gastos.
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