Tarjetas de gastos para empleados contratados: características y recomendaciones de tarjetas
- Última actualización: septiembre 22, 2023
- Corporate cards
Co-founder & CCO, Yokoy
Las tarjetas de gastos han revolucionado la forma en que las empresas administran sus finanzas, brindando una solución ágil y eficiente para los gastos de los empleados.
En este artículo, profundizaremos en cómo funcionan las tarjetas de gastos, exploraremos los tipos disponibles en el mercado y destacaremos sus características clave, dirigido a profesionales de las finanzas que buscan claridad y eficiencia en la gestión de gastos.
¿Qué es una tarjeta de gastos de empleado?
Una tarjeta de gastos para empleados, también conocida como tarjeta de gastos corporativa o tarjeta de gastos para empleados, es una solución de pago diseñada para que los empleados cubran los gastos comerciales cómodamente.
Funciona de manera muy similar a una tarjeta de débito, lo que permite a los empleados realizar compras y pagar gastos directamente desde una cuenta financiada por la empresa.
Esto es lo que lo distingue.
¿Cómo funciona una tarjeta de gastos?
Las tarjetas de gastos están diseñadas para simplificar el proceso de gestión de gastos de la empresa. Así es como funcionan:
- Emisión de tarjetas: La empresa emite tarjetas de gastos a los empleados que necesitan realizar compras relacionadas con el negocio o incurrir en gastos. Estas tarjetas pueden ser físicas o virtuales, cada una con sus ventajas.
- Financiamiento: la empresa asigna fondos a cada tarjeta, generalmente en función de las necesidades y responsabilidades de gasto del empleado. Estos fondos suelen estar precargados en la tarjeta, lo que garantiza que los empleados solo puedan gastar lo presupuestado.
- Uso: Los empleados utilizan sus tarjetas de gastos para realizar compras, pagar gastos de viaje o cubrir cualquier otro costo relacionado con el negocio. Estas tarjetas funcionan de manera similar a las tarjetas de débito, lo que permite transacciones fluidas.
- Categorías de gastos: muchas tarjetas de gastos permiten a los usuarios clasificar las transacciones en tiempo real. Esta categorización simplifica el seguimiento y la presentación de informes de gastos, lo que garantiza que los gastos se contabilicen adecuadamente.
- Captura de recibos: algunas tarjetas de gastos vienen con aplicaciones móviles que permiten a los empleados capturar y adjuntar recibos a las transacciones. Esta característica simplifica el proceso de reembolso y garantiza el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros.
- Monitoreo en tiempo real: los profesionales de finanzas pueden monitorear las transacciones con tarjeta en tiempo real a través de un panel o software. Esta visibilidad les permite identificar rápidamente cualquier irregularidad, gasto no autorizado o violación de políticas.
- Informes de gastos: las tarjetas de gastos a menudo se integran con el software de gestión de gastos, lo que facilita a los empleados el envío de informes de gastos. Estos informes se pueden generar automáticamente, lo que reduce el trabajo manual tanto para los empleados como para los equipos financieros.
- Conciliación: al final del ciclo de facturación, los equipos de finanzas pueden conciliar las transacciones de la tarjeta con los registros financieros de la empresa. Este proceso garantiza precisión y transparencia en la gestión de gastos.
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Características clave de las tarjetas de gastos para empleados
Ahora, exploremos las características clave que hacen que las tarjetas de gastos para empleados sean un activo valioso para los profesionales de las finanzas:
- Límites de gasto personalizables: los equipos de finanzas pueden establecer límites de gasto para cada tarjeta, garantizando el cumplimiento de los presupuestos.
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- Monitoreo de transacciones en tiempo real: el acceso a datos de transacciones en tiempo real permite a los profesionales financieros realizar un seguimiento de los gastos de manera eficiente.
- Categorización de gastos: los usuarios pueden categorizar los gastos sobre la marcha, simplificando la gestión y los informes de gastos.
- Captura de recibos: las aplicaciones móviles permiten a los empleados adjuntar recibos a las transacciones, promoviendo un mantenimiento de registros preciso.
- Integración con software de gastos: muchas tarjetas de gastos se integran perfectamente con el software de gestión de gastos, automatizando el proceso de informes de gastos.
- Control mejorado: los equipos de finanzas pueden desactivar instantáneamente las tarjetas en caso de pérdida o uso no autorizado, lo que mejora la seguridad.
- Pistas de auditoría y cumplimiento: las tarjetas de gastos crean pistas de auditoría digitales, lo que ayuda al cumplimiento de las regulaciones financieras y las políticas internas.
En conclusión, las tarjetas de gastos son una poderosa herramienta para los profesionales de las finanzas, ofreciendo control, visibilidad y eficiencia en la gestión de los gastos de la empresa.
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¿En qué se diferencia una tarjeta de gastos de empleado de una tarjeta de crédito corporativa?
Ahora, exploremos las distinciones entre tarjetas de gastos de empleados y tarjetas de crédito corporativas:
Mecanismo de financiación
- Las tarjetas de gastos de los empleados están vinculadas a cuentas prefinanciadas, lo que garantiza que los empleados gasten sólo lo que les asigna la empresa. Esta característica minimiza el riesgo de gastar demasiado.
- La tarjeta de crédito corporativa funciona como una línea de crédito renovable, y la empresa paga los gastos al final del ciclo de facturación.
Categorías de gastos
- Las tarjetas de gastos de los empleados suelen tener la capacidad de asignar categorías de gastos específicas a las transacciones. Esta categorización simplifica el seguimiento y la generación de informes, lo que facilita a los profesionales financieros la gestión de gastos de forma eficaz.
- Las tarjetas corporativas normales carecen de esta función de categorización incorporada, lo que puede conducir a procesos de seguimiento e informes de gastos más complejos.
Control de gastos
- Con las tarjetas de gastos, los empleadores pueden establecer límites de gasto personalizados para cada tarjeta, asegurando que los empleados cumplan con las restricciones presupuestarias.
- Las tarjetas de crédito corporativas ofrecen un control limitado sobre el gasto individual, y a menudo dependen de la discreción de los empleados.
Riesgo y responsabilidad
- Tarjetas de gastos de empleados: a diferencia de las tarjetas de crédito personales, los empleados contratados no son personalmente responsables de los cargos realizados en las tarjetas de gastos de los empleados. Esto reduce el riesgo financiero para los empleados.
- Tarjeta de crédito corporativa: los empleados pueden tener responsabilidad personal por los saldos impagos, lo que podría afectar su crédito personal si la empresa no reembolsa los cargos con prontitud.
Visibilidad en tiempo real
- Con las tarjetas de gastos de los empleados, los equipos financieros pueden monitorear las transacciones en tiempo real. Esta visibilidad ayuda a identificar rápidamente discrepancias o problemas potenciales.
- Las tarjetas de crédito corporativas pueden carecer de funciones de monitoreo de transacciones en tiempo real, lo que dificulta la detección de problemas a medida que surgen.
- With employee expense cards, finance teams can monitor transactions in real-time. This visibility helps identify discrepancies or potential issues promptly.
- Corporate credit cards may lack real-time transaction monitoring features, making it harder to detect issues as they arise.
Facturación y conciliación
- Tarjeta de gastos de empleado: las transacciones normalmente se concilian automáticamente, lo que reduce el trabajo manual.
- Tarjeta de crédito corporativa: requiere informes de gastos y reembolsos manuales, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores.
Verificaciones de crédito
- Tarjeta de gastos de empleado: Por lo general, no requiere una verificación de crédito para los empleados.
- Tarjeta de crédito corporativa: a menudo implica una verificación de crédito y puede afectar los puntajes crediticios de los empleados, lo que podría crear obstáculos para que algunas personas obtengan una tarjeta.
En resumen, las tarjetas de gastos de los empleados ofrecen un enfoque más controlado y simplificado para gestionar los gastos de los empleados contratados.
Son ideales para organizaciones que buscan mejorar la eficiencia, reducir errores y mantener el cumplimiento financiero, todo lo cual se alinea con los principios de automatización y gestión de gastos.
Tipos de tarjetas de gastos de empleados disponibles en el mercado
Las tarjetas de gastos vienen en varias formas para satisfacer las necesidades específicas de las empresas y los empleados. A continuación se muestran algunos tipos comunes.
Tarjetas de gastos corporativas
Las tarjetas de gastos corporativos físicas son versátiles y adecuadas para gastos comerciales generales. Estas tarjetas pueden ofrecer funciones como límites de gasto personalizables y seguimiento de gastos en tiempo real, y pueden incluir ventajas como reembolsos en cada transacción.
Beneficios:
- Límites de gasto personalizables.
- Seguimiento de gastos en tiempo real.
- Informes de gastos simplificados para empleados y equipos financieros.
- Uso versátil.
Limitaciones:
- Las tarjetas físicas pueden perderse o ser robadas fácilmente y pueden compartirse entre empleados, incluso cuando tienen un titular designado.
- Las tarjetas de crédito de empresa tradicionales ofrecen beneficios de viaje limitados.
- Es posible que las tarjetas de pago tradicionales no estén optimizadas para necesidades de adquisición específicas, como las tarjetas de adquisición.
Adecuado para:
- Empresas con diversas necesidades de gastos en diferentes departamentos.
- Organizaciones que buscan controles de gastos personalizables y seguimiento de gastos en tiempo real.
Tarjetas de gastos de viaje
Diseñadas para empleados que viajan con frecuencia por trabajo, estas tarjetas vienen con ventajas relacionadas con los viajes, como seguro de viaje y programas de recompensas.
Las tarjetas de gastos de viaje son ideales para empresas con empleados en movimiento, ya que ofrecen ventajas de viaje y seguimiento de gastos enfocado en los costos relacionados con los viajes.
Beneficios:
- Beneficios relacionados con viajes, como seguro de viaje, programas de recompensas y descuentos.
- Gastos de viaje optimizados.
- El seguimiento de gastos en tiempo real garantiza el cumplimiento de las políticas de viajes.
Limitaciones:
- No optimizado para gastos comerciales generales fuera de viajes.
- Es posible que los empleados necesiten tarjetas adicionales para gastos no relacionados con viajes.
Adecuado para:
- Empresas con empleados que viajan frecuentemente por trabajo.
- Organizaciones que priorizan los beneficios relacionados con los viajes y la gestión optimizada de los gastos de viaje.
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Tarjetas de combustible
Ideales para empresas con una flota de vehículos, las tarjetas de combustible permiten a los empleados comprar combustible y otros gastos relacionados con el vehículo.
Las tarjetas de combustible son una opción especializada para empresas con gastos sustanciales relacionados con el combustible, ya que ofrecen control y eficiencia para esta categoría específica.
Beneficios:
- Ideal para empresas con flota de vehículos, simplificando la compra y seguimiento de combustible.
- Los límites de gasto personalizables garantizan el cumplimiento del presupuesto.
- Proporcione información sobre los gastos relacionados con el combustible para optimizar los costos.
Limitaciones:
- Limitado para gastos no relacionados con el combustible.
- Normalmente carecen de beneficios de viaje.
Adecuado para:
- Empresas con flota de vehículos o gastos importantes relacionados con el combustible.
- Organizaciones que buscan agilizar la compra de combustible y controlar los costos en este ámbito.
Tarjetas de empleado virtuales y temporales
Se trata de tarjetas digitales que no están disponibles en formato físico. A menudo se utilizan para compras en línea y se pueden generar y administrar fácilmente mediante software.
Las tarjetas virtuales ofrecen seguridad y automatización mejoradas, lo que las hace ideales para empleados subcontratados y profesionales financieros que buscan eficiencia y seguridad en la gestión de gastos.
Beneficios:
- Las tarjetas virtuales reducen el riesgo de pérdida física o robo.
- Se integra fácilmente con el software de gestión de gastos para optimizar el seguimiento y la generación de informes.
- Adecuado para transacciones en línea y gestión de gastos digitales.
Limitaciones:
- Es posible que no todos los proveedores lo acepten, especialmente para transacciones en persona.
- Requiere una conexión a Internet confiable para su uso.
Adecuado para:
- Empresas que priorizan la seguridad y la automatización en la gestión de gastos.
- Organizaciones con empleados que realizan principalmente compras en línea.
Seleccionar la tarjeta de gastos adecuada para los empleados subcontratados
A la hora de elegir una tarjeta para empleados subcontratados, varios factores específicos son los más importantes, ya que influyen directamente en la eficiencia y el control de la gestión de gastos.
Tipo y categoría de gasto
Considere los principales tipos de gastos en los que incurren sus empleados contratados. ¿Son gastos comerciales generales, relacionados con viajes o con combustible?
Elija un tipo de tarjeta que se alinee con estas categorías de gastos específicas para hacer cumplir su política de gastos.
Por ejemplo, para los empleados contratados que se desplazan con frecuencia, las tarjetas corporativas inteligentes virtuales de Yokoy ofrecen la comodidad de ser accesibles en línea.
Esto significa que los empleados pueden acceder a sus tarjetas virtuales y gestionar los gastos relacionados con el negocio, incluso mientras viajan, garantizando que tengan las herramientas financieras necesarias al alcance de su mano.
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Cómo las tarjetas corporativas virtuales impulsan el control de gastos y limitan los gastos discrecionales
¿Qué desafíos resuelven las tarjetas corporativas virtuales, cuáles son sus beneficios y por qué son las tarjetas virtuales la solución perfecta para limitar el gasto discrecional?
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Patrones de movilidad y uso
Analice qué tan móviles y remotos son sus empleados contratados. Si viajan con frecuencia o trabajan de forma remota, las tarjetas que ofrecen accesibilidad en línea y beneficios relacionados con los viajes pueden ser más adecuadas.
Por ejemplo, las tarjetas de gastos virtuales de Yokoy son especialmente adecuadas para empleados contratados que son móviles o trabajan de forma remota.
Estas tarjetas virtuales se pueden generar y administrar fácilmente a través de software, brindando accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto los hace ideales para los empleados que necesitan realizar compras en línea y enviar gastos mientras viajan a través de la herramienta de gestión de gastos de Yokoy.
Control de gastos y personalización
Evaluar el nivel de control requerido sobre el gasto de los empleados subcontratados. Busque tarjetas que permitan límites de gastos individuales personalizables y seguimiento de gastos en tiempo real para alinearse con sus limitaciones presupuestarias.
Por ejemplo, las tarjetas corporativas inteligentes virtuales de Yokoy brindan funciones sólidas de control de gastos, lo que permite a los equipos financieros establecer límites de gasto personalizados para cada tarjeta. Este nivel de personalización garantiza que los empleados contratados respeten las restricciones presupuestarias, lo que reduce el riesgo de gastar de más.
Planted mantiene el gasto bajo control con Yokoy
«Una tarjeta corporativa debe ser segura y sencilla, y eso es exactamente lo que ofrece Yokoy Mastercard. Además, la tarjeta es inteligente, lo que nos ahorra mucho tiempo».
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Capacidades de integración
Evalúe si la tarjeta de gastos se puede integrar perfectamente con su software de gestión de gastos, software de contabilidad o sistema ERP existente. La integración agiliza los informes de gastos, la conciliación y el análisis de datos.
Por ejemplo, las tarjetas virtuales de Yokoy están completamente integradas en la plataforma de gestión de gastos, lo que garantiza un seguimiento de los gastos en tiempo real. Esto significa que los profesionales de las finanzas pueden monitorear las transacciones a medida que ocurren, brindando visibilidad inmediata de los patrones de gasto.
Cualquier desviación de las restricciones presupuestarias se puede identificar rápidamente, lo que permite tomar medidas correctivas en tiempo real.
Funciones de seguridad
Priorice las funciones de seguridad, especialmente si los empleados contratados manejan información financiera confidencial. Las tarjetas con medidas de seguridad mejoradas y niveles de permiso personalizables pueden reducir el riesgo de fraude y uso no autorizado, lo que facilita que el equipo financiero controle los gastos.
Aceptación del proveedor
Considere la aceptación del proveedor del tipo de tarjeta elegido, especialmente si los empleados contratados realizan compras en persona con frecuencia. Asegúrese de que la tarjeta sea ampliamente aceptada por los proveedores con los que interactúan.
Tarjetas corporativas inteligentes Yokoy
Paga de forma inteligente
Simplifica la administración de tus tarjetas, haz un seguimiento de las transacciones globales en tiempo real y mantén todos los gastos bajo control con las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
Costos y tarifas
Evalúe el costo asociado con cada tipo de tarjeta, incluidas las tarifas de emisión, las tarifas de mantenimiento y cualquier otro cargo aplicable. Asegúrese de que la tarjeta elegida se ajuste a su presupuesto y al mismo tiempo proporcione las funciones necesarias.
Facilidad de uso
Elija tarjetas que sean fáciles de usar y fáciles de usar para los empleados contratados. Las interfaces intuitivas y los procedimientos claros de presentación de informes de gastos pueden mejorar la adopción y el cumplimiento.
Recopile opiniones de los empleados contratados sobre sus preferencias y necesidades. Sus conocimientos pueden proporcionar una valiosa orientación a la hora de seleccionar una tarjeta que se alinee con su flujo de trabajo y sus expectativas.
Bitpanda confía en las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy
«Elegimos la tarjeta Yokoy como nuestra tarjeta corporativa porque gracias al modelo de tarifa cero, no sólo disfrutamos de la solución ideal en cuanto a costes, sino que al mismo tiempo nos permite evitar mucho trabajo administrativo manual, así como haciendo que nuestra gestión de gastos sea mucho más clara y eficiente».
Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda
Próximos pasos
En resumen, al seleccionar una tarjeta para empleados subcontratados, es esencial centrarse en sus tipos de gastos específicos, movilidad, necesidades de control, seguridad, capacidades de integración y facilidad de uso.
Las tarjetas corporativas inteligentes virtuales de Yokoy pueden ser una buena opción, ya que abordan muchas de estas consideraciones clave, ofreciendo seguridad e integración mejoradas y al mismo tiempo atienden a diversas categorías de gastos.
Además, gracias a su enfoque API-first, la plataforma de gestión de gastos de Yokoy puede integrarse fácilmente en cualquier panorama tecnológico, agilizando los procesos de gestión de gastos de un extremo a otro.
Si desea ver las cartas de Yokoy en acción, puede reservar una demostración a continuación.
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