Cómo las tarjetas corporativas virtuales impulsan el control de gastos y limitan los gastos discrecionales
- Última actualización: julio 31, 2023
- Business payments, Corporate cards
Co-founder & CCO, Yokoy
Las tarjetas virtuales corporativas resuelven un problema muy específico para las medianas organizaciones y grandes: permiten que las empresas ajusten o aflojen su control de gastos mientras mantienen una visión general en tiempo real de los gastos comerciales.
A diferencia de las tarjetas tradicionales, estas tarjetas de pago inteligentes se pueden integrar completamente en el software de gestión de gastos y generación de informes de gastos, lo que garantiza una verdadera automatización integral de todo el proceso de gestión de gastos.
Y si observamos los datos más recientes de Visa, es seguro decir que cada vez más empresas comienzan a ver las ventajas de cambiar de tarjetas físicas a virtuales.
El informe de Visa sobre métodos de pago B2B muestra que 1 de cada 3 empresas redujo su uso de cheques a favor de métodos de pago electrónicos como tarjetas virtuales, con casos de uso que varían desde pagos de facturas de proveedores hasta tarjetas de un solo uso para gastos de empleados. Además, se espera que el mercado de tarjetas virtuales siga creciendo, alcanzando los 500.000 millones de dólares para 2025.
En este artículo, abordaré los desafíos que resuelven estas tarjetas corporativas, los beneficios de las tarjetas virtuales sobre las tradicionales y por qué las tarjetas virtuales de empresa son la solución perfecta para limitar los gastos discrecionales.
Empecemos con lo básico.
¿Qué son las tarjetas virtuales corporativas y en qué se diferencian de las tarjetas físicas?
En esencia, tanto las tarjetas corporativas virtuales como las físicas hacen lo mismo: permiten a las empresas pagar sus gastos. Al igual que las tarjetas físicas, las virtuales tienen un titular, un número de tarjeta, una fecha de vencimiento y un CVV.
Las tarjetas virtuales se pueden emitir sobre la marcha, se pueden usar para una variedad de pagos, principalmente pagos online, y se pueden agregar fácilmente a carteras digitales para pagos móviles. Entonces, por ejemplo, si estás utilizando las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy y tienes un próximo viaje de negocios, puedes optar por pagar los gastos del viaje con tu tarjeta Yokoy virtual, a través de tu cartera móvil.
Ahora veamos algunas diferencias: hago referencia a las tarjetas corporativas virtuales de Yokoy y las compararé con las tarjetas tradicionales de otros proveedores.
Tarjetas virtuales:
- Pueden ser creadas a pedido por cualquier responsable de área o administrador de finanzas, directamente desde la aplicación Yokoy.
- Se pueden congelar y dar de baja con un solo clic, desde nuestra plataforma.
- Se pueden usar para transacciones únicas; en este caso, se denominan tarjetas de un solo uso, o para transacciones múltiples, como pagos de suscripción recurrentes, por ejemplo.
- Se pueden personalizar con control detallado de gastos, desde límites de gasto hasta restricciones de categoría o proveedor.
- Se pueden usar como tarjetas de viaje virtuales para viajeros que necesitan hacer compras únicas durante un viaje de negocios.
- Y, por supuesto, al ser virtuales, dichas tarjetas no se pueden perder, robar ni compartir entre los empleados, lo que las convierte en excelentes herramientas contra el fraude de gastos.
Estas son las diferencias de alto nivel entre las tarjetas virtuales corporativas y las tarjetas físicas. Ahora veamos las principales ventajas y limitaciones de las tarjetas virtuales de empresa, antes de sumergirnos en el tema del gasto discrecional.
Ventajas e inconvenientes de las tarjetas de empresa virtuales
Comencemos con las ventajas: nuevamente, todo lo que menciono aquí se refiere a nuestras tarjetas corporativas inteligentes, no a las tarjetas corporativas generales. Si tienes curiosidad por saber más sobre las tarjetas de Yokoy, puede consultar nuestra página dedicada a ellas: Tarjetas corporativas inteligentes, o ver el siguiente webinar.
Webinar
Por qué necesitas tarjetas de empresa inteligentes
¿Qué ventajas ofrecen las tarjetas inteligentes de empresa? ¿Y cómo puede tu empresa beneficiarse de ellas en la práctica?
Principales ventajas de las tarjetas virtuales
VIGENCIA TEMPORAL
Probablemente uno de los principales beneficios de las tarjetas virtuales es su carácter temporal. Dichas tarjetas se pueden emitir con un período de validez predeterminado, lo que limita su uso a un período de tiempo específico, transacción, proveedor, categoría, equipo, etc. Esto reduce drásticamente el riesgo de uso no autorizado.
CONTROLES DE GASTOS DETALLADOS
Como se mencionó anteriormente, las tarjetas virtuales vienen con límites de gasto personalizables, por lo que puede establecer límites de gasto específicos en cada tarjeta, adaptándolos a empleados o departamentos individuales.
Además, puedes emitir tarjetas virtuales de un solo uso para proyectos únicos, por ejemplo, o para eventos de equipo, almuerzos de clientes, etc. Las tarjetas de un solo uso caducan inmediatamente después del primer uso, si la autorización fue superior a 1 euro o GBP, por lo que no hay riesgo de que las tarjetas sean reutilizadas.
AUTOMATIZACIÓN COMPLETA DEL INFORME DE GASTOS
Dado que están totalmente integradas en la suite de gestión de gastos corporativos de Yokoy, nuestras tarjetas virtuales, al igual que nuestras tarjetas inteligentes físicas, permiten automatizar la gestión de gastos de principio a fin. No hay necesidad de hojas de cálculo adicionales y tablas de Excel con detalles de transacciones, por lo que se elimina la carga de enviar gastos por parte de los empleados.
CONCILIACIÓN AUTOMATIZADA CON RECIBOS DE GASTOS
Las tarjetas virtuales facilitan la vida no solo de los empleados, sino también de los administradores. Los equipos de finanzas ya no tienen que perder el tiempo conciliando manualmente las transacciones con los recibos de gastos, ya que todos los datos están disponibles al instante en la plataforma Yokoy.
SEGURIDAD MEJORADA Y PROTECCIÓN CONTRA FRAUDE
Las tarjetas virtuales agregan una capa adicional de seguridad a las transacciones comerciales al minimizar la necesidad de compartir detalles confidenciales de la tarjeta. Con validez y uso limitados, el riesgo de fraude con tarjeta o transacciones no autorizadas se reduce significativamente.
Además, las tarjetas virtuales inteligentes de Yokoy activan notificaciones en tiempo real en caso de infracciones de políticas o artículos potencialmente fraudulentos, lo que facilita que los gerentes y administradores identifiquen el uso indebido.
LIMITACIÓN DE LOS PAGOS PRIVADOS
Las tarjetas virtuales son perfectas para los empleados, ya que se pueden usar de inmediato para reemplazar las tarjetas de crédito personales, ahorrándoles la molestia de usar fondos personales para cubrir los gastos de empresa. Al mismo tiempo, esto facilita que las empresas realicen un seguimiento y controlen los gastos, por lo que es una situación en la que todos ganan.
DATOS DE GASTOS EN TIEMPO REAL PARA UNA VISIBILIDAD INTEGRAL
Las tarjetas corporativas inteligentes, tanto físicas como virtuales, aportan a los administradores y equipos de finanzas datos de gastos en tiempo real, brindando información detallada sobre qué se gasta, cómo y quién lo gasta. A través del seguimiento en tiempo real de las transacciones, los equipos financieros pueden identificar rápidamente posibles discrepancias o irregularidades, lo que agiliza el proceso de conciliación.
FLEXIBILIDAD PARA USUARIOS Y ADMINISTRADORES
Las tarjetas virtuales tienen la ventaja de que se pueden dar de baja inmediatamente, sin desperdicio para la empresa. Como no se emite ninguna tarjeta de plástico, los empleados no necesitan devolver las tarjetas canceladas. Además, son muy flexibles, ya que puede configurarlas como tarjetas de un solo uso o de múltiples usos, para limitar los riesgos y las posibles infracciones de políticas.
Riesgos asociados a las tarjetas virtuales de empresa
Este es realmente sencillo, ya que solo hay una desventaja cuando se trata de tarjetas corporativas virtuales: se pueden usar para pagos móviles solo a través de carteras digitales, por lo que, a menos que tengas eso, no puede usarlas sobre la marcha para pagar en compras en tienda.
Pero aparte de esto, puedes usar tarjetas virtuales para absolutamente cualquier transacción y son ideales para pagos online.
Antes de pasar al tema del gasto discrecional, quiero añadir unas líneas sobre nuestra tarjeta Smart Lodge. Este tipo de tarjeta es una tarjeta de viaje corporativa virtual, lo que significa que su uso principal es el pago de compras previas al viaje, como reservas de hotel o billetes de viaje. Puedes obtener más información al respecto a continuación.
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Cómo las tarjetas de empresa virtuales limitan el gasto discrecional
Limitar el gasto discrecional no solo es sensato desde una perspectiva empresarial, sino que también es crucial para mantener la estabilidad financiera y el crecimiento a largo plazo.
Sin una gestión de gastos corporativos efectiva, las empresas pueden incurrir en costes excesivos sin saberlo, lo que lleva a una reducción de la rentabilidad e ineficiencias financieras. Además, la ausencia de una política de gastos clara también puede contribuir a la falta de transparencia, lo que dificulta que los equipos financieros identifiquen y aborden las áreas problemáticas de manera efectiva.
Aunque nos encanta cuando nuestros clientes confían tanto en sus empleados que no tienen políticas estrictas para gastos discrecionales, hemos visto múltiples casos de empresas que pierden millones cada año debido a gastos discrecionales o no conformes.
De hecho, esta es una de las principales razones por las que los clientes optan por las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
Por ejemplo, uno de nuestros clientes luchó con gastos discrecionales descontrolados durante más de 10 años. Siempre tenían que esperar hasta fin de mes para tener una idea de cuánto gastaban sus empleados, y las conversaciones con los empleados que gastaban de más nunca eran agradables.
Al adoptar las tarjetas virtuales, observaron una notable reducción del 30 % en los gastos de los empleados, lo que resultó en una mayor rentabilidad y una posición financiera más sólida. Y esta situación es bastante común. Hablamos con muchas empresas a las que les encantaría tener más control sobre los gastos de los empleados, pero dudan en poner demasiadas restricciones, para no dañar la cultura de su empresa o introducir una burocracia innecesaria.
Nuestro consejo es equipar a sus empleados con tarjetas corporativas inteligentes, físicas o virtuales, y usar tarjetas de un solo uso cuando sea necesario para controlar el gasto discrecional.
Por ejemplo, los eventos de empresa o de equipo con presupuesto fijo se pueden pagar con tarjetas de un solo uso. Las compras online únicas con fines comerciales también son un motivo adecuado: no es necesario darle a un empleado una tarjeta permanente si necesita pagar una sesión única de formación, por ejemplo.
Los gastos de viaje de los empleados que no viajan habitualmente y no necesitan una tarjeta física habitual también se pueden pagar con tarjetas virtuales. De esta forma, la empresa no desperdicia recursos en tarjetas físicas y los empleados no tienen que pagar con sus tarjetas personales.
Otro uso recomendado de las tarjetas virtuales es en industrias donde se emplean trabajadores temporales, por ejemplo, en la construcción, comercio minorista, restaurantes de servicio rápido, etc. Las empresas aún pueden dar a sus empleados tarjetas corporativas, pero pueden usar tarjetas virtuales para limitar el gasto y simplificar el procedimiento de rescisión de las tarjetas una vez que finalizan los contratos de los trabajadores.
Aquí hay algunos ejemplos más de categorías de gastos donde las tarjetas virtuales pueden venir al rescate:
- Participación en eventos: por ejemplo, yu equipo de ventas asiste a una feria comercial y deseas asegurarte de que se todo se mantiene dentro de un presupuesto cerrado.
- El trabajo subcontratado a colaboradores independientes y el pago de tarifas y otros materiales y servicios de marketing similares es un caso de uso común con las empresas de tecnología.
- Gastos realizados durante viajes, visitas a clientes, etc. Por ejemplo, nuestros clientes en la industria manufacturera a menudo envían a sus ingenieros a almacenes o sitios de producción. Las tarjetas virtuales son perfectas para este tipo de visitas.
Próximos pasos
Las tarjetas virtuales corporativas presentan una solución transformadora para organizaciones medianas y grandes, que ofrecen beneficios como controles de gastos al detalle, automatización completa de informes de gastos, seguridad mejorada y datos de gastos en tiempo real para una visibilidad completa.
Para experimentar verdaderamente el poder de las tarjetas virtuales corporativas de Yokoy y descubrir cómo pueden transformar el control de gastos de su organización, te invito a solicitar una demostración a continuación.
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