Software de gestión de gastos para empresas globales: Qué tienen en común las mejores soluciones
- Last updated: mayo 22, 2023
- Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
Como director financiero, puede que cuestiones la confianza en el software de gestión del gasto empresarial como la solución definitiva para agilizar los procesos financieros y maximizar el ahorro de costes.
En contra de la creciente popularidad de las soluciones de gestión del gasto empresarial, hay voces que cuestionan su eficacia a la hora de abordar las complejidades de la gestión del gasto.
Estas opiniones divergentes sugieren que dichas herramientas pueden no ofrecer las soluciones integrales que prometen, y que pueden no ser el remedio mágico para todos los retos financieros a los que se enfrentan el departamento financiero y los equipos de compras.
En este artículo, examinaremos las características clave de las principales soluciones de gestión de gastos, así como su idoneidad para abordar las necesidades únicas de las organizaciones globales.
¿Qué hace el software de gestión de gastos corporativos?
La gestión de gastos corporativos (incluyendo facturas y tarjetas) y la gestión de gastos suelen utilizarse indistintamente, pero se refieren a aspectos distintos de la gestión financiera dentro de una organización.
La gestión de gastos se centra principalmente en el control y seguimiento de los gastos individuales de los empleados, como los gastos de viaje o los reembolsos de comidas. Implica procesos como la notificación de gastos, la aprobación de reembolsos y la garantía del cumplimiento de las políticas.
Por otro lado, la gestión de gastos corporativos tiene una visión más amplia, e incluye la gestión y optimización del gasto global de una organización en varias categorías.
Su objetivo es ayudar a las empresas a obtener visibilidad y gestionar eficazmente todo tipo de gastos para maximizar el ahorro de costes, negociar mejores contratos con proveedores y tomar decisiones basadas en datos a la hora de asignar recursos.
Aunque la gestión de gastos es un componente de la gestión de gastos corporativos, ésta adopta un enfoque más holístico, que abarca una gama más amplia de procesos financieros y se centra en la estrategia general de gastos de la organización.
Comprender esta distinción es importante para que las empresas se aseguren de que disponen de las herramientas y procesos adecuados para gestionar eficazmente tanto los aspectos de gestión de gastos como de gestión de gastos corporativos de sus operaciones financieras.
En lo que respecta al software, aunque los detalles pueden variar entre herramientas, la mayoría de los proveedores de gestión de gastos corporativos para empresas globales se centran en automatizar tres áreas funcionales de la gestión de gastos:
Procesos de cuentas a pagar
Pagos con tarjetas corporativas, y
Gastos de los empleados, incluidos los gastos de viaje.
Hemos detallado el tema de la gestión de gastos corporativos en el siguiente artículo.
Artículo del blog
Los fundamentos de la gestión del gasto empresarial: cómo funciona y sus beneficios
En el competitivo mercado actual, las empresas que pueden gestionar eficazmente sus gastos están mejor posicionadas para crecer y seguir siendo rentables.
Lars Mangelsdorf,
CCO, Yokoy
Características principales del mejor
software de gestión de gastos corporativos
La encuesta CFP Pulse Survey de PwC, realizada en 2022, mostró que casi la mitad de los directores financieros (48%) tenían previsto intensificar su atención a las iniciativas de transformación digital, con el objetivo de lograr la eficiencia operativa y fomentar el crecimiento de los ingresos a largo plazo.
Disponer de las herramientas adecuadas es clave para facilitar los proyectos de transformación, y según la misma encuesta, el 53% de los jefes de finanzas pretendían acelerar la transformación digital utilizando análisis de datos, IA, automatización y soluciones en la nube.
Al reunir gastos, facturas y pagos con tarjeta en una plataforma central, el software de gestión de gastos impulsado por IA, como Yokoy, puede apoyar estos objetivos, ya que ayuda a impulsar la estandarización y a automatizar los procesos manuales para la eficiencia operativa, así como a mejorar la visibilidad y el control de los gastos en todos los departamentos y geografías.
Así que echemos un vistazo a las características clave de las soluciones de gestión de gastos corporativos que pueden apoyar estos objetivos.
1. Automatización de procesos y flujos de trabajo para mejorar la eficacia de los procesos
Una de las características clave del mejor software de gestión de gastos corporativos es la automatización de los flujos de trabajo y los procesos.
Con las soluciones de gestión de gastos corporativos, las tareas manuales y lentas, como la introducción de datos, la reconciliación y las aprobaciones, se sustituyen por procesos automatizados racionalizados. Esta automatización elimina los errores humanos, reduce el tiempo de procesamiento y mejora la eficacia general.
Con los flujos de trabajo automatizados, las organizaciones pueden establecer reglas y flujos de aprobación predefinidos, garantizando el cumplimiento coherente de las políticas de gasto y minimizando el gasto inconstante.
Los procesos automatizados también permiten una visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, facturas y pagos, lo que permite a los departamentos financieros y a los equipos de adquisiciones seguir el progreso y tomar las medidas oportunas.
Automatización de cuentas a pagar
La automatización de las cuentas a pagar agiliza y automatiza los flujos de trabajo de procesamiento y pago de facturas, mejorando la eficiencia, reduciendo los errores manuales y mejorando la visibilidad de las transacciones financieras.
Por ejemplo, Yokoy permite a las empresas globales automatizar el procesamiento de sus facturas de principio a fin. Nuestro software utiliza la automatización impulsada por IA para capturar datos, validarlos, cotejarlos y contabilizarlos, eliminando casi por completo la necesidad de intervención humana.
Esto mejora la precisión de los registros financieros y elimina la necesidad de reconciliación manual. Además, los flujos de trabajo automatizados y los flujos de aprobación previa aceleran los ciclos de pago, garantizando que se pague a los proveedores a tiempo.
Hemos explicado cómo funciona el módulo de Yokoy Invoice aquí – Automatización de cuentas a pagar: Cómo acelerar el proceso de cuentas a pagar con software de IA
Automatización de la gestión de viajes y gastos
Otra valiosa característica del software de gestión de gastos corporativos es la automatización de los procesos de gestión de viajes y gastos.
El seguimiento y reembolso manual de los gastos de los empleados puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Sin embargo, con la automatización, los empleados pueden presentar fácilmente informes de gastos digitales, incluyendo los recibos y la documentación pertinente.
Las soluciones automatizadas de gestión de viajes y gastos agilizan todo el proceso, desde la presentación de los gastos hasta su aprobación y reembolso. Además, facilitan a las organizaciones la aplicación de políticas de gastos, garantizan el cumplimiento de los límites de gasto y automatizan los cálculos de reembolso.
Al automatizar la gestión de viajes y gastos, las organizaciones pueden controlar mejor el gasto de los empleados, garantizar el cumplimiento de las políticas y obtener visibilidad de los gastos en tiempo real. Esto permite a los departamentos financieros analizar los patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones informadas para optimizar los gastos relacionados con los viajes y los gastos.
En el siguiente informe, puedes obtener más información sobre las capacidades de automatización de la gestión de viajes y gastos de Yokoy.
Informe
El futuro de la gestión de viajes y gastos
Tras las enormes pérdidas causadas por la pandemia, los viajes de negocios por fin se están recuperando. Sin embargo, los retos macroeconómicos están frenando el efecto de recuperación, obligando a los responsables de finanzas y viajes a recortar gastos limitando los viajes de negocios.
¿Cómo pueden adaptarse las empresas?
Automatización del pago con tarjeta de empresa
Los principales proveedores de gestión de gastos corporativos ofrecen tarjetas de débito, crédito y virtuales como parte de su oferta. Esta función es esencial para las empresas globales, ya que conecta gastos, facturas y pagos entre departamentos y geografías, ofreciendo una visibilidad total y un control en tiempo real de los gastos de la empresa.
Las tarjetas inteligentes de Yokoy, por ejemplo, pueden configurarse con límites de gasto incorporados para pagos específicos, empleados o departamentos enteros de la empresa, para un control total del gasto de la empresa.
Además, se integran totalmente con el software financiero, como la solución de gestión de gastos corporativos de Yokoy, lo que permite una automatización financiera sin fisuras. Gracias a esta integración, cada transacción con una tarjeta corporativa inteligente se introduce directamente en Yokoy, facilitándote su seguimiento.
Además, las transacciones se concilian automáticamente con los recibos almacenados. Como resultado, tu equipo financiero puede mantener el control sobre toda la cartera de tarjetas y todas las transacciones asociadas, proporcionando un nivel de supervisión sin precedentes.
Para ver cómo las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy automatizan los pagos empresariales globales, lee el artículo aquí: Por qué las tarjetas corporativas inteligentes son imprescindibles para las empresas.
2. Controles de gastos
Las mejores plataformas de gestión de gastos corporativos permiten una visión unificada del gasto en todos los departamentos y ubicaciones, eliminando los silos y proporcionando una comprensión global del panorama financiero de la organización, para un mejor control del gasto.
Estas soluciones permiten a las organizaciones establecer y aplicar políticas de gasto, garantizando que los gastos se ajustan a directrices predeterminadas y restricciones presupuestarias. Al definir límites de gasto, categorías y otros parámetros de política, las organizaciones pueden controlar mejor el gasto, minimizando el riesgo de gastar más de la cuenta y fomentando un comportamiento financiero responsable.
Los flujos de aprobación mejoran aún más el control del gasto. Las organizaciones pueden implementar jerarquías de aprobación y mecanismos de enrutamiento predefinidos para garantizar que todas las solicitudes de gasto pasen por los canales adecuados y reciban las aprobaciones necesarias.
Además, las herramientas de gestión de gastos corporativos proporcionan visibilidad en tiempo real de las actividades de gasto, ayudando a las organizaciones a controlar sus gastos, compararlos con los gastos previstos y tomar medidas correctivas si es necesario. Esto ayuda a evitar gastos no autorizados y fomenta la responsabilidad.
Opinión
De 456.000 $ perdidos al año al control total del gasto: Tres cambios de procesos que puedes aplicar hoy mismo
En el contexto económico actual, con la inflación en su punto máximo y la recesión que se avecina, los departamentos de finanzas están bajo presión para controlar los costos y reducir los gastos innecesarios. La forma más rápida de hacer esto es identificar los costos ocultos: una tarea demuestra ser más desafiante de lo que debería.
Thomas Inhelder,
CFO en Yokoy
3. Análisis del gasto en tiempo real
El análisis de gastos en tiempo real es una característica clave de las soluciones de gestión de gastos corporativos que permite a las organizaciones controlar y analizar sus gastos en tiempo real. Proporciona datos actualizados y precisos, permitiendo la identificación proactiva de posibles problemas, como excesos presupuestarios o gastos excesivos en categorías específicas.
Las aplicaciones de gestión de gastos corporativos ofrecen informes personalizables y cuadros de mando interactivos que permiten a los usuarios visualizar y analizar los datos de gastos en tiempo real, permitiendo a las partes interesadas obtener una visión completa del panorama de gastos de su organización.
El seguimiento de los gastos en tiempo real y la capacidad de elaborar informes de gastos detallados permiten a los departamentos financieros y a los equipos de compras identificar las áreas de gasto excesivo, negociar mejores condiciones con los proveedores y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas.
Al consolidar y analizar los datos de los gastos, el software de gestión de gastos corporativos genera una valiosa inteligencia empresarial, que permite a las organizaciones obtener información procesable sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado.
Con esta información, los departamentos financieros y los equipos de compras pueden tomar decisiones informadas, identificar oportunidades de optimización de costes e impulsar iniciativas estratégicas.
4. Controles de normativas automatizados
El seguimiento del cumplimiento es otro aspecto vital de la gestión de riesgos que ofrecen las herramientas de gestión de gastos corporativos.
Mediante reglas configurables y comprobaciones automatizadas, los sistemas de gestión de gastos corporativos ayudan a garantizar que los gastos de la empresa cumplen las directrices establecidas, tanto las políticas internas como las normativas externas. Esto reduce el riesgo de incumplimiento, multas reglamentarias y daños a la reputación.
Por ejemplo, la tecnología de IA y automatización de Yokoy ayuda a detectar incumplimientos de las políticas y gastos fraudulentos en tiempo real, señalando valores atípicos y excepciones y notificando a los interesados cuándo es necesaria una revisión manual.
Esta funcionalidad garantiza la eficiencia mediante la automatización, manteniendo al mismo tiempo las normas de cumplimiento.
5. Entorno de software totalmente integrado
Otra característica esencial de los mejores sistemas de gestión de gastos corporativos es la capacidad de integrarse sin interrupciones en las pilas tecnológicas existentes, idealmente a través de API. Esto elimina los silos de datos y sistemas, garantizando una verdadera automatización de extremo a extremo, así como una total transparencia y visibilidad de los procesos y los gastos.
Un entorno de software totalmente integrado mejora la precisión y coherencia de los datos, al eliminar la introducción manual de datos y reducir el riesgo de errores.
Además, las integraciones facilitan la colaboración entre los distintos departamentos implicados en la gestión de gastos corporativos, ya que todas las partes interesadas pueden acceder a la misma información actualizada y trabajar con ella. Este entorno de colaboración fomenta la transparencia, reduce las lagunas de comunicación y mejora la eficiencia y eficacia generales.
Aunque cada proveedor de gestión de gastos tiene sus integraciones preferidas, las mejores soluciones facilitan la integración con software ERP y de contabilidad, viajes, RRHH, gestión de compras y contratos, y sistemas de recuperación del IVA.
6. Presupuestos y previsiones
La presupuestación y la previsión son procesos esenciales para los departamentos financieros, ya que proporcionan una hoja de ruta para la planificación financiera y la toma de decisiones.
Un presupuesto preciso permite a las organizaciones asignar recursos de forma eficaz, establecer objetivos financieros y controlar el rendimiento con respecto a los gastos previstos. Al mismo tiempo, permite a los departamentos financieros anticipar futuros resultados financieros basándose en los datos actuales y las tendencias del mercado, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Las mejores soluciones para la gestión de gastos corporativos reconocen la importancia de una presupuestación y previsión precisas y ofrecen capacidades para apoyar estos procesos.
Por ejemplo, Yokoy ofrece un seguimiento en tiempo real de los pagos de facturas, los pagos con tarjeta y los gastos de los empleados con respecto a los objetivos, lo que permite a los departamentos financieros controlar de cerca las actividades de gasto.
Al tener acceso a datos actualizados, los equipos financieros pueden identificar desviaciones, analizar las razones que las explican y tomar medidas correctivas con prontitud.
Próximos pasos
En conclusión, un proceso eficaz de gestión de gastos corporativos es fundamental para las empresas que pretenden racionalizar sus operaciones y alcanzar la excelencia financiera. Mediante la implementación de un software de gestión de gastos corporativos, las organizaciones pueden agilizar sus procesos de gasto, controlar mejor los gastos y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.
Las soluciones de gestión de gastos corporativos ofrecen una serie de ventajas, como mayor eficacia, control de los gastos, análisis de los gastos en tiempo real, automatización de las cuentas a pagar, mejora de la gestión de riesgos, un entorno de software totalmente integrado y mayor inteligencia empresarial.
Si quieres ver en qué se diferencia Yokoy de otros proveedores de gestión de gastos y en qué se diferencia nuestra suite de gestión de gastos impulsada por IA, puedes solicitar una demostración a continuación.
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