Software de cuentas por pagar para empresas globales: características esenciales y errores a evitar
- Última actualización: agosto 14, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Hablo con muchas empresas que están en el mercado de software de cuentas por pagar, y una y otra vez escucho los mismos temores y conceptos erróneos sobre las soluciones de AP.
Así que pensé que valía la pena escribir este artículo para explicar brevemente qué debería hacer el software AP para las empresas globales y cómo asegurarse de no comprar una solución que sea demasiado complicada o que no resuelva sus desafíos específicos.
Por supuesto, como cofundador de Yokoy, podría ser parcial y es muy probable que los puntos débiles varíen de una empresa a otra.
Sin embargo, a través de nuestro trabajo con más de 600 medianas y grandes empresas, hemos obtenido una comprensión integral de los cuellos de botella en un proceso tradicional de cuentas por pagar y las principales preguntas que hacen las empresas al comprar una solución de automatización de AP.
Así que haré todo lo posible para mantener esta práctica y perspicaz, para que pueda tomar una decisión de compra informada.
Vamos a sumergirnos en eso.
Qué buscar en el software de cuentas por pagar
El software AP no viene en un tamaño que se adapte a todas las necesidades. Sin embargo, por lo general, las soluciones de cuentas por pagar están diseñadas para automatizar los pasos del proceso P2P o AP, desde la captura y el procesamiento de facturas hasta la comparación con órdenes de compra y recibos de mercancías, aprobación y pago a proveedores.
Por lo tanto, al considerar la compra e implementación de una solución de automatización de AP, es esencial centrarse en las características clave que aborden de manera efectiva los desafíos más frecuentes dentro del proceso de compra a pago (P2P) o cuentas por pagar. Estas funcionalidades aseguran que el software pueda abordar y superar con éxito los obstáculos comunes, lo que lleva a un flujo de trabajo más fluido y eficiente.
Ahora, tenga en cuenta que me estoy enfocando en soluciones AP para grandes empresas globales. Si está buscando una herramienta de automatización de facturas para una pequeña empresa, es posible que estos criterios no se apliquen directamente.
Captura automatizada de facturas y soporte para facturación electrónica
Las capacidades de gestión de facturas, junto con la compatibilidad con la facturación electrónica, son una característica crucial en el software de cuentas por pagar de la empresa. Va más allá de la simple gestión de facturas e incluye la automatización de la captura de facturas, lo que garantiza un proceso de pago eficiente y sin problemas.
Entonces, el primer criterio a buscar es la capacidad de manejar diferentes formatos de factura. Los proveedores pueden enviar facturas en formato PDF, XML o EDI. Un software AP robusto debería poder manejar todo esto, asegurando flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades de diferentes proveedores.
De la misma manera, la capacidad de capturar automáticamente los datos de las facturas es crucial para las grandes empresas.
Esta función permite que el software capture automáticamente datos de facturas de varias fuentes, como archivos adjuntos de correo electrónico, documentos escaneados o portales de facturación electrónica. Reduce la necesidad de la entrada manual de datos, minimiza los errores y acelera todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas.
Yokoy & Pagero: procesamiento de facturas 100% automatizado
Yokoy se integra perfectamente con la solución de facturación electrónica en la nube de Pagero, para un proceso de cuentas a pagar totalmente digital y automatizado, desde la facturación hasta el pago.
Procesamiento automatizado de facturas
La siguiente funcionalidad que debe buscar es la automatización de todo el flujo de trabajo de procesamiento de facturas, desde la captura de datos de facturas hasta las aprobaciones y pagos. La automatización puede reducir significativamente la entrada manual de datos, minimizar los errores y acelerar los tiempos de procesamiento.
Aunque la tecnología puede variar de una plataforma AP a otra, nuestra recomendación es elegir un proveedor que confíe en la automatización impulsada por IA, en lugar de uno que use RPA, por ejemplo.
Hemos cubierto el tema en este artículo, por lo que no entraré en demasiados detalles ahora, pero en principio, la tecnología OCR es esencial para convertir facturas escaneadas o basadas en imágenes en texto legible por máquina. Permite que el software extraiga información relevante como números de factura, montos, fechas de vencimiento y detalles del proveedor con precisión.
El OCR mejora la precisión de los datos y elimina la extracción manual de datos, por lo que la herramienta de cuentas por pagar de su elección debería utilizar este subconjunto de tecnología de IA para acortar el tiempo de procesamiento de facturas.
Aún así, tenga en cuenta que OCR puede encontrar desafíos cuando se trata de datos no estructurados que carecen de una organización clara o patrones predefinidos. Para procesar y extraer información de datos altamente desestructurados, entra en juego la tecnología avanzada de IA.
Entonces, si desea automatizar más que solo los pasos del proceso, y dejar que las máquinas también se hagan cargo de la «lógica» de su proceso AP, debe invertir en un software que utilice la automatización impulsada por IA.
AI permite una extracción y categorización de datos más completa, lo que es extremadamente útil, especialmente en grandes empresas donde el departamento de AP maneja miles de facturas, órdenes de compra y recibos de mercancías por mes.
Conciliación automatizada de facturas, órdenes de compra y entradas de mercancías
Una vez procesada la factura, debe cotejarse con las órdenes de compra y las entradas de mercancías. En pequeñas e incluso medianas empresas, este paso se puede manejar de forma manual o con automatización parcial. Pero a escala, necesita automatización impulsada por IA para un proceso eficiente y sin errores.
La conciliación de pedidos de compra implica comparar facturas con órdenes de compra y recibos, para garantizar que los artículos coincidan y evitar pagos duplicados o el pago de bienes que no se entregaron.
Para una funcionalidad robusta de conciliación de facturas, debe buscar una plataforma AP que garantice una integración perfecta con los sistemas ERP y de compras, para transferencias de datos de PO automatizadas. Además, la coincidencia de 2 o 3 vías debe automatizarse, y el software debe detectar los desajustes y las discrepancias en tiempo real.
En caso de discrepancias, el software de automatización de AP debe ofrecer sólidas capacidades de manejo de excepciones para una gestión de excepciones eficiente y para evitar retrasos en los pagos. Idealmente, su equipo de AP debería poder ver el estado del proceso de conciliación de facturas en cualquier momento. La visibilidad en tiempo real garantiza que los cuellos de botella se solucionen de manera oportuna.
Aprobación de facturas automatizada a través de flujos de trabajo personalizables
Un flujo de trabajo de aprobación de facturas eficiente y configurable es esencial para las empresas con procesos de aprobación complejos. Las capacidades de automatización del flujo de trabajo y la aprobación facilitan el enrutamiento y la aprobación optimizados de las facturas, lo que reduce el tiempo de procesamiento de las facturas y acelera los pagos a los proveedores.
Por lo tanto, la administración de facturas empresariales o el software de automatización de AP deben permitir jerarquías de aprobación personalizables con múltiples niveles de aprobación, enrutamiento automatizado basado en reglas y roles predefinidos, y notificaciones en tiempo real para facturas pendientes.
Por ejemplo, ciertos montos o categorías de facturas pueden requerir la aprobación de individuos o departamentos específicos. La automatización garantiza que las facturas se dirijan a los aprobadores correctos, lo que reduce la intervención manual y los posibles cuellos de botella.
Al mismo tiempo, las soluciones de AP deben garantizar el cumplimiento de los controles internos, los protocolos de seguridad y los requisitos reglamentarios. Esto incluye establecer límites de gasto, monitorear patrones de gasto y verificar que las facturas cumplan con las pautas establecidas. El cumplimiento de los controles internos es esencial para mantener la transparencia financiera y evitar actividades no autorizadas o fraudulentas.
Integraciones perfectas con ERP, adquisiciones y sistemas de gestión de documentos
Una solución de cuentas por pagar bien integrada garantiza que los datos fluyan sin problemas entre el software de AP y el ERP o los sistemas de contabilidad.
Esta integración simplificada elimina los silos de datos, minimiza el riesgo de errores manuales durante la transferencia de datos y permite que todos los departamentos accedan a información financiera actualizada. Tal sincronización fomenta la colaboración eficiente, optimizando los procesos de toma de decisiones en toda la organización.
Además, debido a que el procesamiento de facturas a menudo implica el manejo de numerosos documentos, como recibos, contratos y documentos de respaldo, un software de AP con una integración perfecta con los sistemas de administración de documentos permite el almacenamiento centralizado de todas las facturas relevantes y los archivos asociados.
Este depósito centralizado garantiza un fácil acceso a las facturas anteriores, lo que facilita la recuperación rápida durante las auditorías y las comprobaciones de cumplimiento. Con todos los documentos almacenados de forma segura y de fácil acceso, las empresas pueden mantener sin esfuerzo un seguimiento de auditoría completo, lo que simplifica los informes financieros y refuerza la transparencia.
Primera plataforma API
Este aspecto a menudo se pasa por alto, pero las API flexibles desbloquean la interconectividad. Esta interconectividad permite a las empresas escalar y adaptarse a las necesidades cambiantes, lo que les permite aprovechar todo el potencial de su solución de cuentas por pagar.
Una plataforma API-first permite una integración perfecta con varios sistemas sin estar atado a un proveedor específico o una solución patentada. Al adoptar un enfoque de API primero, las empresas pueden adaptar e integrar el software AP con su pila tecnológica existente, ampliando la funcionalidad y la flexibilidad de todo el ecosistema.
Capacidades de seguimiento y generación de informes en tiempo real
El seguimiento en tiempo real permite a las empresas controlar el progreso de las facturas y los pagos de forma instantánea. A medida que las facturas pasan por el flujo de trabajo de aprobación, las partes interesadas pueden acceder a actualizaciones de estado actualizadas en cualquier momento, lo que reduce las demoras y promueve tiempos de procesamiento más rápidos.
Esta visibilidad en tiempo real permite a los equipos de finanzas identificar posibles cuellos de botella o problemas desde el principio, lo que permite intervenciones oportunas y un procesamiento de facturas más fluido. Al tener una visión general en tiempo real de los procesos de AP, las empresas pueden mantener un control más estricto sobre sus operaciones financieras y mejorar la agilidad general.
Seguridad de datos y cumplimiento
La seguridad de los datos es una prioridad máxima cuando se trata de información financiera. Para salvaguardar los datos financieros confidenciales, es crucial elegir una solución AP que proporcione un cifrado de datos sólido, se adhiera a los estándares de la industria y emplee controles de acceso estrictos.
El software de automatización de cuentas por pagar debe proteger contra violaciones de datos, acceso no autorizado y posibles amenazas cibernéticas. El cumplimiento de las regulaciones de la industria y las leyes de protección de datos, como GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), garantiza que el manejo de datos financieros cumpla con los estándares requeridos y previene riesgos legales y reputacionales.
Facilidad de uso en todos los dispositivos
El software debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar para facilitar la incorporación y el uso diario de los miembros de su equipo. Las interfaces complejas y enrevesadas pueden generar resistencia y dificultar la adopción.
En el entorno empresarial acelerado de hoy en día, la capacidad de acceder y procesar facturas en dispositivos móviles es crucial. Busque software que ofrezca aplicaciones móviles o acceso web receptivo.
Artículo de blog
Priorizar la satisfacción de los empleados: el caso de una mejor UX en herramientas financieras
El mundo de las finanzas está cambiando rápidamente, con tecnologías disruptivas y expectativas cambiantes de los consumidores que remodelan el panorama. Sin embargo, a pesar de estos cambios, muchas herramientas financieras siguen estancadas en el pasado, con una interfaz y una experiencia de usuario deficientes.
Lars Mangelsdorf,
Co-founder and CCO
Compatibilidad con varias entidades para la escalabilidad
A medida que las empresas crecen y evolucionan, el software de cuentas por pagar debe ser capaz de escalar junto con la expansión de la empresa. Esto incluye el manejo de mayores volúmenes de facturas, el apoyo a entidades o subsidiarias adicionales y la adaptación a las crecientes redes de proveedores.
Por lo tanto, un software AP de nivel empresarial debe ofrecer soporte para múltiples entidades, lo que permite la gestión centralizada de los procesos de cuentas por pagar en diferentes sucursales o ubicaciones. La escalabilidad garantiza que la solución AP siga siendo eficaz y eficiente, incluso cuando la organización experimente un crecimiento y cambios significativos.
Capacidades multidivisa e idioma
Para las empresas que operan a nivel mundial, las capacidades multidivisa e idioma son características indispensables en el software de cuentas por pagar. La solución debe manejar facturas y pagos en varias monedas, admitir cálculos de tipos de cambio y facilitar las transacciones internacionales.
Además, el soporte multilingüe permite una comunicación y colaboración fluidas con vendedores y proveedores en todo el mundo, independientemente de las barreras del idioma. Estas capacidades agilizan las operaciones financieras transfronterizas, asegurando la precisión y la eficiencia en la gestión de pagos y datos financieros en diversas regiones.
Funciones de cumplimiento normativo y fiscal
Para cumplir con las normas fiscales y los requisitos de informes financieros, el software de AP debe incorporar funciones específicas de cumplimiento normativo y fiscal. Esto incluye cálculos de impuestos automatizados, cumplimiento de códigos de impuestos específicos del país y la capacidad de manejar varias jurisdicciones fiscales.
La plataforma AP también debe generar informes fiscales y pistas de auditoría, lo que facilita el cumplimiento y las auditorías relacionadas con los impuestos. Al integrar estas características, las empresas pueden estar seguras de que sus procesos financieros se alinean con las leyes y regulaciones fiscales pertinentes, mitigando los riesgos de incumplimiento.
Programa de incorporación, atención al cliente y capacitación
Un proveedor confiable de software de cuentas por pagar debe ofrecer un programa de incorporación estructurado y bien definido para nuevos clientes. El proceso de incorporación debe guiar a las organizaciones a través de la implementación del software, asegurando una transición sin problemas y una integración perfecta con los sistemas existentes.
Un programa de incorporación bien diseñado incluye hitos claros, cronogramas y un punto de contacto designado para abordar cualquier consulta o inquietud. Al contar con un proceso integral de incorporación, las empresas pueden adoptar rápidamente la nueva solución AP y maximizar sus beneficios.
Además, los recursos de capacitación adecuados son vitales para garantizar que los usuarios puedan aprovechar todo el potencial del software de cuentas por pagar. El proveedor elegido debe ofrecer materiales de capacitación completos, incluidas guías de usuario, tutoriales y demostraciones en video, para facilitar una comprensión completa de las funcionalidades del software.
Artículo de blog
Plan de implementación de una solución de gestión de gastos globales: el enfoque de Yokoy
A través de nuestro trabajo con más de 600 clientes globales que van desde empresas medianas hasta grandes empresas, hemos desarrollado nuestro propio marco para transformar el proceso de gestión de gastos.
Gordan Grcman,
Senior Implementation Manager, Yokoy
Conceptos erróneos y errores comunes al comprar software AP
Ahora, abordemos algunos errores comunes que se deben evitar al comprar e implementar software de cuentas por pagar.
- Pasando por alto las necesidades específicas: cada empresa tiene desafíos únicos de AP. Evite elegir una solución única para todos y, en su lugar, identifique los puntos débiles específicos en su proceso de AP para encontrar una solución que aborde esas necesidades.
- Ignorar la compatibilidad de integración: no evaluar la compatibilidad del software con sus sistemas existentes puede generar silos de datos y soluciones manuales. Elija una solución que se integre a la perfección con su configuración actual.
- Subestimar la importancia de la seguridad de los datos: las filtraciones de datos pueden ser catastróficas para su empresa. No comprometa las funciones de seguridad de datos al seleccionar un software AP.
- Enamorarse de las funciones llamativas: si bien las funciones avanzadas pueden ser atractivas, concéntrese en las funcionalidades que se alinean con sus requisitos. Invertir en funciones innecesarias puede complicar su flujo de trabajo e inflar los costos.
- Centrarse únicamente en el precio e ignorar el valor a largo plazo: Elegir una solución AP únicamente en función de su costo inicial puede ser un error costoso. Un software más económico puede carecer de características críticas, soporte sólido o escalabilidad futura, lo que genera ineficiencias y un valor limitado a largo plazo. Considerar el valor general del software y el ROI potencial es esencial para tomar una decisión bien informada.
- Ignorar la escalabilidad y las necesidades futuras: no tener en cuenta la escalabilidad puede generar la necesidad de costosas migraciones o reemplazos de software en el futuro.
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Calcula tus ahorros
¿Cuánto puedes ahorrar anualmente si eliges Yokoy como tu solución de gestión de gastos corporativos? Nuestra calculadora de ROI te ayuda a cuantificar el retorno de la inversión, para que puedas construir un caso sólido para la transformación de las finanzas.
En general, comprender las realidades del software de cuentas por pagar y el proceso de AP es crucial para tomar decisiones informadas.
Entonces, ahora que tiene una buena comprensión de lo que las soluciones de cuentas por pagar deberían hacer por usted, tomemos un momento para disipar algunos conceptos erróneos comunes.
Conceptos erróneos comunes sobre las herramientas de cuentas por pagar
El software AP es solo para grandes empresas
Un concepto erróneo común es que el software de cuentas por pagar está diseñado exclusivamente para grandes empresas con amplias operaciones financieras. En realidad, el software AP puede beneficiar a empresas de todos los tamaños. Incluso las pequeñas y medianas empresas pueden optimizar sus procesos de AP, reducir las tareas manuales y mejorar la eficiencia utilizando el software de AP.
Las herramientas de cuentas por pagar eliminan la necesidad de participación humana
Algunas personas creen erróneamente que implementar software AP significa reemplazar por completo la participación humana. Si bien el software AP automatiza varias tareas, no elimina la necesidad de supervisión y toma de decisiones humanas. La participación humana sigue siendo necesaria para verificar facturas, resolver excepciones, manejar las relaciones con los proveedores y la planificación financiera estratégica.
El software AP es complicado y difícil de implementar
Otro concepto erróneo es que el software AP es demasiado complejo y difícil de implementar. Las soluciones modernas de software AP están diseñadas pensando en la facilidad de uso. Muchos proveedores de software ofrecen interfaces fáciles de usar, integración perfecta con los sistemas existentes y capacitación y soporte completos para garantizar un proceso de implementación sin problemas.
El software AP no es rentable
Algunas empresas pueden evitar adoptar software AP porque creen que es costoso y no rentable. Sin embargo, los beneficios de dichas plataformas a menudo superan la inversión inicial. El software puede ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar las relaciones con los proveedores y mejorar el cumplimiento, lo que genera importantes ahorros de costos a largo plazo y eficiencias operativas.
El proceso AP no requiere automatización
Algunas organizaciones pueden subestimar la complejidad del proceso de AP y suponer que los métodos manuales son suficientes. Pueden creer que automatizar las tareas de AP es innecesario.
Sin embargo, a medida que las empresas crecen y los volúmenes de transacciones aumentan, los procesos manuales de AP se vuelven propensos a errores, ineficiencias y pagos retrasados. La implementación del software AP puede optimizar el proceso y mejorar la precisión y la productividad.
Al considerar estos factores y evitar errores comunes, puede tomar una decisión informada al elegir un software de cuentas por pagar que se ajuste a las necesidades de su empresa y maximice la eficiencia de sus operaciones financieras.
Las mejores plataformas de gestión de facturas para empresas globales
Ahora que sabe qué buscar en una herramienta de gestión de facturas, veamos algunas recomendaciones que se adaptan a las necesidades de las empresas globales.
Yokoy
Como ya se mostró anteriormente, Yokoy cambia las reglas del juego, ya que aprovecha la IA para automatizar todo el flujo de gestión de facturas, desde la captura de facturas hasta su aprobación, pago y reserva hasta el sistema ERP.
La plataforma se basa en OCR e IA para leer facturas en todos los formatos y puede manejar múltiples monedas e idiomas, lo que la hace ideal para configuraciones internacionales complejas.
Yokoy ofrece funcionalidades como:
- Captura automatizada de facturas
- Soporte para facturación electrónica
- Estructuración automatizada de datos de facturas para la integración de ERP y la automatización de AP de extremo a extremo
- Procesamiento de facturas impulsado por IA y automatización
- Cotejo automatizado de facturas con órdenes de compra y entradas de mercancías
- Flujos de trabajo personalizados y flujos de aprobación previa
- Fraude automatizado y detección de duplicados
- Cumplimiento de políticas de la empresa y regulaciones locales e internacionales.
- Publicación automatizada en sistemas ERP para una contabilidad simplificada
- Integración API con software de adquisiciones y contabilidad.
- Pagos simplificados de facturas de proveedores
Junto con la gestión de facturas, la suite de gestión de gastos de Yokoy ofrece capacidades de gestión de gastos y pagos simplificados a través de tarjetas corporativas inteligentes. Los tres módulos (Factura, Gastos y Pago) se combinan en un potente conjunto todo en uno que permite una verdadera automatización de AP de extremo a extremo.
La plataforma ofrece integraciones API flexibles y viene con integraciones listas para usar para sistemas ERP como Oracle Netsuite, SAP, Microsoft Dynamics, Datev, Exact, etc.
Yokoy Invoice
Procesa las facturas automáticamente
Consolida tu proceso de cuentas a pagar para gestionar las facturas a gran escala y pagar a tiempo con la solución de gestión de facturas impulsada por IA de Yokoy.
Tipalti
Tipalti es una solución integral para AP, que cubre todo, desde la captura de facturas hasta los pagos. Su objetivo es liberar tiempo y recursos del equipo financiero mientras fortalece los controles y acelera la visibilidad del negocio para escalar.
Garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y las leyes de pagos internacionales y admite la conciliación y comparación automatizadas, así como un proceso de facturación sin contacto.
La plataforma permite a las grandes empresas gestionar pagos globales, reduciendo la complejidad. Además, ofrece incorporación y comunicación automatizadas de proveedores para fomentar mejores relaciones con los proveedores.
Medius
Medius vincula la captura, el procesamiento y el pago de facturas para reemplazar la preocupación y el asombro de administrar AP con calma y confianza. El software se centra en la adquisición hasta el pago, optimizando el gasto en todos los ámbitos y minimizando los riesgos de cumplimiento.
Ofrece una gestión de facturas fácil de usar, reduciendo los errores manuales. La plataforma está diseñada para grandes empresas y brinda acceso a paneles de control para obtener información basada en datos para una toma de decisiones informada. Además, está diseñado teniendo en cuenta la escalabilidad y ofrece opciones de personalización y soporte para configuraciones complejas y flujos de trabajo de AP.
Coupa
Coupa adopta un enfoque holístico para la gestión de gastos y combina AP, adquisiciones y gastos en una plataforma unificada. La herramienta utiliza IA para la toma de decisiones y el control basados en datos, pero no ofrece las mismas capacidades que Yokoy cuando se trata de automatización de procesos impulsada por IA. La plataforma permite procesos optimizados y visibilidad en tiempo real del gasto global, así como funciones de adquisiciones.
Próximos pasos
Para comenzar el proceso de compra de software AP, evalúe sus procesos actuales de cuentas por pagar e identifique los puntos débiles y las áreas de mejora.
Luego, cree una lista de características y funcionalidades esenciales que abordarían estos desafíos de manera efectiva. No olvide involucrar a las partes interesadas clave de sus departamentos de finanzas, adquisiciones y TI durante el proceso de evaluación.
Finalmente, considere el valor a largo plazo y el potencial retorno de la inversión al elegir una solución AP. Con el software de cuentas por pagar adecuado, su organización puede abrazar el futuro de la gestión financiera, optimizar los procesos de cuentas por pagar y mantenerse a la vanguardia en el dinámico panorama empresarial actual.
Cuando esté listo para comenzar, reserve una demostración a continuación. El paquete de gestión de gastos de Yokoy puede ayudarlo a automatizar completamente su proceso de cuentas por pagar, con el poder de la IA.
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