Cómo garantizar el cumplimiento normativo con registros de auditoría automatizados
- Última actualización: agosto 18, 2023
- Compliance, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
En la gestión de gastos, los registros de auditoría capturan cada paso del ciclo de vida de los gastos, desde la solicitud de la orden de compra hasta la aprobación, la compra y el pago.
Esta forma integral de mantenimiento de registros ayuda a las organizaciones a controlar las transacciones financieras, detectar anomalías y garantizar el cumplimiento de los controles internos y las reglamentaciones externas.
Este artículo profundiza en la importancia de los registros de auditoría automatizados en la gestión de gastos y cómo contribuyen al cumplimiento normativo.
¿Qué es un registro de auditoría y para qué sirve?
Un registro de auditoría es una compilación de documentos o archivos que sirven como evidencia de la precisión de los registros financieros. Los auditores siguen un camino hacia atrás desde el estado financiero final para rastrear cada paso que condujo a su creación, al igual que volver sobre los pasos usando las migas de pan en el camino.
Para que un registro de auditoría sea efectivo, debe abarcar no solo los documentos en sí, sino también las actualizaciones y los cambios de los documentos, incluidas las personas responsables de estas modificaciones. Un registro de seguimiento de auditoría pierde su propósito si se puede modificar justo antes de una auditoría, lo que también podría ser potencialmente ilegal.
REGISTROS DE AUDITORÍA VS PISTAS DE AUDITORÍA
Antes de continuar, merece la pena mencionar la diferencia entre una pista de auditoría y un registro.
Aunque tanto las pistas de auditoría como los registros capturan eventos y acciones, tienen propósitos distintos. Los registros suelen proporcionar un registro conciso de las actividades, errores y notificaciones del sistema, que a menudo se utiliza para la resolución de problemas y el mantenimiento del sistema.
En cambio, los datos de la pista de auditoría ofrecen una narración más completa, detallando no sólo lo ocurrido, sino también el contexto que rodea a cada suceso. Esta información contextual es crucial para reconstruir la secuencia de los hechos, comprender los procesos de toma de decisiones y respaldar las auditorías de cumplimiento.
Tipos de pistas de auditoría en la gestión de gastos
En el ámbito de la gestión de gastos, varios tipos de pistas de auditoría son esenciales para mantener la integridad financiera y el cumplimiento. Éstas incluyen:
- Pista de auditoría de compras: registra los pasos involucrados en el proceso de compras, desde la creación de la solicitud hasta la selección del proveedor y la emisión de la orden de compra. Garantiza que se sigan las políticas de adquisición, que las relaciones con los proveedores se gestionen adecuadamente y que las decisiones de compra estén bien documentadas.
- Pista de auditoría de gastos: realiza un seguimiento de los gastos iniciados por los empleados, desde la presentación de los informes de gastos hasta la aprobación y el reembolso. Ayuda a prevenir reclamos fraudulentos y garantiza que solo se reembolsen los gastos comerciales legítimos.
- Pista de auditoría de facturas: captura el recorrido de las facturas desde la recepción hasta la validación, aprobación y pago. Protege contra pagos duplicados o erróneos y facilita la reconciliación eficiente de facturas.
En las organizaciones globales, mantenerse al tanto de las leyes y regulaciones financieras en constante cambio para auditar los gastos y las transacciones es un desafío muy común.
Por un lado, las empresas deben agregar reglas para hacer cumplir las regulaciones específicas de cada país en su software financiero, y deben hacerlo para cada país en el que lo operan. Por otro lado, los equipos de finanzas deben mantener estas reglas, ya que pueden cambiar de un día o una semana a otra.
Por ejemplo, si las tasas de IVA o las tasas de viáticos cambian en un país, deben actualizarse en los sistemas de gestión de gastos y procesamiento de facturas.
Hacer esto manualmente es posible si la empresa tiene filiales en un solo país. Pero para las empresas globales que tienen entidades en varios países, realizar dichos cambios manualmente es un proceso lento y propenso a errores.
El software de gestión de gastos impulsado por IA como Yokoy hace esto automáticamente, actualizando todas las regulaciones en todas las geografías y monedas, para un cumplimiento sin esfuerzo.
Veamos cómo funcionan los registros de auditoría en Yokoy.
Cómo funcionan las pistas de auditoría automatizadas en Yokoy
Nuestro software ayuda a los equipos de finanzas a garantizar que todos los gastos estén a prueba de auditorías y que todos los gastos cumplan con las regulaciones locales.
Aunque los requisitos pueden variar según el tipo de documento o registro, en general, la siguiente información debe estar fácilmente disponible y claramente visible en los registros de auditoría:
- El gasto o transacción realizada
- Las marcas de tiempo de cuando se creó la transacción o el gasto
- Una descripción de la partida de gastos
- La persona que presentó el gasto
- El aprobador de la transacción
- Registros de todos los cambios realizados en los documentos presentados
Veamos qué hace Yokoy para facilitar los registros de auditoría financiera automatizados.
Gestión de gastos automatizada y transacciones con tarjeta integradas
En Yokoy, los recibos se capturan tomando una foto con la aplicación móvil o reenviándolos a una dirección de correo electrónico específica. El procesamiento de los recibos está completamente automatizado, desde su lectura y validación de los datos hasta la verificación de los gastos con las políticas de la empresa.
Las transacciones con tarjeta se comparan automáticamente con los recibos enviados y, en caso de que todo esté dentro de la política, los gastos se aprueban automáticamente, según los flujos de aprobación específicos. Esto garantiza una visión general clara de quién inició el gasto, quién lo revisó y quién lo aprobó.
La IA del sistema marca los recibos duplicados y las infracciones de políticas en tiempo real, y notifica al remitente, lo que reduce la cantidad de errores y se asegura de que la mayoría de los gastos presentados cumplan con los requisitos.
Hay muy poca intervención manual, principalmente en el caso de casos extremos, por lo que, en general, Yokoy hace que sea muy fácil realizar un seguimiento de los gastos comerciales con fines de auditoría, a escala.
Además, el uso de tarjetas corporativas inteligentes para pagar todos los gastos comerciales disminuye el riesgo de gastos fraudulentos y limita el uso de caja chica, lo que contribuye a que los datos de transacciones sean fácilmente rastreables y a un proceso de gestión de gastos a prueba de auditorías.
Almacenamiento de recibos
Por ejemplo, en Alemania, los principios del GoBD exigen que las empresas gestionen y almacenen correctamente los libros, registros y documentos, y que garanticen la trazabilidad y la verificación de todas las transacciones comerciales individuales. Debe ser posible rastrear el origen y el procesamiento de las transacciones comerciales sin lagunas.
Pero no todos los países aplican las mismas reglas y regulaciones cuando se trata de almacenar documentos financieros.
Según la normativa española, por ejemplo, no es necesario que las empresas tengan que recoger y almacenar recibos de gastos físicos. El gobierno también permite a las empresas almacenar recibos de gastos digitalmente siempre que la herramienta de gestión de gastos cumpla con los requisitos y esté certificada por la Agencia Tributaria española (AEAT).
Si la herramienta de gestión de gastos no cumple con los requisitos y no está certificada por la AEAT, las empresas deben recopilar y almacenar recibos de gastos físicos para un reembolso válido de los gastos comerciales.
Yokoy almacena todos los recibos y los archiva como imágenes, de acuerdo con los requisitos para almacenar fotos electrónicas, durante el período de retención legal que se aplica en cada país respectivo.
Además, Yokoy brinda una descripción detallada de todos los gastos presentados y aprobados, incluido quién inició los informes, quién aprobó las transacciones y quién realizó los reembolsos. Todos los datos financieros se pueden encontrar y filtrar en el sistema con sellos de tiempo, historial y foto del recibo o factura, con solo presionar un botón.
Actualizaciones automáticas de tipos de IVA
Las tasas de IVA para el intercambio de bienes y servicios son establecidas por el gobierno de cada país. De todas las diferentes tarifas, las siguientes son relevantes para la gestión de gastos:
- Tipos de IVA estándar: para la mayoría de los bienes y servicios
- Tasas de IVA reducidas: para obras de arte, eventos deportivos, entrega de animales vivos, plantas, pero también para alojamiento, transporte
- Sin IVA: para bienes y servicios excluidos
Yokoy extrae automáticamente el IVA de facturas y recibos, tanto para gastos nacionales como internacionales. En el sistema, las tasas de IVA se actualizan automáticamente en todos los países, por lo que no hay necesidad de intervención manual.
Esto garantiza el cumplimiento de las normativas locales e internacionales y una gestión de gastos a prueba de auditorías con una mínima intervención humana.
Asignaciones de millaje y tarifas diarias
Los gastos de kilometraje están destinados a cubrir el costo de viaje de un empleado para viajes de negocios cuando usa un vehículo privado además de la asignación diaria (Per Diem). En la mayoría de los países, las asignaciones de kilometraje son tarifas planas para todos los costos incurridos por el uso de vehículos privados para un viaje de negocios.
Por ejemplo, las empresas en Austria deben cumplir con las tarifas de millaje definidas por el gobierno. Si la empresa decide pagar más que las tasas del gobierno, la diferencia en el monto se considera ingreso imponible y debe contabilizarse como tal.
Los Per Diems son asignaciones de monto fijo que se pagan a los empleados por los gastos incurridos durante los viajes (por alojamiento, comidas y gastos imprevistos) sin necesidad de tener un recibo. Aunque estos pueden variar según el país, en general, los reembolsos se adhieren a las tasas de viáticos definidas por el gobierno.
Para mantener el mismo ejemplo, en Austria, el gobierno define los límites permisibles para los reembolsos de comida y alojamiento que no tienen implicaciones fiscales. Sin embargo, cualquier monto que supere estos límites se considera ingreso imponible y requiere un seguimiento meticuloso.
En numerosos países, dichas tarifas están sujetas a diversos convenios colectivos de los sindicatos de trabajadores. Además, los acuerdos específicos de la empresa con los empleados también pueden influir en estas reglas.
Debido a su naturaleza compleja, realizar manualmente tales cálculos para determinar la asignación correcta o los viáticos en función del viaje no solo requiere mucho tiempo sino que también es muy propenso a errores.
Yokoy actualiza todas las tarifas de kilometraje y viáticos automáticamente, en todos los países, lo que garantiza una gestión de gastos compatible y auditorías sin riesgos.
Como puede ver, la tecnología de IA puede automatizar este proceso, ahorrando mucho tiempo a su equipo de finanzas. Pero este no es el único beneficio de dejar que la IA se ocupe de sus registros de cumplimiento y auditoría.
Beneficios de los registros de auditoría automatizados
La implementación de pistas de auditoría automatizadas en la gestión de gastos confiere numerosos beneficios a las organizaciones, mejorando sus operaciones financieras y esfuerzos de cumplimiento normativo.
SEGURIDAD DE DATOS Y CUMPLIMIENTO
Los registros de auditoría automatizados ofrecen medidas sólidas de seguridad de datos a través de mecanismos de autenticación y control de acceso. Se aseguran de que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información confidencial.
Al mantener un registro completo de la actividad del usuario y del sistema, los registros de auditoría ayudan a las organizaciones a demostrar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.
PREVENCIÓN DEL FRAUDE
Los registros de auditoría automatizados sirven como mecanismo de defensa contra actividades fraudulentas y riesgos financieros. Al registrar cada paso, crean un registro secuencial de las acciones realizadas, lo que dificulta que los cambios no autorizados pasen desapercibidos. Esta documentación secuencial disuade a los posibles estafadores y respalda la detección temprana y la resolución de problemas.
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Lars Mangelsdorf,
Co-founder & CCO
OPERACIONES OPTIMIZADAS Y EFICIENCIA
La automatización es una característica clave de los registros de auditoría. Al permitir que las organizaciones automaticen el seguimiento de las actividades, los registros de auditoría eliminan la necesidad de mantener registros manuales y minimizan los errores. Esta funcionalidad mejora la precisión de los estados financieros y los informes financieros, lo que facilita auditorías financieras más rápidas y eficientes.
RENDICIÓN DE CUENTAS MEJORADA
Los registros de auditoría automatizados promueven una cultura de responsabilidad al documentar una secuencia clara de eventos y acciones realizadas. Esta transparencia se extiende a los controles internos, proporcionando información en tiempo real sobre las operaciones financieras.
Cada acción, como aprobar órdenes de compra o seguir flujos de trabajo predefinidos, se registra con una marca de tiempo. Este seguimiento en tiempo real mejora la transparencia, la rendición de cuentas y los procesos de toma de decisiones.
GESTIÓN DE RIESGO
Los registros de auditoría automatizados contribuyen a una estrategia de gestión de riesgos más completa. Mediante el seguimiento de todas las transacciones financieras y actividades asociadas, las organizaciones pueden identificar de manera proactiva los riesgos y vulnerabilidades potenciales. Esta detección temprana les permite implementar estrategias de mitigación de riesgos y salvaguardas antes de que los problemas se intensifiquen.
INFORMES REGULATORIOS MÁS FÁCILES
El cumplimiento de los requisitos reglamentarios a menudo implica la compilación de informes completos sobre las actividades financieras. Con los registros de auditoría automatizados, los datos necesarios para los informes reglamentarios están fácilmente disponibles y organizados. Esto simplifica el proceso de generación de informes precisos y conformes, lo que reduce la carga administrativa de los equipos de finanzas y cumplimiento.
Próximos pasos
En conclusión, los registros de auditoría automatizados brindan numerosas ventajas a las organizaciones, mejorando sus operaciones financieras y esfuerzos de cumplimiento.
Al documentar de forma segura cada paso y acción realizada, estos senderos ofrecen una fuerte defensa contra el fraude y los riesgos financieros. Agilizan los procesos, aumentan la rendición de cuentas y contribuyen a una mejor toma de decisiones.
Con los registros de auditoría automatizados, puede administrar los riesgos de manera proactiva, simplificar los informes reglamentarios y, en última instancia, garantizar un proceso de administración financiera más eficiente y transparente.
Si desea ver cómo Yokoy puede ayudarlo a cumplir con las normas y hacer que su proceso de gestión de gastos sea a prueba de auditorías, puede reservar una demostración a continuación.
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