Cómo la International Testing Agency (ITA) concilia automáticamente los gastos con Yokoy
- mayo 23, 2023
Co-founder & CMO, Yokoy
Como organización de múltiples partes interesadas, constituida como una fundación sin fines de lucro, la Agencia Internacional de Pruebas (ITA) se dedica a ofrecer un manual antidopaje integral a escala global.
La misión de ITA es clara: promover la integridad y la justicia en los deportes en todo el mundo. El alcance de la ITA, que abarca 150 países y presta servicios a más de 50 federaciones internacionales y organizadores de eventos importantes, es verdaderamente global.
Con Yokoy, ITA aceleró el proceso de gastos 2,5 veces. El 61% de los gastos ahora se pagan directamente con Yokoy Pay y la duración del proceso de gasto se reduce a un promedio de seis días. La automatización de extremo a extremo ha dado como resultado un ahorro de costos de 5,6 veces las tarifas de licencia anuales de Yokoy.
Company overview
Lausana, Suiza
Deportes / ONG
151 empleados
70 usuarios
1 entidad en vivo
Yokoy Expense, Yokoy Pay
El maratón de gestión de gastos
Gestionar los gastos de los empleados que siempre están en movimiento hacia destinos internacionales implicaba tener que procesar constantemente grandes volúmenes de gastos. Al igual que en una carrera de relevos, cada documento de gastos tenía que pasar por varias manos antes de que pudieran comenzar a realizarse el reembolso y la contabilización, y los empleados tenían que cargar con la tarea manual de recopilar y conciliar los recibos.
“Habíamos probado otras herramientas digitales anteriormente, pero no estábamos satisfechos porque requerían los mismos procesos tediosos: primero crear un informe de gastos manualmente y luego agregar recibos”, dice Rafael Saya, Gerente Senior de Finanzas del ITA.
Un cambio de juego financiero
La búsqueda de la ITA de una solución revolucionaria los llevó a la suite de gestión de gastos impulsada por IA de Yokoy. Yokoy ayudó a agilizar todo el proceso de gastos de ITA con una precisión notable, desde la captura de recibos detallados hasta la conciliación final.
“Antes, cuando faltaba un recibo, el equipo de finanzas tenía que buscarlo. Ahora Yokoy lo hace automáticamente. El sistema completa previamente la información relevante, por lo que es muy preciso”.
Hoy, Yokoy actúa como centro de control de las operaciones financieras del ITA. La herramienta realiza sin problemas comprobaciones de cumplimiento automatizadas, detecta anomalías en los gastos y proporciona una visibilidad de datos incomparable.
Este cuidadoso seguimiento garantiza que el procesamiento de gastos de la ITA sea fluido, sin esfuerzo y sin errores, lo que permite al personal redoblar sus esfuerzos para garantizar deportes limpios y justos.
Impacto: Máximo rendimiento en la gestión de gastos
La interfaz fácil de usar de Yokoy se ha integrado perfectamente en el flujo de trabajo de ITA, como lo atestigua Saya, quien destaca: “No tuvimos que realizar ninguna capacitación interna. Simplemente compartimos un PowerPoint que habíamos creado con la organización y eso fue suficiente. Es así de fácil de usar”.
aumento de la eficiencia
tiempo promedio de procesamiento
gastos pagados con tarjetas corporativas inteligentes
retorno de la inversión (ROI)
Retorno de la inversión (ROI)
Las ganancias de eficiencia derivadas de la automatización de extremo a extremo han generado ahorros de costos para el equipo financiero de ITA de 5,6 veces las tarifas de licencia anuales de Yokoy.
Aumento de la eficiencia
Desde que implementó Yokoy Expense y Yokoy Pay, sus tarjetas corporativas inteligentes integradas, el proceso de gastos es casi 2,5 veces más rápido que antes con las herramientas de gastos anteriores, cuya UX era demasiado engorrosa y consumía mucho tiempo para tener algún valor.
Gastos pagados con tarjetas corporativas inteligentes
Hoy en día, los empleados de ITA pagan el 61 % de los gastos comerciales directamente con Yokoy Pay, que recupera los datos de las transacciones directamente y los compara automáticamente con los recibos dentro de la aplicación.
Tiempo promedio de procesamiento
Aunque el equipo de finanzas todavía procesa recibos de empleados en diferentes organizaciones repartidas por todo el mundo, todo el proceso de gastos de ITA, desde los flujos de presentación y aprobación hasta la publicación final en el sistema ERP, ahora toma solo 6 días, en comparación con los 14 días del pasado.
