Plan de implementación de una solución de gestión de gastos globales: el enfoque de Yokoy
- Última actualización: agosto 1, 2023
- Finance transformation, Spend management
Senior Implementation Manager, Yokoy
El objetivo principal de los proyectos de implementación de Yokoy es asegurar el éxito del cliente. Esto implica un enfoque de colaboración en el que, junto con nuestros clientes, definimos objetivos empresariales específicos antes de implementar una solución de gestión de gastos corporativos global.
Al establecer métricas de éxito alineadas con estos objetivos y garantizar la alineación de las partes interesadas durante todo el proceso de implementación, aceleramos el tiempo de creación de valor para nuestros clientes.
A través de nuestro trabajo con más de 600 clientes globales que van desde empresas medianas hasta grandes empresas, hemos desarrollado nuestro propio marco para transformar el proceso de gestión de gastos.
Nuestro enfoque aborda los desafíos comunes de un proceso tradicional, al tiempo que evita los problemas que experimentan con mayor frecuencia las organizaciones que se someten a iniciativas de transformación financiera. Los cuatro pilares de este marco son:
- Estrategia de transformación,
- Arquitectura tecnológica alineada con la estrategia,
- Blueprint para la implementación y el despliegue global por etapas,
- Soporte de gestión de cambios, incluido lo que llamamos la etapa «hypercare» posterior a la implementación.
En este artículo, detallaré nuestro plan general de implementación, para que sepas qué esperar al elegir a Yokoy como tu proveedor de software de gestión de gastos corporativos.
Nuestro enfoque para implementar el software de gestión de gastos corporativos
Aunque ponemos mucho énfasis en proporcionar un enfoque flexible para la implementación, tenemos nuestro modelo más que probado, que sirve como nuestra guía de mejores prácticas.
Nuestro plan para la implementación y el lanzamiento por etapas es una hoja de ruta elaborada meticulosamente que garantiza una transición fluida y exitosa al nuevo sistema, independientemente de la complejidad y la escala del proyecto.
Debido a que trabajamos con grandes organizaciones globales con múltiples entidades en distintas geografías, generalmente recomendamos una implementación por etapas, con uno o unos pocos países en funcionamiento primero. Esto garantiza una fecha de lanzamiento más rápida y nos ayuda a optimizar la configuración antes de seguir implementando.
A continuación podrás ver un plan de implementación de muestra. El cronograma exacto del proyecto puede variar de una empresa a otra según la cantidad de entidades y la complejidad de los sistemas y procesos existentes, nuestro enfoque general incluye cuatro fases principales:
– Preparación del proyecto,
– Fase de implementación,
– Fase de habilitación,
– Despliegue y puesta en marcha, seguido de soporte post-implementación.
Echemos un vistazo más de cerca a cada una de estas fases para ver lo que implican.
Fase 1: Preparación del proyecto
Una vez que finaliza el proceso de ventas, se asigna a una persona responsable de implementación que se comunicará contigo para guiarte a través de todo el proyecto.
Luego, recopilaremos todos tus requisitos, conoceremos tu configuración actual y el estado final deseado con más detalle, y acordaremos un cronograma del proyecto. Durante esta fase, tu equipo también conocerá nuestro producto y daremos inicio oficialmente al proyecto de transformación.
Fase 2: Implementación de la solución
Este es el paso que requiere más recursos y tiempo. Durante esta fase, nos aseguraremos de que todos los requisitos empresariales estén claros, que todos los requerimientos previos estén en su lugar y comenzaremos la configuración técnica, incluida la configuración de una cuenta test de Yokoy (sandbox), con todas las integraciones necesarias.
Esta fase finaliza con las pruebas de aceptación, para asegurarnos de que todo esté de acuerdo con los objetivos del cliente. Una vez que se cierra la configuración, entramos a la tercera fase del proyecto.
Fase 3: Capacitación del cliente
Durante esta fase, tu equipo utiliza el sistema y recibe formación detallada en vivo de la Yokoy Academy, así como guías de capacitación y material de video para el autoaprendizaje.
Paralelamente, nuestro equipo de implementación está preparando el entorno de producción para la puesta en marcha.
Puedes obtener más información sobre las capacitaciones y los servicios que ofrece nuestro equipo de Yokoy Academy a continuación.
Yokoy Academy
La Yokoy Academy aporta capacitación, en vivo y autoguiada, para ayudarte a convertirte en un experto de Yokoy y obtener plena confianza para implementar capacitaciones para los usuarios finales en tu empresa.
Fase 4: Implementación e "hypercare"
Finalmente, durante la fase de implementación, estás listo para comenzar a usar Yokoy. Esta fase incluye soporte dedicado durante un mes posterior a la puesta en marcha: un paso que llamamos Hypercare.
En Yokoy, no nos enfocamos en el cliente: estamos obsesionados con el cliente.
Todo lo que hacemos, desde cómo diseñamos nuestra plataforma, cómo diseñamos nuestro producto, hasta cómo construimos nuestros servicios de capacitación y soporte, todo se hace con gran cuidado para el cliente final: tu y tu equipo.
Debido a que sois tan importante para nosotros, os apoyamos durante el uso operativo en vivo de nuestra plataforma durante un mes completo después de la puesta en marcha. Esta es la llamada fase Hypercare, cuando nos aseguramos de que sepas cómo usar la plataforma por completo para obtener el máximo beneficio de ella, y nos aseguramos de que todos los procesos funcionen sin problemas dentro de Yokoy.
Hypercare comienza justo después de la fase de implementación y brinda no solo soporte técnico en caso de errores, incidentes u otros casos similares, sino también acceso a preguntas relacionadas con el producto y asistencia a través del equipo de la Yokoy Academy.
A lo largo de todo tu viaje Yokoy, Yokoy Academy os apoya con materiales de capacitación de alta calidad y clases dirigidas por un instructor, para que realmente puedas dominar el uso de nuestra plataforma. Al mismo tiempo, obtienes acceso a videos de capacitación exclusivos y manuales detallados y planes de capacitación, para que pueda ampliar las sesiones de intercambio de conocimientos dentro de tu empresa, según sea necesario.
Y, por supuesto, como partners de confianza, ofrecemos soporte continuo y un equipo de gestión de cuentas dedicado tras la implementación para garantizar tu satisfacción y permitirte aprovechar todo el potencial de la suite de gestión de gastos corporativos de Yokoy.
Próximos pasos
Si deseas obtener más información sobre nuestro marco de transformación financiera, echa un vistazo al informe a continuación. Y si estás listo para el siguiente paso con nosotros, programa una llamada con una de nuestras personas expertas en ventas. Estarán más que encantadas de ver tus requisitos específicos para ver si encajamos bien el uno con el otro.
Informe
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