Transformación financiera sobre rieles: el viaje de Stadler Rail con Yokoy
- Última actualización: marzo 11, 2024
Head of Customer Success, Yokoy
Stadler Rail, un renombrado fabricante suizo de material rodante ferroviario, se dedica a construir trenes fiables y seguros que se adapten a las necesidades de los clientes y, al mismo tiempo, proporcionen un confort óptimo a sus pasajeros. Con sede en Bussnang, Suiza, Stadler mantiene presencia en 15 ubicaciones de producción y componentes, y con más de 80 ubicaciones de servicio en todo el mundo.
En su búsqueda de la excelencia financiera, Stadler Rail se embarcó en un viaje transformador con Yokoy.
Company overview
Bussnang, Suiza
14’000 empleados
19 entidades en vivo
12’588 usuarios
Movilidad
Yokoy Expense, Pay, Lodge Card
Desafío: desviarse del rumbo con las herramientas heredadas
La anterior herramienta de gestión de gastos de Stadler Rail simplemente no servía y servía principalmente como un archivo de gastos. Tanto los empleados como el equipo de finanzas estaban insatisfechos con la herramienta que simplemente no logró resolver el problema central de administrar grandes volúmenes de gastos que debían validarse y aprobarse de una manera eficiente y sencilla.
Debido a su mala usabilidad, la falta de interacción entre los usuarios que envían y aprueban los gastos y la necesidad de intervención manual constante, la experiencia general fue frustrante.
“El proveedor anterior se basaba en una transferencia de archivos, lo que provocaba que los registros de datos estuvieran siempre incompletos o incorrectos. Esto hizo que la sincronización entre las herramientas fuera realmente exasperante”. señaló Bajić, asistente del director financiero de Stadler Rail.
Solución: una herramienta tan intuitiva que incluso un niño puede usarla
Stadler Rail se embarcó en un nuevo enfoque para la gestión de gastos y convocó un comité compuesto por representantes de TI, recursos humanos, finanzas y producción de toda la empresa. Su objetivo: implementar una solución holística para agilizar y automatizar la contabilidad de viajes de negocios, garantizando un flujo de datos fluido entre los numerosos sistemas ERP, una tarea compleja teniendo en cuenta que Stadler emplea más de cinco sistemas ERP distintos sólo dentro de sus entidades suizas.
Después de revisar una lista corta de siete herramientas de gestión de gastos, Yokoy emergió como el claro favorito por delante de otros actores más grandes y establecidos en el mercado. La simplicidad y la facilidad de uso destacaron para Kerstin Bajić, quien señaló: “Necesitábamos una herramienta que fuera fácil de usar y que no requiriera ninguna capacitación, así que dejé que mi hijo de 8 años probara Yokoy. Pudo usarlo de inmediato sin ninguna instrucción”.
"Necesitábamos una herramienta que fuera fácil de usar y que no requiriera ninguna formación".
Más allá de sus funciones fáciles de usar, Yokoy se distinguió por su enfoque innovador y su fuerte compromiso con una estrecha colaboración.
La colaboración entre Yokoy y Stadler Rail condujo a la ampliación del módulo de pago, incluida la introducción de la Lodge Card.
Esta mejora permite a los empleados gestionar de manera eficiente todos los pagos relacionados con los vuelos a través de una única tarjeta alojada, simplificando enormemente el proceso de contabilidad para el equipo financiero de Stadler Rail. Esto marca el inicio del paquete de viaje integral de Yokoy, que optimiza la experiencia de viaje tanto para los empleados como para el personal de finanzas.
Impacto: Gestión rápida de gastos con Yokoy e integraciones de terceros
Yokoy Expense ha revolucionado la gestión de gastos de Stadler Rail, que ahora funciona como un reloj. “Ya casi no recibimos tickets de soporte de los empleados. Y como administrador, puedo abordar la mayoría de ellos por mi cuenta”, confirma Bejić.
Los equipos financieros de Stadler Rail ahora operan 3,5 veces más eficientemente que antes, lo que genera un impacto tangible en el negocio.
“Calculamos que antes gastábamos alrededor de 120 francos por informe de gastos. Pero con Yokoy hemos visto un cambio notable, con una estimación media de alrededor de 20 francos suizos por informe de gastos”, afirma Bejić. Esto corresponde a un impresionante ahorro de costes del 83 % gracias a la automatización de un proceso ya digital.
"Solo la cantidad que recibimos en reembolsos automáticos de impuestos excede los costos de implementación y las tarifas de licencia anuales de Yokoy".
Además, Stadler Rail ha aprovechado el poder de la integración de terceros a su favor. La utilización del conector SAP de Innflow permite a Yokoy lograr una automatización total en el cálculo y contabilización de los impuestos sobre la nómina, incorporando perfectamente la regla de los 3 meses.
mayor eficiencia del proceso
ahorro de costos a través de la automatización
Además, la integración con VAT-IT ha demostrado ser ventajosa desde el punto de vista financiero, ya que la recuperación automática de impuestos supera los costos de implementación y las tarifas de licencia anuales de Yokoy.
«Solo el importe que recibimos en concepto de reembolsos automáticos de impuestos supera los costes de implementación y los derechos de licencia anuales de Yokoy. Por lo tanto, no fue difícil presentar argumentos convincentes para implementar la integración VAT-IT en todo el grupo», concluye Raphael Widmer, director financiero de Stadler Rail.
Experimenta Yokoy en primera persona
Accede a más historias y casos de éxito
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.