Cómo los minoristas están abordando los retos de la automatización de cuentas a pagar
- Última actualización: julio 25, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
La gestión eficiente de facturas es un componente de misión crítica para las empresas del sector del retail, considerando el asombroso volumen de transacciones que procesan diariamente, junto con la multitud de descuentos, promociones y ajustes de precios especiales que deben contabilizarse en sus facturas.
Los datos recientes revelan que el panorama de la gestión de facturas en la industria minorista presenta desafíos importantes. Del 20 al 30 por ciento de todas las facturas aún requieren manejo manual, lo que genera prácticas propensas a errores, procesamiento lento de facturas y demoras en los pagos a los proveedores.
El impacto de una gestión de facturas ineficiente se ve agravado aún más por las inconsistencias de los datos.
Los minoristas luchan con la falta de estandarización en los datos de las facturas de los proveedores, las facturas y las órdenes de compra que son difíciles de leer, así como con los formatos y requisitos de facturas cada vez más diversos de los fabricantes, proveedores y socios.
Esta diversidad complica la extracción y el procesamiento de datos automatizados, lo que dificulta la capacidad de los minoristas para administrar sus facturas de manera eficiente.
Sin embargo, en medio de estos desafíos, hay un lado positivo en la forma de automatización de cuentas por pagar (AP, del inglés Account Payable). Los minoristas que adoptan soluciones de automatización de AP son testigos de mejoras notables en la eficiencia del procesamiento de facturas, reduciendo el tiempo que se tarda en procesarlas, minimizando los errores y los seguimientos manuales, y mejorando la precisión general de los datos.
En este artículo, profundizaremos en el panorama dinámico de la gestión de facturas en el sector del comercio minorista, explorando cómo los retailers están abordando estos desafíos al aprovechar las últimas tecnologías para transformar sus procesos de cuentas por pagar.
Retos de la gestión de facturas en el comercio minorista
Los minoristas operan en una industria acelerada en la que responder rápidamente a las nuevas tendencias de productos es crucial para satisfacer las demandas de los consumidores y brindar un servicio excelente. Si bien se pone mucha atención en mejorar los procesos de front-end para mejorar la experiencia del cliente, los minoristas a menudo pasan por alto la importancia de optimizar los procesos de back-end, como las cuentas por pagar (AP).
De hecho, lo que vemos con nuestros clientes es que muchas empresas a menudo carecen de una visión general completa de los costes totales en el proceso de facturación. Entonces, cuando se hablan con nosotros, no tienen una idea clara de cuánto dinero están perdiendo debido a sistemas de cuentas por pagar ineficaces.
Lo que solemos hacer es ayudarles a cuantificar sus costes directos e indirectos, así como calcular el ROI de cambiarse a una solución como Yokoy. No detallaré aquí el tema del retorno de la inversión, ya que lo hemos hablado en el artículo anterior. Pero dediquemos un tiempo a ver las pérdidas financieras directas e indirectas que afectan a los minoristas.
IMPULSORES DE COSTES DIRECTOS E INDIRECTOS EN LA VENTA AL POR MENOR
La gestión del gasto directo plantea retos importantes para los minoristas, especialmente cuando se manejan extensas listas de productos con grandes inventarios. Hacer coincidir manualmente las facturas con los detalles específicos del producto, como el sabor, el color y el tamaño, es extremadamente complejo, requiere mucho tiempo y es propenso a errores.
Las pérdidas financieras directas pueden ser el resultado de la falta de identificación de facturas duplicadas o fraudulentas, lo que da lugar a pagos duplicados, o de errores en la entrada de datos, lo que lleva a pagos en exceso o al pago del proveedor o la factura incorrectos. La falta de unas buenas condiciones de pago puede dar lugar a la pérdida de descuentos por pago anticipado, además de relaciones tensas con los proveedores.
Además, se puede perder dinero al tratar con proveedores internacionales, debido a la fluctuación de los tipos de cambio y a la gestión de múltiples regulaciones fiscales o al cumplimiento de diversos requisitos de facturación.
En cuanto a los costes indirectos, a menudo son el resultado de procesos manuales que consumen mucho tiempo y conducen a un procesamiento lento de facturas y órdenes de compra, enrutamiento ineficiente de facturas entre aprobadores, errores que deben ser verificados manualmente por el personal de finanzas, etc.
Ahora que esto está claro, veamos cómo el software de automatización de cuentas por pagar como Yokoy, que se basa en inteligencia artificial, puede ayudar a los minoristas a enfrentar los retos más comunes de la administración de facturas.
Procesos manuales que consumen mucho tiempo
Aunque la mayoría de los minoristas cuentan con alguna solución digital para administrar su inventario, tanto los procesos basados en papel como los procesos de cuentas a pagar parcialmente automatizados siguen siendo un gran reto para la industria del comercio minorista.
Dado que los empleados y empleadas tienen la tarea de ingresar, administrar y procesar manualmente un gran volumen de información de pedidos, facturación y pagos, la naturaleza tediosa de estas tareas obstaculiza la productividad general.
Esto se vuelve especialmente evidente cuando se trata de las complejidades del negocio de importación, donde el departamento de contabilidad también debe registrar los costes de flete y los derechos de aduana de los bienes comprados en el extranjero para determinar el coste exacto de la compra.
El equipo de cuentas a pagar administra y procesa una gran cantidad de información de pedidos, facturación y pagos, lo cual es tedioso y requiere mucho tiempo, especialmente si todo se hace manualmente. Cuando no se cuenta con un sistema de automatización, el riesgo de errores en la entrada de datos aumenta significativamente, lo que cuesta a los minoristas tiempo y dinero.
Si la empresa está activa en el negocio de importación, el departamento de contabilidad también debe registrar los costes de flete y las tasas de aduana de los bienes comprados en el extranjero para determinar el coste exacto de la compra. Tales tareas podrían beneficiarse de la automatización de procesos.
CÓMO ABORDAR ESTE RETO
Los minoristas líderes confían en las modernas soluciones en la nube para automatizar por completo su proceso de gestión de cuentas a pagar, incluido el procesamiento de facturas de principio a fin.
Las facturas en papel se escanean o cargan en plataformas apropiadas a través de aplicaciones web y móviles, y los datos se extraen y asignan automáticamente a las respectivas categorías de coste, eliminando la necesidad de registros manuales u hojas de cálculo que promueven las discrepancias.
Esto reduce enormemente el tiempo requerido para el procesamiento de facturas, agilizando la captura, extracción, conciliación y aprobación de facturas. Además, garantiza asentamientos contables correctos y de alta calidad, ya que se reduce considerablemente el riesgo de error humano.
Datos inexactos o incompletos
La entrada manual de datos y la falta de procesos estándar al ingresar facturas dan como resultado datos incorrectos o incompletos, especialmente cuando los recibos en papel y las hojas de Excel acompañan el proceso.
Tenemos muchos clientes minoristas que decidieron implementar Yokoy porque sus soluciones anteriores no podían manejar facturas complejas con diferentes elementos por líne o reconocer órdenes de compra sin intervención manual.
Aunque pueda parecer contradictorio, los procesos de cuentas por pagar parcialmente automatizados pueden causar más daño que bien. Cuando el reconocimiento de la factura no es preciso o la comparación de tres vías no se puede automatizar, el equipo de AP aún debe realizar estas tareas manualmente, y estos son los pasos que requieren más datos.
De hecho, casi el 63% de las empresas del sector de comercio minorista informan que encuentran problemas de precisión de datos en sus operaciones de cuentas a pagar debido a la entrada manual y la falta de procesos estandarizados. Estas imprecisiones dan como resultado pagos retrasados, relaciones dañadas con los proveedores y dificultad para conciliar los registros financieros.
CÓMO ABORDAR ESTE RETO
En una encuesta realizada por Levvel Research en 2021, el 72 % de los encuestados de empresas minoristas reconoció que la adopción de la automatización de AP condujo a una mejor detección y resolución de errores, ahorrando tiempo y recursos en el proceso.
Al adoptar soluciones automatizadas para el reconocimiento de texto y la extracción de datos, las empresas minoristas pueden elevar sus procesos de AP a un nuevo nivel de precisión y confiabilidad.
Los beneficios de dicha tecnología se extienden más allá de la precisión de los datos, ya que permiten a los equipos financieros centrarse en iniciativas estratégicas, gestión de relaciones con proveedores y crecimiento general en un panorama minorista cada vez más competitivo.
Flujos de aprobación complicados
Otro gran desafío de la gestión de cuentas a pagar para los retailers es la aprobación de facturas, especialmente cuando el proceso de AP está descentralizado.
El proceso de aprobación en el comercio minorista suele ser complejo, especialmente en organizaciones globales con diferentes sistemas de contabilidad y soluciones de software.
Esto puede resultar en tiempos de procesamiento más prolongados, posibles problemas de cumplimiento de condiciones y dificultad para rastrear facturas. Las facturas que requieren múltiples niveles de aprobación pueden incluso perderse entre sistemas.
CÓMO ABORDAR ESTE RETO
Con una solución automatizada, puedes usar diferentes flujos de aprobación para diferentes entidades o tipos de facturas. Las funciones y responsabilidades de todos los involucrados en el proceso de aprobación también se pueden definir fácilmente. Esto reduce el riesgo de aprobaciones duplicadas o conflictivas y minimiza los retrasos y errores.
Falta de estandarización
Los consumidores hoy en día utilizan varios métodos de pago, como tarjetas de crédito, pagos móviles y plataformas de pago en línea. Los fabricantes, proveedores y socios también pueden tener diferentes programas, formatos y requisitos de procesamiento de facturas, lo que fácilmente conduce a inconsistencias en los datos. Esto dificulta la extracción y el procesamiento automáticos de la información requerida.
CÓMO ABORDAR ESTE RETO
El software automatizado permite formatos de datos uniformes y una cantidad reducida de soluciones de software que están perfectamente conectadas. Esto le permite leer cualquier formato de factura y recibir facturas a través de diferentes canales. Los datos se procesan directamente en la solución y se envían al sistema ERP conectado. De esta forma, también son posibles análisis de gastos en tiempo real y previsiones más precisas.
Requisitos complejos de protección de datos
Las facturas a menudo contienen información confidencial, como datos de clientes y proveedores, que necesitan protección contra el acceso no autorizado. Los minoristas deben garantizar la protección y la seguridad de los datos y cumplir con los requisitos legales.
CÓMO ABORDAR ESTE RETO
Una solución automatizada te ofrece la posibilidad de configurar todas las directrices y normativas legales. La IA valida cada entrada de acuerdo con las políticas de toda la empresa y a nivel legal. Esto garantiza la protección automática de datos y la seguridad de los datos.
Próximos pasos
Al adoptar un software de automatización AP avanzado que se basa en inteligencia artificial, los minoristas pueden superar los desafíos relacionados con los procesos manuales, los datos inexactos, los flujos de trabajo de aprobación complejos, la falta de estandarización y los requisitos de protección de datos.
Sin duda, la implementación de tales soluciones puede posicionar a los minoristas a la vanguardia de la industria y desbloquear todo el potencial de sus procesos de gestión de facturas.
Si los desafíos anteriores te son familiares y te gustaría ver cómo Yokoy puede automatizar tu proceso de gestión de facturas, puedes solicitar una demostración a continuación.
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