Requisitos del software de automatización de facturas: funciones imprescindibles para empresas globales
- Última actualización: septiembre 15, 2023
- Invoice management, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
El software de automatización de facturas puede mejorar en gran medida o dificultar seriamente su proceso de Cuentas por Pagar (AP). Sus capacidades pueden mejorar o deshacer la eficiencia, el control y la visibilidad que usted busca en sus operaciones financieras.
En este artículo, profundizaremos en los requisitos específicos que los profesionales financieros de las empresas globales deben considerar al seleccionar el software de automatización de cuentas por pagar. Tomar la decisión correcta es primordial, ya que puede cambiar las reglas del juego o ser un obstáculo potencial en su viaje AP.
Escalabilidad e integración
Requisito
Las empresas globales suelen tener ecosistemas financieros complejos con múltiples ERP, sistemas contables y plataformas de gestión de documentos. Su software de automatización de facturas debe integrarse perfectamente con estos sistemas para garantizar un flujo de trabajo AP fluido y eficiente.
Características a buscar
Capacidades de integración de API: asegúrese de que el software proporcione opciones sólidas de integración de interfaz de programación de aplicaciones (API). Esto permite una fácil conectividad con varios sistemas ERP, software de contabilidad y plataformas de gestión de documentos, lo que reduce los silos de datos, mejora el flujo de datos y libera tiempo para su equipo de AP.
Compatibilidad con los principales ERP: busque compatibilidad con sistemas ERP populares como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics, ya que esto garantiza un mayor grado de interoperabilidad dentro de su infraestructura financiera existente.
Sincronización de datos automatizada: elija software que ofrezca sincronización de datos automatizada, permitiendo actualizaciones de datos en tiempo real en todos los sistemas integrados, eliminando la entrada manual de datos y reduciendo el riesgo de inconsistencias de datos. Esto es crucial para garantizar la visibilidad de extremo a extremo de su gasto comercial en todas las geografías y entidades.
DO & CO estandarizó su gestión global de gastos con Yokoy
«Un proceso unificado para todo el grupo DO & CO. Yokoy nos permite colaborar de manera óptima en todas las ubicaciones y entidades».
Michael Kultscher-Burger, Teamlead Accounts Payable & Receivable
Soporte multilingüe y multidivisa
Requisito
En un panorama empresarial global, las facturas pueden llegar en varios idiomas y monedas. Su software debe ser capaz de reconocer y procesar automáticamente facturas en diferentes idiomas y monedas, reduciendo el riesgo de errores y retrasos.
Características a buscar
- Detección de idioma: busque el software de automatización AP equipado con algoritmos avanzados de reconocimiento de idioma que puedan reconocer diferentes formatos de factura e identificar el idioma de la factura, lo que permite una extracción y procesamiento precisos del texto independientemente del idioma utilizado.
- Conversión de moneda: busque un sistema que pueda convertir automáticamente monedas a los tipos de cambio actuales, garantizando informes financieros precisos y el cumplimiento de las normas contables internacionales.
- Traducción de idiomas: considere un software que ofrezca funciones de traducción en la aplicación, lo que permite a los usuarios ver las facturas en su idioma preferido, facilitando procesos eficientes de revisión y aprobación para equipos multinacionales.
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Extracción de datos impulsada por IA
Requisito
El software de automatización de facturas moderno aprovecha la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para extraer datos críticos de las facturas con precisión. Busque software que pueda extraer información como números de factura, fechas, partidas individuales y detalles fiscales con un alto grado de precisión.
Características a buscar
Aprendizaje automático y tecnología OCR: busque software que emplee algoritmos de aprendizaje automático para mejorar continuamente la precisión de la extracción de datos a lo largo del tiempo aprendiendo de los datos de facturas de proveedores anteriores. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) debe ser el núcleo del software, permitiendo la extracción precisa de texto de facturas escaneadas o digitales. Esto garantiza la captura de datos automatizada y elimina el trabajo manual desde la primera fase del proceso de AP.
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- Reconocimiento de artículos en línea: asegúrese de que la solución de automatización de cuentas por pagar de su elección pueda identificar y extraer con precisión artículos en línea, cantidades, precios unitarios y montos totales de las facturas, reduciendo la entrada manual de datos y posibles errores. Para ello, necesitará más que OCR. El software debe estar equipado con inteligencia artificial que pueda comprender datos no estructurados y estructurarlos para su posterior procesamiento.
- Procesamiento automatizado de facturas electrónicas: busque un software que automatice no solo la captura de facturas en papel sino también el procesamiento de facturas electrónicas, incluida la validación, cotejo y aprobación, garantizando una transición fluida de las facturas tradicionales en papel a los formatos digitales. Esto le permite automatizar completamente su proceso de gestión de facturas.
- Cálculo de impuestos: busque software que pueda calcular automáticamente los impuestos basándose en los datos extraídos, garantizando el cumplimiento de las normas tributarias y reduciendo el riesgo de pagos excesivos o insuficientes.
Integración de órdenes de compra
Requisito
Muchas organizaciones utilizan órdenes de compra para controlar y autorizar el gasto. Su software de automatización de facturas debe integrarse perfectamente con su sistema de órdenes de compra para garantizar que las facturas coincidan con las órdenes de compra correspondientes para lograr precisión y cumplimiento. Este requisito es importante para las empresas globales, especialmente si procesa una combinación de facturas con y sin pedido de compra.
Características a buscar
Coincidencia de órdenes de compra: busque software que pueda hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra en función de puntos de datos clave, como números de facturas y órdenes de compra, cantidades y precios. Esta característica ayuda a evitar discrepancias y errores en el proceso de pago.
Concordancia triple: considere una herramienta de automatización de facturas que admita la concordancia triple, lo que implica comparar la factura, el pedido y la recepción de mercancías para garantizar que todos los elementos estén alineados antes de procesar el pago. Esto reduce el riesgo de pagos excesivos y fraude.
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Product Manager
Duplicate payment prevention
Requisito
Prevenir pagos duplicados es fundamental para mantener la precisión e integridad financiera. Su software debe contar con mecanismos para identificar y evitar el pago de facturas duplicadas.
Características a buscar
Detección de facturas duplicadas: elija software que utilice algoritmos avanzados para detectar facturas duplicadas, incluso si tienen variaciones sutiles, como diferentes números o fechas de factura.
Alertas y notificaciones: busque un sistema que pueda generar alertas y notificaciones cuando se detecte una posible factura duplicada, lo que permitirá a su equipo de finanzas revisar y resolver el problema antes del pago.
Automatización del flujo de trabajo
Requisito
La automatización eficiente del flujo de trabajo cambia las reglas del juego para las empresas globales. Asegúrese de que su software pueda automatizar los flujos de trabajo de aprobación, enrutar facturas para su revisión y activar pagos según reglas y políticas predefinidas.
Características a buscar
- Rule-based automation: Seek an accounts payable automation solution that supports both artificial intelligence-based automation and rule-based automation, enabling you to define and implement rules and policies for invoice processing. For example, you can set rules to automatically approve invoices below a certain threshold, streamlining low-value transactions.
Automatic routing and escalation capabilities: Ensure that the software can automatically route invoices to the appropriate individuals or departments for review and invoice approval based on predefined criteria, such as invoice amount, vendor, or expense category. Look for escalation mechanisms that trigger notifications or route invoices to higher authorities in case of exceptions or delays, ensuring that critical invoices are addressed promptly.
Customizable workflows and approval flows: Look for an invoice automation solution that allows you to create and customize workflow templates to match your organization’s specific approval processes. This flexibility ensures that the software aligns seamlessly with your business needs.
Pistas de cumplimiento y auditoría
Requisito
El cumplimiento es crucial, especialmente para las empresas globales que enfrentan requisitos regulatorios en diferentes regiones. Elija un software que proporcione pistas de auditoría integrales y garantice el cumplimiento de las regulaciones fiscales y las políticas internas.
Características a buscar
Registros de auditoría detallados: opte por un software de automatización de cuentas por pagar que mantenga registros de auditoría detallados de todas las actividades relacionadas con las facturas, incluido quién accedió, revisó y aprobó las facturas, así como cualquier cambio realizado en los datos de la factura. Estos registros proporcionan un registro transparente a efectos de cumplimiento.
Control de versiones: asegúrese de que el software ofrezca control de versiones para las facturas, lo que le permitirá realizar un seguimiento de los cambios realizados en los detalles de las facturas a lo largo del tiempo. Esta característica es invaluable durante las auditorías para verificar la exactitud e integridad de los datos financieros.
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Co-founder and CCO
- Informes de cumplimiento: busque capacidades de generación de informes que generen informes de cumplimiento, destacando áreas donde el software garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y las políticas internas. Estos informes facilitan las evaluaciones y auditorías de cumplimiento.
- Verificaciones de cumplimiento automatizadas: busque software que pueda realizar automáticamente verificaciones de cumplimiento en las facturas, señalando cualquier discrepancia o violación de las regulaciones fiscales o políticas internas. Este enfoque proactivo ayuda a prevenir problemas de cumplimiento antes de que se agraven.
Centro de compliance de Yokoy
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA, mientras Yokoy lo mantiene listo para realizar auditorías en todos los países.
Accesibilidad móvil
Requisito
Los profesionales de las finanzas de hoy en día suelen estar en movimiento. Considere un software que ofrezca accesibilidad móvil, permitiendo a los usuarios revisar y aprobar facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Características a buscar
Compatibilidad multiplataforma: elija software que ofrezca compatibilidad multiplataforma, asegurándose de que funcione sin problemas en dispositivos iOS y Android, acomodándose a las diversas preferencias de su equipo financiero.
Aplicación móvil: busque una aplicación móvil dedicada que proporcione una interfaz fácil de usar optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas, facilitando a los usuarios acceder e interactuar con los datos de las facturas mientras están en movimiento.
Análisis e informes en tiempo real
Requisito
Los conocimientos en tiempo real son esenciales para la toma de decisiones. Busque software que ofrezca funciones sólidas de análisis e informes, que le permitan obtener visibilidad de los patrones de gasto e identificar áreas de ahorro de costos.
Características a buscar
Panel con widgets personalizados: busque software con paneles personalizables que incluyan widgets que muestren indicadores clave de rendimiento (KPI) en tiempo real relevantes para su negocio. Esto le permite monitorear métricas críticas de un vistazo.
Herramientas avanzadas de generación de informes: opte por software que proporcione herramientas avanzadas de generación de informes, incluidos informes ad hoc, visualización de datos y la capacidad de crear informes personalizados. Esto permite a los profesionales de las finanzas profundizar en los datos para obtener información útil.
Informes programados: busque la capacidad de programar informes automatizados, asegurándose de recibir actualizaciones oportunas sobre el desempeño financiero sin intervención manual. Esta característica agiliza los procesos de generación de informes y ahorra tiempo.
Análisis presupuestario versus real: considere un software que ofrezca capacidades de análisis presupuestario versus real, lo que le permitirá comparar los presupuestos planificados con el gasto real en tiempo real, facilitando el control de costos y la optimización del presupuesto.
Accesibilidad basada en la nube
Requisito
En el panorama digital actual, la accesibilidad basada en la nube es una consideración clave. El software basado en la nube ofrece la ventaja de acceso remoto, escalabilidad y actualizaciones automáticas sin la necesidad de una infraestructura local.
Características a buscar
Opciones de implementación en la nube: asegúrese de que el software proporcione opciones de implementación en la nube, ofreciendo flexibilidad y escalabilidad para satisfacer las necesidades de su organización.
Protocolos de seguridad: verifique que el software cumpla con protocolos de seguridad sólidos, incluido el cifrado de datos, controles de acceso y auditorías de seguridad periódicas, para proteger los datos financieros confidenciales almacenados en la nube.
Actualizaciones automáticas: elija una solución basada en la nube que ofrezca actualizaciones automáticas para garantizar que su software se mantenga actualizado con las últimas funciones y parches de seguridad sin intervención manual.
Encantado de tener: Portal de proveedores
Requisito
Un portal de proveedores puede mejorar la colaboración con los proveedores. Busque un software que proporcione un portal donde los proveedores puedan enviar facturas, realizar un seguimiento de los estados de pago y comunicarse sin problemas con su equipo financiero.
Características a buscar
Portal de autoservicio: elija un proveedor de software que ofrezca un portal de autoservicio para proveedores, que les permita enviar facturas electrónicamente, verificar el estado de sus facturas y acceder al historial de pagos sin necesidad de comunicarse con su equipo de finanzas.
- Validación del envío de facturas: asegúrese de que el portal incluya comprobaciones de validación para los envíos de facturas, lo que ayudará a los proveedores a cumplir con los requisitos de sus facturas y reducirá los errores en el proceso de facturación.
Seguimiento de pagos: busque un portal que proporcione seguimiento de pagos en tiempo real, permitiendo a los proveedores monitorear cuándo se inician los pagos y brindando transparencia en el proceso de pago, fomentando la confianza y la colaboración.
Las mejores plataformas de gestión de facturas para empresas globales
Ahora que sabe qué buscar en una herramienta de gestión de facturas, veamos algunas recomendaciones que se adaptan a las necesidades de las empresas globales.
Yokoy
Como ya se mostró anteriormente, Yokoy cambia las reglas del juego, ya que aprovecha la IA para automatizar todo el flujo de gestión de facturas, desde la captura de facturas hasta su aprobación, pago y reserva hasta el sistema ERP.
La plataforma se basa en OCR e IA para leer facturas en todos los formatos y puede manejar múltiples monedas e idiomas, lo que la hace ideal para configuraciones internacionales complejas.
Yokoy ofrece funcionalidades como:
- Captura automatizada de facturas
- Soporte para facturación electrónica
- Estructuración automatizada de datos de facturas para la integración de ERP y la automatización de AP de extremo a extremo
- Procesamiento de facturas impulsado por IA y automatización
- Cotejo automatizado de facturas con órdenes de compra y entradas de mercancías
- Flujos de trabajo personalizados y flujos de aprobación previa
- Fraude automatizado y detección de duplicados
- Cumplimiento de políticas de la empresa y regulaciones locales e internacionales.
- Publicación automatizada en sistemas ERP para una contabilidad simplificada
- Integración API con software de adquisiciones y contabilidad.
- Pagos simplificados de facturas de proveedores
Junto con la gestión de facturas, la suite de gestión de gastos de Yokoy ofrece capacidades de gestión de gastos y pagos simplificados a través de tarjetas corporativas inteligentes. Los tres módulos (Factura, Gastos y Pago) se combinan en un potente conjunto todo en uno que permite una verdadera automatización de AP de extremo a extremo.
La plataforma ofrece integraciones API flexibles y viene con integraciones listas para usar para sistemas ERP como Oracle Netsuite, SAP, Microsoft Dynamics, Datev, Exact, etc.
Yokoy Invoice
Procesa las facturas automáticamente
Consolida tu proceso de cuentas a pagar para gestionar las facturas a gran escala y pagar a tiempo con la solución de gestión de facturas impulsada por IA de Yokoy.
Tipalti
Tipalti es una solución integral para AP, que cubre todo, desde la captura de facturas hasta los pagos. Su objetivo es liberar tiempo y recursos del equipo financiero mientras fortalece los controles y acelera la visibilidad del negocio para escalar.
Garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y las leyes de pagos internacionales y admite la conciliación y comparación automatizadas, así como un proceso de facturación sin contacto.
La plataforma permite a las grandes empresas gestionar pagos globales, reduciendo la complejidad. Además, ofrece incorporación y comunicación automatizadas de proveedores para fomentar mejores relaciones con los proveedores.
Medius
Medius vincula la captura, el procesamiento y el pago de facturas para reemplazar la preocupación y el asombro de administrar AP con calma y confianza. El software se centra en la adquisición hasta el pago, optimizando el gasto en todos los ámbitos y minimizando los riesgos de cumplimiento.
Ofrece una gestión de facturas fácil de usar, reduciendo los errores manuales. La plataforma está diseñada para grandes empresas y brinda acceso a paneles de control para obtener información basada en datos para una toma de decisiones informada. Además, está diseñado teniendo en cuenta la escalabilidad y ofrece opciones de personalización y soporte para configuraciones complejas y flujos de trabajo de AP.
Coupa
Coupa adopta un enfoque holístico para la gestión de gastos y combina AP, adquisiciones y gastos en una plataforma unificada. La herramienta utiliza IA para la toma de decisiones y el control basados en datos, pero no ofrece las mismas capacidades que Yokoy cuando se trata de automatización de procesos impulsada por IA. La plataforma permite procesos optimizados y visibilidad en tiempo real del gasto global, así como funciones de adquisiciones.
Próximos pasos
El software de automatización de facturas es una inversión estratégica para empresas globales que buscan optimizar sus operaciones financieras. Al considerar estos requisitos clave, los profesionales financieros pueden tomar una decisión informada al seleccionar la solución de software adecuada.
La suite de gestión de gastos de Yokoy permite a las medianas y grandes empresas globales automatizar completamente su proceso de cuentas por pagar para obtener visibilidad y control de extremo a extremo sobre el gasto empresarial.
Si desea ver lo que Yokoy puede hacer en la práctica, puede reservar una demostración a continuación.
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