Navegando por la «regla de los tres meses» alemana (Dreimonatsfrist) en la gestión de gastos
- Última actualización: septiembre 30, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
En el mundo de las finanzas y la gestión de gastos, el cumplimiento de las regulaciones regionales es la piedra angular de la excelencia operativa.
Una de estas regulaciones en Alemania, a menudo denominada «regla de los 3 meses» o «Dreimonatsfrist», tiene un impacto significativo en la gestión de gastos de los viajeros de negocios.
En este completo artículo, profundizaremos en las complejidades de esta regla, exploraremos las excepciones y ofreceremos orientación sobre cómo gestionar el cumplimiento de los informes de gastos en el mercado alemán.
La regla alemana de los tres meses (Dreimonatsfrist) y las dietas
En Alemania, los empleados que realizan viajes de negocios tienen derecho a dietas. Estas dietas sirven como compensación por los gastos adicionales ocasionados durante el viaje, en particular en materia de alimentación y alojamiento.
Por ejemplo, digamos que un empleado necesita realizar un viaje de negocios y pasar más tiempo fuera de casa del planeado. El viaje entra en la categoría de viajes de negocios, por lo que el empleador debe cubrir las comidas diarias del empleado.
Esto se puede hacer con viáticos o con reembolsos basados en recibos. Si la terminología le confunde, le explicamos la diferencia entre viáticos y reembolsos regulares en el artículo siguiente.
Blog article
¿Qué es el viático? Explorando los conceptos básicos de este sistema de reembolso
Conozca las tarifas de viáticos, en qué se diferencian del reembolso de gastos reales, así como las implicaciones legales y fiscales en todos los países.
Andreea Macoveiciuc,
Growth Marketing Manager
Una distinción notable es que las dietas no se consideran parte de los ingresos de un empleado, lo que las hace libres de impuestos.
Sin embargo, hay una advertencia sobre este beneficio libre de impuestos. Las dietas sólo están libres de impuestos hasta un cierto límite legal, y aquí es donde entra en escena la regla de los tres meses.
Entonces, veamos qué hace que esta regla sea tan complicada y cómo el software de gestión de gastos como Yokoy puede ayudarlo a cumplir y evitar problemas con los informes de gastos y los reembolsos de los empleados al automatizar las reglas de cumplimiento en el sistema.
Compliance en Alemania
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre las tarifas de viáticos, incluida la regla de medianoche y la regla de los 3 meses, las asignaciones de kilometraje, el comprobante de recibo y las tasas de IVA en Alemania, mientras Yokoy lo mantiene listo para las auditorías.
Navegando por la complejidad de la regla alemana de los tres meses
Determinar la aplicabilidad de la regla de los tres meses es una tarea matizada que va más allá de un simple período de tres meses.
En Alemania, las asignaciones para estancias de negocios de más de tres meses (esencialmente, cualquier cosa que se clasifique como estancia larga) están, por ley, sujetas a impuestos.
Una estadía de tres días o más en un solo lugar dentro de una semana califica como estadía prolongada. Cada estancia sucesiva en el mismo lugar se acumula hasta alcanzar una duración de tres meses, a menos que sea interrumpida por una ausencia de 28 días o más de ese lugar específico.
Si ocurre un evento que interrumpe el período de tres meses durante al menos cuatro semanas seguidas, entonces el cronómetro de la regla de los 3 meses se reinicia, independientemente de la naturaleza de esta interrupción.
Aún así, tenga en cuenta algunas excepciones:
- Las estancias de negocios de uno o dos días, incluso si el lugar es el mismo, no entran en aplicación de las normas del Dreimonatsfrist. Este período es demasiado corto y en la legislación alemana se considera que cualquier empleado puede trabajar desde lugares externos durante 1 o 2 días a la semana, mientras recibe su asignación diaria habitual.
- Otra excepción se refiere a las asignaciones permanentes que implican “ubicaciones” móviles, por ejemplo, aviones, barcos y otros acuerdos similares. Éstas son excepciones a esta regla y no caen bajo su jurisdicción.
Pero en general, los beneficios de las dietas tienen un límite de tres meses. Una vez que la estadía de un empleado supera este umbral, el beneficio viático se transforma en ingreso imponible.
Por esta razón, es obligatorio que las empresas y los empleados realicen un seguimiento e informen con precisión de los gastos del viaje de negocios para garantizar el cumplimiento de las normas sobre viáticos.
Garantizar el cumplimiento del "Dreimonatsfrist": la solución Yokoy
La suite de gestión de gastos de Yokoy simplifica el proceso de seguimiento y presentación de informes de gastos al calcular automáticamente la duración de un viaje de negocios, así como las regulaciones aplicables.
Por ejemplo, el software determina si un viaje califica o no para la regla de los tres meses. Además, Yokoy actualiza automáticamente las tarifas de viáticos, el kilometraje permitido y las tasas de IVA, lo que garantiza una gestión de gastos compatible en todos los países.
Así es como se ve esto en la práctica.
Ejemplo: regla de los tres meses en Yokoy
Digamos que el empleado viaja a un único lugar en el transcurso de tres meses. Yokoy detectará y validará la regla de los 3 meses bajo estas condiciones:
- La empresa está ubicada o tiene una entidad en Alemania y el usuario informa todos los viáticos a esta ubicación de Tätigkeitsstätte.
- El empleado permanece en un solo lugar durante más de dos días a la semana. No es necesario que los días estén en secuencia, por lo que las estancias de lunes, miércoles y viernes también califican.
- El empleado pasa más de 8 horas al día en ese lugar específico.
- El empleado viaja a este lugar regularmente, y no hay descanso de cuatro o más semanas consecutivas (28 días). Si esto sucede, como se mencionó anteriormente, la regla ya no se aplica, ya que el intervalo se reinicia.
- Todas las dietas durante los 3 meses están vinculadas a la misma ubicación (Tätigkeitsstätte).
- El monto activado por la regla de los 3 meses se considera sujeto a impuestos.
En la plataforma Yokoy todos estos cálculos se realizan de forma automática. Una vez habilitada la funcionalidad de viaje a nivel de empresa, se pueden agregar al sistema los diferentes destinos de ubicación.
Estas ubicaciones se pueden agrupar en una categoría de “direcciones de regla de 3 meses” para facilitar la administración y la generación de informes de gastos. Luego, el empleado puede simplemente seleccionar las direcciones para su viaje de la lista de direcciones preconfiguradas.
Según esta configuración, la herramienta verificará automáticamente los viajes de negocios y, si califican para la regla de los tres meses, los cálculos de impuestos también se realizarán automáticamente.
Esta forma de trabajar garantiza un proceso libre de errores y compatible, y elimina el riesgo de error humano que puede ocurrir fácilmente al agregar manualmente estos detalles y realizar cálculos de viáticos.
Yokoy permite el seguimiento de gastos en tiempo real y garantiza una visibilidad total de los gastos mensuales por sucursal, entidad y a nivel de empresa. Los informes facilitan ver si un viaje se ajusta a la regla de los tres meses o no, y si se aplican viáticos.
Próximos pasos
En un panorama financiero en rápida evolución, el conocimiento de regulaciones como la regla de los tres meses es una herramienta poderosa para garantizar una gestión de gastos eficiente y conforme.
Soluciones como Yokoy ofrecen una ayuda invaluable para navegar las complejidades de esta regla, brindando claridad y cumplimiento en un panorama que de otro modo sería complejo.
Si desea ver el módulo Yokoy Expense en la práctica, puede reservar una demostración a continuación.
Yokoy Expense
Gestiona los gastos sin esfuerzos
Agiliza tu gestión de gastos, simplifica los informes de gastos, toma mejores decisiones y evita el fraude con la solución de gestión de gastos impulsada por la IA de Yokoy.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
Contenido relacionado
Si te ha gustado este artículo, puede que los siguientes recursos te sean de ayuda.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.
Headline
Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.