Reclamar el IVA automáticamente: cómo Yokoy utiliza la IA para simplificar la recuperación del IVA
- Última actualización: septiembre 15, 2023
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Product Marketing Manager, Yokoy
Características a buscarEn el mundo de las finanzas, el proceso de recuperación del Impuesto al Valor Agregado (IVA) ha sido tradicionalmente un laberinto laberíntico de papeleo, ingreso de datos y verificación manual.
Como resultado, año tras año, las empresas pierden importantes cantidades de dinero al renunciar a la devolución del IVA.
Los profesionales de las finanzas llevan mucho tiempo lidiando con las complejidades de las normas y regulaciones del IVA, dedicando innumerables horas para garantizar su cumplimiento y reclamando cada centavo elegible.
Sin embargo, en la era del avance tecnológico, se está produciendo un cambio de paradigma. La antigua forma de recuperar el IVA, marcada por procesos laboriosos y propensos a errores, está dando paso a una nueva era impulsada por la Inteligencia Artificial (IA).
Este enfoque transformador no sólo simplifica la recuperación del IVA sino que también mejora la precisión y la eficiencia a niveles sin precedentes.
En este artículo, analizaremos los métodos tradicionales de recuperación del IVA y los compararemos con las soluciones de vanguardia que ofrecen plataformas basadas en inteligencia artificial como Yokoy.
Si es un profesional de las finanzas que busca inspiración para un proceso más ágil o busca una educación integral sobre la revolución de la recuperación del IVA impulsada por la IA, nuestra exploración arrojará luz sobre cómo la IA está remodelando el panorama, haciendo que la recuperación del IVA sea más rápida, más inteligente y más eficiente. más accesible que nunca.
Recuperación tradicional del IVA: procesos manuales que consumen mucho tiempo
La recuperación tradicional del IVA dependía en gran medida de la entrada y verificación manual de datos.
Los equipos financieros debían revisar meticulosamente facturas, recibos y otros documentos financieros, extrayendo manualmente la información relevante relacionada con el IVA. Este proceso no sólo requería mucha mano de obra sino que también era susceptible a errores humanos.
El gran volumen de facturas y recibos que manejan las empresas hizo que el enfoque tradicional de recuperación del IVA fuera una tarea que requería mucho tiempo. Los profesionales de las finanzas pasaron innumerables horas examinando el papeleo, lo que provocó retrasos en el proceso de recuperación del IVA. Además, la necesidad de personal capacitado para garantizar la precisión aumentó la carga de recursos.
En promedio, el procesamiento manual de la reclamación del IVA puede llevar desde varias semanas hasta varios meses. Esto incluye el tiempo necesario para recopilar y organizar facturas, completar formularios de reclamación y enviarlos a las autoridades fiscales.
Las regulaciones del IVA son conocidas por sus complejidades, con diferentes tasas y reglas para diferentes bienes y servicios.
Por ejemplo, en Austria, el gobierno aplica tasas de IVA para el intercambio de bienes y servicios. Hay cuatro tipos diferentes de IVA relevantes para la gestión de gastos:
- IVA estándar: 20% para la mayoría de los bienes y servicios
- IVA reducido – 13% para obras de arte, eventos deportivos, entrega de animales vivos, plantas
- IVA reducido – 10% para alojamiento, Transporte
- Sin IVA: 0% para bienes y servicios excluidos del IVA
En España, las empresas deberían declarar el IVA a las autoridades fiscales de forma digital a través del SII. Aquí hay cuatro tipos de IVA diferentes relevantes para la gestión de gastos:
- Tasa estándar de IVA del 21% para todos los bienes y servicios
- 10% tipo de IVA intermediario
- 4% tipo reducido de IVA
- 0% tipo de IVA
Esta complejidad a menudo dio lugar a errores en la recuperación del IVA. Los errores en los cálculos, las oportunidades perdidas de reclamación del IVA y los problemas de cumplimiento eran errores comunes en el panorama tradicional de recuperación del IVA.
El poder del software de reclamación de IVA impulsado por IA
La Inteligencia Artificial (IA) está presagiando una transformación significativa en el campo de las finanzas, revolucionando la forma en que se realizan las tareas y se logra la eficiencia. El creciente papel de la IA en las finanzas va más allá de la mera automatización; representa un cambio de paradigma en cómo se llevan a cabo las operaciones financieras.
La IA abarca una variedad de tecnologías, incluido el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y el análisis de datos, que permiten a las computadoras realizar tareas que normalmente requieren inteligencia humana.
En finanzas, la IA se está aprovechando para tareas como la evaluación de riesgos, la detección de fraudes y, en particular, la automatización de procesos complejos y repetitivos.
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¿Qué puede hacer por ti la IA financiera? Descubre cómo la inteligencia artificial está cambiando el sector financiero en general, y el proceso de gestión del gasto en particular.
Lars Mangelsdorf,
CCO at Yokoy
El verdadero poder de la IA reside en su capacidad para automatizar tareas complejas y que requieren mucho tiempo. Los profesionales de finanzas ahora pueden confiar en algoritmos de inteligencia artificial para procesar con rapidez y precisión grandes volúmenes de datos, eliminando la necesidad de ingresar y verificar manualmente los datos. Esta automatización acelera significativamente los procesos y reduce el riesgo de errores.
En el contexto de la recuperación del IVA, la IA desempeña un papel fundamental a la hora de simplificar y acelerar el proceso.
A continuación se ofrece un vistazo detallado a cómo la IA agiliza la reclamación del IVA:
1. Extracción de datos automatizada
Las soluciones de reclamación de IVA basadas en IA emplean tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos de facturas, recibos y otros documentos financieros automáticamente. Esto incluye información clave relacionada con el IVA, como números de factura, fechas, detalles del proveedor y montos del IVA.
2. Verificación y validación de datos
Una vez extraídos los datos, los algoritmos de inteligencia artificial realizan comprobaciones de validación para garantizar la precisión y el cumplimiento de la normativa del IVA. Esto incluye hacer referencias cruzadas de la información extraída con las normas y umbrales del IVA pertinentes para detectar cualquier discrepancia o posible error.
3. Categorización y clasificación
La IA puede categorizar gastos de forma inteligente y clasificarlos según códigos de IVA predefinidos. Esta categorización automatizada garantiza que cada gasto esté etiquetado adecuadamente con la tasa de IVA correcta, lo que reduce el riesgo de errores de clasificación.
4. Capacidades multilingües y multirregionales
Los sistemas impulsados por IA están equipados para manejar documentos en varios idiomas y cumplir con las regulaciones del IVA de varias regiones. Esta flexibilidad es particularmente valiosa para las empresas que realizan operaciones internacionales.
5. Aprendizaje y adaptación continuos
Los sistemas de inteligencia artificial aprenden y se adaptan continuamente a las cambiantes normas y regulaciones del IVA. Pueden actualizar sus algoritmos en función de las nuevas leyes fiscales, lo que garantiza que la reclamación del IVA siga siendo precisa y actualizada incluso a medida que evolucionan las regulaciones.
6. Integración con software de contabilidad
Las soluciones de reclamación de IVA basadas en IA se integran perfectamente con el software contable y financiero. Esto significa que una vez que se extraen y validan los datos relacionados con el IVA, se pueden ingresar automáticamente en los registros financieros, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente.
7. Informes y análisis en tiempo real
La IA proporciona información en tiempo real sobre los datos relacionados con el IVA, ofreciendo a los profesionales financieros una visión integral de sus reclamaciones de IVA. Esto incluye el seguimiento del progreso de las reclamaciones, la identificación de problemas potenciales y la generación de informes para el análisis financiero y de cumplimiento.
8. Detección de fraude
La IA está equipada para detectar irregularidades o anomalías en los datos del IVA que puedan indicar actividades fraudulentas. Esto agrega una capa adicional de seguridad y garantía de cumplimiento al proceso de reclamación del IVA.
Al utilizar software basado en inteligencia artificial como Yokoy, las empresas pueden automatizar la extracción de datos de IVA de facturas y recibos. Esta automatización no sólo ahorra tiempo sino que también garantiza precisión, lo que la convierte en una herramienta invaluable para los profesionales financieros que buscan agilizar las operaciones de recuperación del IVA.
Además, la capacidad de la IA para adaptarse y aprender de los datos garantiza que se mantenga actualizada con la evolución de las regulaciones del IVA, lo que mejora aún más su relevancia en este ámbito.
Veamos cómo la IA de Yokoy acelera la recuperación del IVA, haciéndola más accesible, eficiente y libre de errores para los profesionales de las finanzas.
La solución de Yokoy: recuperación automatizada del IVA a escala
Yokoy extrae automáticamente todos los tipos de IVA relevantes para la gestión de gastos en las imágenes de los recibos. Las empresas también pueden agregar tasas de IVA adicionales para la extracción, si corresponde. Yokoy también puede extraer tasas de IVA de otros países y registrarlas/exportarlas por separado en la herramienta Finanzas.
La suite de gestión de gastos basada en IA de Yokoy procesa todos los tipos de IVA, independientemente del país en el que se emitió el recibo o la factura. Para ello, el software puede recurrir a métodos de inteligencia artificial. En un segundo paso, los recibos digitalizados se comparan con la normativa vigente.
Finalmente se incluye el diario contable. En el proceso, todos los datos relevantes, incluidas las imágenes de los recibos y los tipos de IVA extraídos para países específicos, se envían al sistema ERP o se transmiten automáticamente a un proveedor externo.
Yokoy ofrece integraciones estándar con proveedores externos de recuperación de IVA, como VAT IT, Cashback, Way2VAT o Taxback International.
De esta manera, una empresa ya no pierde la oportunidad de reclamar el IVA. Todos los pasos se pueden automatizar, no se desperdicia ninguna hora de trabajo innecesariamente. Utiliza tus recursos de forma más eficiente y no te pierdas ni un solo reclamo de IVA con Yokoy.
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