Cómo acelerar el proceso de reconciliación de facturas con la automatización
- Última actualización: agosto 16, 2023
- Invoice management
Co-founder & CCO, Yokoy
Los críticos podrían argumentar que depender demasiado de la automatización en el proceso de reconciliación de facturas podría conducir a una falta de supervisión y control.
Si bien es cierto que la automatización no puede dar cuenta de todas las posibles discrepancias o errores, puede reducir significativamente la ocurrencia de errores comunes a través de mecanismos de verificación de errores y reglas de validación.
Las soluciones de gestión de gastos como Yokoy se pueden configurar para gestionar las excepciones de forma eficaz.
Las verificaciones y controles basados en IA, así como los flujos de trabajo personalizados, permiten la supervisión e intervención humana en las etapas críticas del proceso de reconciliación, lo que garantiza que los problemas complejos o las excepciones se aborden adecuadamente.
Además, los algoritmos de IA pueden aprender y mejorar continuamente con el tiempo, identificando patrones y anomalías que pueden indicar posibles discrepancias o errores, mejorando así la precisión.
Por lo tanto, creemos firmemente que la automatización en la reconciliación de facturas debe considerarse como un medio para aumentar la eficiencia y la precisión en lugar de una sustitución total de la participación humana. Este enfoque permite a las empresas abordar escenarios complejos con eficacia y precisión.
Ahora analicemos más el tema, para ver cómo puede acelerar la conciliación de facturas con la automatización, sin sacrificar la seguridad o el cumplimiento.
¿Qué es la reconciliación de facturas?
En el mundo de la contabilidad, la reconciliación significa comparar dos o más conjuntos de números para garantizar su coherencia y precisión.
La reconciliación de facturas es el proceso de alinear los extractos bancarios con las facturas entrantes y salientes para garantizar la integridad de todas las cuentas y, al mismo tiempo, hacer coincidir con precisión cada entrada en los registros financieros.
Además, la reconciliación de facturas implica la verificación cruzada meticulosa de los detalles presentes en cada factura individual para asegurarse de que no haya discrepancias ni errores. Esto garantiza que una empresa pague las cantidades correctas a los proveedores correctos y evita pagos erróneos o duplicados, así como retrasos en los pagos.
Por ejemplo, el departamento de finanzas puede verificar los detalles de los artículos de línea para asegurarse de que todos los artículos enumerados en una factura coincidan con los bienes realmente pedidos o recibidos.
Pueden verificar los precios enumerados para cada artículo y ver si las cantidades coinciden con las acordadas con los proveedores. Otros detalles verificados durante este proceso incluyen fechas de factura, condiciones de pago, impuestos y tarifas, así como detalles de la orden de compra.
NOTA:
Tenga en cuenta que la conciliación (matching) de facturas y la reconciliación de facturas no son lo mismo. El proceso de verificar si la factura de un proveedor coincide con la orden de compra y las entradas de mercancías generalmente se conoce como conciliación de facturas y lo realiza el departamento de cuentas por pagar antes de que se apruebe el pago de una factura.
La reconciliación, por otro lado, es el proceso de hacer coincidir las facturas registradas en el libro mayor de AP con los pagos realizados a los proveedores y los saldos en los extractos bancarios. El objetivo final aquí es resolver discrepancias: facturas faltantes, pagos atrasados o parciales o reembolsos.
Artículo del blog
Cómo utilizar la tecnología de conciliación de facturas para mejorar la eficiencia de sus procesos
Vea cómo la tecnología de conciliación de facturas automatiza la conciliación bidireccional y tripartita de facturas de proveedores con órdenes de compra y recibos de mercancías, para un proceso de AP eficiente.
Mauro Spadaro,
Product Manager
¿Cómo se reconcilia una factura?
El proceso típico de reconciliación de facturas implica varios pasos para garantizar la precisión y la integridad. Estos pasos son comunes tanto en los procesos manuales tradicionales como en los automatizados. Sin embargo, un proceso de reconciliación manual que se basa en facturas en papel y hojas de cálculo requiere mucho más tiempo y es más propenso a errores que uno automatizado.
COBRAR LAS FACTURAS POR EL PERÍODO ESPECIFICADO
Para iniciar el proceso de reconciliación, comience reuniendo todas las facturas que pertenecen al período de tiempo específico que está examinando. Lo ideal sería tenerlos perfectamente organizados en su software de contabilidad, de modo que pueda ordenar fácilmente los documentos por números de factura, fechas, fechas de pago, proveedores y montos.
CREAR UN REGISTRO DE TRANSACCIÓN DETALLADO
A continuación, cree un libro de contabilidad completo de las transacciones que ocurrieron durante este período. Este registro será su guía de referencia para reconciliar las facturas con los pagos realizados a los proveedores.
No se trata solo de los pagos que se realizan: asegúrese de capturar también todos esos depósitos y pagos. A veces, las transacciones se pueden etiquetar de manera que generen confusión, así que sea minucioso al reunir todas las piezas.
ORGANIZA LOS DOCUMENTOS Y SUMA LOS NÚMEROS
Once you have all your invoices and transactions at hand, organize them for easy matching. As you add up the numbers, you might find that things line up perfectly – but don’t be surprised if vendor accounts aren’t perfectly balanced. In case you find discrepancies, you’ll need to dig deeper to find the cause. In a manual process, this step can take hours or even days, depending on the amount of invoices processed.
ALINEAR PAGOS DE FACTURAS CON TRANSACCIONES REGISTRADAS
Tome su libro mayor y marque cada pago realizado por las facturas durante este período. Si una factura está totalmente pagada, considérela hecha y márquela como procesada. Pero si una factura recibió solo un pago parcial, es hora de programar otra ronda de pago. En cuanto a las facturas no pagadas, se trasladarán como cuentas por pagar para el próximo período de informe.
ABORDAR DISCREPANCIAS Y DUPLICADOS
Finalmente, descubra cualquier problema financiero oculto y aborde posibles discrepancias y duplicados.
¿Su empresa envió accidentalmente pagos dobles o realizó pagos demasiado pronto? ¿Hubo casos de sobrepagos o pagos innecesarios a los proveedores? ¿Sigue realizando pagos a proveedores con los que ya no hace negocios?
Al seguir estos pasos con diligencia, no solo está asegurando la alineación de sus registros financieros, sino que también está preparando el escenario para la transparencia financiera y descubriendo cualquier irregularidad que requiera su atención.
Desventajas de la reconciliación manual de facturas
La reconciliación manual de facturas, si bien es un método válido, presenta ciertos inconvenientes que pueden afectar la eficiencia y la precisión. Algunas de las desventajas de la conciliación manual de facturas incluyen:
- Error humano: los procesos manuales son propensos a errores humanos, como números incorrectos o errores de cálculo, lo que puede generar imprecisiones en los datos conciliados.
- Consume mucho tiempo: la reconciliación manual de facturas puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando se trata de un gran volumen de transacciones. Esta ineficiencia puede retrasar la elaboración de informes financieros y la toma de decisiones. Además, los procesos tradicionales de reconciliación requieren una cantidad considerable de mano de obra, lo que puede agotar los recursos y limitar la asignación de personal a tareas más estratégicas.
- Dependencia del personal: la reconciliación manual depende en gran medida de personas o equipos específicos, lo que hace que el proceso sea vulnerable a interrupciones en caso de rotación o falta de disponibilidad de los empleados.
- Proceso complejo: a medida que aumenta el número de facturas y transacciones, crece la complejidad de la conciliación manual, lo que aumenta la probabilidad de errores y hace que el proceso sea más complejo.
- Escalabilidad limitada: la reconciliación manual se vuelve cada vez más difícil de administrar a medida que una empresa crece y maneja más transacciones. La ampliación con procesos manuales puede ser difícil y puede provocar cuellos de botella.
- Falta de datos en tiempo real: los procesos manuales no ofrecen actualizaciones en tiempo real sobre el estado financiero, lo que puede dificultar la toma de decisiones y evitar la identificación oportuna de discrepancias. Además, los procesos tradicionales carecen de las capacidades analíticas avanzadas que ofrecen los sistemas automatizados, lo que impide obtener información detallada sobre tendencias y patrones financieros.
- Dificultad en la auditoría: la auditoría de los procesos de conciliación manual puede ser un desafío debido a la falta de un rastro digital claro y una mayor dependencia de los documentos físicos.
- Seguridad de los datos: los procesos manuales pueden implicar que la información financiera confidencial se maneje físicamente, lo que genera preocupaciones sobre la seguridad y la privacidad de los datos.
- Dificultad para mantener el cumplimiento: en industrias con regulaciones estrictas, los procesos manuales pueden ser difíciles de mantener de manera compatible, lo que aumenta el riesgo de problemas regulatorios.
Teniendo en cuenta estas desventajas, muchas empresas están haciendo la transición hacia soluciones automatizadas para la conciliación de facturas, aprovechando el software de automatización de AP para agilizar los procesos de conciliación de facturas y cuentas, mejorar la precisión y facilitar la gestión financiera eficiente.
Beneficios de automatizar la reconciliación de facturas
La automatización puede ayudar a abordar los desafíos que enfrentan las empresas en la reconciliación de facturas. Pero, antes de explorar sus beneficios, una nota sobre las objeciones a la automatización en los procesos de AP.
Me relaciono con profesionales de las finanzas todos los días, a menudo de empresas globales. Plantean preocupaciones de que automatizar la reconciliación de facturas es costoso y requiere mucho tiempo. Los costos iniciales de software y capacitación pueden superar los beneficios de la velocidad.
Surgen preocupaciones de compatibilidad sobre el ajuste de la automatización con los sistemas existentes. Los obstáculos de integración pueden interrumpir los flujos de trabajo de reconciliación. La adopción de nuevo software es otra preocupación. Muchos líderes financieros piensan que el esfuerzo de aprendizaje de software compensa el tiempo ahorrado en la reconciliación.
Aunque válidos, los beneficios de la automatización pueden superar los obstáculos. Es fundamental elegir un software de administración de puntos de acceso que garantice una gran facilidad de uso en todos los dispositivos, flexibilidad a través de integraciones de API y escalabilidad en todas las entidades y geografías.
Más sobre esto a continuación.
Artículo del blog
Automatización de cuentas a pagar: Cómo acelerar el proceso de cuentas a pagar con software de IA
Las facturas de proveedores suponen el 90% del gasto de las empresas. El software de IA de Yokoy automatiza el proceso de cuentas a pagar, lo que supone un ahorro de costes y tiempo.
Mauro Spadaro,
Product Manager
Eficiencia mejorada
La automatización reduce significativamente el esfuerzo manual mediante la automatización de tareas repetitivas, como la entrada de datos y la conciliación de facturas, línea por línea, con órdenes de compra y recibos. Esto acelera el proceso de conciliación general, lo que permite a las empresas gestionar un mayor volumen de facturas en menos tiempo.
La tecnología de automatización basada en IA puede aprender de los datos históricos y aplicar reglas automáticamente en caso de excepciones y discrepancias, acelerando el proceso y minimizando la necesidad de intervenciones manuales que consumen mucho tiempo.
Consistencia a través de la estandarización
La automatización garantiza procesos estandarizados en los departamentos de cuentas por pagar y finanzas. Al automatizar las asignaciones de tareas, las notificaciones y las aprobaciones, los flujos de trabajo se agilizan y se reducen los cuellos de botella.
Por ejemplo, el módulo de facturación impulsado por IA de Yokoy ayuda a las empresas a procesar facturas en masa, enrutándolas automáticamente al aprobador correcto en función de flujos de trabajo personalizados y marcando errores y discrepancias en tiempo real.
Además, Yokoy facilita la comparación de facturas con órdenes de compra, lo que acelera la verificación de los elementos de las facturas y permite que los equipos financieros asignen recursos de manera más efectiva para administrar la carga de trabajo.
Minimización de errores y discrepancias
La entrada manual de datos, la validación y conciliación de facturas, así como los procesos de conciliación manuales son propensos a errores humanos. El software de automatización puede señalar discrepancias potenciales entre facturas, órdenes de compra y recibos, lo que permite la identificación y resolución oportuna de problemas.
Por ejemplo, Yokoy automatiza todo el proceso de AP, desde la extracción de datos hasta la aprobación de facturas, lo que garantiza la coherencia y reduce el riesgo de discrepancias.
Al mismo tiempo, la conciliación automatizada puede proporcionar registros de auditoría detallados y versiones de documentos, lo que facilita la resolución de disputas con proveedores y asegura una mayor precisión.
Precisión y cumplimiento mejorados
La automatización elimina los errores de ingreso de datos y hace cumplir las políticas y regulaciones, validando los montos de las facturas y alineándolos con los presupuestos o contratos.
Los sistemas de automatización se pueden programar para señalar casos complejos o excepcionales que requieren intervención humana. En tales casos, el sistema puede enrutar el elemento específico al personal designado para su revisión y resolución manual.
Además, el software de automatización de facturas puede integrarse con herramientas de gestión de documentos, lo que garantiza que toda la documentación relevante de los proveedores/proveedores se capture y vincule a las facturas correspondientes.
Visibilidad en tiempo real
La automatización proporciona visibilidad en tiempo real del proceso de conciliación de facturas, lo que facilita el seguimiento del progreso, la identificación de cuellos de botella y la resolución rápida de cualquier problema que pueda surgir. Esta visibilidad permite una mejor toma de decisiones, mejora la colaboración entre departamentos y garantiza la resolución oportuna de las discrepancias.
Las funcionalidades de informes y paneles automatizados brindan información sobre métricas clave, como el tiempo del ciclo de conciliación o las facturas pendientes, lo que mejora la visibilidad para las partes interesadas.
En general, la automatización en la reconciliación de facturas mitiga los desafíos al reducir el esfuerzo manual, mejorar la precisión, optimizar los flujos de trabajo, brindar visibilidad en tiempo real y facilitar la resolución oportuna de disputas. Permite a las empresas optimizar sus procesos, mejorar la productividad y lograr una mayor eficiencia en su proceso de gestión de facturas.
Próximos pasos
Si bien existen objeciones válidas, los beneficios de automatizar el proceso de reconciliación de facturas superan con creces las limitaciones de los esfuerzos manuales.
Con el potencial de reducir significativamente los errores, agilizar los flujos de trabajo y garantizar el cumplimiento, la conciliación automatizada de facturas surge como la opción definitiva para las empresas modernas que buscan la excelencia financiera.
Aún así, es esencial reconocer que el viaje hacia la automatización no se detiene solo en la reconciliación; la automatización del procesamiento y conciliación de facturas sirve como un precursor estratégico que maximiza la eficacia del proceso general.
Al integrar a la perfección estos pasos, las empresas no solo pueden optimizar sus operaciones, sino también equiparse con la agilidad necesaria para prosperar en el panorama financiero actual en rápida evolución.
Si desea ver lo que Yokoy puede hacer por su proceso de gestión y conciliación de facturas, puede reservar una demostración a continuación.
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