Cómo ampliar tu proceso de gestión de gastos sin aumentar la plantilla de empleados
- Última actualización: agosto 23, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
La gestión de gastos, un aspecto fundamental del control financiero, a menudo puede convertirse en un cuello de botella a medida que las empresas se expanden. El desafío radica en ampliar este proceso sin aumentar demasiado la plantilla de empleados, lo que podría generar mayores costos y una menor eficiencia.
Este artículo explora estrategias para escalar eficazmente tu proceso de gestión de gastos mientras aprovechas la inteligencia artificial y la tecnología de automatización.
Desafíos comunes en la gestión de gastos tradicional
La gestión de gastos tradicional a menudo enfrenta numerosos desafíos que pueden obstaculizar la eficiencia y precisión en el seguimiento y los informes financieros. Estos desafíos surgen de procesos manuales y métodos obsoletos, lo que genera errores, demoras y mayores costos.
Algunos desafíos clave incluyen:
- Entrada manual de datos: la dependencia de la entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores humanos, lo que genera imprecisiones en los registros de gastos.
- Gestión de recibos: los recibos en papel se pierden o dañan fácilmente, lo que dificulta la validación de los gastos y provoca retrasos en los reembolsos.
- Cuellos de botella en la aprobación: los flujos de trabajo de aprobación manual pueden ser lentos, lo que provoca retrasos en los gastos de procesamiento y afecta la satisfacción de los empleados.
- Falta de visibilidad: la visibilidad limitada en tiempo real de los gastos dificulta monitorear los gastos de manera efectiva y tomar decisiones informadas.
- Cumplimiento de políticas: Garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos se vuelve un desafío sin controles automatizados, lo que lleva a gastos no conformes.
- Conciliación tediosa: cotejar los gastos con los extractos bancarios y las facturas requiere mucho tiempo y es propenso a errores sin una conciliación automática.
- Preparación de la auditoría: el mantenimiento manual de registros complica la preparación de la auditoría y puede dar lugar a problemas de incumplimiento.
- Seguridad de los datos: el almacenamiento manual de información financiera confidencial aumenta el riesgo de filtraciones de datos y acceso no autorizado.
- Falta de análisis: la ausencia de herramientas de análisis de datos dificulta la capacidad de identificar tendencias de gasto y posibles oportunidades de ahorro de costos.
Modernizar la gestión de gastos a través de soluciones digitales puede abordar estos desafíos, agilizar los procesos, mejorar la precisión y facilitar la ampliación de tus procesos sin aumentar la plantilla de empleados.
¿Pero por dónde deberías empezar?
Mapea tu proceso de gestión de gastos
Antes de implementar cualquier cambio, es esencial tener una comprensión clara de tu proceso de gestión de gastos existente.
Por lo tanto, nuestra recomendación es comenzar mapeando tu proceso de gastos actual para identificar áreas de ineficiencias y cuellos de botella causados por integraciones deficientes entre tu solución de gestión de gastos y otras herramientas financieras, por ejemplo, sistema ERP, software de contabilidad o herramientas de gestión de viajes.
En la práctica, este paso implica identificar las distintas etapas por las que pasan los gastos comerciales, desde la captura de recibos y el envío de gastos hasta la revisión, aprobación y reembolso.
Según una investigación de la Global Business Travel Association (GBTA), el informe de gastos promedio tarda alrededor de 18 minutos en completarse, lo que suma significativamente para empresas con numerosos empleados que envían gastos con regularidad.
Comprende qué pasos requieren intervención humana
A continuación, es necesario comprender qué se puede automatizar y qué pasos requieren intervención humana. Si bien la automatización puede mejorar enormemente la eficiencia, ciertos pasos aún requieren el juicio humano.
Por ejemplo, auditar los gastos de los empleados para verificar el cumplimiento y la precisión de las políticas es un área donde la intervención humana es crucial. Aunque en herramientas como Yokoy la inteligencia artificial puede automatizar tanto los pasos como la lógica del proceso, siempre hay excepciones y casos extremos que conviene revisar manualmente.
La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE) informó que el fraude en el reembolso de gastos representa aproximadamente el 14% de todos los casos de fraude ocupacional. Por tanto, es necesario un equilibrio entre la automatización y la supervisión humana.
Para dar sólo un ejemplo, los diferentes países suelen tener diferentes tipos de Impuesto al Valor Agregado (IVA) para diferentes tipos de gastos. En un proceso tradicional de gestión de gastos, el equipo de finanzas a menudo tiene que verificar manualmente las tasas del IVA para garantizar un proceso de presentación de informes preciso.
Los sistemas automatizados de gestión de gastos como Yokoy pueden automatizar completamente la extracción del IVA y al mismo tiempo mantener las tasas actualizadas con las normas y regulaciones específicas de cada país.
Fenaco estandarizó su gestión de gastos con Yokoy
«Con Yokoy, hemos optado por una solución de gestión de gastos uniforme y para todo el grupo que unifica nuestros diferentes procesos de gastos en una plataforma y los automatiza en todas las organizaciones, para lograr una mayor eficiencia».
Marianne Schluep, Head of Finance and Accounting
Entiende qué puedes automatizar
La mayoría de los pasos del proceso de gestión de gastos en realidad no requieren intervención humana. Sin embargo, en un panorama de TI donde las herramientas financieras no están completamente integradas y el gasto empresarial se gestiona a través de múltiples sistemas, puede resultar demasiado complicado automatizar el seguimiento de gastos y la generación de informes de principio a fin.
El análisis de los datos del proceso puede ayudar a identificar las tareas repetitivas y basadas en reglas que son adecuadas para la automatización para su caso particular.
Por ejemplo, según un estudio de Ardent Partners, aproximadamente el 66% de las tareas de gestión de gastos se consideran «muy adecuadas» para la automatización. Sin embargo, los clientes de Yokoy experimentan hasta un 90 % de automatización en la gestión de gastos y gastos, lo que les ahorra miles de horas de trabajo manual.
Buhler procesa el 46,7% de los gastos en 24 horas
La implementación del paquete de gestión de gastos de Yokoy por parte del Grupo Bühler ha dado resultados impresionantes. Con Yokoy Expense, casi la mitad de sus informes de gastos se procesan dentro de las 24 horas posteriores a su presentación.
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Como regla general, la automatización de la gestión de gastos debería ayudar a reemplazar los procesos manuales repetitivos que son propensos a errores humanos, fraude, infracciones de políticas y otros problemas de cumplimiento.
Por ejemplo, en lugar de buscar recibos en papel y pedir a los empleados que envíen sus gastos de viaje de negocios en hojas de cálculo, puede equiparlos con soluciones modernas de gastos de viaje que les permitan capturar una foto de un recibo mientras viajan, con sus dispositivos móviles.
Para simplificar aún más este proceso, puede entregar a tus empleados tarjetas corporativas inteligentes, de modo que las transacciones con tarjeta se concilien automáticamente con los gastos a medida que ocurren. Esto también garantiza la detección en tiempo real de infracciones de políticas, lo que contribuye a un proceso prácticamente libre de errores.
De la misma manera, en lugar de hacer perder el tiempo a su departamento de finanzas con aprobaciones manuales e informes financieros, puede utilizar una solución como Yokoy para automatizar el proceso de reembolso de gastos, desde revisar las declaraciones de gastos hasta redirigir los informes para su aprobación a través de flujos de trabajo automatizados.
Todos los envíos que estén dentro de la política de gastos de la empresa deben categorizarse automáticamente, asignarse al centro de costos correcto y aprobarse, lo que garantiza reembolsos oportunos a los empleados y reduce significativamente el fraude de gastos.
Yokoy Expense
Gestiona los gastos sin esfuerzos
Agiliza tu gestión de gastos, simplifica los informes de gastos, toma mejores decisiones y evita el fraude con la solución de gestión de gastos impulsada por la IA de Yokoy.
Evalúa tu panorama de TI y tu preparación para la automatización
Revisa tus sistemas financieros, software de contabilidad e infraestructura de TI existentes. Identifica cualquier posible punto de integración o problema de compatibilidad que pueda surgir al integrar una solución de automatización de gestión de gastos.
Un software de T&E eficaz debe integrarse con tus sistemas existentes, como el software ERP, recursos humanos, contabilidad y nómina. Una integración perfecta ayudará a optimizar los flujos de datos y reducir la entrada manual de datos.
Además, echa un vistazo a los protocolos de seguridad de datos y los requisitos de cumplimiento normativo de tu organización, especialmente cuando se maneja información personal y financiera confidencial. Asegúrate de que el sistema automatizado cumpla con las regulaciones de protección de datos relevantes para tu industria y región.
Y, por último, considera la escalabilidad de tu entorno de TI actual. ¿La solución de automatización elegida podrá adaptarse al crecimiento de tu organización sin interrupciones significativas ni la necesidad de actualizaciones frecuentes?
Informe
Checklist: preparación para la transformación financiera
En este white paper, profundizamos en los pasos esenciales para que los directores financieros y los responsables de finanzas evalúen la preparación de su organización y construyan un caso convincente para la transformación digital en finanzas.
Elige una solución de software de gestión de gastos que permita el crecimiento
Si tu organización está preparada para la automatización de la gestión de gastos, el siguiente paso es elegir un proveedor. En principio, además de las capacidades de automatización, te recomendamos que busques un proveedor que no lo limite a tu software, para garantizar la escalabilidad y flexibilidad mencionadas anteriormente.
Además, asegúrate de verificar:
- La experiencia del usuario de la herramienta: Evaluar la facilidad de uso de la solución de automatización. ¿Necesitarán tus empleados una formación exhaustiva para utilizar el nuevo sistema de forma eficaz? Una solución con una interfaz intuitiva puede reducir la curva de aprendizaje.
- Accesibilidad móvil: evalúa si la solución de automatización ofrece acceso móvil. Las aplicaciones móviles pueden permitir a los empleados registrar los gastos sobre la marcha y garantizar su presentación oportuna.
- Soporte y servicio técnico: considera los servicios de soporte y mantenimiento técnico proporcionados por el proveedor de la solución de automatización. Un sistema de soporte confiable puede ayudar con la resolución de problemas y abordar cualquier problema que surja.
- ROI esperado: determina el retorno de la inversión (ROI) potencial de implementar la solución de automatización de gastos elegida. Considera tanto los costes iniciales como los beneficios a largo plazo en términos de ahorro de tiempo, reducción de errores y mejor visibilidad financiera.
Hemos detallado este tema en el artículo siguiente.
Opinión
El ROI de la transformación financiera: Cómo calcular, comunicar y maximizar tu rentabilidad
Veamos cómo los directores financieros pueden construir un caso sólido de ROI para la transformación financiera. Esto ayudará a obtener apoyo y fomentará el éxito de la integración de nuevos procesos y tecnologías.
Stephan Hebenstreit,
Managing Director Austria, Yokoy
Cómo se ve un proceso de gestión de gastos totalmente automatizado con Yokoy
Ahora que conoces la parte teórica, veamos cómo se ve un proceso totalmente automatizado con una solución de gestión de gastos como Yokoy.
Si estás interesado en la parte de implementación, asegúrate de consultar nuestro documento técnico a continuación, donde verás cómo abordamos las implementaciones globales.
Captura de recibo
La recopilación e introducción manual de recibos requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Con Yokoy, puedes simplemente tomar una foto de un recibo directamente en la aplicación móvil o cargarla en la aplicación móvil o web. Alternativamente, también puede reenviar el recibo a Yokoy como archivo adjunto de correo electrónico.
En caso de gastos de viaje, la IA de Yokoy calcula las tarifas de kilometraje automáticamente, de acuerdo con las regulaciones del país. Los empleados completan el punto de partida y el destino y Yokoy hace el resto. Nuestro software admite requisitos como la regla de los 3 meses o la regla de medianoche.
Procesamiento automatizado de gastos
El OCR de Yokoy lee y extrae automáticamente toda la información relevante del recibo, con un índice de precisión muy alto. Luego, el motor de inteligencia artificial de Yokoy completa el informe de gastos con toda la información relevante, como comerciante, país y moneda de gastos, monto total, categoría de gastos e IVA múltiple.
Luego, la aplicación verifica el informe de gastos con las políticas relevantes de la empresa y las políticas regulatorias locales, lo que activa notificaciones en caso de posibles artículos fraudulentos, infracciones de políticas y tasas de IVA faltantes. Nuestro modelo de IA aprende y se vuelve más inteligente con cada informe de gastos procesado.
Presentación de gastos
Yokoy identifica automáticamente los pasos de aprobación requeridos para el gasto según el objeto de costo o el gerente de línea. La herramienta ofrece flujos de aprobación personalizables, lo que le permite establecer flujos de trabajo condicionales de varios niveles.
En caso de que haya infracciones de políticas o problemas de cumplimiento, Yokoy notifica al remitente para que pueda ajustar los documentos y corregir los errores antes de enviar el informe de gastos. Esto reduce significativamente la tasa de duplicados y anomalías, asegurando que su departamento de finanzas no pierda tiempo en errores que podrían haberse evitado.
Por ejemplo, si un empleado intenta presentar un gasto que excede el límite predeterminado, el sistema puede notificar tanto al empleado como al supervisor para su revisión. La automatización del proceso de envío puede mitigar los errores mediante el uso de categorías y límites predefinidos, lo que reduce la necesidad de ingresar datos manualmente.
Aprobación de gastos
Yokoy permite flujos de trabajo de aprobación dinámicos para configuraciones complejas de T&E, acelerando el proceso de aprobación al enviar informes de gastos a los propietarios de objetos de costo o gerentes de línea relevantes, con escalamiento de varios pasos jerárquico y basado en umbrales.
El sistema puede garantizar que las aprobaciones se obtengan de manera oportuna y que no se omita ningún paso. Esto conduce a reembolsos más rápidos y una mayor satisfacción de los empleados.
Reserva automatizada al sistema ERP
Una vez que se aprueban los gastos, deben registrarse en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa. La automatización puede transferir datos sin problemas desde la plataforma de gestión de gastos al sistema ERP, lo que reduce las posibilidades de errores de entrada manual y ahorra tiempo a los equipos financieros.
Por ejemplo, Yokoy se sincroniza automáticamente con los datos maestros y exporta todas las reservas financieras al sistema ERP, para que puedas cerrar tus libros a tiempo. Nuestra plataforma se conecta con sistemas ERP líderes como SAP, Oracle Netsuite, Microsoft Dynamics 365 y muchos más, como puede ver en nuestra página de Integraciones.
Al mismo tiempo, Yokoy garantiza que el sistema almacene todos los recibos para realizar verificaciones adicionales, para seguimientos de auditoría simples y que los gastos procesados se archiven de acuerdo con los estándares regulatorios, lo que simplifica el proceso de presentación de informes y lo prepara para auditorías financieras sin estrés.
Informe
Transformación de la gestión del gasto en la era de la IA: un informe marco
A medida que las empresas se enfrentan a complejidades cada vez mayores y una competencia en aumento, deben reconocer el potencial transformador de la inteligencia artificial para mantenerse a la vanguardia.
Próximos pasos
Ampliar su proceso de gestión de gastos sin aumentar la plantilla de empleados no sólo es posible sino también esencial para mantener la eficiencia en un panorama empresarial en rápida evolución.
Al comprender los pasos que se pueden automatizar y los que requieren intervención humana, se puede lograr un equilibrio armonioso que reduzca los errores, ahorre tiempo y permita a los empleados concentrarse en tareas de valor agregado.
En Yokoy, ayudamos a las medianas y grandes empresas globales a automatizar su proceso de gestión de viajes y gastos de principio a fin, ahorrándoles miles de horas de trabajo manual. Si desea ver lo que Yokoy puede hacer en la práctica, puede reservar una demostración a continuación.
Simplifica la gestión de tus gastos corporativos
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