Proceso de envío de gastos: flujo de trabajo manual versus automatizado
- Última actualización: septiembre 22, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Durante demasiado tiempo, los informes de gastos manuales han sido la norma indiscutible, pero hoy los invito a un viaje que cuestiona los fundamentos mismos de esta práctica milenaria.
La elaboración de informes de gastos manuales, que dependen de registros documentales y malabarismos con hojas de cálculo, ha sido durante mucho tiempo un cuello de botella en los procesos del departamento de finanzas. El seguimiento y envío manual de gastos es muy ineficiente, propenso a errores y no escala.
Los profesionales de finanzas se encuentran en una encrucijada al buscar una solución que no solo pueda automatizar y optimizar procesos, sino también proporcionar el control granular y el cumplimiento necesarios para los negocios globales de hoy.
Exploremos la solución en este artículo.
Proceso de informe de gastos manual
Los informes de gastos manuales implican el enfoque tradicional basado en papel o en hojas de cálculo. Los equipos de finanzas tienen la tarea de recopilar, revisar y procesar numerosos recibos y declaraciones de gastos.
A continuación se muestra un desglose de las tareas clásicas involucradas en cada paso:
Paso 1: recogida de recibos
En el primer paso del informe manual de gastos, los equipos de finanzas son responsables de recopilar físicamente los recibos y facturas de los empleados. Esto implica que los empleados envíen recibos en papel o copias digitales de los recibos por correo electrónico u otros canales.
La recopilación de recibos suele ser una tarea que requiere mucho tiempo, ya que depende de que los empleados recopilen y presenten la documentación de gastos. Es esencial garantizar que todos los recibos se contabilicen y se obtengan con precisión. Pueden ser gastos de viajes de negocios o recibos de bienes o servicios.
Paso 2: revisión del recibo
Una vez recopilados los recibos, los profesionales de finanzas revisan manualmente cada recibo. Este proceso de revisión implica verificar varios elementos clave, incluida la exactitud de los gastos, el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa y la documentación adecuada.
El equipo de finanzas debe asegurarse de que todos los gastos sean para fines comerciales, lo que puede resultar complicado, por ejemplo, en el caso de gastos de viaje de negocios o gastos de material de oficina.
La revisión de recibos puede ser subjetiva, ya que depende del criterio del personal de finanzas y, a menudo, consume una cantidad significativa de tiempo, especialmente en casos con un gran volumen de gastos.
Paso 3: entrada de datos
Una vez revisados los recibos, la siguiente tarea manual es la entrada de datos. En este paso, el equipo de finanzas ingresa la información de los recibos en una plantilla de informe de gastos, un software de informes de gastos o un software de contabilidad.
La entrada de datos incluye la introducción de detalles como el tipo de gasto, el monto del gasto, la fecha, la categoría de gasto y cualquier nota o comentario adicional.
Como puede imaginar, el seguimiento manual de los gastos es muy susceptible a errores humanos, lo que puede provocar discrepancias e inexactitudes financieras. Además, en el caso de gastos de bolsillo, las infracciones de las políticas pueden fácilmente pasar desapercibidas y ser aprobadas durante el proceso de reembolso de gastos.
Paso 4: presentación del reclamo de gastos
En el siguiente paso, los empleados envían sus declaraciones de gastos junto con los recibos asociados en este paso. Por lo general, completan formularios de declaración de gastos, ya sea digitalmente o en papel, detallando cada partida de gasto, su propósito y el monto total.
También es necesario cargar los datos de las transacciones de los extractos de las tarjetas de crédito. Si los empleados utilizan tarjetas corporativas tradicionales, este proceso podría retrasarse, ya que es posible que deban esperar los extractos de fin de mes.
El proceso de envío puede variar, pero a menudo se realiza por correo electrónico, entregas en persona o cargando copias digitales en un sistema designado. Los retrasos en la presentación pueden obstaculizar la eficiencia general del proceso de presentación de informes de gastos.
Paso 5: Flujo de trabajo de aprobación
Las declaraciones de gastos que se han enviado pasan por un flujo de trabajo de aprobación. Los profesionales de finanzas dirigen estos reclamos a los aprobadores relevantes, que pueden incluir gerentes, jefes de departamento o supervisores.
El proceso de aprobación puede implicar pasos manuales, como reenviar correos electrónicos o pasar físicamente documentos para su firma. A menudo se caracteriza por una falta de visibilidad en tiempo real del estado de las reclamaciones, lo que genera posibles cuellos de botella.
Paso 6: Reembolso a los empleados
Una vez que se aprueban las declaraciones de gastos, los equipos financieros continúan con el proceso de reembolso. Este paso implica calcular el monto total reembolsable para cada empleado y luego desembolsar los fondos.
Los reembolsos se pueden realizar a través de varios métodos, incluidos cheques físicos, efectivo o transferencias bancarias. La naturaleza manual de este proceso puede provocar retrasos en el reembolso a los empleados y un aumento de los gastos administrativos.
Desafíos comunes en un proceso tradicional de seguimiento de gastos
Uno de los mayores desafíos en la gestión de gastos es garantizar que todos los datos sean rastreados e informados con precisión, y que los errores se detecten a tiempo.
Los métodos tradicionales de presentación de informes de gastos que se basan en la entrada manual de datos son propensos a errores y despilfarros, especialmente cuando se trata de mucho papeleo. Además de esto, consumen mucho tiempo y son ineficientes: un solo informe de gastos tarda 20 minutos en procesarse y cuesta a las empresas entre 20 y 58 dólares en promedio por informe.
Esto incluye el tiempo dedicado por los empleados a completar el informe, los gerentes a revisarlo y aprobarlo y el personal administrativo a procesar el reembolso. El costo puede incluir gastos como impresión y envío de recibos en papel, ingreso manual de datos y posibles errores que pueden resultar en pagos excesivos o multas por incumplimiento.
Pero la naturaleza lenta de estos pasos no es el único desafío que enfrentan los equipos financieros que tienen que procesar los gastos manualmente.
Proceso ineficiente y frustrante
El procesamiento de gastos tradicional es ineficiente y frustrante tanto para los remitentes como para los aprobadores: los empleados tienen que entregar recibos en papel y realizar un seguimiento de sus gastos de viaje en hojas de cálculo, mientras que los gerentes deben asegurarse de que los informes presentados no tengan errores ni datos fraudulentos o incompletos.
Con el aumento del trabajo remoto, los métodos tradicionales de presentación de informes de gastos que requieren la presentación y aprobación de recibos en persona se están volviendo extremadamente imprácticos.
El cambio de contexto genera insatisfacción en los empleados
Incluso cuando se utiliza una combinación de pasos manuales y automatizados, los informes de gastos tradicionales siguen siendo engorrosos, especialmente cuando el panorama digital de la empresa no está adecuadamente optimizado.
Los aprobadores tienen que cambiar entre múltiples herramientas para verificar las categorías de gastos correctas, el cumplimiento de la política de gastos de la empresa, lo que se pagó con dinero propio versus tarjetas de la empresa, qué deducciones fiscales se pueden aplicar a los gastos de los empleados presentados, etc.
Este cambio constante de contexto es una de las principales causas de insatisfacción de los empleados en el departamento de finanzas.
Hacer cumplir las políticas de gastos es un desafío
Cuando las empresas dependen de procesos manuales, hacer cumplir las políticas de gastos puede ser un desafío, lo que genera inconsistencias en el gasto y posibles violaciones.
Sin políticas claras y mecanismos de cumplimiento automatizados, los empleados pueden realizar compras no autorizadas o presentar informes de gastos inexactos, poniendo a la empresa en riesgo de incumplimiento.
Mayor riesgo de actividades fraudulentas
Otro desafío de cumplimiento con los informes manuales de gastos es la posibilidad de que se produzcan actividades fraudulentas.
Los procesos manuales facilitan que los empleados presenten gastos falsos o inflados, como reclamar gastos en los que nunca se incurrió, exagerar el costo de los gastos o presentar gastos personales como gastos comerciales.
El fraude de gastos de los empleados puede costar a las empresas importantes cantidades de dinero y provocar daños legales y de reputación.
Visibilidad limitada del gasto empresarial
Además de esto, los informes de gastos tradicionales ofrecen una visibilidad limitada de los gastos de los empleados y del gasto general de la empresa, y dificultan que los equipos financieros controlen los costos en tiempo real. Además, los procesos manuales pueden provocar retrasos en el procesamiento y los reembolsos, lo que aumenta el riesgo de errores y frustra a los empleados.
Además, los procesos manuales pueden provocar retrasos en el procesamiento y los reembolsos, lo que aumenta el riesgo de errores y frustra a los empleados.
Sin embargo, la presentación manual de gastos y los informes financieros todavía existen: según una encuesta de 2021, el 47% de las empresas todavía dependían de procesos manuales tradicionales para la gestión de gastos, y el 35% de las empresas utilizaban una combinación de procesos manuales y automatizados para gestionar los gastos de su negocio.
Entonces, ¿por qué algunas empresas prefieren apegarse a sus antiguas formas de hacer las cosas, en lugar de automatizar su proceso de gestión de gastos?
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Cómo Yokoy permite informes de gastos automatizados
La tecnología de automatización impulsada por IA de Yokoy simplifica este proceso, haciendo que sea más fácil que nunca para su equipo financiero administrar los gastos de manera efectiva. Así es como funciona:
1. Carga de recibos y documentos
Comience subiendo imágenes de recibos o documentos. Es importante tener en cuenta que estos documentos pueden estar en varios formatos, incluidos PDF.
Con Yokoy, tiene la flexibilidad de enviar gastos únicos mediante la captura de recibos o consolidar múltiples gastos para viajes de negocios a través de integraciones perfectas con compañías de viajes corporativos.
2. Leer los datos de manera eficiente
Yokoy elimina la molestia de la extracción de datos. Nuestro avanzado algoritmo de IA extrae sin esfuerzo información relevante de sus recibos y documentos. Esto incluye detalles críticos como fechas de pago, tipos de compra, montos de gastos, proveedores de servicios, IVA y más.
3. Interpretación de datos basada en IA
Nuestra IA va más allá de la extracción de datos. Comprende el contexto y el significado detrás de la información que extrae. Por ejemplo, puede distinguir entre varios artículos comprados y señalar cualquier gasto que no se ajuste a las políticas de su empresa, como las bebidas alcohólicas.
4. Validación de datos estricta
En la fase de validación, la IA de Yokoy verifica rigurosamente que los gastos cumplan con las regulaciones configuradas en su empresa.
Por ejemplo, puede aplicar automáticamente viáticos para comidas y alojamiento según lo especificado en la política de su empresa. También identifica los gastos que exceden los límites permitidos, ya sea marcándolos para su revisión o negándolos por completo.
5. Reglas personalizables para el cumplimiento
Yokoy entiende que cada empresa tiene necesidades y políticas únicas. Nuestro sistema le permite personalizar las reglas, incluso cuando las regulaciones varían entre subsidiarias.
Por ejemplo, si su empresa requiere aprobación previa para gastos específicos, como vuelos en clase ejecutiva o cenas suntuosas con clientes, Yokoy puede marcarlos automáticamente para su aprobación.
6. Detección de incumplimientos de políticas y fraude
En esta fase, el software de Yokoy detecta posibles duplicados y evalúa los datos en busca de fraude. Si todo está en orden, se genera un informe de gastos automáticamente.
Sin embargo, si se detectan anomalías, como gastos que exceden los límites o gastos de viaje que no cumplen, el sistema los marca como valores atípicos para la revisión del aprobador.
7. Reconocimiento del IVA y reclamaciones automatizadas
Para los gastos incurridos en el extranjero, Yokoy automatiza la conversión de moneda, eliminando la necesidad de cálculos manuales. Además, nuestra IA identifica los gastos elegibles para la reclamación de IVA según la categoría y la ubicación, lo que agiliza el proceso de reclamación de impuestos en un panorama global del IVA en constante cambio.
Yokoy revoluciona el proceso de gastos en Beekeeper
«El equipo de Finanzas puede centrarse únicamente en las excepciones y todos los demás gastos se procesan de forma totalmente automática en cuestión de segundos. El reconocimiento del IVA que Yokoy ayuda a garantizar una reclamación del IVA automatizada».
Herbert Sablotny, Beekeeper’s CFO
8. Asignación de gastos a centros de costos
La aplicación de Yokoy emplea aprendizaje automático no solo para extraer datos sino también para hacer coincidir los gastos con precisión con el centro de costos apropiado según las categorías de gastos.
Ya sean gastos únicos, reembolsos de millas o gastos de viaje, Yokoy automatiza la categorización y asignación, incluso considerando las diferencias horarias.
9. Detección automatizada de asignaciones
Yokoy detecta asignaciones automáticamente según el país de gasto, lo que evita que su equipo de finanzas tenga que realizar un seguimiento manual de regulaciones y asignaciones en constante evolución. Esto garantiza una validación sin complicaciones de los informes de gastos enviados.
En resumen, la solución de informes de gastos automatizados de Yokoy es la clave para lograr el cumplimiento de las regulaciones, las leyes fiscales y las políticas internas y, al mismo tiempo, minimizar el riesgo de multas, sanciones y daños a la reputación.
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Requisitos previos para pasar a informes de gastos automatizados
La transición a informes de gastos automatizados puede optimizar significativamente sus procesos financieros, mejorar el cumplimiento y mejorar la eficiencia general. Para que esta transición sea fluida, estos son los requisitos previos clave que su equipo de finanzas debe considerar:
- Objetivos y metas claros: antes de sumergirse en la automatización, establezca objetivos claros. Identifique lo que desea lograr a través de informes de gastos automatizados, ya sea reducir errores, mejorar el cumplimiento o aumentar la eficiencia.
- Accesibilidad de los datos: asegúrese de que sus datos financieros, incluidos los registros históricos de gastos, sean fácilmente accesibles y estén bien organizados. Estos datos servirán como base para configurar el sistema de automatización.
- Políticas de gastos actualizadas: revise y actualice sus políticas de gastos para alinearlas con el sistema de automatización. Asegúrese de que todos los empleados conozcan estas políticas y comprendan cómo se relacionan con el proceso automatizado.
- Software y sistemas compatibles: asegúrese de que su software y sistemas financieros existentes puedan integrarse perfectamente con la solución de automatización de informes de gastos elegida. La compatibilidad es clave para una transición sin problemas.
- Cumplimiento legal y normativo: comprenda los requisitos legales y normativos relacionados con los informes de gastos en su industria y región. Asegúrese de que el sistema automatizado cumpla con estas normas.
Centro de compliance de Yokoy
Manténgase actualizado con las reglas y regulaciones sobre viáticos, millas asignadas, comprobante de recibo y tasas de IVA, mientras Yokoy lo mantiene listo para realizar auditorías en todos los países.
- Aceptación de las partes interesadas: obtenga el apoyo y la aceptación de las partes interesadas clave, incluidos el director financiero, el equipo de finanzas y el departamento de TI. Demostrar los beneficios de la automatización puede inspirar confianza en la transición.
- Plan de gestión de cambios: desarrolle un plan de gestión de cambios que describa cómo se producirá la transición a los informes de gastos automatizados. Comunique este plan a todas las partes relevantes y aborde las inquietudes de manera proactiva.
- Cronograma de implementación: cree un cronograma para la implementación de informes de gastos automatizados. Establezca hitos y plazos para garantizar una transición estructurada y eficiente.
Al abordar estos requisitos previos, su equipo de finanzas puede allanar el camino para una transición exitosa hacia la generación de informes de gastos automatizados, lo que conducirá a una mayor eficiencia, cumplimiento y control financiero.
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Próximos pasos
En resumen, los informes de gastos automatizados pueden ayudar a las organizaciones a cumplir con las regulaciones locales, las leyes fiscales y las políticas de gastos internas, reduciendo el riesgo de multas, sanciones y daños a la reputación.
Al automatizar aspectos clave del proceso, como la entrada de datos, la validación de datos de gastos o la categorización de gastos, los equipos financieros pueden reducir el riesgo de errores y fraude, y pueden realizar un seguimiento de los gastos de los empleados en tiempo real, lo que les ayuda a identificar posibles problemas desde el principio. y tomar medidas correctivas.
Si desea ver qué puede hacer Yokoy por el proceso de informes de gastos de su empresa, puede reservar una demostración a continuación.
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