Establecer límites de gasto individual con tarjetas corporativas inteligentes
- Última actualización: septiembre 14, 2023
- Corporate cards, Spend management
Co-founder & CCO, Yokoy
Los profesionales de las finanzas llevan mucho tiempo lidiando con las limitaciones de las tarjetas corporativas tradicionales. Uno de los problemas más desconcertantes que enfrentan es la necesidad de realizar llamadas bancarias que consumen mucho tiempo y, a menudo, frustrantes, cada vez que es necesario ajustar los límites de gasto.
Esta práctica obsoleta no sólo consume horas valiosas sino que también introduce obstáculos innecesarios en el camino hacia una gestión eficaz del gasto.
Limitaciones de las tarjetas corporativas tradicionales
Las tarjetas corporativas tradicionales, si bien alguna vez fueron innovadoras, se han convertido en una fuente de frustración para los profesionales de las finanzas.
Estas tarjetas carecen de la flexibilidad y agilidad necesarias para adaptarse a la naturaleza dinámica de los gastos comerciales modernos. Sus estructuras rígidas y procesos obsoletos los hacen inadecuados para el rápido ritmo del panorama financiero actual.
Para enumerar sólo algunas de sus limitaciones:
- Gastos administrativos: obtener nuevas tarjetas corporativas o ajustar los límites de gasto con tarjetas tradicionales implica un proceso administrativo laborioso y que requiere mucho tiempo. Los profesionales de las finanzas están abrumados por el papeleo, la comunicación de ida y vuelta con los bancos y una infinidad de obstáculos burocráticos.
- Procesos manuales: todo el proceso requiere mucho tiempo debido a los numerosos pasos manuales involucrados. Este enfoque manual no sólo aumenta el riesgo de errores sino que también desvía valiosos recursos humanos de tareas financieras más estratégicas.
- Complejidad e ineficiencia: los equipos financieros a menudo se encuentran haciendo malabarismos con múltiples proveedores de tarjetas, cada uno con su propio conjunto de reglas, procedimientos y limitaciones. Esta complejidad puede generar ineficiencias, confusión y mayores gastos administrativos.
- Visibilidad limitada del gasto de los empleados: la naturaleza estática de las tarjetas de empresa tradicionales y su cumplimiento de procesos obsoletos obstaculizan la capacidad de los profesionales financieros para realizar un seguimiento del gasto de los empleados. Incluso con límites establecidos, los equipos de finanzas obtienen visibilidad completa del gasto empresarial solo a final de mes, durante el proceso de cierre de fin de mes.
- Múltiples proveedores de tarjetas y entidades: los equipos de contabilidad de las empresas globales a menudo tratan con múltiples proveedores de tarjetas para sus diferentes entidades. Esto hace que el proceso de solicitud de tarjetas y el ajuste de los límites de gasto sean aún más engorrosos.
- Control limitado: Además, el equipo de contabilidad tiene muy poco control sobre los límites de gasto, ya que todo se encuentra fuera de su infraestructura de TI.
- Enfoque reactivo: con las tarjetas de gastos comerciales tradicionales, es prácticamente imposible para el equipo de contabilidad emitir tarjetas sobre la marcha o establecer nuevos límites, por lo que las solicitudes especiales, como que un empleado necesite una tarjeta temporal para un evento, son muy difíciles de cumplir.
Frente a estas limitaciones, es evidente que las tarjetas corporativas tradicionales no son sólo reliquias del pasado; son barreras al progreso y la eficiencia en el mundo financiero.
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Qué significa esto para los profesionales de las finanzas
Para arrojar luz sobre la magnitud del problema, considere estas estadísticas:
- En promedio, los equipos de finanzas dedican 20 horas al mes por empleado a administrar tarjetas corporativas y tareas relacionadas.
- Además, un asombroso 70% de los profesionales de finanzas reportan frustración con el tiempo y el esfuerzo requeridos para realizar incluso ajustes simples en los límites de gasto.
Para ilustrar la frustración que enfrentan los profesionales de las finanzas, consideremos la experiencia del equipo financiero de una corporación global.
Cuando surgió una repentina necesidad de ajustar los límites de gasto de un equipo de ejecutivos de ventas que asistían a una reunión crítica con un cliente en el extranjero, la gerente de finanzas se vio atrapada en una pesadilla burocrática.
Después de varias llamadas telefónicas y correos electrónicos, la simple tarea de ajustar los límites de gasto tomó casi una semana, lo que provocó un estrés indebido y obstaculizó la capacidad de la empresa para aprovechar una lucrativa oportunidad de negocio.
El modelo tradicional de tarjetas corporativas necesita urgentemente una revisión, y la buena noticia es que hay una solución transformadora al alcance de la mano: las tarjetas corporativas inteligentes.
Las tarjetas corporativas inteligentes están revolucionando la forma en que los profesionales financieros administran los gastos, eliminando las tradicionales molestias e ineficiencias que durante mucho tiempo han plagado a la industria.
Estas soluciones de pago inteligentes consolidan los distintos tipos de tarjetas en una única plataforma de gestión de gastos fácil de usar, simplificando la gestión de diferentes categorías de gastos, como publicidad, viajes, marketing, software y eventos de oficina.
En las siguientes secciones, exploraremos cómo estas tarjetas para empleados ofrecen un respiro de las frustraciones del pasado y brindan un camino hacia una gestión de gastos simplificada y eficiente.
Planted mantiene el gasto bajo control con Yokoy
«Una tarjeta corporativa debe ser segura y sencilla, y eso es exactamente lo que ofrece Yokoy Mastercard. Además, la tarjeta es inteligente, lo que nos ahorra mucho tiempo».
Christoph Jenny, Co-founder Planted
Controlar los límites de gasto con tarjetas corporativas inteligentes
Las tarjetas corporativas inteligentes permiten a los equipos financieros establecer límites de gasto y monitorear el gasto de los empleados en tiempo real, desde una plataforma central. Veamos cómo funcionan.
PEDIR TARJETAS SOBRE LA MARCHA
Con las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy, los equipos de finanzas pueden crear nuevas tarjetas de gastos (virtuales o físicas) y establecer límites de gastos sobre la marcha, desde la aplicación de escritorio o móvil.
La moneda, el monto del gasto y la frecuencia del gasto se pueden configurar desde el principio y ajustarse más adelante, si es necesario. Las opciones predeterminadas para elegir son:
- Tarjeta de empleado física,
- Tarjeta de empleado virtual,
- Tarjeta virtual de alto volumen de gasto y
- Tarjeta física de alto volumen de gasto.
No hay límite en la cantidad de tarjetas que se pueden emitir y no es necesario llamar a ningún banco. El proceso es muy sencillo y conveniente.
CONTROLES DE COSTOS GRANULARES Y LÍMITES DE GASTO INDIVIDUALES
Las tarjetas Yokoy ofrecen mecanismos granulares de control de gastos. Los equipos de finanzas no solo pueden asignar fondos cuando y donde sean necesarios y definir límites y controles de gasto para empleados individuales, sino que también pueden restringir el uso de tarjetas para tipos específicos de gastos.
Por ejemplo, una tarjeta puede emitirse únicamente para gastos de marketing, mientras que otra tarjeta puede servir como tarjeta de viaje o de combustible. En este último caso, sólo se aceptará la tarjeta si el gasto se ajusta a la categoría asignada.
Bitpanda confía en las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy
«Elegimos la tarjeta Yokoy como nuestra tarjeta corporativa porque gracias al modelo de tarifa cero, no sólo disfrutamos de la solución ideal en cuanto a costes, sino que al mismo tiempo nos permite evitar mucho trabajo administrativo manual, así como haciendo que nuestra gestión de gastos sea mucho más clara y eficiente».
Peter Grausgruber, former CFO Bitpanda
PREPAGOS PARA EMPLEADOS
Las tarjetas corporativas inteligentes son un salvavidas para los empleados que requieren pagos anticipados para cubrir viajes de negocios de última hora. Con la facilidad de configurar fechas de vencimiento específicas y límites de gasto predeterminados, los empleados pueden recibir estas tarjetas de inmediato, lo que garantiza una experiencia fluida y sin estrés.
Digamos que un empleado no viaja con frecuencia y, por lo tanto, no tiene una tarjeta de crédito de la empresa. Sin embargo, tiene la visita urgente de un cliente y necesita una tarjeta que cubra sus gastos de alojamiento, vuelos y todos los gastos del viaje.
Su tarjeta personal no tiene un límite de gasto alto, por lo que necesita un pago por adelantado o una transferencia bancaria para financiar su viaje.
Las tarjetas corporativas inteligentes virtuales de Yokoy son la solución perfecta en este escenario. La tarjeta se puede solicitar con un solo clic y el empleado la recibe y puede utilizarla sin demora a través de su teléfono móvil.
Tarjetas corporativas inteligentes Yokoy
Paga de forma inteligente
Simplifica la administración de tus tarjetas, haz un seguimiento de las transacciones globales en tiempo real y mantén todos los gastos bajo control con las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
GESTIÓN CENTRALIZADA DE TARJETAS
La plataforma Yokoy ofrece visibilidad total del gasto de la empresa. Desde su sección de Administración, los equipos de finanzas pueden ver todas sus tarjetas, incluido el saldo actual, las reservas y el monto aún disponible.
Pueden transferir dinero a una tarjeta o cuenta en tiempo real, sobre la marcha, desde el panel central. Además, el equipo de contabilidad puede congelar y cancelar tarjetas con unos pocos clics.
La plataforma se puede configurar para enviar notificaciones automáticas para autorizaciones y detectar pagos potencialmente fraudulentos en tiempo real, garantizando el cumplimiento y evitando gastos excesivos y fraudes.
Próximos pasos
En conclusión, las tarjetas corporativas inteligentes están transformando la forma en que los profesionales financieros administran los gastos, ofreciendo un camino hacia una gestión de gastos racionalizada y eficiente.
Si desea ver las tarjetas inteligentes Yokoy en acción, puede reservar una demostración a continuación.
Ver Yokoy en acción
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