Gestión eficiente de los gastos de viaje: Recomendaciones previas, durante y posteriores al viaje
- Last updated: junio 3, 2023
- Travel and expense management
Co-founder & CCO, Yokoy
Los últimos años han traído cambios significativos en el segmento de viajes de negocios. El mayor impacto fue sin duda la pandemia de Covid, que arruinó los planes de viaje de las empresas de todo el mundo.
Pero más allá de eso, hay otros factores, tanto externos como internos, que hacen que la gestión de viajes de negocios sea más desafiante de lo que solía ser.
En este artículo, exploraremos algunos de los pasos clave que las empresas pueden tomar para corregir un programa de gestión de viajes y gastos ineficiente y lograr una mayor eficiencia, precisión y control sobre sus gastos de viaje.
Principales retos en la gestión de viajes y gastos
Tareas administrativas que consumen mucho tiempo
Todavía es una práctica común en muchas empresas medianas y grandes que los empleados recojan sus recibos en papel, preparen informes de gastos a mano y luego tengan que esperar mucho tiempo para recibir el reembolso.
El departamento de finanzas, por otro lado, tiene que verificar cada informe de gastos de forma manual, un proceso propenso a errores. Además, las empresas a menudo no tienen una visión completa de todos los gastos en los que incurren sus empleados durante un viaje, ya que el informe suele realizarse a fin de mes.
En una encuesta realizada por Forrester Consulting, el 30 % de los encuestados afirmó que las tareas de gestión de T&E son predominantemente o completamente manuales en su organización, lo que provoca tensión en los empleados, la dirección y la contabilidad.
Además, la encuesta muestra que la situación se ve agravada por la falta de integración entre las herramientas de viaje, las herramientas de gastos y otros sistemas. Esto hace que el proceso de T&E sea largo e ineficiente, ya que el proceso de principio a fin toma un promedio de 13,6 horas por viaje.
Mala experiencia de usuario
Otro desafío común en la gestión de viajes y gastos es el uso de sistemas de gestión de gastos y viajes obsoletos y engorrosos, que ofrecen una experiencia de usuario deficiente. Esto puede hacer que los empleados se sientan frustrados y eviten las herramientas de gastos de viaje, lo que lleva al incumplimiento de las políticas de la empresa.
Además, es posible que se requiera que los empleados usen una variedad de métodos de pago, como tarjetas de crédito o efectivo, para pagar sus gastos y administrar los gastos en diferentes monedas y cumplir con las regulaciones extranjeras.
Las empresas deben contar con un sistema que pueda manejar las conversiones de divisas y cumplir con las regulaciones locales, sin complicar demasiado el informe de los gastos de viajes de negocios para los empleados.
Mayor riesgo de error y fraude
La entrada manual de datos es propensa a errores, lo que puede generar informes de gastos inexactos y posibles problemas de cumplimiento.
Por ejemplo, los empleados pueden enviar un recibo por error dos veces o pueden agregar una cantidad incorrecta al informar de sus gastos de viaje. Además de esto, las empresas a menudo tienen políticas específicas con respecto a los viajes de negocios y la gestión de gastos, como límites en la cantidad que se puede gastar en comidas o alojamiento.
El fraude puede ocurrir fácilmente si, por ejemplo, los empleados deciden embolsarse una parte de su asignación diaria, en lugar de usar el per diem asignado en su totalidad. El aumento de kilometraje, los gastos falsos y los billetes de avión sin usar son otras formas de fraude de viajes que comúnmente afectan a las empresas en la actualidad.
Asegurarse de que todos los empleados cumplan con estas políticas puede ser un desafío, y no hacerlo puede generar gastos innecesarios y problemas de cumplimiento.
Informes de gastos ineficientes
Los informes de gastos ineficientes pueden ser un gran dolor de cabeza para las empresas, en particular aquellas con empleados que viajan con frecuencia e incurren en gastos. Sin un proceso simplificado, los informes pueden volverse abrumadores rápidamente, lo que genera errores, discrepancias e incluso pérdidas financieras.
Para garantizar una gestión de gastos precisa y oportuna, las empresas deben implementar un sistema eficiente que pueda capturar todos los datos relevantes y proporcionar informes detallados con fines contables y de reembolso.
Esto puede implicar el uso de herramientas digitales como un software de gestión de gastos, que puede automatizar muchos de los procesos manuales asociados con los informes de gastos.
Falta de visibilidad y control
Uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas en la gestión de viajes y gastos es la falta de visibilidad y control sobre los gastos comerciales.
Muchas empresas utilizan diferentes sistemas para diferentes aspectos de la gestión de viajes y gastos, como la reserva de viajes, el envío de informes de gastos y el procesamiento de reembolsos.
Esto puede dar lugar a datos aislados, flujos de trabajo y procesos de aprobación ineficaces, y falta de visibilidad, lo que dificulta obtener una visión completa de los gastos.
Sin una visibilidad adecuada, las empresas no pueden realizar un seguimiento preciso de los gastos e identificar posibles oportunidades de ahorro. Además, la falta de control puede llevar a que los empleados realicen compras no autorizadas o excedan sus límites de gasto.
Mantenimiento de la seguridad y la privacidad
Finalmente, dado que la información financiera confidencial se comparte y almacena, es esencial que las empresas mantengan la seguridad y la privacidad. Esto incluye garantizar que los empleados tengan acceso sólo a la información que necesitan y que todos los datos se almacenen y transmitan de forma segura.
Informe
El futuro de la gestión de viajes y gastos
Las condiciones generales para los viajes de negocios están cambiando a un ritmo acelerado. Entonces, ¿cómo algunas empresas obtienen más valor de los viajes de negocios que otras?
Cómo arreglar un programa de gestión de T&E ineficiente
Afortunadamente, hay pasos que las empresas pueden tomar para corregir un programa de gestión de T&E ineficiente y mejorar el proceso general.
1. Adopta un enfoque holístico y construye un proceso integrado
Un programa de gestión de T&E ineficiente a menudo se deriva de un proceso inconexo causado por silos de datos y sistemas. Para solucionar esto, las empresas deben adoptar un enfoque holístico y considerar todo el proceso de T&E de principio a fin.
Esto incluye evaluar todo, desde la reserva de viajes hasta los informes y reembolsos de gastos, y consolidar todos los gastos comerciales en una única plataforma central de gestión de gastos.
Al reunir todos los pasos del proceso en una herramienta central, las empresas pueden lograr un flujo de datos fluido, un seguimiento preciso y flujos de trabajo de gestión de gastos eficientes, al tiempo que identifican ineficiencias y oportunidades de mejora en todo el proceso con facilidad.
2. Establece políticas y pautas de viaje claras
El siguiente paso para corregir un programa de gestión de T&E ineficiente es establecer políticas y pautas de viaje claras. Esto proporciona un marco para administrar los gastos de viaje y ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones de la empresa.
Las políticas de viaje claras deben cubrir una variedad de temas, incluidos los procedimientos de reserva de viajes, los gastos permitidos, los límites de gastos, los procedimientos de reembolso y más. Al establecer pautas claras sobre cómo los empleados deben reservar y administrar sus viajes, las empresas pueden garantizar que todos los gastos estén contabilizados y que los empleados no excedan sus presupuestos o presenten gastos inapropiados.
Para ser efectivas, estas políticas deben comunicarse claramente a todos los empleados y aplicarse de manera uniforme en toda la organización. Esto puede implicar brindar capacitación o recursos para ayudar a los empleados a comprender las políticas y las pautas, así como el uso de software que imponga el cumplimiento a través de reglas integradas.
3. Usa tarjetas corporativas inteligentes y software de gastos de viaje
Las tarjetas corporativas inteligentes y las tarjetas de alojamiento (Smart Lodge Card) brindan a las organizaciones un mejor control sobre los gastos de los empleados, una mayor visibilidad de los gastos de viaje y gastos, capacidades mejoradas de análisis de datos, gestión de gastos optimizada y una mayor satisfacción de los empleados.
Además, eliminan la necesidad de recibos en papel y pueden emitirse como tarjetas virtuales o tarjetas corporativas típicas. Estas tarjetas se pueden programar con límites de gastos específicos y categorías de comercios, y pueden generar datos de transacciones que se pueden analizar para identificar tendencias de gastos y valores atípicos.
El uso de tarjetas corporativas inteligentes ayuda a las empresas a simplificar la administración y agilizar el proceso de gestión de gastos mediante la automatización de la captura y generación de informes de datos. A diferencia de las tarjetas de alojamiento tradicionales, la emisión y el seguimiento de las tarjetas inteligentes requiere muy poca intervención humana.
En combinación con software de gestión de gastos como Yokoy, estas tarjetas son herramientas poderosas para automatizar completamente el proceso de gestión de gastos de viaje, de principio a fin. Cubriremos esto en la última sección del artículo.
4. Hacer cumplir el cumplimiento con la IA y la automatización
Incluso con políticas y pautas claras, aún puede ocurrir incumplimiento. Para arreglar un programa de gestión de T&E ineficiente, las empresas deben hacer cumplir el cumplimiento con la ayuda de la tecnología.
La automatización impulsada por IA puede ayudar no solo a reducir errores, simplificar flujos de trabajo y acelerar el proceso de reembolso, sino que también puede prevenir infracciones de políticas al identificar errores, valores atípicos y actividades potencialmente fraudulentas en tiempo real.
Esto puede ayudar a garantizar que todos los empleados sigan las políticas y pautas establecidas por la empresa y que se minimicen los gastos excesivos.
Por ejemplo, con Yokoy, los usuarios administradores pueden recibir notificaciones en tiempo real cuando se excede una suma global o si un recibo enviado es un duplicado. Además, la tecnología de inteligencia artificial puede detectar automáticamente artículos como bebidas alcohólicas, y se pueden activar automáticamente flujos de trabajo específicos o flujos de aprobación previa cuando se producen infracciones de políticas.
5. Elimine los silos de sistema y datos a través de integraciones
Ya hemos mencionado esto, pero los sistemas aislados pueden generar inconsistencias e imprecisiones en los datos.
Al consolidar todos los aspectos del proceso de gestión de viajes y gastos en una sola plataforma, las empresas pueden garantizar que todos los datos estén actualizados y sean precisos, y que todos los empleados tengan acceso a la misma información.
Esto puede mejorar la visibilidad y el control sobre los gastos de viaje, reducir el riesgo de errores y simplificar el proceso general.
Para garantizar un flujo de datos fluido y un seguimiento preciso, las empresas deben integrar sus herramientas de gestión de viajes y gastos con sus sistemas financieros y otras plataformas relevantes. Esta integración ayuda a garantizar que todos los datos estén actualizados y sean precisos, y que todos los empleados tengan acceso a la misma información.
6. Supervisar y analizar los gastos en tiempo real
Finalmente, monitorear regularmente los gastos de viaje puede ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
Mediante el análisis de los datos de viajes y gastos, las empresas pueden identificar patrones, como áreas en las que se produce un gasto excesivo o categorías en las que las políticas de gastos se malinterpretan constantemente, y desarrollar estrategias para abordar estos problemas y optimizar sus gastos de viaje.
En resumen, corregir un programa de gestión de viajes corporativos ineficiente requiere un enfoque holístico que implique establecer políticas claras, eliminar silos, hacer cumplir el cumplimiento y monitorear y analizar los gastos.
Entonces, ¿cómo es un proceso de gestión de gastos de viaje totalmente optimizado?
El proceso de gestión de gastos de viaje ideal
Para preparar sus operaciones para el futuro en un entorno de mercado desafiante, las empresas necesitan un proceso de gestión de gastos y viajes de extremo a extremo que ofrezca una experiencia fluida a todas las partes interesadas, lo mismo que pasa al reservar un viaje privado.
La solución de gestión de gastos de Yokoy aborda esta necesidad al permitir un proceso totalmente automatizado. A través de alianzas con soluciones de gestión de viajes como TravelPerk, nuestra plataforma ayuda a las empresas a centralizar todos los gastos de viaje en una sola herramienta, para facilitar el seguimiento y la generación de informes de gastos.
Antes del viaje: una tarjeta smart lodge card para todos los gastos comerciales
Para agilizar los viajes de negocios, las empresas requieren una solución integrada de T&E incluso antes de que comience el viaje. Esta solución no solo mejora la comodidad del viajero, sino que también minimiza las tareas administrativas al tiempo que ofrece información transparente sobre reservas y gastos.
La tarjeta Yokoy Smart Lodge es una tarjeta virtual que se almacena en la agencia de viajes y puede ser utilizada por el administrador del programa de viajes o por los empleados para reservar sus viajes de negocios de manera colectiva.
La Lodge Card es inteligente no solo gracias a las importaciones de datos en tiempo real totalmente automáticas: la facturación también funciona sin intervención manual. Las facturas se reciben de forma centralizada y pueden conciliarse automáticamente con las reservas y contabilizarse.
Esto reduce significativamente la carga de trabajo administrativo tanto para los remitentes como para los aprobadores, y hace que el proceso de informes de gastos sea extremadamente sencillo: los empleados ya no necesitan pagar por adelantado artículos costosos como vuelos u hoteles y evitan la carga manual de facturas, lo que lleva a una experiencia de viaje más fluida.
La tarjeta también beneficia a los equipos de finanzas, brindándoles una visibilidad completa de los gastos previos al viaje y permitiéndoles evitar gastos excesivos y hacer cumplir las políticas de la empresa.
Puedes obtener más información sobre la tarjeta Smart Lodge a continuación.
Yokoy Smart Lodge Card
Una tarjeta para todas tus reservas de viajes
Paga de forma segura vuelos, trenes, hoteles* y servicios de viaje con una sola tarjeta centra Smart Lodge, totalmente integrada con tu proveedor de gestión de viajes. Sin comisiones por transacción, por cambio de divisas ni por tarjeta.
On-trip: tarjetas corporativas inteligentes para mayor flexibilidad
Para simplificar los procesos de pago y minimizar los esfuerzos organizativos durante un viaje de negocios, las soluciones de pago deben ser cómodas de usar.
Las Tarjetas Corporativas Inteligentes de Yokoy son una excelente solución disponible tanto en formato físico como virtual. Estas tarjetas facilitan el registro directo de los gastos incurridos durante un viaje en la plataforma, minimizando las tareas administrativas.
Los empleados pueden usar las Tarjetas Corporativas Inteligentes para pagar sus gastos mientras están de viaje, y el sistema las agrega automáticamente a la plataforma, eliminando la necesidad de intervención manual del departamento de finanzas o de gestión de viajes.
Además, estas tarjetas eliminan la necesidad de que los viajeros anticipen los gastos, y el proceso de reserva automatizado ahorra recursos de la empresa y reduce los errores. Los datos de gastos transparentes proporcionados aseguran una mayor visibilidad de los gastos, promoviendo el cumplimiento.
Puedes obtener más información sobre nuestras tarjetas corporativas inteligentes a continuación.
Tarjetas corporativas inteligentes Yokoy
Paga de forma inteligente
Simplifica la administración de tus tarjetas, haz un seguimiento de las transacciones globales en tiempo real y mantén todos los gastos bajo control con las tarjetas corporativas inteligentes de Yokoy.
Post-viaje: Informes totalmente automatizados
Para minimizar la carga de trabajo administrativo y acelerar la finalización de un viaje de negocios, es necesario un sistema de gestión de viajes y gastos altamente automatizado.
Yokoy proporciona un sistema de gestión de gastos totalmente automatizado que incluye la contabilización del IVA.
La tecnología de IA genera un informe de gastos en solo tres segundos, lo que requiere una verificación manual solo para los valores atípicos. Luego, los gastos aprobados se transfieren automáticamente al sistema financiero, lo que elimina la necesidad de una intervención manual.
Además, el módulo de análisis de Yokoy ayuda a las empresas a identificar patrones y tendencias de gastos y posibles ahorros de costos. Nuestra plataforma permite un fácil análisis de gastos para períodos específicos, con conjuntos de datos personalizados y generales disponibles para una máxima transparencia.
Próximos pasos
Si deseas obtener más información sobre la herramienta de gestión de gastos de Yokoy, o si tienes curiosidad por ver nuestra suite completa de gestión de gasto empresarial en acción, puedes solicitar una demostración a continuación.
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